Описание модуля Аудиты в FMS

1.

FMS. AUDITS Q&FS
Описание модуля

2.

FMS. AUDITS Q&FS
Данный модуль предназначен для:
-
регистрации результатов по аудитам разного типа (например: 2-го, 3-го, Аудит Foreign body,
Hygiene, Аудит R&I, Аудит внеплановый технологом и т.д)
-
планирования и управления действиями по результатам аудита.
С Р1 2020 года переход на данный электронный модуль все сайты. Результаты аудитов в файл Excel не
фиксируются!

3.

Описание ролей:
Petfood Audit- для регистрации результатов по аудиту (при необходимости могут использовать OSM/AS).
Petfood Area Manager- для начальников участков/OSM - ответственных за участок. Роль используется для
просмотра всех замечаний, где ты являешься Ответственным за участок. В данной роли ты можешь назначать
Корректирующие действия (далее, КД), сроки и ответственных за закрытие.
Petfood Execution Manager- соответствует роли ответственного за выполнение корректирующего действия.
Дается доступ к закрытию корректирующего действия за собой (валидация) и возможности проставить
фактическую дату закрытия КД.
Petfood Technologist- администраторская роль и для регистрации результатов по аудиту, закрытие замечания
полностью только для технологов R&D.

4.

FMS. AUDITS Q&FS
Пользователи модуля: сотрудник Марс входящий в команду аудитора или каждый в области своей
ответственности.
Вносить результаты аудита могут технологи или ответственные за участок (ОSМ/AS) не позднее 5 дней после
проведения аудита.
• Ответственный за участок: начальник смены. Есть возможность корректировать описание инцидента до
момента его закрытия. Проверка корректности заполнения инцидентов. Определяет Корректирующие действия,
ответственных за выполнение КД и согласовывает сроки закрытия после аудита не позднее 7 дней с момента
проведения аудита.
• Ответственный за устранение несоответствий и внесение результатов о выполнении в FMS (валидация
«что было сделано»): любой сотрудник Марс в области своей ответственности.
• Ответственный за верификацию замечания (полное закрытие): технолог R&D каждый в свое зоне
ответственности
• Администраторы модуля: технологи R&D каждый в области ответственности по участкам (лидеры аудитов 2-го
уровня). Внесение изменений/корректировок в описание, классификацию. Ответственный за перенос сроков при
необходимости.
В случае если вы были назначены ответственным за участок, ответственным за КД Вам на почту придет рассылка
из модуля FMS.
Обзор статусов по КД ежедневно в рамках DOM или ежепериодно на Site Review
Еженедельно рассылка отчета из системы FMS по активностям, которые закреплены за Вами по эл.почте
Если у Вас нет доступа в модуль, не приходит рассылка - необходимо написать запрос в FMS Support.

5.

FMS. AUDITS Q&FS
Создание замечания/наблюдения в
системе
Для технологов R&D или ответственного за
участок.
Работа под ролью Petfood audits
Технологи R&D для регистрации аудитов могут
использовать администраторскую роль Petfood
Technologist

6.

Для создания нового аудита, необходимо в FMS зайти под ролью «Petfood Audit». Выбрать роль и
нажать «Change Role».
Далее перейти во вкладку «Petfood Audit IM»

7.

В представленном окне (вкладке) в табличном виде отображаются замечания/наблюдения по аудитам:
-
в которых сотрудник является аудитором;
-
в которых сотрудник указан в качестве ответственного за действие
-
в которых сотрудник указан в качестве ответственного за участок

8.

Для удобства оперирования таблицей инцидентов в верхней части окна доступны кнопки:
«Показать\Скрыть заголовок» - открытие\закрытие подсказки по цветовой маркировке статусов
аудитов.
«Показать\Скрыть фильтры» – открывает\закрывает доступные фильтры для каждой колонки. С
помощью них есть возможность отфильтровать аудиты по определённому параметру.

9.

Для создания нового аудита, нужно нажать кнопку «New»
Откроется окно – форма для заполнения информации по аудиту. Форма (шаблон) аудита условно разделяется
на несколько блоков.

10.

