Роль и обязанности рекламного агента. Лекция 2

1.

«Роль и обязанности рекламного
агента. Изучение должностной
инструкции»
разработчик: Шерышова Л.С.,
преподаватель МосГУ Колледж

2.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Цель: сформировать понятие о роли и обязанностях рекламного агента
в Рекламном агентстве и построение системы его работы по
должностной инструкции.
• Задачи и рассматриваемые вопросы:
• - рассмотреть детали и нюансы рекламного агента, согласно его
должностной инструкции
• Вернемся ненадолго к материалам Лекции №1 и вспомним
обязанности, права и ответственность агента рекламного:

3.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• - В обязанности агента рекламного входит:
• 1) организация ярмарок, выставок и прочих видов мероприятий, включая ознакомительные
экскурсии на предприятия-изготовители
• 2) Главная функция агента рекламного - проведение разъяснительной работы среди
потребителей на тему прав, гарантий и способов отстаивания покупательских интересов.
• 3) Он улучшает имидж предприятия-изготовителя, освещает в положительном ключе его
деятельность и способствует формированию положительного отношения клиентов, участвует в
реализации перспективных и долгосрочных планов.
• 4) Агенту приходится поддерживать связь со средствами массовой информации в деле размещения
промоматериалов и покупки рекламных площадей.

4.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Цель: сформировать понятие о роли и обязанностях рекламного агента
в Рекламном агентстве и построение системы его работы по
должностной инструкции.
• Задачи и рассматриваемые вопросы:
• - рассмотреть детали и нюансы рекламного агента, согласно его
должностной инструкции
• Вернемся ненадолго к материалам Лекции №1 и вспомним
обязанности, права и ответственность агента рекламного:

5.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Права и ответственность:
• Должностная инструкция рекламного агента, как и любого работника, подразумевает,
кроме обязанностей, наличие определенных прав. В данном случае они заключаются
в возможности ознакомиться с решениями руководства относительно собственной
сферы деятельности.
• - Агент рекламный может внедрять нужные предложения по улучшению рекламной
кампании и требовать всяческого содействия в исполнении своих рабочих
обязанностей. Имеет он право на всю необходимую информацию с доступом к
соответствующей документации.

6.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• - Отвечает за собственную деятельность без правонарушений, то есть в рамках
законодательства, а также за возможный нанесенный материальный ущерб.
• - Заключает договоры с рекламодателями – заработная плата агента
рекламного напрямую зависит от количества заключенных договоров,
об этих договорах и других видах договоров далее в последующих
лекциях и семинарах . Рекламный агент может готовить сделки (без
права подписи сторон) и выполнять определенные поручения лица,
представителем которого является.

7.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Если мы попробуем подробно рассмотреть функции рекламного агента согласно должностной
инструкции, то убедимся, что, прежде всего, они заключается:
• 1) В посредничестве в деле продвижения и представления чего угодно - от услуг и товаров до
самых разных коммерческих идей. Задачи его также - заключать соглашения либо договора
между сотрудничающими сторонами, взаимодействовать с коллегами в рекламной области и
отчитываться по установленной форме.
• Обязанности, предусмотренные должностной инструкцией агента, состоят:
• 2) В осуществлении посреднической деятельности по подобному продвижению и прочему
комплексу мер для выполнения абсолютно разных маркетинговых задач. При этом от него
требуется четкое соблюдение существующих этических норм, принятых в сфере рекламы.

8.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Таким образом, рекламный агент - это тот, кто заключает и подписывает
контракты между посредником и доверителем, содержащие объем и вид
необходимой работы, а также весь спектр финансовых вопросов по ее оплате.
• Кроме того, он информирует потенциальных клиентов обо всех новых идеях, услугах,
товарах с полным раскрытием их многочисленных специфических особенностей и
нюансов, снабжает их информацией о практическом использовании рекламных
объектов, ненавязчиво продвигая идею о необходимости именно данного товара либо
услуги.
• Итак, для того, чтобы понимать четко функционал, определяемый должностной
инструкцией, нужно понимать, что есть «Должностная инструкция».

