Делопроизводство и документооборот. Тема 1. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

1.

Преподаватель Меша Татьяна
Владимировна
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ
Тема 1. Нормативно-методическое
регулирование делопроизводства

2.

ИНФОРМАЦИЯ — КАК СВЕТ. ЕСЛИ ЕЕ
СЛИШКОМ МНОГО, ОНА МОЖЕТ ОСЛЕПИТЬ.
С. ПАРКИНСОН, М. РУСТОМДЖИ

3.

Информационное общество:
⮞ разновидность постиндустриального
общества;
⮞ построено на использовании информации и
знаний с помощью новейшей
информационной техники и технологий;
⮞ информационные и телекоммуникационные
технологии приобрели глобальный характер,
охватив все сферы деятельности человека;
⮞ обеспечено информационное единство всей
человеческой цивилизации.

4.

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТ
Человечество вошло в Эру
Информации. Кто владеет
информацией – владеет миром.
Проблемы сбора, накопления и
обработки информации решаются на
новом, более качественном уровне.
Вся получаемая и создаваемая вновь
информация соответствующим
образом фиксируется.

5.

Документы являются материальными
носителями фиксируемой информации.

6.

ДОКУМЕНТ В ОРГАНИЗАЦИИ
Любая организация начинается с документов.
Документ выступает в качестве средства
взаимодействия, свидетельства отношений субъектов
хозяйствования, материального выражения
большинства их действий и закрепления юридических
фактов.
Умение работать с документами, правильное
построение делопроизводства и
делопроизводственных потоков в организации
оказывают прямое определяющее воздействие на
результаты и эффективность ее деятельности.

7.

СОВРЕМЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ОСНОВАНО НА СЛЕДУЮЩИХ
ПРОЦЕССАХ
⮚ получение информации и ее обработка;
⮚ анализ, подготовка и принятие решений;
⮚ выполнение решений;
⮚ учет и контроль принятых решений.
Организация работы с документами является
ключевой технологией управления в любом
учреждении.
Делопроизводство и документооборот
рассматриваются как документационное
обеспечение управления (ДОУ), как
документальное отражение и обеспечение
управленческих процессов.

8.

ДОКУМЕНТЫ
В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ ПРОЦЕССЕ:
✔ отражают деятельность организации
✔ являются главным аргументом в спорных
ситуациях
✔ служат основой для принятия
управленческих решений
✔ обеспечивают сохранение и накопление
информации

9.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013
«Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения», утвержден приказом
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст
(далее — ГОСТ Р 7.0.8—2013).
Делопроизводство – это деятельность по
документированию, документообороту, оперативному
хранению и использованию документов.
Документирование — регламентированный процесс
фиксации на различных носителях и оформления на
основании установленных требований и норм всей
необходимой для осуществления управленческой
деятельности информации.

10.

Способ
фиксации информации
определяет и выбор средств
документирования. Это могут быть как
простые орудия, используемые для
составления документа (карандаш,
ручка), так и механические
(электромеханические средства, такие
как: магнитофоны, диктофоны, фото-,
кино-, видеотехника). Это могут быть
также и средства вычислительной
техники.

11.

В зависимости от средств документирования
различаются способы документирования :
текстовые; кино-, фото-,
видеодокументирование; электронные.
Определение документа в архивной
терминологии, информатике,
документалистике, юридических науках,
исторических науках и в сфере управления
разные.

12.

Документ – это зафиксированная на
носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Юридическая сила документа — свойство
официального документа вызывать правовые
последствия. Созданный в процессе
документирования документ должен выполнить
предназначенные ему функции. Выполнение его
функций обеспечивает вторая составная часть
делопроизводства — организация работы с
документами, включающая организацию
документооборота.

13.

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ ОФИЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ:
Информационная (документ создают для сохранения
информации).
Социальная (документ является социально значимым
объектом, так как связан с определенной социальной
потребностью).
Коммуникативная (документ выступает средством связи
между организациями и другими общественными
структурами).
Культурная (документ закрепляет и передает культурные
традиции, в частности, уровень научного и технического
развития общества).