Блок Общая информация
«Тип инцидента:» - Выбираем тип аудита, который проводится. *В данном случае, мы рассмотрим тип аудита
« Аудит 2 уровня»
«Сайт:» - указать сайт, на котором проводится аудит
«Дата происшествия:» указать дату и время проводимого аудита
«Ответственный за участок:» указать ответственного за участок
Для добавления файлов по аудиту/замечанию нажать «Добавить
файлы»
«Выбрать файл…» - загрузка файлов (фото и т.д.) с компьютера;
«Прикрепить ссылку:» - указывается ссылка на место хранения файлов
(например, папка на локальном диске и облачное хранение)

11.

Последовательность действий:
«Требование стандарта», «Классификация несоответствия - детали» - прописывает технолог ответственный
за аудит на данном участке. В связи с этим, данные поля можно оставить пустыми.
«Завод:» - выбирать завод DRY (Сухой), WET (влажный), Non production areas (все помещения R&I, офис,
лаборатория, территория)
«Cмена:» - выбрать смену в которой проводился аудит
«Аудиторы:» - Группа аудиторов (или один человек) проводящие аудит. В данном поле нужно добавить всех
аудиторов.

12.

Требование стандарта

13.

Классификация
несоответствия
детали
Records keeping : Нарушение ведения записей (чек-листов, журналов)
Нахождение неактуальных документов либо отсутствие необходимых документов на участках
Knowledge of operators: не знание\слабое знание оператора требований инструкций\процедур, исключая незнания\слабые
знания по контролю ССР
CCP control: любые нарушения контроля ССР, включая незнание\слабые знания оператора по контролю ССР\некорректная
работа оборудования по контролю ССР
Hygiene: несоответствующее гигиеническое состояние участка, конденсат, грязный\поломанный уборочный инвентарь,
отсутствие\затертость маркировки уборочного инвентаря
Procedure doesn’t effective: процедуры, инструкции, чек листы неэффективны
Change management issue: некорректное внедрение изменений, выявлены дополнительные риски в ходе работы изменения.
Does not follow procedure: текущая работа не соответствует требованиям инструкции\процедуры
Storage conditions: несоблюдение требований по хранению (включая маркировку) сырья\упаковки\готового продукта\других
материалов
Pest control: нарушение требований по пест контролю, включая нарушения состояния помещения, способствующее
заражению вредителями
Personal hygiene: нарушение правил личной гигиены, ношение запрещенных предметов на производстве
Housekeeping: Нахождение уборочного инвентаря, очков, перчаток, инструментов и т.п. не на своем месте
Foreign body management: Несоответствие, связанные с потенциальным риском попадания в продукт посторонних
предметов ( повреждение пластиковых контейнеров, конвейерных лент и т.п.
Rework management: Нарушение правил по управлению ревком, включая нарушения времени хранения, места хранения,
маркировки.
Waste management: Несоблюдение правил удаления\хранения отходов
Traseability issue : нарушение требований к прослеживаемости
Maintenance issue: Несоответствие по вине некорректно работающего оборудования (в.т.ч. протечки), присутствие в дизайне
оборудования запрещенных предметов (картон, скотч, подручные средства и т.п.)
Document management: некорректные процедуры\инструкции\чек-листы
Legal Issue: несоответствия, связанные с нарушением легальных требований
Other

14.

«Участок:» «Линия:» - выбрать участок и линию, на котором было выявлено замечание/наблюдение
«Описание несоответствия:» - описать несоответствия и замечания по данному участку/
оборудованию/персоналу. Подробно указывать всю информацию (место, что произошло, ФИ специалиста, даты
записей и т.д). Можно ряд замечаний в одной области объединить (например, гигиеническое состояние)

15.

Блок Классификация аудита/замечания
*«Классификация несоответствия по значимости» - обязательное поле для заполнения. Классификация
согласовывается с технологом ответственным за аудит.

16.

Блок Классификация аудита/замечания
«Срок устранения» проставляется автоматически для типов замечаний Minor, Major, Critical.
Critical – 1 день; Major - в течение 4-х недель; Minor - в течение 8-х недель
Срок для Minor, Major, Critical – НЕТ ДОПУСКАЕТСЯ изменять!!!
«Срок устранения» для типов Observation, Scope for improvement - проставляется вручную в поле. В формате
даты (например, 21/01/2020). Срок в данном случае согласовывается с ответственным за закрытие
запланированного корректирующего действия.

