Официально-деловой стиль речи. Тема 3.4

1.

Официально-деловой
стиль речи

2.

Официально-деловой стиль речи — это
функциональный стиль языка, который реализует
коммуникативную функцию и функцию обращения в
сфере правовой и административно-общественной
деятельности.
Целью общения в деловом стиле речи являются:
• предписание (распоряжение, приказ);
указание
(должностная
инструкция,
методические рекомендации);
• передача информации (сопроводительное
письмо, протокол, акт);
• убеждение (реклама, письмо-оферта).

3.

Официально-деловой
стиль
реализуется
преимущественно в письменной форме,
однако существует и устная его разновидность:
• совещания;
• собеседования при устройстве на работу;
• переговоры (в том числе телефонные).
При этом общение может быть:
непосредственным
(переговоры,
собеседование);
• опосредованным (деловая переписка, приказ);
• личным;
• массовым.

4.

Характерными чертами
делового стиля являются:
• объективность;
• точность;
• ясность;
• стандартизованность;
• полнота изложения.
официально-

5.

Объективность
–
одна
из
ведущих
характеристик, так как целью делового общения
является
поиск
взаимовыгодного
решения
возникающих проблем,
поэтому составитель документа или участник
устного общения должен поддерживать нейтральный
тон.
Участникам
общения
следует
избегать
употребления эмоционально окрашенных языковых
единиц.
Структура делового письма не должна отражать
авторское отношение к излагаемой информации
(преимущественно
употребление
безличных
и
пассивных конструкций).

6.

Точность ― однозначное толкование
текста. Требования к точности в деловых
текстах очень высокие.
Пример: «Непосредственная подготовка лаборатории к
занятию
осуществляется старшим лаборантом
под
руководством заведующего лабораторией. Ему (старшему
лаборанту
или
заведующему?)
следует
проверить
работоспособность оборудования и ознакомить студентов с
правилами техники безопасности».
Именно требование точности предопределяет
широкую повторяемость одних и тех же слов в
деловом документе, ограничение синонимических
замен.

7.

Ясность
―
правильный
выбор
лексических единиц. Деловой текст должен
быть понятным, следовательно, в нем не
должно быть профессионализмов, жаргонизмов
и пр.
Допускается наличие юридических или
экономических термины, знакомые адресату,
(истец, рекламация, накладная и др.).
Ясность связана также с обилием
уточняющих
оборотов
и
преобладание
союзной связи над бессоюзной.

8.

Стандартизованность проявляется как
на уровне словосочетания и предложения
(обилие специальных устойчивых оборотов), так и на
уровне текста в целом (создание текста по модели,
заранее заданному образцу).
Стандартизованность
обеспечивается
закреплением правил составления деловых
документов в государственных стандартах:
Государственная
система
документального
обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированные
системы документации (УСД).

9.

Полнота изложения:
• отсутствие в деловых текстах смысловых
«лакун»;
• отсутствии неполных и эллиптических
предложений;
• избыток информации предпочтительнее
недостатка;
• значительное увеличение размеров
предложения.

10.

Классификация документов
официально-делового стиля
1. По месту составления:
• внутренние документы (приказы администрации
предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр.);
• внешние документы ― для адресатов,
работающим на других предприятиях (все виды деловых
писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.).
2. По содержанию:
• простые — посвящены решению одного вопроса
(заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной
документации);
• сложные — посвящены решению двух и более
(приказы, письма, инструкции).

11.

3. По форме:
• индивидуальные (отдельные виды писем,
служебные записки, докладные);
• типовые (штатное расписание, положение о
персонале, анкеты, некоторые виды справок, трудовые
договоры и пр.)
4. По срокам исполнения:
• срочные – указание на выполнение
некоторых действий в ограниченный временной
период (распоряжения, указания и пр.);
• бессрочные – действие не ограничено
временными рамками (указы, законы, некоторые
виды инструкций).

12.

5. По происхождению:
• служебные (приказы, деловые письма, контракты);
• личные – взаимодействие отдельного физического
лица с официальными органами или другими лицами
(заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка).
6. По виду оформления:
• подлинник – это подписанный и надлежащим образом
оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;
• копия – абсолютно точно воспроизводит подлинник, но
имеет ограниченную юридическую
нотариально заверенных;
силу,
за
исключением
• дубликат – это копия, имеющая одинаковую силу с
подлинником, выдающаяся в случае его утери;
• выписка – это воспроизведение только одной из частей
подлинника.

13.

7. По функции:
• организационные документы ― регламентация
деятельности организации или предприятия (устав,
положение, штатное расписание, положение о персонале,
должностную инструкцию);
• распорядительные документы ― конкретные
распоряжения
(приказы,
распоряжения,
указания,
решения);
• информационно-справочные документы;
• документы по персоналу предприятия (трудовой
договор, личные карточки, учетные карточки, анкеты);
• письма;
• договоры.

