Назначение и создание номенклатуры дел

1.

ГБПОУ РО «НТТ»
Назначение и
создание
номенклатуры дел
Выполнила:
Халикова Дарья Валерьевна
группа № 107, курс II
специальность 46.02.01 ДОУиА
Руководитель: Соловьева О.В.

2.

Номенклатура дел
Номенклатура дел
- это систематический
перечень дел, который используется для
классификации и организации документов в
организации или учреждении. Номенклатура дел
определяет названия, коды и описания каждого
дела, а также правила и порядок его создания,
хранения, использования и уничтожения.

3.

Номенклатура дел может включать в
себя следующие элементы:
Название дела
Описание дела
Код дела
Связанные
документы
Ответственные
лица
Правила создания,
хранения и
уничтожения дел

4.

Номенклатура дел также включает в себя
принципы, основные из них это:
Системность
Универсальность
Удобство
использования
Соответствие
законодательству
Актуальность

5.

Задачи номенклатуры дел:
1. Систематизация и классификация документов
2. Установление правил оформления и хранения
документов
3. Создание единой системы нумерации дел и документов
4. Разработка процедур по управлению жизненным
циклом документов
5.
Обеспечение
конфиденциальности
и
защиты
информации
6. Упрощение процессов работы с документами
7. Обучение сотрудников организации правилам работы с
документами
8. Оценка эффективности номенклатуры дел

6.

Для анализа существующей номенклатуры дел в
организации необходимо провести следующие шаги:
Сбор
информации
Внедрение
Разработка
рекомендаций
Оценка
Классификация

7.

Разработка рекомендаций по
оптимизации и совершенствованию
номенклатуры дел
1. Анализ существующей номенклатуры
документов.
2. Учет мнения пользователей.
3.Совершенствование процесса управления
документами.
4. Внедрение электронной номенклатуры.
5. Проведение аудита номенклатуры.

8.

При разработке новой номенклатуры дел
необходимо учитывать следующие факторы:
Законодательные
требования.
Номенклатура должна
соответствовать
требованиям
законодательства и
нормативных актов.
Форматы документов.
Номенклатура должна
учитывать форматы
документов, которые
используются в органах
власти и местном
самоуправлении.
Структура органов власти и
местного самоуправления.
Номенклатура должна отражать
структуру органов власти и
местного самоуправления,
учитывать функции и
компетенции каждого
подразделения.

9.

Для эффективного мониторинга и контроля за
использованием новой номенклатуры дел необходимо :
1. Определение ответственных лиц
2. Разработка инструкций по использованию новой номенклатуры
дел
3. Организация обучения сотрудников работе с новой
номенклатурой дел
4. Установление механизмов контроля за использованием новой
номенклатуры дел
5. Проведение регулярных проверок на соответствие требованиям
6. Анализ результатов проверок и корректировка системы в случае
необходимости
7. Развитие культуры использования новой номенклатуры дел через
информационные кампании и мотивационные программы для
сотрудников

10.

Создание
номенклатуры
дел
является
необходимым процессом для эффективного
управления документами в организации. Она
позволяет
упорядочить
их
хранение
и
использование, что упрощает процесс работы с
документами и обеспечивает быстрый доступ к
нужной информации. Важно помнить, что
номенклатура
дел
должна
постоянно
совершенствоваться
в
соответствии
с
изменяющимися требованиями и условиями.