Определение, этапы и компоненты программы совершенствования коммуникаций в организации

1. Тема 15. Определение, этапы и компоненты программы совершенствования коммуникаций в организации Лекция

2. 1. Этапы подготовки к разработке программы совершенствования коммуникаций в организации

3. Первый этап – анализ состояния коммуникаций.

Направления анализа коммуникаций:
1) анализ стиля руководства в организации
(авторитарный,
умеренно-авторитарный,
демократический или либеральный);
2) анализ типа информационной культуры
(функциональный,
взаимодействия,
исследовательский,
культура
открытости
информации);
3) анализ соответствия информационной культуры стратегическим целям организации;

4. Направления анализа коммуникаций:

4) анализ наличия элементов коммуникационного процесса
(необходимости создания всей системы коммуникации);
5) анализ качественной и количественной сторон информационных потребностей;
6) анализ достаточности технических
средств
для
осуществления коммуникационного процесса;
7) анализ препятствий для создания эффективных
коммуникаций в организации;
8) определение участников разработки путей и мер
совершенствования коммуникаций.

5. Результаты первого этапа:

• Представление о способах построения процесса
коммуникаций в организации;
• Определение руководителей и исполнителей
программы совершенствования коммуникаций.

6. Второй этап: формулировка целей, которые будут достигнуты за счет эффективного процесса коммуникаций.

Цели:
1) повышение общего уровня эффективности
работы
и
конкурентоспособности
организации за счет тесного взаимодействия
участников и подразделений организации;
2)
повышение
уровня
координации
и
контролируемости работы участников и
организации со стороны руководства;
3) повышение
уровня
информационного
обслуживания руководства организации.

7. 2. Компоненты программы совершенствования коммуникаций

Первый компонент (раздел)
программы - решение вопросов
технического обеспечения
коммуникационных процессов.

8. Техническое обеспечение коммуникационных процессов:

• разветвленная внутренняя телефонная связь,
• компьютерная сеть,
• система связи по электронной почте с
удаленными подразделениями,
• система видеоконференций и др.

9. Требования, предъявляемые к техническим средствам:

А) оперативность передачи данных;
Б) точность передаваемых данных,
В) наличие необходимого уровня защиты
данных.

10.

Второй компонент (раздел):
обеспечение оптимальной организации
документооборота на предприятии.
Основное требование:
быстрое прохождение документов от
отправителей к получателям.

11. Меры для реализации этого обеспечения:

А) сокращение числа промежуточных уровней, на
которые
могут
попасть
отправляемые
документы;
Б) стандартизация и унификация документов по
форме и содержанию.

12. Третий компонент (раздел):

правильная расстановка фильтров на пути
информационных потоков.

13. Назначение фильтров в коммуникационном процессе:

А) адресация информации по конкретным
получателям;
Б) сортировка информации по степени
важности для получателя;
В) предупреждение
информационных
перегрузок
участников
коммуникационного процесса;
Г)
дозирование
информации
в
зависимости от разрешенной степени
доступа к ней участников организации.

14. Четвертый компонент (раздел):

определение порядка работы с внешней
информацией.
Мера по реализации:
выделение
группы
сотрудников,
ответственной за сбор информации во
внешней среде (например, в средствах
массовой
информации),
которая
необходима
для
деятельности
организации.

15. Пятый компонент (раздел):

учет и применение особенностей речевых
межличностных коммуникаций.

16. Мера по реализации программы -

Мера по реализации программы разработка форм межличностных
речевых коммуникаций, отдельно
для:
• для топ-менеджеров,
• для руководителей среднего звена,
• для рядовых работников,
• для всего коллектива в целом.

17. Шестой компонент (раздел) программы -

Шестой компонент (раздел) программы создание эффективной системы обратной связи:
А) для контроля своевременности и адекватности
усвоения информации,
Б) для ускорения реакции руководства на
инициативы, исходящие от участников
организации.

18. Седьмой компонент (раздел):

разработка эффективных мер по управлению
неформальными коммуникациями (прежде всего,
слухами).

19. Меры по реализации программы:

А) выявление каналов распространения слухов и
постановка их под контроль;
Б) пресечение слухов, наносящих вред общей
атмосфере организации (публично или путем
запуска контр-слуха по тем же каналам);
В) умелое распространение слухов, которые благоприятно
воздействуют
на
участников
организации.

20. Восьмой компонент (раздел):

мини-программа совершенствования культуры
межличностного общения.
Данная программа должна включать:
А) навыки точных формулировок задач, содержащихся в
передаваемой информации,
Б) определение правильного выбора канала передачи информации,
В) контроль невербальных средств и методов общения;
Г) формирование оптимальных вербальных методов
общения;
Д) определения оптимальных режимов открытости для
коммуникаций;
Е) исключение возможностей искажений в обмене
информацией.

21. 3. Принципы и способы совершенствования коммуникаций

1) Принцип ясности: изложение сообщения
таким
языком
и
передано
таким
образом, что может быть понято
получателем.
2) Принцип
целостности:
установление
понимания между людьми в процессе их
сотрудничества,
направленного
на
достижение целей предприятия.

22. 3) Принцип стратегического использования информационной организации:

наиболее
эффективной
коммуникация
бывает
тогда,
когда руководители
используют неформальную организацию
в
дополнение
к
коммуникации
формальной организации.

23. Способы совершенствования коммуникаций.

1-я группа - способы улучшения
межличностных (неформальных)
коммуникаций:
А) развитие умения слушать,
Б) систематизация при формулировке
вопросов, проблем и идей как объектов
передачи по каналам коммуникаций;
В) гармонизация языка жестов и
интонаций;

24. Способы улучшения межличностных (неформальных) коммуникаций

Г) формирование эмпатии и открытости:
- эмпатия — это внимание к чувствам других людей,
сопереживание;
- открытость
–
установление
прямого
и
доверительного контакта;
Д) формирование обратных связей:
-постановка вопросов для реципиента;
-осуществление оценки языка поз, жестов и
интонаций человека;
-развитие форм и методов контроля результатов
работы и др.

25. 2-я группа - способы улучшения организационных коммуникаций

А) Регулирование информационных
потоков:
- оптимально оценивать качественную
и количественную стороны своих
информационных потребностей, а
также
других
потребителей
информации в организации.

26. Б) Управленческие действия:

• короткие встречи с одним или несколькими
подчиненными (для обсуждения перемен, новых
приоритетов, распределения работы и т.п.);
• периодические встречи с участием всех
подчиненных для рассмотрения тех же вопросов;
• организация регулярных контактов подчиненных с
руководителем или коллегами по работе и др.
• управленческое планирование, реализация
планов и контроль по графику и др.

27. В) Налаживание системы обратной связи:

• перемещение людей из одной части организации
в другую с целью обсуждения определенных
вопросов;
• регулярные опросы работников по актуальным,
перспективным направлениям деятельности
организации и др.

28. Г) создание и развитие системы сбора предложений:

получение работниками возможности генерировать
идеи, касающиеся совершенствования любого
аспекта деятельности организации.

29. Д) создание и распространение носителей открытой информации:

• регулярных информационных бюллетеней,
• публикаций (буклетов, обзоров, справочников и
т.п.),
• аудио- и видеозаписей о деятельности
организации.

30. Е) широкое применение современных информационных технологий:

• создание и использование
внутриорганизационной электронной сети;
• расширение возможностей электронной почты;
• формирование эффективных систем обмена
электронной информацией.