Проектный подход при разработке и внедрении СМК

1. Проектный подход при разработке и внедрении СМК: Планирование проекта, распределение ролей и ресурсы проекта, мониторинг и контроль проек

Проектный подход при разработке и
внедрении СМК: Планирование
проекта, распределение ролей и
ресурсы проекта, мониторинг и
контроль проекта, типичные проблемы
проекта.
1

2. Разработка и внедрение СМК

Определение потребностей и ожиданий потребителя
Преобразование потребностей в требования
Разработка политики и целей по качеству
Определение процессов и ответственности
2

3. Разработка и внедрение СМК

Определение и обеспечение ресурсами
Разработка методов измерения процессов
Определение результативности и эффективности
Средства для предупреждения несоответствий
Постоянное улучшение СМК
3

4. Проектный подход Контроль достижения целей

• Наличие целей является обязательным
условием планирования, контроля и
управления проектом
• Цели проекта должны быть понятны всем
вовлеченным сотрудникам
• Исходя из целей проекта, должны быть
установлены формально измеримые критерии
результативности проекта
• План, составленный руководителем проекта,
должен охватывать задания, запланированное
время их выполнения и сроки завершения, а
также потребность в ресурсах
4

5. Проектный подход Планирование сроков и затрат

• Серьезной проблемой при планировании
проектов нередко является отсутствие
достаточного
времени
у
ключевых
специалистов.
• Выгоды от ускоренной реализации проекта
необходимо
противопоставлять
сверхплановым издержкам, связанным с
привлечением дополнительного персонала.
5

6. Проектный подход Руководитель проекта

• Руководитель проекта - человек со знаниями
методологического характера
• Руководитель проекта должен действовать как
интегратор, а не как поляризатор, всегда занимая
четкую и понятную позицию
• Большой объем разъяснительной работы с целью
полного вовлечения всех сотрудников в работы по
проекту
6

7. Проектный подход Управляющий комитет проекта

• Руководитель докладывает управляющему комитету
проекта, принимающему решения, необходимость
которых следует из предложений руководителя.
• В
состав
комитета
входят
представители
руководства компании и сотрудники, которые
впоследствии будут нести ответственность за
адаптированные процессы.
• Управляющий комитет проводит периодические
совещания, контролирует продвижение проекта по
установленным заранее критериям, принимает
решения по существу накопившихся вопросов, а
также
о
дальнейшей реализации или
приостановке проекта
7

8. Проектный подход Проектная группа

• Коллектив
проектной
группы
подбирается
руководителем проекта.
• В
проектную
группу
необходимо
вовлечь
достаточное количество сотрудников компании,
обеспечивая
баланс
специалистов
функциональных подразделений и экспертов в
области методологии
8

9. Проектный подход Контроллинг проекта

• Постоянная сверка целей проекта с достигнутыми результатами
• Контроллинг
обеспечивает
непрерывную
проверку
эффективности проекта и позволяет, в случае необходимости,
принять корректирующие меры.
• Контроллинг - важное связующее звено между руководством
компании, ответственными за процессы и вспомогательными
подразделениями
• Контроль сроков и затрат производится путем периодического
сравнения фактических показателей с их плановыми значениями.
• Причины отклонений:
– Ошибки в планировании, например, неучтенная потребность в
ресурсах в оперативных отделах, которые в ходе проекта не
могут предоставить в распоряжение необходимых
специалистов.
– Недостаточное понимание всей сложности причинноследственных связей и воздействий на реальные процессы.
9

10. Проектный подход Адаптируемость проекта

• Хорошая организация проекта должна быть способна
адаптировать потребность в персонале или видоизменить
порядок действий таким образом, чтобы нехватка
персонала не сказалась негативно на продвижении
проекта в целом.
• Существуют следующие возможности для компенсации
нехватки персонала:
–
–
–
–
–
–
смещение некритичных задач на более поздние сроки,
привлечение к проекту третьих лиц,
привлечение к проекту более дешевых ресурсов,
более рациональное выполнение отдельных задач,
снижение уровня требований к выполнению работ,
отказ от некритичных задач.
10

11. Проектный подход Непредвиденные потенциалы

• В случае обнаружения непредвиденных
усовершенствований, следует проанализировать их на
предмет рентабельности и наличия шансов на успешное
внедрение.
• Контроллинг проекта должен осуществляться с учетом
функций стандартного контроллинга компании и, по
возможности, оставаться в рамках организационной
структуры проекта.
11

12. Проектный подход Основные факторы успеха

• Синдром «Со мной так не пойдет» и «Это
придумали не мы»
• Синдром «Теперь это ваша забота»
• Синдром «Давайте начнем что-нибудь делать» и
«Посмотрим, как далеко мы продвинемся»
• Синдром «Нет времени»
• Синдром «Тогда мне тоже все равно»
12

