Коммуникативный имидж руководителя организации культуры

1.

Коммуникативный имидж
руководителя организации
культуры
Зарицкая В.Г., кандидат
филологических наук, доцент

2.

План
1. Имидж руководителя и имидж
организации культуры.
2. Коммуникативный имидж руководителя.
3. Компетентность в сфере
делопроизводства как составляющая
коммуникативного имиджа.

3.

Имидж – это искусство
управлять впечатлениями.
Ирвинг Гофман

4.

Имидж –
• (от лат., англ. – образ, вид) –
целенаправленно формируемый образ
какого-либо лица, явления, предмета,
призванный оказать эмоциональнопсихологическое воздействие на коголибо в целях популяризации, рекламы и
др.

5.

Внутренний имидж организации включает в
свой состав следующие факторы:
• культура организации;
• социально-психологический климат
коллектива.
В имидже организации важную роль играет образ
руководителя.

6.

Структура имиджа руководителя
Целостный образ:
- внешний вид;
- направленность личности;
- коммуникативные навыки (коммуникация, интеракция, перцепция)
Конгруэнтность имиджа – соответствие внешнего выражения
внутреннему состоянию человека.
Корпоративная идентичность – соответствие имиджа руководителя
особенностям корпоративной культуры.

7.

ЕСЛИ ИМИДЖ — ЭТО ФИЛОСОФИЯ
ЧЕЛОВЕЧЕСКОГО ОБЩЕНИЯ, ТО
ИМЕННО ОТ ВАС ЗАВИСИТ, КАКОЙ ТОН
ВЫ ЗАДАДИТЕ ЭТОМУ ОБЩЕНИЮ.
ПРАВДА ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В ТОМ, ЧТО
ВЫ МОЖЕТЕ ПОСТОЯННО
СОВЕРШЕНСТВОВАТЬ СВОЙ ИМИДЖ.

8.

Ваш имидж должен быть
таким, будто весь мир
заинтересован в вашем
процветании, крепком
здоровье и прекрасном
расположении духа…

9.

Коммуникативная компетентность качество действий руководителя, обеспечивающее
эффективное
взаимодействие с различными организациями, органами власти и управления, их
представителями;
владение деловой перепиской;
умение вести переговоры, выполнять представительские функции, общаться с
коллегами по работе;
разрешение напряженных и конфликтных ситуаций;
владение навыками ораторского искусства, активного слушания (умение слышать
и понимать партнера), аргументации и убеждения, мотивации подчиненных.

10.

Компетенция в сфере
делопроизводства: владение
деловой перепиской

11.

Правила оформления текстов деловых документов
регулируются следующими документами:
• ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Типовая инструкция по делопроизводству в
органах государственной власти, органах местного
самоуправления Донецкой Народной Республики
(утверждена Постановлением Совмина от
16.10.2021 № 19-27)

12.

ГОСТ устанавливает:
состав реквизитов документов,
требования к оформлению документов,
требования к бланкам документов и справочные приложения,
показывающие расположение реквизитов на формате A 4
углового и продольного бланков,
образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка
организации, углового бланка письма организации, продольного
бланка письма организации, бланка письма должностного лица и
бланка приказа.

13.

14.

ТРЕБОВАНИЯ
к оформлению документов, которые изготавливаются
с помощью печатных средств
• Для печати текстов служебных документов используется гарнитура
Tіmes New Roman, шрифт размером 12-14 печатных пунктов.
Разрешается использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для
печатания реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона»,
сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста
документа или его реквизитов и т.п.
• Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) рекомендовано
печатать через 1 или 1,5 междустрочных интервала, а формата А5 (148 х
210 мм) - через 1 междустрочный интервал.
• Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких
строк, печатаются через 1 междустрочный интервал. Составные части
реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования»
отделяются друг от друга через 1,5 междустрочных интервала.
• Реквизиты документа отделяются друг от друга через 1,5-3
междустрочных интервала.
• Название вида документа печатается прописными (заглавными)
буквами.
• Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне
последней строки названия должности.

15.

