Побудова і розвиток організацій у контексті укравлінського консалтингу

1.

Управлінський консалтинг
ТЕМА: ПОБУДОВА І РОЗВИТОК
ОРГАНІЗАЦІЙ У КОНТЕКСТІ
УКРАВЛІНСЬКОГО КОНСАЛТИНГУ
План
1. Участь консультанта в побудові організації.
Принципи формування організацій.
2. Ціль як елемент стратегії, структури і
поведінки організації.
3. Фактор часу в життєдіяльності організації.

2. Управлінський консалтинг в рекламі і PR

Тема:
Фактор часу в управлінському консалтингу
організацій

3.

Побудова організації - це утворення стійких елементів і відносин між
ними, які забезпечують цілісність органiзації та можливості її
функціонування й розвитку у відповідь на вплив навколишнього та
внутрішнього середовищ, а також формування структури організації,
організаційного простору згідно з відповідною стратегією.
ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ:
1. Цілісність організації.
Цілісність організації забезпечують:
• ієрархія її побудови, цільова єдність її елементів,
• програма дій,
• об'єднання її членів спільними інтересами (прагнення до оптимального
співвідношення між інтересами людини, групи, організації та суспільства).
2. Структурування зовнішнього соціального середовища організації.
3. Принцип диференціації влади, повноважень і відповідальності в
організації.
4. Оптимальне співвідношення функцій і організаційних структур.

4.

СПОСОБИ ФОРМАЛІЗАЦІЇ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ
ПОВЕДІНКИ
ЗА ПОСАДОЮ –
детально описується процес праці
як в посадових інструкціях
ЗА РОБОЧИМ ПОТОКОМ –
специфікується зміст праці
ЗА ПРАВИЛАМИ –
розробляється керівництво поведінкою
(напр., директиви по регламентації всього –
від форми одягу до використання бланків

5.

Приклад пристосування глобальної стратегії організації до локальних,
місцевих соціокультурних умов життя споживачів послуг (продукції).
ПРИНЦИПИ ПРАЦІ
УМОВАХ „МАКДОНАЛДІЗАЦІЇ СУСПІЛЬСТВА”
(за Джорджем Рітцером)
1. Вплив глобалізації:
еффективність (економія часу),
розрахунок (все стандартизовано),
одноманітність і передбачуваність (скрізь однакові десерти, напої,
сендвічі);
контроль через автоматизацію (автоматичне обладнання, касові апарати
з малюнками виключають ненадійність людського чинника).
2. Вплив глокалізації:
місцеві природно-кліматичні умови,
менталітет народу (наприклад, в мусульманських країнах в ресторанах
„Макдоналдс” пропонуються місця для замовлень і обслуговування окремо
для чоловіків і жінок, що відповідає традиції роздільного вживання їжі).

6.

ПРОЦЕС ОРГАНІЗАЦІЙНОГО РОЗВИТКУ:
• Усвідомлення потреби - члени організації починають
відчувати
незадоволеність
поточною
діяльністю,
структурою і процесами, що відбуваються.
• Розвиток ідеї - новий спосіб зробити щось відповідно до
потреби.
• Пропозиція - прохання прийняти нову ідею з боку члена
організації.
• Схвалення прийняти - рішення відбувається, коли
пропозиція від члена організації прийнята.
• Впровадження - відбувається, коли члени організації
використовують нову ідею.
• Ресурси - без них зміни не відбуваються, а члени
організації повертаються до попередніх способів діяльності.

7.

ОРГАНІЗАЦІЙНА ДІАГНОСТИКА
аналіз
ситуації
в
організації
-->
визначення організаційних проблем ---->
розробка конкретних рішень ---> розробка
програми реалізації знайдених рішень.

8.

ЗА ДОПОМОГОЮ ПОЗИЦІЙНОГО АНАЛІЗУ МОЖНА
визначити носіїв конкретної проблеми, зокрема соціальної групи, для
якої ця проблема актуальна,
оцінити сприйняття проблеми рештою груп.
ПРОВЕДЕННЯ ПОЗИЦІЙНОГО АНАЛІЗУ ОРГАНІЗАЦІЇ
ДОЗВОЛЯЄ ОДЕРЖАТИ ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ:
1. Які групи в організації беруть участь у вирішенні проблеми?
2. Яку вагу ці групи мають в організації, яка їх сила?
3. Як впливають їх потреби, інтереси, цінності, стан свідомості,
світогляд на розв'язання конкретної проблеми?
4. Як стимулюється участь різних груп у роз'язанні проблеми?
5. Які існують можливості впливу на ці групи з боку керівництва
організації?
6. Які ресурси (резерви) потрібні для розв'язання проблеми? Чи є
вони в організації і як використовуються?

