Планирование деятельности по управлению проектом: управление содержанием и сроками проекта

1. Планирование деятельности по управлению проектом: управление содержанием и сроками проекта

к.э.н., доцент кафедры правоведения,
государственного и муниципального управления
Черноножкина Н.В.

2. Понятие и виды планов проекта

План управления проектом — это сводный
документ, который интегрирует все базовые и
вспомогательные планы, разработанные в
рамках разных процессов планирования
проекта.

3.

• План управления проектом - пакет
утвержденных формальных документов, в
которых указано, как проект будет
исполняться и как будет происходить
мониторинг и управление проектом.
• План может быть обобщенным или
подробным, а также может включать один
или несколько вспомогательных планов
управления и другие документы по
планированию.

4. Структура плана

1. План управления содержанием.
2. План управления расписанием.
3. План управления стоимостью.
4. План управления качеством.
5. План совершенствования процессов.
6. План управления обеспечением проекта персоналом.
7. План управления коммуникациями.
8. План управления рисками.
9. План управления поставками.
10. Список контрольных событий.
11. Доступность ресурсов.
12. Базовый план расписания.
13. Базовый план по стоимости.
14. Базовый план по качеству.
15. Реестр рисков.

5.

Последовательность процедур планирования

6.

РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ = ЦЕЛЬ + ЗАДАЧИ + КОМАНДНАЯ РАБОТА +
КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ + РИСКИ
Проектный треугольник

7.

План управления содержанием проекта документ, описывающий, как будет
определяться, разрабатываться и проверяться
содержание проекта и как будет создаваться и
определяться иерархическая структура работ, а
также дающий указания по управлению
содержанием проекта. План управления
содержанием проекта может быть
неформальным и обобщенным или
формальным и очень подробным в зависимости
от потребностей проекта.

8.

Продукт проекта — измеримый ожидаемый результат его
реализации.
Содержание проекта — совокупность работ, выполнение
которых необходимо для получения продукта проекта.
Управление содержанием проекта - группа процессов,
обеспечивающих включение в проект только тех работ и
результатов, которые способствуют его успешному
выполнению, составляет.

9.

Последовательность действий разработчика
проекта по управлению содержанием :
1.
2.
3.
4.
5.
создать план управления содержанием
собрать требования
определить содержание проекта
создать структуру декомпозиции работ
контролировать содержания

10.

• Зачем органу власти нужен проект, зачем целевой группе
нужен проект?
• Что орган власти получит в результате выполнения проекта?
• Что получит в результате выполнения проекта целевая группа?
• Получит ли орган власти и целевая группа (нужно ли получить)
еще какие-то результаты?
• Какие задачи специально вынесены за рамки проекта?
• Есть ли в проекте какие-либо упущения, не совпадает ли он в
чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок
проекта?
• Возможно ли появление серьезных проблем?
• Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые
заказчиком или обстоятельствами?

11.

Правила постановки целей
Критерий
Ключевой вопрос
Определение
Specific
Конкретная
Какие критерии
достижения этой цели
существуют?
Цели должны быть предельно ясны и конкретны,
чтобы все люди, вовлеченные в процесс их
достижения, понимали, в чем они состоят.
Measurable
Измеримая
Существует ли шкала,
показывающая (в
любой момент
времени) насколько
цель достигнута?
Цели должны быть измеримы, чтобы можно было
узнать, что они достигнуты. Очень полезно выделить
не только конечные, но и промежуточные критерии
оценки, чтобы иметь возможность проверить, насколько
Вы продвинулись в достижении цели.
Achievable
Достижимая
Насколько цель
достижима?
Цели должны быть достижимы с точки зрения
внешних факторов и внутренних ресурсов. При
постановке целей Вы должны чувствовать, что есть
возможность достичь их в оговоренный срок. И в то же
время, они должны быть достаточно сложны, чтобы
было необходимо прилагать усилия для их достижения.
R
Relevant
Релевантная
Насколько эта цель не
противоречит
достижению других
целей?
Цели должны соотноситься с другими, более
общими, а также со стратегическими целями, и
работать на их достижение.
T
Timebound
Определена
во времени
К какому сроку цель
должна быть
достигнута?
Для каждой цели должны быть намечены временные
рамки. Требуется определить срок как для
конечного, так и для промежуточных результатов.
S
M
A
E
R
Evaluated — каждому этапу в достижении цели руководитель должен дать оценку, то есть наладить
обратную связь
Reviewed — цель должна периодически пересматриваться и корректироваться руководителем на
основании изменений внутри и вовне компании

12. Приказ Минэкономразвития России от 16.09.2016 N 582 «Об утверждении Методических указаний по разработке и реализации

государственных программ Российской
Федерации»
Критерии формулировки целей:
• специфичность (цель должна соответствовать сфере реализации
государственной программы);
• конкретность (не допускаются размытые (нечеткие) формулировки,
допускающие произвольное или неоднозначное толкование);
• измеримость (достижение цели можно проверить);
• достижимость (цель должна быть достижима за период реализации
государственной программы);
• релевантность (соответствие формулировки цели ожидаемым
конечным результатам реализации программы).

13. Ошибки

• 1. Формулирование целей через «создание
условий».
• 2. Формулирование целей через
реализацию государственной политики.

14.

