Cодержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления

1.

ВВЕДЕНИЕ. CОДЕРЖАНИЕ И
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
СОВРЕМЕННОГО
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

2. Цель занятия:

ЦЕЛЬ ЗАНЯТИЯ:
изучение
основных
терминов и определений
ДОУ;
определение места и роли
документов в деятельности
предприятия;
рассмотрение
классификации документов

3. Вопросы для изучения:

ВОПРОСЫ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ:
1.
2.
3.
Предмет, содержание и задачи
ДОУ.
Место и роль документов в
управлении на современном
этапе.
Классификация документов.

4.

Объектом ДОУ являются как отдельные
документы, так и вся совокупность
документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления
документов, отражающих весь спектр
управленческой деятельности предприятия;
надлежащая организация документооборота
согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в
овладении основами правильного оформления
документов и надлежащей организацией
документооборота согласно требованиям ГОСТа.

5. Документационное обеспечение управления -

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ -
это деятельность аппарата
управления, охватывающая
вопросы документирования и
организации работы с
документами в процессе
осуществления им
управленческих функций.

6.

Документирование - запись информации
на различных носителях по
установленным правилам.
Документооборот - движение документов
в организации с момента их создания
или получения до завершения
исполнения или отправления.
Архив - организация или структурное
подразделение, осуществляющие прием
и хранение архивных документов с
целью использования.

7. Основные задачи ДОУ:

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ДОУ:
отражение управленческой,
производственной и иной
деятельности предприятия в
соответствующих документах;
обеспечение рационального
использования документов в деловой
практике предприятия.

8.

Информация - это сведения о лицах,
предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их
представления.
Документ - зафиксированная на
материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Документированная информация материальный объект с информацией,
закрепленной созданным человеком
способом для ее передачи во времени и
пространстве.

9. Свойства документа:

СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА:
информативное
эксплуатационное

10. Основные функции документа:

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
ДОКУМЕНТА:
информационная (в документе фиксируются
факты, события, явления..);
организационная (с помощью документа
обеспечивается воздействие на коллективы людей
для организации и координации их деятельности);
коммуникативная (документ обеспечивает
внешние связи предприятия);
юридическая (содержание документа
используется в качестве доказательства при
рассмотрении спорных вопросов);
воспитательная (документ дисциплинирует
исполнителя, требует повышенного уровня
образовательной подготовки);
учебная (для начинающих работников и молодых
специалистов готовые документы или их копии
становятся образцами для подготовки и
оформления новых документов).

11. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ
ДОКУМЕНТОВ
по способу документирования:
рукописные;
электронные;
графические;
кино-фотодокументы.

12. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по сфере использования:
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

13. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по содержанию:
простые;
сложные.

14. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по месту составления:
внутренние;
внешние.

15. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по степени гласности:
открытые;
с грифом ограничения доступа.

16. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по происхождению:
официальные или служебные;
личные.

17. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по юридической силе:
оригиналы или подлинники;
копия;
отпуск;
заверенные копии;
выписки;
дубликаты.

18. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по форме изложения (степени
унификации):
индивидуальные;
трафаретные;
типовые;
примерные;
унифицированные.

19. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по срокам исполнения:
срочные (с указанием срока
исполнения);
несрочные.

20. Классификация документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по срокам хранения:
временного хранения ( до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10
лет);
постоянного хранения.