9.

ПРОЦЕСИ ЦІЛЕФОРМУВАННЯ В ОРГАНІЗАЦІЯХ МАЮТЬ
ЗАКОНОМІРНОСТІ:
цілі формуються власниками головних ресурсів організації згідно з їх
цінностями; чим більше наближена ціль, тим сильнiше вона мобілізує; чим
зрозуміліше ціль, тим сильнiше вона мобілізує;
цілі відіграють мотивуючу роль, але їх мотивуюча сила для членів організації
знижується із збільшенням кiлькостi поставлених цілей;
як цілі організації впливають на її стратегію, так і навпаки, стратегія організації
визначає структуру та зміст її цілей;
ієрархія цілей організації, особливо соціальних, відносно стабільна, тоді як
ієрархія засобів по їх досягнення досить нестійка,
різні засоби можуть замінювати один одного (тому актуальна проблема
визволення цілей організації від диктату засобів);
об'єктивно існують цілі, які взаємно виключать одна одну;
оскільки організаційні цілі мають ціннісно-раціональну природу, тобто
виводяться з певного ідеалу з поправкою на реальність, вони відображують не тільки
цінності суспільства, групи, особистості, але й їх можливості;
процес цілеформування в соціальній організації проходить як "зверху", так і
"знизу", міра пов'язання цих двох потоків - покажчик мистецтва керівника.

10.

ВИМОГИ ДО ФОРМУЛЮВАННЯ ЦІЛЕЙ ОРГАНІЗАЦІЇ.
1. Треба ставити цілі, яких реально можна досягти, що зумовлюється, по-перше,
потенціалом організації, ресурсами, які вона має на певний час у своєму
розпорядженні, і, по-друге, здатністю і вмінням їх використовувати, або хорошим
менеджментом.
2. Цілі мають бути сконцентровані на найважливіших напрямках діяльностi.
Однак, якщо не можна досягти всього бажаного, не слід відмовлятися від частини.
3. Щоб відігравати мотивуючу роль, ціль повинна бути відома усім, хто прагне
спільно з іншими її досягати. Треба також намагатися формулювати цілі
організації як цілі різних груп та особистостей у ній, що можливо лише при
спільному встановленнi головних цілей, при взаємодії усіх зацікавлених суб'єктів
(акторів).
4. Цілі повинні мати мобілізуючий характер, що передбачає їх зрозумілість,
доступність.
5. Цілі організації слід ранжирувати, оцінюючи їх відносну значимість.
6. Цілі організацій завжди конкретно-історичні і тому формулюються залежно від
соціального оточення організації, стану суспільства, рівня його соціальноекономічного розвитку.

11.

У діагностиці стану організації широко застосовується
функціонально-цільовий аналіз, який належить до системних
методів аналізу. В його основі - ідея формулювання кінцевої
мети організації та її розкладання за допомогою послідовних
кроків на підцілі, функції або роботи.
ЗОВНІШНІМИ ФОРМАМИ ФУНКЦІОНАЛЬНОЦІЛЬОВОГО АНАЛІЗУ МОЖЕ БУТИ ПОБУДОВА
•«дерева цілей», або аналіз у термінах цілей;
•«дерева робіт», або аналіз у термінах робіт;
•змішаного «дерева», де ціль одночасно вважається роботою;
•"дерева проблем", формуліровки яких у латентному виді
вміщують у себе і цілі (розв'язання проблем), і функцію (кроки
по їх розв'язанню).

12.

