Организация службы документационного обеспечения управления

1.

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ
Выполнил:
Студент группы ЮС 21-14
Александров Н.Р.

2.

Служба
документационного
обеспечения управления
■ самостоятельное структурное
подразделение, подчиненное
непосредственно руководителю
организации и осуществляющее
организацию, руководство,
координацию, контроль и реализацию
работ по ДОУ.

3.

■ Службу документационного обеспечения на
разных уровнях управления и в зависимости от
масштабов организации именуют по-разному:
■ для министерств (ведомств) — управлением
делами,
■ для исполнительных органов власти — общим
отделом,
■ для предприятий, организаций, учебных
заведений — канцелярией.
■ На малых предприятиях функции канцелярии
возлагаются на секретаря, секретаряреферента.

4.

■ Служба делопроизводства как самостоятельное
структурное подразделение возглавляется
руководителем, который в свою очередь подчиняется
непосредственно руководителю организации.
■ Наименование службы ДОУ, ее структура,
должностной, численный состав устанавливаются
вышестоящими организациями в государственных
учреждениях, а в негосударственных их руководством
или их коллегиальными органами.

5.

Управление делами, как правило, создается в
министерствах и ведомствах и имеет в своем составе
следующие структурные подразделения:
■ секретариат, в состав которого входят: приемная,
секретариат руководителя и секретариаты заместителей
руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
■ инспекция при руководителе;
■ канцелярия, в состав которой могут входить: бюро
правительственной переписки, бюро учета и регистрации,
контроля, экспедиция, бюро печати и размножения
документов;
■ отдел писем (жалоб);
■ отдел совершенствования работы с документами и
внедрения технических средств;
■ центральный архив.

6.

■ Канцелярия создается на государственных
предприятиях, в учебных заведениях, в научноисследовательских, проектных и конструкторских
организациях. В ее состав, как правило, могут
входить: подразделение по учету и регистрации,
контролю,
совершенствованию
работы
с
документами и внедрению технических средств,
рассмотрению
писем
(жалоб)
граждан,
секретариат,
экспедиция,
бюро
печати
и
размножения документов, архив.
■ Общий отдел создается в органах власти и
общественных организациях. Обычно в его состав
включают секретариат, канцелярию, группу
контроля,
протокольную
группу,
группу
совершенствования работы с документацией,
группу
писем
и
жалоб,
копировальномножительное бюро, архивы.

7.

Цель СДОУ
■ Основная цель службы ДОУ - осуществить в
полной мере все действия по
документационному обеспечению
деятельности организации: руководство,
координацию, реализацию.
■ На службу делопроизводства обычно
возлагается организация единой комплексной
системы делопроизводства (информационнодокументационного обеспечения управления) в
организации, единого порядка работы с
документами, начиная с их создания (или
получения) и кончая сдачей в архив (или
уничтожением).

8.

Задачи СДОУ
внедрение на предприятии единого порядка работы с
документами в соответствии с ГСДОУ и иными
нормативно-методическими и организационнораспорядительными документами;
осуществление методического руководства
организацией работы с документами в структурных
подразделениях предприятия;
обеспечение действенного контроля над соблюдением
установленного порядка работы с документами;
совершенствование форм и методов работы
должностных лиц предприятия с документами.

9.

Повседневная деятельность службы
ДОУ регламентируется:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях (при
наличии последних в составе службы ДОУ);
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам (направлениям)
деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест персонала
службы;
нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
документами планирования и отчетности;
должностными инструкциями персонала службы.

10.

Спасибо за внимание