13. Проектный подход Резюме для менеджмента

• Цели проекта
– Формулируйте
однозначные
и
выполнимые
цели
в
отношении результатов, сроков и затрат.
– Планируйте реалистичные этапы с учетом имеющихся
ресурсов, в особенности персонала.
• Организационная структура проекта
– Структура проекта должна быть адаптирована к различным
требованиям каждой из его фаз, сохраняя при этом
постоянство структурного ядра. « Управляющий комитет»
реорганизационного проекта должен состоять из лиц на высоких
должностях.
– Руководитель
проекта
должен
владеть
методологией
процессного
подхода,
а
также
иметь
выраженную
способность к самомотивации и убеждению.
– Проектная группа должна состоять из носителей передовых
знаний. Учтите загруженность этих сотрудников повседневной
работой.
– Своевременно
идентифицируйте
„синдромы"
13
среди сотрудников. Реагируйте чутко и дифференцировано.

14. Проектный подход Резюме для менеджмента

Контроллинг проекта
– Передайте функции стандартного контроллинга
руководителю, а контроль общих показателей
эффективности - управляющему комитету проекта.
– Контролируйте регулярно состояние проекта в
отношении результатов, сроков и затрат. В
случае отклонения принимайте корректирующие
меры.
– Не все потенциалы проекта поддаются денежной
оценке. В начале проекта качественная оценка
может оказаться более подходящей.
14

15. План-график проекта

18 месяцев
Подготовительный
этап
Формализация
требований акционеров и
потребителей.
Формирование политики и
целей в области качества
2
10
Планирование
(проектирование)
процессов
8
Документирование
системы
8
Введение системы в
действие
5
Внутренние аудиты
системы
4
Сертификация
системы
15
2

16. Отображение хода проекта и отчетность

Ид.
1
2
14
22
23
Название задачи
1ч
291
Ид.
Название задачи
215
284
1
2
14
22
23
24
215
216
217
218
272
281
284
291
Окончание Предшественники
Чт 07.09.06 Чт 07.09.06
Июн Июл Авг Сен Окт Ноя Дек Янв Фев Мар Апр Май Июн Июл Авг С
07.09 07.09
Принятие решения о начале проекта
07.09
59,5 ч? Чт 07.09.06 Вт 31.10.06 1
Определение обязательных требований потребителей
10,33 ч? Чт 14.09.06 Чт 21.09.06 1
Определение требований акционеров
ч? Чт 02.11.06
Чт 09.11.06
13;21
Формирование проекта политики компании в области качества на5основании
требований
потребителей
и акционеров 02.11
14.09 14.09
ч? Чт 14.09.06
Чт 14.09.06подходу
1
Организация на постоянной основе теоретических и практических3 занятий
по процессному
Внедрение процессного подхода в Компании
Разработка и введение документации СМК
Внутренние аудиты СМК
Сертификация СМК
24
Длительность
Начало
132 ч?
Пн 06.11.06 Чт 01.03.07 23
224 ч?
Чт 14.09.06 Пт 23.03.07 23НН
96 ч?
09.11
Вт 27.03.07 Пн 18.06.07 215;214
64 ч Пн 18.06.07 Пн 13.08.07 284
Длительность
Начало
Окончание Предшественники
Июн Июл Авг Сен Окт Ноя Дек Янв Фев Мар Апр Май Июн Июл Авг
07.09 07.09
1 ч Чт 07.09.06 Чт 07.09.06
Принятие решения о начале проекта
07.09
59,5 ч? Чт 07.09.06 Вт 31.10.06 1
Определение обязательных требований потребителей
10,33 ч? Чт 14.09.06 Чт 21.09.06 1
Определение требований акционеров
ч? Чт 02.11.06
Чт 09.11.06
13;21
Формирование проекта политики компании в области качества на5основании
требований
потребителей
и акционеров 02.11
14.09 14.09
Чт 14.09.06
Чт 14.09.06подходу
1
Организация на постоянной основе теоретических и практических3 ч?
занятий
по процессному
132 ч? Пн 06.11.06 Чт 01.03.07 23
Внедрение процессного подхода в Компании
224 ч? Чт 14.09.06 Пт 23.03.07 23НН
Разработка и введение документации СМК
12,5 ч? Чт 14.09.06 Вт 19.09.06
Разработка шаблонов документации СМК и размещение их на сервере
ч? Вт 19.09.06 Вт 26.09.06 216
Формирование структуры папок разделов СМК и размещение их на3,5сервере
14.09
19.09
09.11
19.09
26.09
222,5 ч? Чтдействий
14.09.06 иЧткоординации
22.03.07
Разработка управляющих документов процессов для регламентации
сотрудников в типовых ситуациях с целью закрепления положительного корп
24 ч? Чт 14.09.06 Пн 02.10.06
Разработка документов Руководства по качеству
1,5 ч? Чт 22.03.07 Пт 23.03.07 272;218
Введение документации СМК в действие на основании приказа
16
96 ч? Вт 27.03.07 Пн 18.06.07 215;214
Внутренние аудиты СМК
64 ч Пн 18.06.07 Пн 13.08.07 284
Сертификация СМК

17. Отображение хода проекта и отчетность

Ид.
Название задачи
Длительность
Начало
Окончание
Июн Июл Ав г
1
2
14
22
23
Сен
Окт
Ноя
07.09 07.09
1ч
Чт 07.09.06 Чт 07.09.06
Принятие решения о начале проекта
07.09
59,5 ч? Чт 07.09.06 Вт 31.10.06
Определение обязательных требований потребителей
10,33 ч? Чт 14.09.06 Чт 21.09.06
Определение требований акционеров
02.11
5 ч?
Чттребований
02.11.06 Чт 09.11.06
Формирование проекта политики компании в области качества на основании
потребителей и акционеров
14.09 14.09
3 ч? по
Чт 14.09.06
Чт 14.09.06
Организация на постоянной основе теоретических и практических занятий
процессному
подходу
Дек
Янв
Фев Мар
Апр Май
Июн Июл Авг
09.11
Пн 06.11.06
Чт 01.03.07
Чт 14.09.06
Пт 23.03.07
216
132 ч?
Внедрение процессного подхода в Компании
224 ч?
Разработка и введение документации СМК
Разработка шаблонов документации СМК и размещение их на сервере12,5 ч?
Чт 14.09.06
Вт 19.09.06
217
3,5 ч?
Формирование структуры папок разделов СМК и размещение их на сервере
Вт 19.09.06
Вт 26.09.06
218
222,5 ч? действий
Чт 14.09.06
Чт 22.03.07 сотрудников в типовых ситуациях с целью закрепления положительного
Разработка управляющих документов процессов для регламентации
и координации
16
ч?
Чт
14.09.06
Ср
27.09.06
Разработка процедур, требуемых стандартом ISO 9001:2000
16 ч? Чт 14.09.06 Ср 27.09.06
Разработка процедуры 4.2 ДП 01 Управление документацией
8 ч?
Чт 14.09.06 Ср 20.09.06
Разработка процедуры 4.2 ДП 02 Управление записями
2 ч? продукцией
Пт 15.09.06 Чт 21.09.06
Разработка процедуры 8.3 ДП 01 Управление несоответствующей
118,5процессами
ч? Пн 11.12.06 Чт 22.03.07
Разработка процедур необходимых компании для управления
24 ч? Чт 14.09.06 Пн 02.10.06
Разработка документов Руководства по качеству
14.09 15.09
3,5 ч?за ее
Чтразработку
14.09.06 Пт 15.09.06
Принятие решения о создании раздела РК и назначение ответственного
15.09 15.09
3,5 ч? Пт 15.09.06 Пт 15.09.06
Формирование разработчиком текста раздела РК в произвольной форме
19.09 19.09
Вт
19.09.06
Вт
19.09.06
Оформление раздела РК в соответсвии с шаблонами СМК
3,5 ч?
24
215
219
220
224
228
233
272
273
274
275
14.09
19.09
19.09
26.09
276
Вт 19.09.06
Вт 19.09.06 сторонам
Рассылка, согласование и изменение по результатам согласования1,5
раздела
заинтересованным
ч? РК
19.09
19.09
277
278
Утверждение раздела РК разработчиком
Утверждение раздела РК директором по качеству
279
Утверждение раздела РК генеральным директором
280
281
284
291
Размещение действующего раздела РК на сервере
3,5 ч?
Вт 19.09.06 Ср 20.09.06
19.09
20.09
3,5 ч?
3,5 ч?
3,5 ч?
Ср 20.09.06 Ср 20.09.06
20.09
20.09
Ср 20.09.06
20.09
21.09
Введение документации СМК в действие на основании приказа 1,5 ч?
96 ч?
Внутренние аудиты СМК
64 ч
Сертификация СМК
Чт 21.09.06
Пн 25.09.06 Пн 02.10.06
Чт 22.03.07
25.09
02.10
Пт 23.03.07
Вт 27.03.07 Пн 18.06.07
Пн 18.06.07 Пн 13.08.07
17