«Дерево цілей» - це спосіб побудови цільової структури якої-небудь, як
правило, складної, організації, графічне зображення зв'язків між цілями
та засобами їх досягнення за умови, що загальна ціль організації може
бути поділена на ряд складових цілей, кожну з яких теж можна розділити.
Будувати і використовувати «дерево цілей» важливо як для практики
управління (для керівника), так і для консультанта організації.
"ДЕРЕВО ЦІЛЕЙ»:
•дає можливість системно представити порядок руху до
кінцевої мети,
•дозволяє передбачити проект майбутнього стану організації;
•воно є основою для розробки конкретних завдань на певний
період;
•забезпечує роботу по доведенню цілей до безпосередніх
виконавців, узгодження між організаційною структурою,
структурою управління та цільовою структурою.

13.

ЗА ОСНОВУ «ДЕРЕВА ЦІЛЕЙ», ЯК ПРАВИЛО, БЕРУТЬСЯ
РІЗНІ ОБ'ЄКТИ:
•етапи управлінського циклу;
•етапи економічного циклу;
•стадії життєвого циклу продукції;
•типи виробництва;
•види ресурсів - об'єктів управління (людські ресурси, матеріали
тощо);
•стадії виробничого циклу та ін.
Вибір основи для розкладання складної цілі і правил її декомпозиції
залежить від специфіки організації, її розміру, міри складності,
обсягу управлінської інформації, рівня кваліфікації того, хто будує
«дерево цілей». Вербальна характеристика цілей - лише перша
стадія їх визначення і не варто нею обмежуватися, тим бiльше
будувати «дерево цілей», яке складається виключно із слів і не
вміщує кількісної інформації.

14.

ЗАКОНОМІРНОСТІ ПОБУДОВИ «ДЕРЕВА ЦІЛЕЙ»
•Розкладання цілей, як правило, багатоваріантне, тому знайти найбільш
наочні, бажані, інструментальні його варіанти можна, лише добре
знаючи об'єкти управління, що є певною мірою мистецтвом.
•При розкладанні цілей бажано враховувати їх ієрархію, або порядок
переваг, бажаності, для чого слід проводити аналіз цільових настанов
учасників організаційного процесу.
•Місця розкладання загальних (кінцевих) цілей на підцілі - найбільш
вразливі, тому що досить важко забезпечити повноту поділу,
сполучення, єдність основи для поділу.
•Побудова «дерева цілей» закінчується тоді, коли цілями останнього
рівня стають, по-перше, роботи (завдання), кожну з яких можна
доручити одному підрозділу (робітнику), і по-друге, міру виконання
кожної роботи (завдання) можна виміряти за допомогою певного
критерія (показника).

15.

ЧАСОВИЙ КОНТЕКСТ ПРИСУТНІЙ ПРИ ВИНИКНЕННІ
НИЗКИ ПРОБЛЕМ РОЗВИТКУ ОРГАНІЗАЦІЙ:
а) ціна і цінність робочого часу, низька ціна робочого часу
найманих працівників;
б) недооцінка менеджерами і працівниками часу як
соціально-економічного ресурсу, котрий є значущим при
виконанні робочих завдань і його доцільно використовувати
ефективно, оптимізуючи при цьому організаційні комунікації.
Подійність в житті організацій різнопланова і має протяжність у
часі. Організація (реальна і та, що конструюється) відчуває вплив
часу (астрономічного і соціального), адже вона завжди є
незавершеним проектом, вона зріє і стає відповідною задуму тих,
хто її створює, у часі.

16.

ВПЛИВ ЧАСОВОГО ПАРАМЕТРУ НА ПОБУДОВУ І ПОВЕДІНКУ
ОРГАНІЗАЦІЇ МОЖНАПРОСТЕЖИТИ ЗА КІЛЬКОМА
НАПРЯМКАМИ.
1. На поведінку організації суттєво впливає:
історія організації (важливе значення має час заснування організації,
іноді її засновник стає її «героєм», що стає визначним чинником
організаційної культури);
часовий горизонт цілей (наслідування ближніх або дальніх, тактичних
або стратегічних цілей розвитку організації);
життєвий цикл організації, який відсікає в часі певні смислові періоди
її життєдіяльності;
диктат часу може суттєво обмежувати свободу прийняття рішень як
менеджерів, так і персоналу (контракти, зобов’язання, завдання із
встановленням терміну їх виконання).
2. Поступово з’явився цілий клас організацій, призначення яких полягає у
передбаченні майбутнього конкретної організації (класу, виду, групи
організацій) з метою зробити його прогнозованим (мова насамперед іде про
фондові біржі, маркетингові служби, консалтингові агенції, які полегшують
організаціям-клієнтам «розмову з часом»).