1) формулировка цели должна соответствовать решению проблем,
изложенных в обосновании проекта (программы);
2) формулировка должна указывать на выгоды и эффекты,
получаемые от реализации проекта (программы);
3) формулировка должна содержать конкретные количественные или
качественные показатели с указанием целевых значений;
4) целевые значения указываются на год окончания проекта и
некоторую перспективу (например, до 2025 г.) (например, повысить к
2020 году обеспеченность жильем на одного гражданина Российской
Федерации на XX кв. м и довести ее к 2025 г. до XX кв. м на человека;
снизить к 2020 г. потребность граждан Российской Федерации в жилье
с XX до XX% (к 2025 г. — до XX%).
Формула для составления формулировки цели проекта органа
власти:
Действие + количественно измеримый эффект + срок выполнения
(возможно и перспективный измеримый эффект)

15. Разработка структуры декомпозиции работ

проекта
блока
блока

16. Управление сроками проекта

Управление сроками проекта включает следующие процессы:
планирование управления расписанием — определение
перечня операций — определение последовательности
операций — оценка длительности операций — оценка ресурсов
операций — разработка расписания — контроль расписания.
План управления расписанием - документ, устанавливающий
критерии и операции по разработке и управлению
расписанием проекта. План управления расписанием может
быть формальным или неформальным, очень подробным или
обобщенным в зависимости от потребностей проекта.

17.

Контрольные точки — существенные события проекта, отражающие
получение измеримого результата, не имеющие в отличие от работ и
операций длительности и трудоемкости.
Контрольные точки формулируются как завершенное действие и могут
характеризовать этап, результат или показатель.
Примеры:
1) контрольная точка этапа — утверждение паспорта проекта,
утверждение сводного плана проекта;
2) контрольная точка результата — утверждены
методические рекомендации по подготовке муниципальных правил
благоустройства;
3) контрольная точка показателя — снижение показателя
младенческой смертности до 5,8 на 1000 родившихся живыми.

18.

Определение последовательности операций
План по вехам — графическое или табличное
представление взаимосвязанных ключевых вех проекта
с указанием сроков их наступления и ответственных за
выполнение этих сроков.
Веха — событие или дата в ходе осуществления
проекта.
Веха используется для отображения состояния
завершенности тех или иных работ. Руководители
используют вехи для того, чтобы обозначить важные
промежуточные результаты, которые должны быть
достигнуты в процессе реализации проекта.

19. Практические рекомендации по построению плана по вехам

1. Составляется с конца, начиная с события успешного завершения
проекта (достижения цели, получения результата).
2. Для каждого события указывается время его наступления,
ответственное лицо.
3. В качестве событий целесообразно использовать моменты
начала и/или завершения работ, представленных в структурной
декомпозиции работ. Учитывая ограниченный объем плана по
вехам, целесообразно ограничиваться верхними уровнями
декомпозиции.
4. Сроки достижения вех должны быть согласованы со всеми
участниками. После этого каждая из вех становится контрольной
точкой и должна быть включена в план контроля и отчетности
проекта.

20. Сетевой график представляет собой граф, отображающий все необходимые для достижения цели проекта операции в технологической

взаимосвязи.
Основными элементами сетевого графика являются работа,
событие, путь.
• Работа — это трудовой процесс, требующий затрат времени и
ресурсов. В сетевой модели работа изображается в виде
сплошной стрелки, над которой стоит цифра, показывающая ее
продолжительность (обычно в днях).
Работа идентифицируется номерами начального и конечного
события (например, работа 1–2, 3–4).
• Событие — это результат выполнения одной или нескольких
работ, позволяющий начинать следующую работу.
• Путь — это непрерывная последовательность работ от
исходного до завершающего события сетевой модели.
Суммарная продолжительность работ, лежащих на пути,
определяет длину пути.

21.

Задание.
Внимательно изучите сетевой график.
Определите количество путей и их продолжительность.

22.

Пример сетевого графика взаимодействия с заказчиком

23.

Правила построения сетевого графика
1. Правило последовательности изображения работ: сетевые
модели следует строить от начала к окончанию, то есть слева
направо.
2. Правило пересечения стрелок. При построении сетевого
графика следует избегать пересечения стрелок: чем меньше
пересечений, тем нагляднее график.
3. Правило обозначения работ: между обозначениями двух
смежных событий может проходить только одна стрелка.
4. Правило запрещения замкнутых контуров (циклов, петель).
Недопустимо, чтобы один и тот же путь возвращался в то же
событие, из которого он вышел.
5. Правило запрещения тупиков. В сетевом графике не должно
быть тупиков, то есть событий, из которых не выходит ни одна
работа, за исключением завершающего события.
6. Правило запрещения хвостовых событий. В сетевом графике не
должно быть хвостовых событий, то есть событий, в которые не
входит ни одна работа, за исключением начального события.

24.

Сетевой график работ «Доработка АИС МФЦ СПО»

25. Задание

Формированием заключений о возможности реализации
заявок, сформированных в рамках проекта «Народный
бюджет» на сайте «Бюджет для граждан» занимаются 2
гражданских служащих министерства финансов N-области.
Выполняя в течение восьмичасового рабочего дня только
эту операцию, они завершили ее за 3 рабочих дня.
Составление сводного отчета о заключениях заняло у
одного из служащих 2 часа.
Рассчитайте продолжительность работы и ее
трудоемкость?

26.

Диаграмма Ганта — ленточная диаграмма
(горизонтальная гистограмма)
продолжительности работ, отображающая
работы в виде горизонтальных отрезков.
Диаграмма состоит из двух частей — табличной
и графической.
В табличной части описывается содержание
работ, в графической — указывается
продолжительность этих работ.
Продолжительность работ представляется в виде
горизонтально вытянутого прямоугольника или
горизонтальной линии.

27.

Пример диаграммы Ганта проекта
«Разработка системы менеджмента качества банка»

28. Благодарю за внимание