ТРЕБОВАНИЯ
к оформлению документов, которые изготавливаются
с помощью печатных средств
Во время оформления документов следует придерживаться таких
отступов от границы левого поля документа:
12,5 мм - для абзацев в тексте;
92 мм - для реквизита «Адресат»;
104 мм - для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф
ограничения доступа к документу»;
125 мм - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
Не делается отступ от границы левого поля для реквизитов
«Дата документа», «Заголовок к тексту документа», «Отметка о
наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его
телефона», «Отметка о выполнении документа и отправка его в
дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф
согласования», заверительной надписи «Копия верна», а также
слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»,
«ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ

16.

ТРЕБОВАНИЯ
к оформлению документов, которые
изготавливаются с помощью печатных средств
Если в тексте документа содержатся ссылки на
приложения или на документ, который стал
основанием для его издания, слова «Приложение» и
«Основание» печатаются от границы левого поля, а
текст к ним - через 1 междустрочный интервал.
Во время оформления документов на двух и более
страницах вторая и следующие страницы должны быть
пронумерованы.
Номера страниц ставятся посреди верхнего поля
листа арабскими цифрами без указания слова
«страница» и разделительных знаков. Первая страница
не нумеруется.
Тексты документов печатаются на одной стороне
листа

17.

Служебные письма
Служебное или деловое письмо – самый
распространенный вид деловой переписки.
Служебные письма – это письма между
юридическими лицами или юридическим и
физическим лицом.
Особенности оформления писем:
• отсутствие наименования вида документа;
• справочные данные об организации обязательны;
• письмо составляется не менее чем в двух
экземплярах: один отсылается адресату, другой
остается в деле для контроля.

18.

• Любое письмо при поступлении в организацию
(поступающее) или направлении в стороннюю
организацию (отправляемое) регистрируется в
журнале регистрации (электронной базе данных).
• При регистрации письму присваиваются
входящий или исходящий номер и дата. Письма в
журнале (базе данных) нумеруются, начиная с
единицы и далее, в течение года.

19.

Общие требования
Служебное письмо оформляется на
специальном для писем бланке
формата A4 (210 х 297 мм).
Если текст письма не превышает семи
строк, используют бланк формата А5
(210 х 148 мм).
размеры полей не менее:
• левое 30 мм;
• правое 10 мм;
• верхнее 20 мм;
• нижнее 20 мм.

20.

Пример письма с угловым расположением реквизитов
Наименование организации
Адрес организации
Тел.: …
E-mail:
ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …
Директору (название организации)
И.О.Ф.
ул. Остоженка, 9
Москва,121105
01. 04. 2015 № 21/1-3
На № ____ от 05. 02. 2015
О задержке поставки мебели
Уважаемый Алексей Николаевич!
Текст………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
С уважением,
Генеральный директор
Рудницкая Ольга Сергеевна
234 51 92
Подпись
И.О.Ф

21.

Пример письма с продольным расположением реквизитов
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент Федеральной государственной службы занятости населения
по Ростовской области
ул. Красноармейская, 36/62, Ростов - на - Дону, 344082
Тел.: … ; E-mail:…
20. 04. 2014 №___________
На № ___________от__________
Ректору Южного федерального университета
И.О.Ф.
Уважаемая Марина Александровна!
Текст………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
С уважением,
Зам. председателя
областного Координационного
комитета содействия занятости,
руководитель Департамента занятости
Подпись
И.О.Ф.

22.

Состав реквизитов служебного письма
Герб или эмблема;
Наименование организации
на бланке организации
Справочные данные об организации;
дата;
регистрационный номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который
дается ответ;
адресат;
заголовок к тексту,
текст,
отметка о наличии приложений (в случае необходимости),
подпись,
отметка об исполнителе

23.

Общие требования
• Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х
297 мм), должно иметь заголовок к тексту,
отвечающий на вопрос «о чем?».
• Основным реквизитом служебного письма
является текст, как правило, состоящий из двух
частей. В первой части указывается причина,
основание или обоснование подготовки письма или
приводятся ссылки на документы, которые были
основанием для его составления. Вторая часть
включает выводы, предложения, просьбы, решения
и т.п., которые размещаются с абзаца.
• Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

24.

Общие требования
• Текст письма излагается от первого лица
множественного числа с использованием
слов: «Просим предоставить
информацию...», «разъясняем, что ...» или от
третьего лица единственного числа –
«министерство считает не целесообразным
...», «управление считает
целесообразным…».
• Гербовой печатью заверяются только
гарантийные письма.