17.

ІДЕЯ ПЕРЕВОДУ ФЕНОМЕНУ ЧАСУ У ПЛОЩИНУ
СОЦІАЛЬНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ЗБАГАЧУЄ ПРАКТИКУ
УПРАВЛІННЯ.
АКТУАЛІЗАЦІЯ ЦІЄЇ ІДЕЇ ОБУМОВЛЕНА ДІЄЮ
НИЗКИ ЧИННИКІВ:
1. Відносна самостійність часу.
2. Змінення уявлень про організаційний простір і час у
постмодерністських організаціях (особливо коли мова йде
про мережеві організаційні форми та про віртуальні
організації).
3. Усвідомлення необхідності навчання індивідів, груп і
організацій технологіям управління часом в процесі
організаційних та між організаційних взаємодій, у тому числі
комунікативних.

18.

По відношенню до часу виділяються поліхронні і
монохронні культури, які відрізняють як представників різних
країн, так і ділових культур.
У представників монохромних ділових культур (Англія,
Німеччина, США) відмічається орієнтація на пунктуальність,
концентрацію на одній справі в кожний момент часу.
Більш вільне ставлення до часу в поліхронних ділових
культурах (Іспанія, Португалія).
Сприйняття і використання часу суттєво різняться в різних
культурах, це знаходить відображення в хронеміці –
використанні часу в невербальному комунікаційному процесі.
Найбільш вагомими стають ті аспекти часу, які прямо і
безпосередньо впливають на міжкультурні комунікації і
полікультурному організаційному середовищі.

19.

ОПТИМІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИМ РОЗВИТКОМ НА
ОСНОВІ ВРАХУВАННЯ ФАКТОРУ ЧАСУ МОЖЕ СПРИЯТИ
УРАХУВАННЯ ТАКИХ ТЕНДЕНЦІЙ:
1. Необхідність узгодження дій прихильників формальних і неформальних
видів часу.).
2. Підвищення потреби в стандартизації часу в організаційних комунікаціях,
особливо в ході розробки культурних стандартів.
Стандарти використання часу в різних субкультурах, професійних культурах
різні, адже урізноманітнюються організаційні практики.
ЗМІСТ ВИТРАТ РОБОЧОГО ЧАСУ ВИЗНАЧАЄТЬСЯ ЕЛЕМЕНТАМИ
ЦИХ ВИТРАТ, ДО ЯКИХ НАЙЧАСТІШЕ ВІДНОСЯТЬ ТАКІ:
1) час роботи (оперативний, основний, допоміжний, випадкова робота);
2) підготовчий час (одержання завдання, підготовка до роботи);
3) час на технічне та організаційне обслуговування робочого місця;
4) організаційно-технічні та технологічні перерви;
5) втрати робочого часу.
3. Змінення підходів до використання часу.
4. Вплив грошової культури на сприйняття часу і ставлення до нього.

20.

Час в організаціях став об’єктом планування і нормування. Норми часу
встановлюють час виконання однієї одиниці робіт, що періодично повторюються і
регламентуються (наприклад: введення інформації в комп’ютер – оператор повинен
вести за добу … символів) і дозволяють визначити на їх основі щоденні (щомісячні …)
завдання, чисельність працівників тощо».
МЕТОДИ ДОСЛІДЖЕННЯ ВИТРАТ ЧАСУ НА ТРУДОВІ ПРОЦЕСИ
КЛАСИФІКУЮТЬСЯ
за цілями дослідження,
кількістю об’єктів, за якими ведеться спостереження;
способом проведення спостереження;
способом фіксації його даних та ін.
Хронометраж використовується для аналізу прийомів праці і визначення
тривалості операцій, що повторюються, на конкретний вид діяльності.
Фотографія робочого часу застосовується для встановлення структури його витрат
протягом робочого дня (зміни) або його частини.
Фотохронометраж застосовують для одночасного визначення структури витрат
часу і тривалості окремих елементів трудової операції.
Найбільш розроблені технології оптимізації витрат часу керівників організації.
Класифікація робочого часу керівника проводиться з урахуванням видів витрат
часу.