Работа по реинжинирингу бизнес-процессов

1. Работа по реинжинирингу бизнес-процессов

Выявление и устранение «Петли
потери КПД» в ветке «Работа
отдела по визированию
документации»

2. Вводные данные и условные обозначения

• Исходное состояние
№
Показатель
Значение
1
Уровень автоматизации процесса
Эл. ящик, комплект
офисной техники
2
Количество работников
обслуживающих поток
3 работника
3
Время прохождения одного документа
1,5 – 2 дня
4
Процент потерь документов из-за
сроков
18-22%
5
Плотность потока
80-100 документов
за рабочий день
6
Процент отбраковки
первично/повторно
30/23%
7
Уровень зависимости от
«человеческого фактора»
100%

3. Вводные данные и условные обозначения

Цветовая кодировка в блок-схемах DFD
- штатные процессы, проходящие внутри системы
- процессы, выполняемые BPM-системой на 100%
- аварийные/нештатные/нетиповые ситуации
! Важно: представленный материал является частью работающей бизнес-системы и в
соответствии с условиями публикации со стороны заказчика, материал подвергся частичной
стерилизации. В связи с этим материал не является рабочим на 100%.

4. Исходная схема работы отдела в нотации Bizagi

Представленная схема работала в бизнес-системе несколько лет и на первоначальном этапе исследований
не вызывала опасений. Кроме того, со стороны заказчика была озвучена уверенность, что сама схема
вполне работоспособна и нуждается только в автоматизации процессов. Однако…

5. Исходная схема работы отдела в нотации DFD

Моделирование процессов в нотации DFD с меньшим уровнем детализации позволило получить более
ясную картину, пригодную для графического анализа.

6. Результаты графического анализа схемы, выполненной в нотации DFD

По результатам графического анализа было выявлено 3 неконтролируемых «петли» способных
существенно влиять на КПД системы. На данном этапе было ясно, что простая автоматизация
процесса не только не улучшит КПД ветки, но и может существенно навредить – «эффект ротора».

7. 4 выявленных источника возникновения осложнений

- Исполнитель получает документ без сопроводительного письма и
выполняет работу по поиску и устранению ошибок исходя из своего
понимания и уровня проф. развития. Единственным показателем его
эффективности является количество обработанных документов.
- База не является специализированной, а представляет из себя общее
хранилище документов для исполнителя. Никаких дополнительных
схем сигнализации о приходе исправленного документа нет.
- Исполнитель занимается проверкой исправленных документов в
порядке «живой очереди», а также имеет единственный показатель
эффективности – количество обработанных документов.
- Документы после исправления и проверки приходят в исходную
базу и обрабатываются «на общих основаниях». Сопроводительной
истории документов не предусмотрено, равно как и маркировки
«после исправления».

8. Декомпозиция блока «Работа по исправлению П1» в нотации IDEF3

Анализ работы блока подтвердил иррациональность всей схемы до самого нижнего уровня. Как с
точки зрения функционала, так и с точки зрения управления процессами. Аналогичные результаты
были получены и при работе с остальными блоками. Вердиктом стало решение о полном
реинжиниринге всей схемы с учётом необходимости вписать её в общую схему работы бизнессистемы.

9. Реинжиниринг на уровне IDEF3

Результатом реинжиниринга стала группировка работ по 2-м отдельным направлениям и постановка
блока контроля прохождения циклов. Данная схема отличается от представленной выше большей
управляемостью и эффективностью. Вероятность зарождения петель минимальна.

10. Реинжиниринг на уровне DFD

Реинжиниринговые работы на данном уровне позволили не только избавиться от «петель», но также
высвободить ресурсы в лице Исполнителя 3, и направить его на обеспечение основного
производственного процесса. Уровень управляемости повысился в разы.

11. Детализация схемы реинжиниринга в нотации Bizagi

Как видно из представленной схемы помимо введения BPM системы реинжинирингу подверглись и схемы
работы сотрудников «Последовательность и типы задач». Такое инженерное решение позволило снизить
требования к квалификации работника до уровня «исполнитель», что в свою очередь снизило
себестоимость процесса и упростило процесс подбора персонала.

12. Результаты, достигнутые после реинжиниринга схемы и внедрения BPM системы

№
Показатель
Значение
1
Уровень автоматизации процесса
53%
2
Количество работников,
обслуживающих поток
2 работника
3
Время прохождения одного
документа
3 часа
4
Процент потерь документов из-за
сроков
0,5-1%
5
Плотность потока
95-112 документов за рабочий
день
6
Процент отбраковки
первично/повторно
20/4%
7
Уровень зависимости от
«человеческого фактора»
45%
Срок выполнения данной работы от схемы «как есть» до запуска в штатном режиме – два
месяца. Были привлечены сторонние IT специалисты для реализации, в том числе
представленной ветки BPM-системы.

13.

Мещеряков Артём Аполлонович
Аналитик, консультант, бизнес-партнёр
компании «Биллион».
В 2001 г. окончил Высшую школу рекламы,
факультет «Стратегический маркетинг».
В 2000 г. – заместитель генерального
директора по маркетингу ОАО
«Комсомольский мясокомбинат».
С 2001 по настоящее время – частная
практика. Специалист по стратегическому
маркетингу и инжинирингу бизнес-систем.
Реализовано более 20 проектов.
В 2003 г. успешно прошёл сертификацию с
присвоением уровня «Партнёр» в российском
представительстве Международного
инвестиционного фонда.
Контакты:
тел. +7 909 306 59 16
E-mail: [email protected]