25.

Дата документа
• Датой письма является дата его подписания, которая должна
совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в
службе делопроизводства.
• Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой
последовательности: число, месяц, год.
• Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
В случае оформления даты цифровым способом число и месяц
проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2021
• В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и
документах, содержащих сведения финансового характера,
применяется словесно-цифровой способ указания дат с
проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит
одну цифру, например: 02 апреля 2021 года. Разрешается
употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03
июня 2021 г.

26.

Регистрационный номер
• Для входящих документов регистрационный номер состоит из
порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного
индекса, применяемого в Учреждении, например: 153/01-10, где 153
- порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.
• У исходящего документа регистрационный номер может
размещаться в обратной последовательности – индекс по
номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться
также другой индекс, который применяется в Учреждении) и
порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по
номенклатуре дел, 178 – порядковый номер.
• С целью дифференцирования групп документов, к
регистрационному номеру может добавляться отметка,
состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется
для обозначения документов с грифом «Для служебного
пользования».

27.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на
который дается ответ
• Для исходящих документов ссылка на
регистрационный номер и дату документа
включает в себя регистрационный номер и
дату того документа, на который дается
ответ. Этот реквизит является обязательным
и располагается ниже или на уровне
регистрационного номера в специально
отведенном месте на бланке.
на № 162 / 10 от 24.10.2021

28.

Адресат
Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям
или конкретному должностному лицу.
В случае адресации документа учреждению или его структурным
подразделениям без указания должностного лица их наименования
приводятся в именительном падеже, например:
Администрация Главы
Донецкой Народной Республики
Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу
от левой границы документа на расстоянии 92 мм.
Если документ направляется должностному лицу, наименование
учреждения и его структурного подразделения приводятся в
именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном,
например:
Министерство информации
Донецкой Народной Республики
Отдел государственных СМИ
Начальнику отдела
М.П. Митину

29.

Адресат
• В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или
его заместителю, наименование учреждения входит в состав
наименования должности адресата, которое указывается в
дательном падеже, например:
Председателю Пенсионного фонда
Донецкой Народной Республики
Г.А. Сагайдаковой
При отправке документа физическому лицу сначала указывается
в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или
инициал имени), затем почтовый адрес:
Гончарук Александр Сергеевич
ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,
г. Донецк, 83052

30.

Порядок написания почтового адреса на конвертах и
других почтовых отправлениях:
• наименование адресата (наименование организации для
юридического лица или фамилия, имя, отчество для
физических лиц);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области, края, автономного округа (области),
республики:
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

31.

Ошибки в оформлении реквизита «Адресат»
Министерство общего и
профессионального
образования
Российской Федерации
Отдел статистики
101856, г. Москва,
Чистопрудный бульвар, 6
Голубову П. Б.
Начальнику Учреждения
юстиции по регистрации прав
на недвижимость Ростовской
области
ЗАО « Кировский
стройфарфор» Генеральному
директору
гну Михалеву В.В. (г. Киров)
О.А. Власову
48115, г. Рязань,
пр-т Мира, д.6, кв. 13

32.

Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть максимально кратким
и размещаться в левой части бланка под датой документа.
Если объем заголовка > 150 знаков (5 строк), разрешается
расположение заголовка по центру. Точка в конце заголовка не
ставится.
Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например:
приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания
Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция
(кого?) - «Главного бухгалтера».
Без заголовка допускается составлять небольшие по объему
информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х
148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы,
телефонограммы.

33.

Текст документа
• Текст документа содержит информацию, для фиксирования
которой он был создан. Информация в тексте документа
излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и
объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а
также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.
При составлении текста документов употребляется деловой
стиль.
• Текст документа должен касаться вопроса, который
сформулирован в заголовке к тексту.
• Текст документа оформляется в виде связного (сплошного)
текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих
форм.
• Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой (вводной) части указывается основание, обоснование
или цель составления документа. Во второй (заключительной)
части констатируются решения, распоряжения, предложения,
мнения, выводы, просьбы и пр.

34.

Текст документа
• Текст стандартного делового письма
строится по следующему принципу:
• обращение,
• преамбула,
• основной текст

35.

Обращение
• Если вы знаете адресата лично, пишите: Уважаемый Иван Иванович,
если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в
обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя
писать «Уважаемый господин Иванов И.И.» либо «Иван Иванович»,
либо «господин Иванов».
• Уважаемые господа! – употребляется при коллективном обращении,
независимо от того, есть ли в организации женщины.
• Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: Уважаемый
господин директор.
• Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор,
доцент и др.
• Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его
удобней использовать, например, для приглашения на празднование
юбилея организации.
• При составлении письма в силовые структуры обращение включает
давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый
товарищ военком", "уважаемый товарищ полковник" и т. п.

36.

Преамбула • первый абзац письма, в котором изложена
его цель и причина.
• Прочитав преамбулу, адресат должен
понять суть письма, то есть письмо
начинают с постановки проблемы, а потом
оговаривают условия, варианты и т. д.

37.

Основной текст письма
• Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия
(используются короткие предложения, избегаются непонятные и
сложные слова, профессионализмы).
• Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать
(оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы
оформляются приложениями к письму.
• Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов.
Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным
тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
• В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего
написанного.
• Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при
этом фраза «С уважением» не используется, если письмо
начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо
лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее
сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за
сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых
предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».

38.

Отметка о наличии приложений
• Приложения к документам, кроме приложений к
сопроводительным письмам, составляются с целью
дополнения, пояснения отдельных вопросов документа
или документа в целом.
• Приложения к документам могут быть следующих
видов:
- приложения, которые утверждаются
распорядительными документами (положения,
инструкции, правила, порядки и т.д.);
- приложения, дополняющие и/или поясняющие
содержание основного документа;
- приложения, которые направляются с
сопроводительным письмом.

39.

Отметка о наличии приложений
• Приложения справочного или аналитического
характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к
основному документу должны иметь отметку со
ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:
Приложение
к письму Министерства культуры
Донецкой Народной Республики
от 20.04.2021 № 295
• В тексте основного документа делается отметка о
наличии приложений: «прилагается», «согласно
приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с
приложением 2» или «(см. приложение 3)».

40.

Отметка о наличии приложений
• Приложения оформляются, как правило, на
стандартных листах бумаги. На втором и
последующих листах приложения
проставляется отметка: «Продолжение
приложения», «Продолжение приложения 1».
• При наличии нескольких приложений на них
указываются порядковые номера, например:
Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№»
перед цифровым обозначением не ставится.
• Все приложения к документам визируются
сотрудником, который создал документ, и / или
руководителем структурного подразделения, в
котором он создан лицевой стороне
последнего листа приложения.

41.

Отметка о наличии приложений
• Если приложения направляются с сопроводительным письмом,
отметка о наличии приложений размещается после текста письма
перед подписью.
• Если документ имеет приложения, полное наименование которых
приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется
по следующей форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
• Если документ имеет приложения, полное наименование которых в
тексте не приводится, их необходимо пронумеровать, перечислить
после текста с указанием количества листов в каждом приложении и
количества их экземпляров, например:
Приложения: 1. Отчет о выполнении плана за I квартал 2021 г. на 6 л. в
1 экз.
2. План работы на II квартал 2021 г. на 6 л. в 1 экз.
• Если к документу прилагается документ, имеющий приложение,
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на
5 листах в 1 экземпляре

42.

ПОДПИСЬ
• Подпись состоит из наименования должности лица, которое
подписывает документ (полного - если документ напечатан не на
бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке),
личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии:
Директор Донецкого
республиканского художественного музея
подпись
А.И. Иванов
• В случае отсутствия должностного лица документ подписывает
лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В
таком случае обязательно указываются фактическая должность,
инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало
документ (исправление вносят рукописным или машинописным
способом, если документ невозможно перепечатать).
• Не допускается во время подписания документа ставить предлог
«За» или косую черту перед наименованием должности.
Добавление к наименованию должности руководителя слов
«Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае
замещения руководителя по приказу (распоряжению).

43.