17.

«Корректирующие действия» - поле обязательное для заполнения.
«Ответственный за устранение несоответствия» - поле обязательное для заполнения.
«Корректирующие действия» и «Ответственный за устранение несоответствия» - определяет
ответственный за участок (начальник смены). Допускается данное поле к заполнению технологом после
согласования с ответственным за участок и исполнителем.
Все действия , сроки и ответственные согласовываются дополнительно.
«Save as Draft»- сохранить как черновик; «Save&Send»-сохранить и отправить.

18.

ВАЖНО: Для удобства регистрации нескольких замечаний, т.е. создания нескольких новых
«листов» : информация в общих полях сохраняется, если вы не вышли из системы.
Рекомендованно вносить все замечания в один период времени без перезагрузки системы.

19.

Планирование корректирующих
действий и ответственных
(для ответственных за участок - OSM)
Работать под ролью
Petfood Area Manager или Petfood Audit

20.

Под ролью Petfood Area Manager ты видишь замечания только по своим участкам (где ты был выбран
«Ответственным за участок»). Под ролью Petfood Audit ты видишь все замечания по заводу.
1. Для планирования Корректирующих действий необходимо выбрать нужное тебе замечание (можно
использовать фильтры), открыть его путем нажатия.
2. Откроется замечание и в нижней его части будет активная кнопка «Корректирующие действия» для
планирования действий.

21.

«Корректирующие действия» - поле обязательное для заполнения.
«Ответственный за устранение несоответствия» - поле обязательное для заполнения.
«Корректирующие действия» и «Ответственный за устранение несоответствия» - определяет
ответственный за участок (начальник смены). Допускается данное поле к заполнению технологом после
согласования с ответственным за участок и исполнителем.
Все действия и ответственные согласовываются дополнительно.
«Save as Draft»- сохранить как черновик; «Save&Send»-сохранить и отправить.

22.

«Срок устранения» проставляется автоматически для типов замечаний Minor, Major, Critical.
Critical – 1 день; Major - в течение 4-х недель; Minor - в течение 8-х недель
Срок для Minor, Major, Critical – НЕТ ДОПУСКАЕТСЯ изменять!!!
«Срок устранения» для типов Observation, Scope for improvement - проставляется вручную в поле. В формате
даты (например, 21/01/2020). Срок в данном случае согласовывается с ответственным за закрытие
запланированного корректирующего действия.
При необходимости под ролью Petfood Audit ты сможешь изменить срок закрытия для инцидентов с
классификацией Observation, Scope for improvement

23.

Закрытие действий после
выполнения корректирующего
действия (валидация)
(для всех ответственных за выполнение КД )
Работать под ролью Petfood Execution Manager

24.

Закрытие замечания Ответственным за устранение
несоответствия (валидация)
После выполнения запланированных активностей, Ответственный за
устранение несоответствия вносит результат выполненных действий в
систему FMS в поле валидация!
И нажимает кнопку «Save»
Далее нажимает кнопку «Выполнено*, подтвердить выполнение»
*допускается ставить дату задним числом (т.е. реальную дату, когда действие
выполнено). Система автоматически ставит текущую дату

25.

Закрытие замечания по аудиту
полностью
(после выполнения всех КД верификация)
(для технологов R&D)
Работать под ролью Petfood Technologist

26.

Закрытие замечания полностью (верификация)
– отв. технолог R&D (администратор)
После выполнения всех запланированных активностей технолог R&D
проверяет, что запланированные активности (КД) были выполнены и
закрывает инцидент нажатием кнопки “close”, автоматически появится
статус и ФИ. Необходимо внести результат верификации.
Технолог R&D каждый по своей зоне ответственности проверяет
закрытие замечаний (верификация процесса) и закрывает замечание
полностью. Верификация может проводиться во время ближайшего
аудита 2-го уровня.
После чего замечание переходит в статус «закрыт».

27.

