Управление документами

1. Управление документами_метаданные

Задание 2:
- проанализировать метаданные, необходимые для
управления распорядительными документами
(слайды 6-9).
- выявить метаданные (классификаторы и справочники
СЭД/СУД), необходимые для составления и оформления
приказа и управления им (приказ Минэкономразвития
России о внесении изменений в административный
регламент)
1

2. Управление документами_метаданные

1. Основные понятия предметной области. Документ
– объект и инструмент в системе управления
рисками
2. Технология делопроизводства
3. Алгоритмы управления документами
2

3. Управление документами

Основные определения предметной области:
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование,
документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность,
целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
(ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Управление документами (records management) – совокупность планомерных
и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и
уничтожению документов в организациях с целью доказательства
(законности) проведения деловых (управленческих) операций
(ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования»).
3

4. Управление документами

Технология делопроизводства:
-
прием документа;
-
предварительное рассмотрение;
-
регистрация;
-
направление на исполнение;
-
исполнение (деятельность любого специалиста; в исполнение
включается документирование);
-
контроль исполнения;
-
отправка;
-
формирование дел;
-
текущее оперативное хранение.
Точки маршрутизации документов = точки контроля рисков.
Формирующиеся новые регламентируемые операции – согласование,
передача, трансляция/опубликование.
4

5. Управление документами_метаданные

Алгоритм составления и оформления документов
(документоведческий, в концепции управления документами):
-
вид документа (определение вида, отражающее одну из общих
функций управления или назначение документа);
-
разновидность (название разновидности отражает
управленческую ситуацию, управленческое действие);
-
значение (отражение конкретной цели создания документа);
-
функция документа (преобладающая в документе, зависящая
от цели его создания);
-
срок действия (effective document, effective records – отражение
принадлежности документа к подсистеме документации);
-
срок хранения;
-
форма документа (электронная, бумажная; лист, бланк,
журнал, типовая форма, в т.ч. электронный шаблон);
-
формуляр (структура документа, т.е. заголовочная,
содержательная, оформляющая части; состав реквизитов
каждой части);
-
текст (структура текста: В – Д или И – З; преобладающая
функция языка; средства делового стиля русского
литературного языка).
5

6. Управление документами_метаданные

Актуальная проблема ДОУ маршрутизация
и
типизация документопотоков на основе классификаторов и
справочников и системы метаданных документов.
Пример - создание «входной» формы для приказа по
основной деятельности:
инициатор – классификатор структурных подразделений,
которые имеют право инициировать издание приказа;
информационная система – классификатор ИС, в которой
будет создан приказ;
владелец информационной системы – ИС и ответственное
структурное подразделение;
система документации – классификатор систем и подсистем
документации;
6

7. Управление документами_метаданные

вид/разновидность документа – локальный классификатор
применяемых форм документов/табель форм;
функция/направление деятельности – классификатор
вопросов/участков деятельности (возможно применение
классификатора для предварительного рассмотрения
документов);
должностное лицо-автор документа – классификатор
руководителей, ответственных исполнителей;
вид электронной подписи – классификатор видов, типов и
статусов ЭП;
срок хранения – номенклатура дел или локальный
классификатор сроков хранения в зависимости от формы
представления документов;
7

8. Управление документами_метаданные

носитель – бумажный/электронный в зависимости от срока
хранения документа;
подлинник/копия – форма представления оригинала;
формат создания – классификатор применяемых форматов;
местонахождение/локализация – данные о сервере;
место хранения – подлежит ли передаче в архив или хранится в
подразделении в течение установленного срока;
подлежит ли выгрузке в архивный формат – «да»/»нет» +
классификатор применяемых архивных форматов;
8

9. Управление документами_метаданные

права доступа - классификатор «ролей» пользователей в ИС;
трансляция/направление исполнителям - классификатор
способов публикации; типовые маршруты ознакомления;
типовые маршруты направления ответственным
исполнителям (+ классификатор ответственных
исполнителей)
ответственный
за хранение/уничтожение –
классификаторов сотрудников-пользователей ИС;
классификатор руководителей структурных
подразделений; классификатор ответственных
исполнителей;
порядок уничтожения - централизованный в службе
делопроизводства или в архиве; децентрализованный +
классификатор структурных подразделений.
9