• Если документ направляется одновременно нескольким
учреждениям одного или высшего уровня руководитель
подписывает все его экземпляры.
• Если документ направляется одновременно нескольким
подведомственным учреждениям подписывается только
оригинал, который остается в деле Учреждения – автора
документа, а подведомственным учреждениям рассылаются
заверенные службой делопроизводства его копии.
• Документы подписываются, как правило, одним должностным
лицом, а в случае, когда за содержание документа несут
ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и
др.), - двумя или более должностными лицами. При этом
подписи должностных лиц размещаются друг под другом в
соответствии с подчиненностью лиц. Например:
Начальник подпись И.И. Иванов
Главный бухгалтер подпись В.А. Смирнова

44.

ПОДПИСЬ
• Засвидетельствование электронного
документа осуществляется с помощью
электронной цифровой подписи в
соответствии с законодательством.
• Факсимильное воспроизведение
подписи должностного лица на
организационно-распорядительных,
финансовых, бухгалтерских
документах с помощью механического
или иного копирования не
допускается.

45.

отметка об исполнителе
• Отметка об исполнителе включает в
себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер его
телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или
оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу,
например:
В.А. Жуков
071 924 45 64
• Данные об исполнителе
набираются на кегль или два
мельче основного текста письма

46.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
по тематическому признаку
Письмо-запрос составляется для получения необходимой
информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с
целью получить какой-либо документ.
Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа.
Письмо-запрос должно содержать обоснование о
необходимости разъяснения вопроса, получения документа.
Стандартные фразы:
В целях ознакомления с... , проведения мероприятия…..
Прошу предоставить информацию...
...просим предоставить...
Направляю в Ваш адрес запрос о……
По поручению председателя Комитета осуществляется сбор
информации….

47.

Структура написания письмазапроса
• реквизиты получателя и отправителя;
• дата документа и исходящий номер (письмо-запрос
может быть письмом-ответом, в таком случае
необходимо также указать номер и дату документа, на
который отвечают);
• заголовок (должен отражать суть вопроса);
• обращение;
• цель письма;
• суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
• выражение надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).

48.

Письмо-запрос

49.

от 01.12.2020 № 987
на №
от
Генеральному директору
ООО «Общество»
И.И. Иванову.
123456, Субъект РФ,
ул. Булочная, д.5
О выполнении договора
Уважаемый Иван Иванович!
Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Общество» заключен договор от 01.08.2020
№1 на оказание услуг по рекламе.
Просим Вас до 20.12.2020 направить в адрес ООО «Ppt.ru» оригиналы актов
приема-передачи оказанных услуг по вышеуказанному договору, подписанные с
Вашей стороны, за октябрь и ноябрь 2020 года.
С уважением,
Директор ООО «Ppt.ru»
А.А. Перов

50.

Информационное письмо (письмо-извещение,
письмо-сообщение, письмо-уведомление,
подтверждение)
предполагает информирование о каких-то событиях либо
фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать
адресата.
Информационное письмо содержит в себе сведения
официального характера: сообщение, просьбу, напоминание,
предложение и прочее.
Ключевые фразы:
Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах,
о предварительных результатах, о достижении
окончательной договоренности)
Доводим до Вашего сведения……
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том,
что…..
Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень,
предложения, акт……

51.

Образец письма-подтверждения

52.

Гарантийное письмо – содержит в себе
подтверждение определенных обязательств
Структура написания гарантийного письма
номер и дата исходящего документа;
получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно
адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно
просто указать тему письма;
текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки
организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие
формулировки:
Гарантируем...
-Настоящим
письмом
гарантируем...
Компания
"Х"
гарантирует...
Своевременную
и
полную
оплату
гарантируем...
Настоящим
гарантируем...
Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку
на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении
обязательств;
подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя
гарантийного письма.

53.

Образец гарантийного письма

54.

Письмо-напоминание
Содержит напоминание о выполнении
договоренностей, обязательств и меры,
которые будут приняты в случае их
невыполнения;
Шаблонными фразами письма-напоминания
являются:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым уведомить Вас…
Убедительно/настоятельно просим…

55.

Структура написания письманапоминания
• ссылки на пункты договора или другого
документа, в которых прописаны основные
обязательства сторон сделки;
• просьба выполнить условия контракта;
• основные действия, которые будут приняты к
стороне в случае невыполнения обязательств
(указываются по мере необходимости).
Если сторона сделки не реагирует на
письмо-напоминание, ей
отправляется письмопредупреждение, где в более
жесткой форме указываются санкции
в случае невыполнения обязательств.