Цветовая шкала обозначение

28.

1. Статус «Принят».
1.1. После регистрации замечания он принимает статус «Принят»
1.2. Часть действий закрыты в срок. По остальным еще идет работа, срок не подошел.
Частичное зеленое окрашивание.
1.3. В случае, если срок выполнения по кор. действиям истек - подсветка красная для
всего замечания. Белым остается то кор. действие, которое осталось незакрыто. Если все
действия внутри замечания просрочены – полностью красное окрашивание замечания
(только для Minor, Major, Critical)

29.

2. После выполнения – статус «Выполнен».
2.1. Зеленое окрашивание, если нет просрочек все действия выполнены в срок.
2.2. Красное окрашивание в поле действия, если кор. действие было выполнено
не в срок (т.е. какие-то активности выполнены с просрочкой) только для
классификации Minor, Major, Critical. Для всех остальных типов не будет красной
нотификации

30.

4. Статус «Закрыт». Замечание по аудиту было верифицировано технологом и закрыто
полностью. Серое окрашивание.

31.

FMS. AUDITS Q&FS
REPORTS
Создание отчетов в системе
Для технологов R&D.
Под ролью Petfood technologist

32.

Для создания нового отчета, необходимо в FMS зайти под ролью «Petfood Technologist». Выбрать
роль и нажать «Change Role».
Далее перейти во вкладку «Reports»

33.

Отчет №1:
«Foreign body audit results. Non-conformities by areas, YTD» - отчет по результатам аудита Foreign body
Отчет №2:
«Hygienic audit results. Non-conformities by areas, YTD»
По данным отчетам есть возможность строить графики или выкачивать в таблицу Excel за определенный
период времени

34.

Отчет №3:
«Non-conformities by detailes, YTD» («Классификация несоответствия – детали по аудитам 2-го
уровня»). Накопительным итогом считаются все несоответствия по типам замечаний отдельно по
двум заводам DRY и WET. Данные в формате таблицы Excel и в формате графика по участкам.
Учитываются все замечания Minor, Major, Critical
Пример графиков:

35.

Отчет № 4:
«Non-conformities by importance, YTD» («Классификация несоответствия по значимости по
аудитам 2-го уровня») – накопительным итогом считаются все Minor, Major, Critical по участкам
отдельно по двум заводам DRY и WET. Данные в формате таблицы Excel и в формате графика по
участкам.
Пример графиков:

36.

Отчет №5:
«Non-conformities by standards YTD» («Требование стандарта по аудитам 2-го уровня»).
Накопительным итогом считаются все несоответствия по замечаний разбивка по стандартам
отдельно по двум заводам DRY и WET. Данные в формате таблицы Excel и в формате графика по
участкам. Учитываются все замечания Minor, Major, Critical. График строится в % соотношении.
Пример графиков:

37.

Отчет №6:
Накопительным итогом считаются все несоответствия по
замечаний разбивка по стандартам по аудитам 2-го уровня отдельно по двум заводам DRY и
WET. Данные в формате таблицы Excel и в формате графика по участкам. Считаем все
замечания Minor, Major, Critical, сколько всего открыто на текущий момент и сколько закрыто.
График строится в % соотношении.
«Non-conformities by status YTD».
Пример графиков:

38.

Отчет №7:
«Non-conformities closed in time, YTD» Отчет о закрытии замечаний в срок по аудитам 2-го уровня. Только
для трех типов замечаний по серьезности Minor, Major, Critical. Остальные не учитываем. Данные в
формате таблицы Excel и в формате графика по периодам. Расчёт происходит накопительным итогом.
Считается % закрытых замечаний в срок.
Пример графиков:

39.

Отчет №8:
«Third level audit results. Non-conformities by areas, YTD»
Отчет по инциденту «Аудиты 3-го уровня»:
Отчет по итогам аудита 3-го уровня. Разбивка по типам замечаний Minor, Major, Critical, Observations.
Разбивка по заводу DRY, WET, Non-production areas и по участкам. Считается количество замечаний по
типу и участкам и отмечаются на графике. Данные в формате таблицы Excel и в формате графика по
участкам + заводам.
Пример графиков: