Методика проведения деловой беседы, собрания, приемов, совещаний, пресс-конференций

1.

2.

• Деловое общение следует отличать от
обычного, поскольку первое преследует
определенную цель и имеет строгую этику
поведения, а последние – могут и не иметь
никакой почвы и повода.

3.

деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу)
информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это
может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью
интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает
ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило,
вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных
подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение
важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных
для обеих сторон документов;
дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным
инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми
сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к
решению проблем.

4.

• Деловые совещания проводятся для
того, чтобы выработать конкретное
решение актуальной проблемы или
задачи. Помимо этого на совещаниях
сотрудники подразделений могут
делиться с руководством своими
идеями по возможному решению
каких-либо вопросов. Такая форма
коммуникации позволяет комплексно
увидеть ситуацию в компании, ее
слабые и сильные стороны,
способствует вхождению новых
людей в коллектив, их знакомству с
корпоративной культурой и нормами,
принятыми в организации.

5.

• поддержание политики компании, а также ее
развитие и доведение до всех сотрудников;
• интеграция действий всех служб и
подразделений в соответствии со
стратегической целью компании;
• определение новых задач и оценка
эффективности уже реализованных кампаний;
• решение возникающих вопросов.

6.

• Деловая беседа представляет собой акт
непосредственной коммуникации в
официально-деловой сфере, осуществляемой с
помощью вербальных и невербальных средств.
Она имеет следующие характерные
особенности: дифференцированный подход к
предмету обсуждения с учетом
коммуникативной цели и особенностей
партнеров в интересах доступного и
убедительного изложения позиций сторон;
быстрота реагирования на высказывания
партнеров; критическая оценка мнений и
предложений партнеров; аналитический
подход к учету и оценке субъективных и
объективных факторов; ощущение собственной
значимости и повышение компетентности
партнеров в результате критического разбора
других точек зрения по данной проблеме;
ощущение сопричастности и ответственности в
решении проблем.

7.

заранее написать план беседы, отработать наиболее важные
формулировки;
• применять принцип периодического воздействия на
собеседника в ходе беседы: неблагоприятные моменты и
факты чередовать с благоприятными, в начале и в конце
говорить о положительных фактах;
• постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его
ожиданиях, преимуществах, которых он добивается
посредством этой беседы, его позиции, его желании
самоутвердиться, его чувстве справедливости, его самолюбии;
• избегать присутствия посторонних, незаинтересованных лиц;
• в любой ситуации быть вежливым, проявлять
безукоризненный вкус;
• облегчать собеседнику положительный ответ;

8.

• следует избегать вопросов, на которые собеседник может
ответить «нет»;
• • подробно объяснять свою позицию, если собеседник с ней не
соглашается;
• • не отвлекаться от предмета беседы и избегать попутных
отступлений, выражаться убедительно и в оптимистической
манере. Необходимо также помнить, что нормальному ходу
диалога мешает, когда бестактно обрывают собеседника на
полуслове, неоправданно лишают его возможности высказать
свое мнение, игнорируют или высмеивают аргументы
партнера, подтасовывают факты, высказывают необоснованные
подозрения и т.д.

9.

• Переговоры представляют собой
процесс целенаправленного и
ориентированного на достижение
необходимых результатов
делового общения в форме
диалога или полилога. Они
проводятся в основном для того,
чтобы с помощью взаимного
обмена мнениями достигнуть
отвечающего интересам обеих
сторон соглашения и получить
результаты, которые устроили бы
всех участников переговоров.

10.

• • приветствие и введение в тему
переговоров; характеристика темы и
предложения о ходе переговоров;
• • изложение позиций сторон;
• • ведение диалога;
• • решение проблемы;
• • завершение и подготовка итогового
документа.

11.

• Пресс-конференция —
мероприятие для СМИ,
которое организует
пресс-служба, чтобы
осветить и
прокомментировать
важную для
организатора и
общественности
новость или иной
информационный
повод.

12.

• 1. Начинать пресс-конференцию необходимо вовремя, в знак
уважения к тем, кто пришел заранее. Допустимая задержка
начала – 5, максимум – 10 минут от запланированного времени.
• 2. Чтобы облегчить приглашенным поиск зала для прессконференции, лучше развесить объявления на входной двери,
указатели со стрелками.
• 3. Обеспечить всех выступающих специальными табличками, с
указанием их имен и названий должностей.
• 4. Ведущий должен представить участников; отвести
нежелательный вопрос, т.е. оставить без ответа, ссылаясь на
отклонение от объявленной темы; выбрать кандидата на
очередной вопрос, объявить о начале и финале мероприятия.

13.

• 5. Вступительная речь представителя перед началом прессконференции необходима, и она должна занимать по времени
не более 5 минут и ее основная задача – задать
эмоциональную тональность, чем снабдить информацией.
• 6. Ведущий пресс-конференции должен:
– • не допускать преувеличений, называя вещи своими именами;
– • проявлять уважение к своим конкурентам, политическим
противникам, недоброжелателям;
– • избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы
типа "да", "нет";
– • избегать тем, освещение которых в прессе для компании
нежелательно;
– • не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из
приглашенных гостей; отказаться от втягивания в спор или дебаты.

14.

• Деловая беседа – передача
или обмен информацией и
мнениями по
определенным вопросам
или проблемам. По итогам
деловых бесед принятие
решений, заключение
сделок необязательно.
Деловая беседа может
предварять переговоры
или быть элементом
переговорного процесса.

15.

• продумать вопросы, которые необходимо задать
собеседнику;
• определить желаемый конечный результат;
• установить регламент и место проведения
беседы; определить ее стратегию и тактику.

16.

• профессиональные знания дают возможность для реализации
высокой объективности, достоверности и глубины изложения
информации, а также для владения ситуацией;
• ясность позволяет увязать факты и детали, избежать
двусмысленности, путаницы, недосказанности;
• наглядность – максимальное использование иллюстративных
материалов (документов, информационных источников,
таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей
(снижает абстрактность изложения информации);
• постоянная направленность – следует постоянно держать в
голове основные задачи беседы и знакомить с ними
собеседника;
• ритм – повышение интенсивности беседы по мере
приближения ее к концу.