Унификация и стандартизация документов

1.

Унификация и стандартизация
документов
1

2. План

1. Документ: понятие, общие требования к
документам
2. Унифицированные системы документации
3. Формуляр-образец, реквизиты и бланки
4. Требования к оформлению реквизитов
организационно-распорядительных документов
2

3. Документ: понятие, общие требования к документам

ДОКУМЕНТ (от лат. означает "доказательство")
это метод закрепления разными способами на специальном
материале информации о фактах, действий, явлений
объективной действительности и разумной деятельности
человека.
это зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
3

4. Документ: общие требования к документам

ТРЕБОВАНИЕ К ДОКУМЕНТАМ:
1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в
соответствии с его компетенцией.
2. Документ не должен противоречить действующему
законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.
3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям
конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать
конкретные и реальные пропозиции или указания.
4. Документ должен быть составлен в установленной форме.
5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и
оформлен.
4

5. Официальный документ

Официальный документ - это документ, созданный
организацией, должностным лицом или гражданином,
оформленный в установленном порядке. (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
Юридическая сила документа- это свойство официального
документа вызывать правовые последствия.
Требования:
1. Соответствие действующему законодательству.
2. Издание уполномоченным органом или должностным
лицом.
3. Соответствие оформления документу конкретного вида.
5

6. Функции документа

1) информационные функции (собственно
информационная, социальная, политическая и
коммуникативная);
2) функции, обеспечивающие процесс управления
(управленческая, правовая, учетная);
3) функции, носящие культурно-исторический характер
(культурная, функция исторического источника).
6

7. Функции документа

Информационная (материализация информации )
Социальная (информация о процессах, происходящих в обществе)
Политическая (фиксирует и сохраняет информацию о политическом
процессе)
Коммуникативная (передача информации во времени и пространстве)
Управленческой (документы, созданные для целей управления и в процессе
его реализации, для обеспечения процесса принятия решения)
Правовой (документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества,
государства)
Учетная (количественная сторона содержащейся в документе информации)
Культурная (документ выступает в качестве средства закрепления и передачи
культурной традиции, культурного наследия)
Историческая (юридическая, политическая и культурная значимость документа)
7

8. Унифицированные системы документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам
назначения, сферы деятельности и единых требований к их
оформлению называется
системой документации.
Виды:
1. Функциональная
2. Отраслевая
8

9. " «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (утв. Постановлением Госстандарта России от

"
«ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой
документации» (ОКУД)
(утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299)
0252000
5
Документация по организационно-нормативному
регулированию деятельности организации
0252031
8
Договор на производство работ (оказание услуг)
0252051
9
Должностная инструкция
0252111
1
Положение о структурном подразделении
0252131
2
Правила внутреннего трудового распорядка
0252211
6
Структура и штатная численность
0252251
8
Штатное расписание
9

10. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрация форм документов;
упорядочение информационных потоков в организациях;
сокращение количества применяемых форм;
исключение из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечение учета и систематизации унифицированных форм
документов на основе их регистрации;
контроль за составом форм документов и исключения дублирования
информации, применяемой в сфере управления;
рациональная организация контроля за применением
унифицированных форм документов.
10

11. Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках
системы унифицированных форм документов;
разработку единой модели (схемы) построения документов
системы с использованием, как правило, формуляраобразца;
разработку структур документов;
создание общих синтаксических правил построения
документов.
11

12. Стандарт -это

нормативно-технический документ, который
устанавливает комплекс норм, правил,
требований к объекту стандартизации и
утверждается компетентным органом.
12

13. Унифицированная система документации (УСД)

это система документации, созданная по единым
правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в
определенной сфере деятельности.
13

14. Унифицированная форма документа (УФД)

формуляр документа определенного вида, содержащий
постоянную часть текста.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов" (утв. Приказом
Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
14

15. Реквизиты:

Постоянные
Переменные
Обязательные
Дополнительные
15

16. оформление реквизитов: угловое

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
│
РОСАРХИВ
│ Государственное учреждение
│
Всероссийский
│
научно-исследовательский
│ институт документоведения
│
и архивного дела
│
(ВНИИДАД)
│
Профсоюзная ул., д. 82,
│
Москва, 117393
│ Тел./факс (095) 718-78-74
│
E-mail: [email protected]
│
http://www.vniidad.ru
│ ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
│ ИНН/КПП 7708033140/771001001
│
│ ________________ N _______________
│
│ На N ___________ от ______________
│
│
│
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
16

17. оформление реквизитов: продольное

┌────────────────────────────────────────
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: [email protected]
ОКПО 0284270 8, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ N ___________
┌───
───┐
На N _______ от __________
└────────────────────────────────────────
17

18. Виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа

┌───────────────────────────────────────────────────────
│
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
________________
N ____________
Москва
└───────────────────────────────────────────────────────
18

19.

┌────────────────────────────────────────
│
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
ПРИКАЗ
________________
N ____________
Москва
└────────────────────────────────────────
19

20. Расположение реквизитов:

0 .... 1 ...........2........3 ........4........5 ........6.........7
5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.
20

21.

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в
организацию;
30 - идентификатор электронной копии
документа.
(31- гриф ограничения доступа к документу)
21

22. Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)

22

23. Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 01)

23

24. 02 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

24

25. оформление реквизитов:

┌────────────────────────────────────────
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: [email protected]
ОКПО 0284270 8, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ N ___________
┌───
───┐
На N _______ от __________
└────────────────────────────────────────
25

26.

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Администрации районов
Московской области
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной
26

27.

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А. Степанов
Дата
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата
27

28.

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой
группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
28

29.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки документов на 7 л. в
2 экз.
29

30.

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий
Личная подпись
А.А. Борисов
Заместитель директора
по научной работе
Заместитель директора
по научной работе
Л/ подпись
Л/подпись
Ю.Г. Демидов
Председатель комиссии
Члены комиссии
Личная подпись
К.И. Игнатьев
В.Д. Банасюкевич
Личная подпись
А.Н. Сокова
Личная подпись
А.С. Красавин
Личная подпись
О.И. Рысков
30

31.

Верно
Инспектор службы кадров Л/ подпись Т.С. Иванов
Дата
31

32.

В.А. Жуков
924 45 67
Савина Наталья Евгеньевна
406 50 28
экз. 1 - в адресат
экз. 2-в дело 03-15
экз. 3 - в Управление персоналом
32