14.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ ОФИЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ:
Управленческая (документ является инструментом
управления, поскольку специально создан для этой цели;
примером могут служить, плановые, отчетные,
организационно-распорядительные и др. документы).
Правовая (документ является средством закрепления и
изменения правовых норм и правоотношений в обществе;
примером являются законодательные и правовые
нормативные акты, документы, приобретающие на время
правовую функцию).
Историческая (документ – это источник исторических
сведений о развитии общества после выполнения своих
оперативных функций, чему помогает его поступление на
хранение в архив).

15.

ПРИЗНАКИ КЛАССИФИКАЦИИ
ДОКУМЕНТОВ
видам деятельности,
способу фиксации информации,
наименованию,
месту составления,
степени сложности,
юридической силе,
степени гласности (секретности),
срокам исполнения,
стадиям создания,
происхождению,
срокам хранения,
степени обязательности,
степени унификации
характеру содержания

16.

ПО ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
научно-технические, конструкторские,
проектно-сметные, нормативные,
управленческие (организационно-распорядительные),
технологические,
по личному составу,
плановые,
финансово-расчетные,
отчетно-статистические,
бухгалтерскому учету, по торговле,
ценообразованию, и др.

17.

ПО НАИМЕНОВАНИЮ:
приказы,
распоряжения,
указания,
акты,
протоколы и т.д.

18.

ПО СПОСОБУ ФИКСАЦИИ:
письменные - рукописные, машинописные,
типографские, подготовленные на
множительных аппаратах, электронные
графические и фото-, фоно-, кинодокументы

19.

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ:
Внутренние – используемые для решения
внутренних вопросов организации.
Внешние – поступающие (входящие) и
отправляемые (исходящие)

20.

ПО СТЕПЕНИ СЛОЖНОСТИ
простые - это документы, в которых
рассматривается один вопрос
сложные - в сложных документах –
рассматривается несколько вопросов

21.

ПО СТЕПЕНИ ГЛАСНОСТИ
открытые несекретные
документы с ограниченным доступом.
Бывают разной степени секретности
(совершенно секретные, секретные и др.)
документы для служебного пользования
(ДСП),
конфиденциальные документы.

22.

ПО ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ:
подлинные – (подлинные документы бывают
действительные и недействительные.
Недействительным документ становится в
результате истечения срока действия или
отмены его другим документом).
Подложные

23.

ПО СРОКАМ ИСПОЛНЕНИЯ:
срочные - документы со сроком исполнения,
установленным законом и соответствующими
правовыми актами, а также телеграммы и
другие документы с грифом «срочно»
несрочные

24.

ПО СТАДИЯМ ПОДГОТОВКИ:
черновик - документ, подготовленный для
дальнейшего оформления
подлинники (оригиналы) – единственный
экземпляр документа, оформленный и
подписанный с черновика в соответствии с
установленными требованиями.

25.

С подлинника могут быть изготовлены такие
документы как:
копия – идентичное, заверенное должностным
лицом воспроизведение подлинника.
отпуск – копия документа, остающаяся в делах
организации.
выписка из документа – заверенная часть текста
подлинника.
дубликат – второй экземпляр документа,
имеющий одинаковую силу с подлинником.

26.

ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ:
служебные - подготовленные на
предприятиях, в организациях;
личные - письма граждан с изложениями
жалоб, предложений, просьб.

27.

ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ:
документы постоянного хранения;
документы временного хранения. Документы
временного хранения, в свою очередь,
делятся на документы со сроком хранения до
10 лет и свыше10 лет.

28.

ПО СТЕПЕНИ ОБЯЗАТЕЛЬНОСТИ:
информационные – содержащие сведения и
факты о производственной и иной
деятельности организаций;
директивные – обязательные для
исполнения, носящие характер юридической
или технической нормы.

29.

ПО СТЕПЕНИ УНИФИКАЦИИ:
индивидуальные – являются специфическими, носящими
характер разового документа;
типовые – рассчитанные на изложение однородных
процессов и явлений: типовой технологический процесс,
типовые правила внутреннего распорядка и т.п;
трафаретные – имеют заранее напечатанный текст с
пробелами, которые заполняются при окончательном
оформлении;
примерные (образцовые);
унифицированные (в виде анкет и таблиц) рассчитанные на
изложение однородных процессов и явлений: типовой
технологический процесс, типовые правила внутреннего
распорядка и т.п.

