Методика проведения деловой беседы, собрания, приёмов, совещаний, пресс-конференций

1.

Министерство образования и науки Республики Алтай
БПОУ РА «Горно-Алтайский педагогический колледж»
МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ
БЕСЕДЫ, СОБРАНИЯ, ПРИЁМОВ,
СОВЕЩАНИЙ, ПРЕССКОНФЕРЕНЦИЙ
Выполнила: Старыгина Алёна

2.

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА
Деловая беседа - это устный контакт между деловыми
партнерами, которые имеют необходимые полномочия от
своих организаций и фирм для установления деловых
отношений, разрешения деловых проблем или выработки
конструктивных подходов к их решению.

3.

ФУНКЦИИ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
- взаимное общение работников из одной деловой сферы;
совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка
рабочих идей и замыслов;
- контроль и координирование уже начатых деловых
мероприятий;
- поддержание деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.

4.

ЭТАПОВ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ.
1. Подготовка к деловой беседе.
2. Установление места и времени встречи.
3. Начало беседы.
4. Постановка проблемы и передача информации.
5. Аргументирование.
6. Парирование замечаний собеседника.
7. Принятие решения и фиксация договоренности.
8. Завершение деловой беседы.
9. Анализ результатов деловой беседы.

5.

ВИДЫ ЗАМЕЧАНИЙ
невысказанные замечания;
- предубеждения;
- ироничные замечания;
- замечания с целью получения
информации;
- замечания с целью проявления себя;
- субъективные замечания;
- объективные замечания;
- замечания с целью сопротивления.

6.

СОБРАНИЯ (СОВЕЩАНИЕ)
Деловое совещание (собрание) - устное
коммуникативное взаимодействие группы людей
(коллектива). В этом виде общения сочетаются
различные жанры: ораторский монолог (вступительное
и заключительное слово ведущего, выступления
участников, доклад), беседа (обмен информацией,
выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»),
дискуссия.

7.

ХАРАКТЕР ПРОВЕДЕНИЯ
- диктаторские – главную роль играет руководитель;
участники имеют право только задавать вопросы, но не
высказывать собственные мнения, дискуссий нет.
- автократические – разновидность диктаторских
совещаний; руководитель задает вопросы участникам
и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не
обсуждаются;
- сегрегативные (от лат – отделение) – в обсуждении
доклада принимают участие только те, кто назначен
руководителем; лица, лишенные возможности
высказаться, порой испытывают недоброжелательное
отношение к председательствующему и к тем, кому
предоставлено слово;

8.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
1) Выяснить, проанализировать состояние дела (как
выполняется намеченное, что происходит в коллективе ...);
обменяться информацией по обсуждаемому вопросу,
скоординировать усилия и сделать организационные
выводы. Этим задачам соответствует информационный
тип собрания.
2) Проинформировать коллектив о поисках в решении
проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения,
убедить сотрудников в правильности проводимой
хозяйственной политики. Для решения этих задач
предназначено разъяснительное собрание, или собрание инструктаж.
3) Найти коллективное решение проблемы, продуцировать,
собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или
«мозговая атака».

9.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
4) Отобрать и принять конструктивные решения. Это
задача собрания - принимающего решения.
5) Дать участникам необходимые знания, повысить их
квалификацию. Этот тип называется конференция,
или учебное собрание.

10.

ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ
1.Докоммуникативный этап:
• Выяснение необходимости совещания.
• Формулировка темы и цели
• Разработка повестки дня, проекта решений
• Определение и подготовка участников
• Назначение времени и места проведения
2. Коммуникативный этап:
• Вступительное слово председателя.
• Обсуждение проблемы (сообщения, беседа или дискуссия)
• Принятие решений (факультативно, не всегда)
• Итоговый монолог председателя.
3. Посткоммуникативный этап
• Анализ собрания

11.

ДЕЛОВОЙ ПРИЁМ
Деловой приём – одна из общепринятых и
распространенных форм делового общения. Они
проводятся как поводу важных и знаменательных событий,
так и в порядке повседневной деятельности деловых
структур.

12.

ЦЕЛЬ ДЕЛОВОГО ПРИЁМА
Цель делового приема – способствовать заключению
взаимовыгодных договоров.
КЛАССИФИКАЦИЯ ПРИЕМОВ
приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных
мест;
приемы стоя - без посадочных мест.

13.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ
Дневные приемы:
1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность- от 30 минут до 1 часа.
Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных
вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. одновременно с
завтраком - из соображений экономии времени.
Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико - не более
пяти человек.
Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не
приглашаются.
2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда,
десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не
приглашаются (но может быть исключение).
В целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер,
чем вечерние.

14.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ
Вечерние приемы:
1. Коктейль,
бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как
правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся
официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими
буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема приблизительно в 17 часов.
2.
“А ля фуршет” ("a la fourchette” - фр. - вилкой: так как “а” - предлог, обозначающий
творительный падеж, а "1а fourchette" - вилка). Продолжительность та же, что и у
приема типа “коктейль”, время начала приема - также около 17 часов. Этот прием
проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме “а ля фуршет” накрываются
столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами
накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает,
что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа,
стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - в правой.
Одежда на приемах типа “коктейль”, бокал шампанского и “а ля фуршет” - обычный костюм,
но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования
к украшениям.

15.

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ
Пресс-конференция — мероприятие для СМИ,
проводимое в случаях, когда есть общественно значимая
новость или любой другой повод, и организация или
отдельная личность, непосредственно связанные с этой
новостью или поводом, желают дать свои комментарии по
этому вопросу.

16.

ЦЕЛЬ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ
Цель пресс-конференции – способствовать
адресному распространению информации
(новостей, документов, фотографий) среди
редакций СМИ.

17.

ПОДГОТОВКА ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ.
1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции. На этом
этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются
основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для
журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции.
2.Подготовка основных документов пресс-конференции:
? Сценарий (где будут прописаны основные идеи). Тайминг (в нем
отражено примерное время каждого пункта сценария),
? Пресс-релиз акции и анонс пресс- конференции. Рекомендуемый
срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
? Речь ведущего и спикеров пресс- конференции (если они известны)
Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов
позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией
распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после
того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).
Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!

18.

ПОДГОТОВКА ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ
3. Анонсы. В вашей фирменной рассылке перед прессконференцией должно выйти как минимум 2 анонса
предстоящего мероприятия, в которых раскрывается
уникальность и интересные подробности, указываются спикеры
(если они известны), указывается место и время проведения
пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера,
занимающегося аккредитацией. Также развернутые анонсы в
прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить
приход журналистов на вашу пресс-конференцию.
Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия.
4. Техническое оснащение. Обязательной частью данного этапа
является осмотр площадки и проверка местного технического
обеспечения и функционирования оборудования, необходимого
для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук,
необходимое количество микрофонов и их работа, экраны,
достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для
эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты
движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).
Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю, за 1 день контрольная проверка. В случае отсутствия требуемого
оборудования на площадке за неделю вы успеете заказать все в
другом месте. В этом пункте (почему-то получается именно так)
следует также помнить об организации фуршета.