14.

Лексика. Официально-деловому стилю присущи:
• штампы, клише: ходатайствовать, обратиться с
просьбой, предъявить претензии, установить порядок, нанести
ущерб, поднять отчетность, снять с баланса, выйти на
потребителя.
специальная
юридическая
и
экономическая
терминология;
• процедурная лексика;
ограниченность
синонимических
замен
и
повторяемость одних и тех же слов;
• стремление к однозначному употреблению слов;
• недопустимость бранной, сниженной, диалектной
лексики и профессионализмов;
• большое количество сокращений (аббревиатур).
Изменения в официально-деловом стиле проявляются
в том, что в его письменной форме появляются новые
документы: рекламное письмо, резюме, письмо о найме,
кодекс корпоративной этики.

15.

В области морфологии отмечается:
• абсолютное преобладание имен существительных;
отсутствие
экспрессивно-оценочной
лексики,
междометий,
уменьшительно-ласкательных
форм,
сравнительной
и
превосходной
степени
сравнения
прилагательных и наречий;
• употребление существительных, обозначающих
должности, только в мужском роде;
• большое количество генитивных номинативных
словосочетаний: признание необходимости изменения проекта
строительства
Москвы;
здания Департамента
образования города
• редкое употребление личных местоимений;
• высокая частотность различных глаголов-связок;
• преобладание глаголов несовершенного вида, прежде
всего со значением долженствования;
• широкое использование производных предлогов: в
целях, на основании, в силу, в связи с, в соответствии с,
вследствие.

16.

Для синтаксиса характерно:
• активное употребление безличных (в том числе
инфинитивных) и неопределенно-личных предложений:
Запрещается;
Не
курить;
Не
следует
делать;
рекомендуется; Принято считать; Здесь не курят.
Не
• употребление унифицированных грамматических
структур;
• преимущественно именной характер словосочетаний;
• активность предложно-падежных конструкций:
(с родительным падежом: в отношении, в сторону, во
избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду,
в силу, в сопровождении, впредь до, за счет, касательно, насчет,
независимо от, относительно, по мере, по линии, по причине,
при посредстве, со стороны, исходя из;
с дательным падежом: благодаря, в отношении к,
применительно к, сообразно, согласно, по, соответственно,
вопреки; с винительным падежом: включая; с творительным
падежом: сообразно с);
• цепочки несогласованных определений;
• преобладание
предложений;
повествовательных
невосклицательных

17.

• повествовательные, простые, распространенные
предположения, как правило, большой длины (в том
числе тексты, состоящие из одного предложения: служебные
записки, телеграммы, приказы, постановления);
большое
количество
инфинитивных
предложений;
• обилие безличных и пассивных конструкций;
• осложненные предложения: использование
причастных и деепричастных оборотов, цепочек однородных
членов;
• открытость однородных рядов (Постановили: 1)...,
2)..., 3)...);
• преобладание союзной связи над бессоюзной;
• преобладание сочинительной связи над
подчинительной (исключения — условные конструкции);
• таблица как предложение особой структуры
(подлежащее — в боковике, сказуемое — в вертикальных
графах);

18.

• строгий порядок слов
(подлежащее
сказуемым,
согласованное
определение
определяемым
словом,
управляющее
слово
управляемым,
несогласованное
определение
определяемого слова).
перед
перед
перед
после
Документы обладают высокой информативной
избыточностью,
что
вызвано
необходимостью
максимально точно и полно представить тот или иной
вопрос.
На уровне построения текста создаются текстыматрицы
(формуляры)
–
стандартизированные,
унифицированные
тексты, которые
заполняются
переменной информацией.

19.

На уровне синтаксиса текста основными чертами
официально-делового стиля являются:
• использование рубрикации в графическом
оформлении текста;
• синтаксический параллелизм:
1. Предмет договора:
1.1. Поставщик обязуется...
1.2. Покупатель обязуется...
2. Ответственность сторон:
2.1. В случае невыполнения...
2.2. В случае отступления...
• активность использования логических скреп:
следовательно, сверх того, таким образом, с одной
стороны, с другой стороны, указанный, приведенный,
настоящий, последующий и т.д.
Искусство владения данным стилем речи требует
внимания и хорошей памяти.

20.

Виды дипломатических документов
Дипломатический акт – письменный
текст, который вручается или присылается
органами
внешних
сношений
одного
государства органам внешних сношений
другого государства.
Наиболее
распространенными
дипломатическими актами являются:
нота,
меморандум,
коммюнике,
дипломатическое письмо.

21.