56.

Образец письма-напоминания

57.

письмо-приглашение
• содержит приглашение на какое-то
мероприятие.
• Письмо содержит:
• ключевую фразу о приглашении
• точную и полную информацию о времени,
месте и содержании мероприятия
• может содержать просьбу ответить,
ссылку на дополнительный источник
информации о мероприятии.

58.

Структура написания письмаприглашения
• Текст приглашения должен содержать четкую и
конкретную информацию о дате и месте проведения
торжества. Письмо может быть адресовано как одному
лицу, так и нескольким одновременно.
• Отправляется письмо-приглашение, как правило, за
несколько дней или даже недель до проведения
мероприятия, чтобы приглашенный человек имел
время и возможность принять решение и собраться на
торжество.
• Желательно отправлять письмо-ответ на предложение,
даже в случае отказа от предложения. Отказ
необходимо сформулировать вежливо, указать
причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление
письма-приглашения осуществляется согласно правил,
установленных для делового письма.

59.

Образец письма-приглашения

60.

письмо-просьба
содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие,
побудить к действию и т.п.;
Шаблонные фразы письма-просьбы
Обоснование просьбы:
В связи с…
Учитывая…
Ввиду…
Исходя из…
В целях…
На основании…
Согласно…
В соответствии с…
Текст просьбы:
Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим Вашего содействия в…
Просим Вашего согласия на…

61.

Образец письма-просьбы

62.

сопроводительное письмо
• составляется для сообщения адресату о
направлении каких- либо документов,
материальных ценностей и т.п.
• Сопроводительное письмо обычно начинается со
слов:
• Направляем Вам…
• Высылаем Вам…
• Представляем Вам…
• Просим информировать…
• Просим возвратить…
• Просим подтвердить получение…
• Просим передать…
• Просим руководствоваться… и т.п.

63.

64.

письма - отказы
Логическая схема такая:
повторение просьбы
обоснование причины отказа
констатация отказа
Отрицательный ответ должен быть обоснован.
В случае отрицательного ответа, желательно
указать адресату, кто и на каких условиях
может дать положительный ответ, если автор
такой информацией располагает.
• В ответ на ваше обращение…
• Рассмотрев вашу просьбу о

65.

66.

67.

• благодарственное письмо – содержит выражение
благодарности по какому-то поводу.
• Стандартные фразы;
• Выражаем благодарность…
• Выражаем глубокую признательность…
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по
какому-то поводу;
• Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования
• Мы глубоко опечалены известием о … и хотим
выразить искреннее сочувствие Вам…..
• Примите, пожалуйста, наши искренние
соболезнования по поводу …
• Для нас было огромным потрясением известие о …
• Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
• Мы были глубоко огорчены, узнав о …
• Нам трудно поверить печальному известию о …

68.

69.

Благодарственное письмо
сотруднику

70.

Структура написания письмапоздравления
Жестких требований к написанию данного вида
делового письма не существует. Его составляют в
свободной форме, с применением индивидуального
творческого подхода. Письмо-поздравление может
быть направлено одному человеку (персональное
поздравление
с
Днем
Рождения,
юбилеем,
повышением по службе, рождением ребенка и т.п.)
или многим (массовое поздравление). В случае
персонального поздравления необходимо указать в
письме обращение - фамилию, имя, отчество человека,
которому оно направлено. В конце письмапоздравления
ставится
подпись
руководителя
организации (живая подпись либо факсимиле – в
случае массовой рассылки).

71.

Образец письма-поздравления

72.

По функциональному признаку
деловые письма делятся на:
• Письма-ответы – ответы на инициативные
письма.
• Инициативные письма – составляются по
инициативе адресанта с определенной целью.
• Письма, требующие ответа (письмо-запрос,
письмо-предложение, письмо-рекламация,
письмо-просьба, письмо-обращение).
• Письма, не требующие ответа (письмонапоминание, письмо-предупреждение,
письмо-извещение, сопроводительное
письмо, письмо-подтверждение).

73.

