Особенности организации работы с входящими документами в организации

1.

Выпускная практическая квалификационная работа
Особенности организации работы с входящими документами
в организации (на примере Государственного комитета
Республики Башкортостан по делам юстиции в г.
Стерлитамак)
Колесникова Марина Михайловна

2.

Документационное обеспечение управления –
деятельность, обеспечивающая реализацию единой
политики
и
стандартов
по
отношению
к
документальному фонду организации. Управление
документами
–деятельность,
обеспечивающая
реализацию единой политики и стандартов по
отношению к документальному фонду организации.

3.

Организация работы с документами –
это отрасль документационного обеспечения
управления, которая направлена на создание
оптимальных условий для всех видов работ с
документами в организации. Грамотная
организация
работы
с
входящими
документами заключается в правильном
составлении и оформлении документации, ее
обработке, регистрации, учете и хранении, а
также ведении баз данных и организации
документооборота.
Тема организации работы с входящими
документами поднимается в статьях Е. В.
Комарова
«Организация
работы
с
документами»,
В.
Ф.
Янковой
«Документооборот организации» и Е. Ю.
Жаровой
«О
документообороте
в
организации».

4.

Тема исследования: Организация работы с входящими документами в организации.
Цель исследования: изучить особенности организации работы с входящими
документами в организации.
Объект исследования: документационное обеспечение деятельности организации.
Предмет исследования: организация работы с входящими документами в организации.
Задачи исследования:
1. Изучить и проанализировать литературу, нормативные правовые и
методические документы по теме исследования.
2. Рассмотреть особенности организации документационного
обеспечения деятельности организации, в том числе организацию
работы с входящими документами.
3. Оформить документы для работы с входящими документами.
Методы исследования:
1) теоретические (анализ, синтез дедукция, дедукция);
2) эмпирические (метод проектирования документов, изучение документов
организации).

5.

§1. Документационное обеспечение деятельности организации

6.

Нормативно-правовую базу документационного обеспечения деятельности и функционирования
организации составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и
нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию
обработки и хранения управленческой документации:
Федеральный закон от 06.04.2011 №
63 ФЗ «Об электронной цифровой
подписи»;
Федеральный закон от 27 июля 2006
г. №149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о
защите информации»;
Федеральный закон от 8 июля 2006
г. № 152-ФЗ «О персональных
данных»;
Федеральный закон от 2 мая 2004 г.
№ 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений Российской Федерации»;
Федеральный закон от 22 октября №
125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (с
изменениями и дополнениями);
ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД.
Организационно-распорядительная
документация. Требования к
оформлению документов;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД.
Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения;
Правила организации хранения,
комплектованная, учета и
использования документов
Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных
документов в органах
государственной власти, органах
местного самоуправления и
организациях, утвержденный
приказом Министерства культуры
Российской Федерации 31 марта
2015 г. №526.
Примерная инструкция по
делопроизводству в
государственных организациях,
утвержденные приказом Росархива
от 11 апреля 2018 г. №44.
Методические рекомендации по
применению ГОСТ Р 7.0.97-2016
СИБИД. Организационнораспорядительная документации.
Требования к оформлению
документов.
Методические рекомендации по
применению правил организации
хранения, комплектования, учета и
использования документов
архивного фонда Российской
Федерации и других архивных
документов в государственных
органах, органах самоуправления и
организациях.
Локальные акты организации по
организации делопроизводства.

7.

Задачи документационного обеспечения деятельности организации:
1) совершенствование
форм и методов работы с
документами;
2) обеспечение единого
порядка
документирования;
3) обеспечение единого
порядка
документирования;
6) унификация форм
документов;
7) сокращение по
возможности
документооборота;
5) хранение документов;
8) методическая работа по
совершенствования
документационного
обеспечения в организации
4) контроль за
исполнением документов;
9) внедрение
прогрессивных технологий
на базе применения
вычислительной и
организационной техники.

8.

Информационно-справочный документ — документ
который сообщает сведения, побуждающие принимать
определенные решения, то есть инициирует
управленческие решения, позволяет выбрать тот или
иной способ управленческого воздействия (письма,
справки, акты, телефонограммы, докладные записки и
другие).
Распорядительные документы – документы, носящие
административный характер и обращенные к
нижестоящим или подчиненным организациям, группам
или отдельным должностным лицам. Основное
назначение распорядительных документов –
регулирование деятельности, позволяющее органу
управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач, получать максимальный эффект от
своей деятельности. (решения, приказы, указания,
постановления, распоряжения и другие).
Документооборот – движение документов в
организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправки.
Регистрация документа – присвоение
документу регистрационного номера и
внесение данных о документе в
регистрационно–учетную форму
Оперативное хранение документов – хранение документов в
структурном подразделении до их передачи в архив организации
или уничтожения. Оперативное хранение подразделяется на:
хранение документов в процессе их исполнения и хранение
исполненных документов.

9.

§ 2. Организация работы с входящими документами в организации
Входящие документы – это документы,
поступающие в организацию из-за его
пределов (от других предприятий,
организаций и учреждений, с которыми
предприятие поддерживает деловые
контакты посредством документов).

10.

11.

Первоначальная обработка входящей
деловой корреспонденции включает:
– проверку целостности упаковки
и вложений принятой
корреспонденции;
– проверку правильности ее
адресования;
– вскрытие конвертов (упаковки
посылок, бандеролей);
– распределение
корреспонденции на
регистрируемую и
нерегистрируемую.

12.

Все поступившие в организацию документы регистрируются. Регистрация необходима для
обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Регистрации подлежат:
инструктивные, сопроводительные,
информационные, гарантийные,
Регистрации НЕ
подлежат:
рекламные письма, письмаподтверждения,письма-напоминания, письмаизвещения, письма-просьбы.
копии организационно-распорядительных
документов предприятий, присланные для
сведения;
копии обзоров, докладов, справок, сводок, панов,
протоколов, бухгалтерских и финансовых
документов (акты, счета-фактуры, платежные
поручения), присланные для разногласий;
копии проектов договоров, контрактов,
соглашений, спецификации, протоколов
разногласий и многие другие

13.

Регистрационный номер входящего документа представляет собой номер
по порядку в пределах календарного года. Регистрация входящих
документов ведется в журнале секретарем. Входящие документы
регистрируются в день поступления. На документах, поступивших в
канцелярию (секретарю) после 17:00, проставляется дата следующего
рабочего дня. Исключение составляют документы с указанием «Срочно»
и телеграммы.

14.

§ 3. Оформление документов для работы со входящими документами
Для организации работы со входящими документами в организации были
оформлены:
1)письмо
(входящее);
2)телефонограмма;
3)журнал
регистрации
поступающих
документов;
4)маршрут
входящего
документа.

15.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«РАДУГА»
(ООО «РАДУГА»)
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
Революционная ул., д.2, Стерлитамак, 453100
Тел./факс: (351) 34-05-05
ОКПО 1234567098612, ОГРН 12312345097876, ИНН/КПП 123456789/1239764610
(ООО «РАДУГА»)
Директору ООО «МИР»
Передала – секретарь
А.Г. Петрову
И.Т. Ковалева
Приняла – секретарь
А.А. Иванова
Тел.: (937) 45-97-50
Тел.: (876) 45-92-56
Уважаемый Андрей Геннадьевич!
Время приёма: 15 ч. 00 мин.
Просим Вас участвовать на заседании оргкомитета по подготовке
совещания
А.Г. Петрову
«РАДУГА»
10.05.2020_____ №_05-241______
На №___________от____________
научно-технического
Директору ООО «МИР»
по
улучшению
лесоснабжения
и
деревообрабатывающей промышленности Московской области и города
ТЕЛЕФОНОГРАММА
«20» __мая 2020г.
№ _87_
г.Стерлитамак
Москвы.
Заседание состоится в пятницу 27 мая в 15.00 часов в конференц-зале
О проведении семинара
организации.
25.05.2020 г. в 14 ч. 30 мин. в актовом зале организации состоится
семинар по теме «Введение новых технологий в строительстве».
Заместитель директора
Соколов
И.К. Соколов
Генеральный директор
Ковалева ИннаТимофеевна,
секретарь
Смирнов
Е.А. Смирнов

16.

Журнал регистрации поступающих документов
№
п/п
Дата
регистрац
ии
Регис
тр №
Исходящий
№ и дата
Отправитель
Вид
док-а
Краткое содере
резолюция
исполнит
ель
Срок
исполнения
Подпись
исполните
ля
Отметка о
направлени
и в дело
1
10.05.2020
01
№ от
29.04.2020
ООО
«Радуга»
письмо
О подготовке
научно
технического
совещания
К
сведению
Андреева
14.05.2020
Андреева
В дело №
02

17.

Маршрут
входящего документа
Внешний мир
руководители
Входящий документ
рассмотрение, резолюция
исполнению
секретари, экспедиция
исполнители
экспедиционная обработка
исполнение
Регистрация входящих
контроль за
по
исполнением отчета
руководителю
Снятие с контроля
решения по
исполнению документа
архив
принятие

18.

Заключение
В ходе исследования была изучена и проанализирована нормативная правовая
документация, нормативные и методические документы.
Выделяют процессы
документационного
обеспечения:
Документирование
Документооборота
Регистрацию
Контроль за исполнение и хранением
документов.
При организации работы с
входящими документами
выполняются следующие
операции:
прием входящих документов, направление документов
исполнителям в соответствии с резолюцией
первоначальная обработка,направление исполненных документов в
дело
предварительное рассмотрение и распределение,отправка
ответных документов
регистрация, рассмотрение документов руководством
Таким образом, цель практической работы – изучить особенности организации работы
с входящими документами в организации – достигнута, задачи решены.

19.

Список литературы
1. Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в
Российской Федерации» /КонсультантПлюс.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изменением
и дополнениями) / КонсультантПлюс.
3. ГОСТ Р 7.0.9.7-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов/ КонсультантПлюс.
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины определения/ КонсультантПлюс.
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда
российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. №526 / КонсультантПлюс.
6. Основные Правила работы архивов организациях организаций (одобрены решением Коллеги Росархива от
06.02.2002) /КонсультантПлюс.
7. Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и
использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях от 30
ноября 2015 г. № 073/Росархива.
8. Методические рекомендации оп применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации по
информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно – распорядительная документация. Требования
к оформлению документов» / КонсультантПлюс.
9. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях 2018 г. /КонсультантПлюс.
10. Андреева В.Н. Делопроизводство: организация и ведение учебно-практическое пособие/ В.Н. Андреева М.:
КНОРУС, 2013. – 289.
11. Асалиев А.М. Основы делопроизводства: учебное пособие/ А.М. Асалиев, И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г.
Вукович. – М.: ИНФА-М, 2016. – 144 с.

20.

Спасибо за внимание,
слушаю ваши вопросы