Формирование документного фонда

1.

Формирование
документного
фонда

2.

Формирование
документного
фонда
Теория

3.

Формирование
документного фонда –
деятельность по созданию,
постоянному развитию и
поддержанию документного
фонда в работоспособном
состоянии; включает
последовательные и
взаимосвязанные процессы

4.

5.

Принципы формирования
документного фонда:
1) селективность;
2) конгруэнтность;
3) профилирование и
координирование;
4) систематичность

6.

Закон соответствия
документного фонда
задачам организации и
потребностям
пользователей:
состав и величина документного
фонда должны соответствовать
задачам, решаемым организацией
в данный момент времени и
в данном месте и
конкретизируемым
в информационных потребностях

7.

Виды информационных
потребностей:
1)
2)
3)
4)
общие;
особенные;
единичные;
сиюминутные

8.

Факторы,
препятствующие
достижению соответствия:
- информационные потребности
сложно выявить и изучить;
- развитие информационных
потребностей опережает появление
профильных документов;
- профильные документы рассеяны
в пространстве;
- невозможно избежать
субъективности при формировании
документного фонда;

9.

Факторы,
препятствующие
достижению соответствия:
- материальные и финансовые
ресурсные ограничения;
- физическое старение документов;
- различный уровень реализации
технологий формирования
документного фонда
-…

10.

Полнота
документного фонда –
наличие всех необходимых
профильных документов,
достаточных для
удовлетворения
информационных
потребностей

11.

Виды полноты
документного фонда:
1. С точки зрения охвата
профильных документных
потоков:
1.1) исчерпывающая
(абсолютная);

12.

Виды полноты
документного фонда:
1. С точки зрения охвата
профильных документных
потоков:
1.1) исчерпывающая
(абсолютная);
1.2) относительная.

13.

Виды полноты
документного фонда:
2. С точки зрения способности
удовлетворять
информационные потребности
пользователей:
2.1) недостаточная;
2.2) избыточная.

14.

15.

Виды полноты
документного фонда:
3. С точки зрения
информационной плотности:
3.1) документная;
3.2) информационная.

16.

Ядро документного фонда –
обязательный минимум
самых ценных документов
по профилю

17.

Свойства ядра
документного фонда:
1) высокая концентрация
информации по профилю;
2) высокая стабильность

18.

Сфера –
документы, не входящие
в ядро фонда