Нота – официальное обращение одного государства к
правительству другого, то есть это документ, содержание
которого должно быть предметом серьезного и скорейшего
рассмотрения.
С помощью ноты которого может быть заявлено право,
притязание или протест.
Ноты могут носить информационный характер, т.е.
факт, изложенный в ноте выражает официальную точку
зрения данного правительства.
Нота должна быть по содержанию краткой, без лишних
фраз, тщательно отредактированной.

22.

Меморандум (от лат. memorandum – ‘то, о чем
следует помнить’) – дипломатический документ с
изложением взглядов правительства на какойнибудь вопрос, вручаемый представителю другой
страны.
Меморандум
чаще
приложением к ноте.
всего
является
В
меморандуме
подробно
излагается
фактическая сторона того или иного вопроса,
дается анализ каких-либо положений или
содержатся возражения на доводы другой
стороны.

23.

Коммюнике (фр. communique от лат. communico –
‘сообщаю’) – официальное сообщение высших органов
государственной власти, органов внешних сношений,
представителей
различных
государств
или
международных
организаций
о
событиях
международного характера: положении в какой-либо области
межгосударственных
отношений,
ходе
или
переговоров, ведущихся военных действиях и т.д.
результатах
Коммюнике несет информационную задачу, а
также в нем может освещаться позиция публикатора
по политико-правовым проблемам, дается их оценка,
обнародуются обязательства и цели заинтересованных
субъектов, их намерения, предостережения.

24.

Дипломатическое письмо пишется на
официальном бланке (посла или министра
иностранных дел).
Дата и подпись
письме обязательны.
в
дипломатическом
Назначением
частного
письма
полуофициального
характера
является
установление личных контактов с разными
целями (для развития деловых связей, получения
политической информации и т.д.).

25.

Распорядительные документы
Распорядительные документы:
• приказы;
• распоряжения;
• постановления;
• решения;
• указания;
• поручения;
• инструкции.

26.

Приказ — это правовой акт, издаваемый
руководителями министерств, ведомств, отделений,
управлений, предприятий и организаций, действующих
на основе единоначалия.
Приказ издается для решения оперативных
задач, стоящих перед данной организацией.
Три стадии подготовки приказа:
1) изучение существа вопроса и подготовка
проекта решения;
2) обсуждение и принятие документа;
3) согласование документа и его подписание.

27.

Распоряжение — это акт управления государственного
органа, имеющий властный характер,
издаваемый в рамках присвоенной должностному лицу или
государственному органу компетентности,
имеющий обязательную силу для граждан и организаций,
которым это распоряжение адресовано.
Распоряжения оформляются на общих бланках предприятия
и подписываются главным бухгалтером, директором и его
заместителями.
Текст распоряжения должен содержать:
1) конкретное задание;
2) фамилию, имя, отчество и должность ответственного
исполнителя;
3) срок выполнения задания.
Распоряжения
подразделяются
на
распоряжения
длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретных
вопросов, отдельных случаев деятельности организации.

28.

Решение — документ коллегиального органа
(совета директоров, собрания акционеров), составляемый
по производственным вопросам.
Оформляется
с
использованием
слов
«РЕШИЛ», «РЕШИЛИ» (обязательно прописными
буквами).
Подписывается
председателем
коллегиального органа и его членами.
Ход обсуждения вопросов в коллегиальных
органах и решения, принятые по этим вопросам,
отражаются в протоколах.

29.

Указание — распорядительный документ
по вопросам, связанным с организацией
исполнения приказов, инструкций, поручений и
т.п.
Указание подписывает руководитель
предприятия или его заместитель в пределах
своей компетенции.
Распорядительная
часть
указания
начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» (обязательно
прописными буквами).

30.

Должностная инструкция — документ, в
котором определяются функции, права и обязанности
сотрудника организации.
На
основании
должностной
инструкции
составляется трудовой договор с работником.
Должностная
инструкция
разрабатывается
руководителем
структурного
подразделения
и
визируется кадровой службой.
Утверждается она заместителем директора,
курирующего это подразделение, или руководителем
организации.
Все существенные изменения в должностную
инструкцию вносятся приказом директора (заместителя
директора организации).

31.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом
государственного
управления
(или
утверждаемый
его
руководителем) в целях установления правил, регулирующих
организационные, научные, финансовые и иные специальные
стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий,
должностных лиц и граждан.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг
вопросов, которые подлежат рассмотрению в ней. Текст
инструкции обычно делится на разделы, пункты и подпункты.
Пункты инструкции должны содержать четкие формулировки
со словами, имеющими распорядительное значение: должен,
следует,
необходимо,
имеет
право,
не
допускается,
рекомендуется, запрещается.
Глаголы в инструкции используются в форме 3-го лица или
же в безличной форме.
Титульный лист инструкции оформляется на общем бланке.
Инструкция утверждается руководителем организации или
предприятия в специальным распорядительном акте.