По признаку получателя деловые
письма делят на:
• Циркулярные письма – письма,
адресованные нескольким получателям
одновременно.
• Обычные письма - адресованные одному
конкретному получателю

74.

Электронная корреспонденция
• Правила составления электронных писем во многом повторяют
«бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение
к адресату - «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа
«Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то,
что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда,
некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд
ли ее можно применять в официальной переписке.
При всей неформальности общения, необходимо помнить и
выполнять одно из самых главных правил составления электронных
писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Обязательно
начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и
названия должны начинаться с прописных букв. Текст же, написанный
одними прописными, вообще воспринимается при чтении как
НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
• Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой
переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах,
да еще с сомнительными названиями вроде [email protected]. В частности,
адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно
было легко записать.

75.

Чего делать не нужно
• Неприемлемо начинать текст с Вашего отказа в ответ на какую-либо
просьбу. Рекомендовано объяснить, почему было принято подобное
решение и что при определенных условиях к данному вопросу
можно вернуться.
• Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа:
«Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно».
Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет,
скорее, к противоположному результату.
• Нежелательно также поторапливать адресата и приписывать
«срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются,
прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа»,
«Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• Оставьте любые намеки на возможную невнимательность,
некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю
внимательно изучить».

76.

• Электронный документооборот не нужно путать с перепиской
по электронной почте. Любой электронный документ должен
быть заверен соответствующим образом лицензированной
электронной подписью.
• Электронный документ должен быть оформлен по общим
правилам делопроизводства и иметь реквизиты,
установленные для аналогичного документа на бумажном
носителе, за исключением оттиска печати и изображения
Государственного герба Российской Федерации.
• При передаче электронных документов в другие
государственные органы документы заверяются электронной
подписью органа исполнительной власти – автора документа в
соответствии с Федеральным законом «Об электронной
подписи».

77.

Языковые формулы выражают:
1) мотивы создания документа:
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью …
В ответ на ваш запрос сообщаем…
Согласно решению Департамента образования…
2) причины создания документа:
Ввиду чрезвычайных обстоятельств…
В связи с тяжелым материальным положением…
3) цели создания документа:
В целях обмена опытом работы направляем в Ваш адрес…
Во исполнение приказа ректора университета…
Для согласования ряда спорных вопросов…
4) сообщение, уведомление:
Сообщаем, что…
Информируем Вас о том, что…
Уведомляем Вас о том, что…
Довожу до Вашего сведения, что…
5) распоряжение, приказ:
Назначить на должность…
Утвердить решение Ученого совета Института…
Обязать руководителей структурных подразделений…
Создать комиссию в составе…
Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов в
общежитии

78.

Языковые формулы выражают:
6) предложение
В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам…
Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области…
7) отказ от предложения
К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по
причине…
Присланная Вами смета расходов на … не может быть утверждена в силу…
В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о…
8) обещание, гарантии
Гарантируем, что…
Оплата гарантируется…
9) напоминание, предупреждение…
Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны…
Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает…
10) просьбу
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о…
Просим принять меры…
Прошу принять меня на работу на должность…
11) приглашение
Приглашаем Вас принять участие в …
Приглашаем Вас стать участником…

79.

Докладная записка информационно-справочный документ,
адресованный руководителю данного или
вышестоящего учреждения и информирующий его
о сложившейся ситуации, имевшем место явлении
или факте, о выполненной работе, а также
содержащий выводы и предложения составителя.
Виды докладных записок:
• инициативные,
• отчетные,
• информационные.

80.

Схема докладной записки
1. Адресат
2. Адресант
3. Название вида документа
4. Заголовок документа
5. Текст:
5.1. Изложение фактов.
5.2. Выводы и предложения.
6. Дата
Подпись
7.

81.

Генеральному директору ООО
«Альтаир»
О.И. Петренко
начальника машбюро
Колбина А.И.
Докладная записка
О замене пишущих машинок
Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время
оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из
которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос приобретения шести новых печатных
машинок, 1 компьютера и принера.
28.11.2018 г.
подпись

82.

Схема объяснительной записки
1. Адресат
2. Адресант
3. Название вида документа
4. Текст (Что? Где? Когда? Почему?).
5. Дата
6. Подпись

83.

БЛАГОДАРЮ ЗА
ВНИМАНИЕ!