30.

31.

32.

33.

34.

Петр I в 1700 г. издает указы об отмене
столбцовой формы документа
и всеобщем переходе к тетрадной
форме, вводит в обращение гербовую
бумагу.
28 февраля 1720 г. утвержден
"Генеральный регламент", ввел систему
делопроизводства, получившую
название "коллежской" по названию
учреждений нового типа – коллегий.

35.

В Генеральном регламенте
подробно проработаны
и вопросы
документирования и
движения дел
(документооборота).
Серьезным новшеством
было введение подписи
руководителя
присутственного места на
документе. Впервые Петр I
стал лично подписывать
издаваемые им указы.

36.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации
и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию
их ведения, ввел понятие об архивах

37.

ЗАМЕНА
Приговоры, указные грамоты, наказы
указами, регламентами, инструкциями, резолюциями;
Челобитные – прошениями;
Памяти и отписки – предложениями, сообщениями, рапортами,
доношениями.
НОВОВВЕДЕНИЯ
Финансовая - термины «дебет», «кредит», «баланс», «бухгалтер»;
Военная – реляции, предписания, диспозиции;
Договорная международная – ноты, меморандумы, депеши;
Судебная – допросы, показания, приговоры;
Статистическая – подушные переписи («ревизские сказки»),
губернские сводки

38.

39.

40.

41.

Протокол;
Прошение;
Рескрипты;
Реляции;
Рапорты;
Доношения;
Приказы;
Ордера;
Предписания;

42.

На всем протяжении XIX в.
издавались сборники
образцов документов,
называемых «письмовники»,
с целью помочь чиновникам
и частным лицам составить
документ
в соответствии с
существующими правилами.

43.

Первые годы советской власти ознаменованы поисками
правил организации делопроизводства, отвечавших
задачам, которые ставила новая власть
.
1920-1930-е годы особый период в развитии советского
делопроизводства, так как это время массового движения, названного
научной организацией труда (НОТ) и научной организацией
управленческого труда (НОУТ). Движение за НОУТ оказало значительное
влияние на формирование и развитие делопроизводства.
1931г. проект "Общих правил
В 1925 г. появляется Оргстрой,
документации и документооборота".
а в феврале 1926 г.
Государственный институт
техники управления (ИТУ.)

44.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и
проблемы восстановления народного хозяйства после
окончания войны оттеснили на второй план вопросы
документационного обеспечения Управления.
Повышение интереса к разработке проблем
рационализации технологии и техники управления
можно отнести к началу 60-х гг.

45.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное
совещание по вопросам механизации труда
инженерно-технических работников и работников
административно-управленческого аппарата.
Решено создать специализированный институт с
возложением на него задачи разработки Единой
системы делопроизводства, сформулировано
понятие НОТ и обозначены основные направления
исследований.

46.

Первые ГОСТы на организационнораспорядительную документацию (ОРД)
были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ
6.38-72 «Система организационнораспорядительной документации. Основные
положения» - ГОСТ 6.39-72 «Система
организационно-распорядительной
документации. Формуляр-образец».

47.

48.

49.

50.

ГОСТ Р 7.0.8-2013
Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и
издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения" (утв.
Приказом Росстандарта от
17.10.2013 N 1185-ст) взамен ГОСТ
Р 51141-98 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и
определения», введен в действие с 1
марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013
устанавливает термины и
определения основных понятий,
используемых в области
делопроизводства и архивного дела

51.

ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА
Информационные революции в истории
развития цивилизации:
Первая – изобретение письменности;
Вторая (середина XVI в.) – изобретение книгопечатания;
Третья (конец XIX в.) - изобретение электричества;
Четвертая (70-е годы XX в.) – изобретение
микропроцессорной технологии, появление
персонального компьютера;
• Последняя информационная революция – активное
развитие информационной индустрии (всех видов
информационных и телекоммуникационных технологий)
для распространения новых знаний