9.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Должностная инструкция - это внутренний организационно-
распорядительный документ, регламентирующий полномочия,
ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой
должности в определенной организации.
• Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его
заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами
(юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех
экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров,
второй - у руководителя отдела (подразделения), третий - у работника.

10.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Правильно составленные должностные инструкции позволяют:
• - рационально распределить функциональные обязанности и определить связи между
работниками, повысив тем самым своевременность и надежность выполнения
стратегических, тактических и оперативных задач;
• - конкретизировать права и ответственность;
• - повысить личную и коллективную ответственность;
• - агрегировать информацию для проведения обоснованного отбора работников при
найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;

11.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Правильно составленные должностные инструкции позволяют:
• - дать каждому сотруднику знание того, каких действий от него ожидают, по
каким критериям будут оценивать результаты его труда, на что необходимо
ориентироваться для повышения уровня квалификации и др.;
• - провести оценку деятельности работника и принять решение о его
дальнейшей судьбе (увольнение, повышение, переподготовка и др.);
• - служить доказательной базой при трудовых спорах в соответствующих
комиссиях, контролирующих органах и суде.

12.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:
• - сфера деятельности предприятия, его организационная и функциональная
структура, бизнес-процессы и т.п.;
• - положения о структурных подразделениях: отделах, службах, бюро и т.п.;
• - трудовое законодательство Российской Федерации: Трудовой кодекс РФ и др.;
• - единый классификационный справочник (ЕКС) должностей руководителей,
специалистов и других служащих;
• - единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) работ и профессий
рабочих; - и др.

13.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Работа агента в деталях
• А теперь давайте коснемся его работы немного подробнее. Как уже было
сказано, рекламный агент может готовить сделки (без права подписи сторон) и
выполнять определенные поручения лица, представителем которого является. В
его компетенции - продажа рекламных площадей в СМИ, эфирного времени,
услуг собственного агентства или продукта работы художника-дизайнера.
Порой он организует прямое взаимодействие рекламодателя с СМИ, минуя
агентство.

14.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О возможных проблемах в работе:
• Испортить впечатление о себе возможно неуместной напористостью или
ненадежностью (отсутствием звонков в обещанное время и т. п.) Оттолкнуть
агент может и непрофессиональным поведением в виде отрицательных
отзывов о конкурентах, неопрятной внешностью, предложением посторонних
(неуместных в данном случае) рекламных услуг. Из этой же серии - чересчур
быстрый речевой темп и проявления неумеренного оптимизма.

15.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О возможных проблемах в работе:
• Выбирать ему следует в первую очередь тех клиентов, у которых
потенциальные финансовые возможности достаточно высоки. Если даже
услуги рекламного агента остались невостребованными (договор заключить не
удалось), контакты поддерживать следует в любом случае в расчете на будущее
сотрудничество.

16.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О профессиональных методах:
• Существует множество методов поиска новых сфер сбыта и потенциальных
клиентов. Каждый опытный агент, как правило, владеет собственной
стратегией. С наработкой профессионального опыта и расширением
клиентской базы к нему приходит понимание того, кто является наиболее
перспективным в плане деловых контактов.

17.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О профессиональных методах:
• Какими же методами агент ищет рекламодателей? Основной из них - просмотр
свежей прессы с объявлениями. Особенно это касается анонсов в среднем
формате. Слишком крупные, а также мелкие сообщения обычно во внимание
не берутся. Поиски можно сузить до нескольких отдельных рубрик,
посвящённых конкретным товарам и услугам, например, строительным
материалам, бытовой технике, автотранспорту или мебели. Постоянно работая
в одной из выбранных областей, агент составляет для себя рейтинг
потенциальных клиентов, на которых имеет смысл ориентироваться.

18.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О профессиональных методах:
• Существенные данные большинства крупных рекламодателей должны иметься
в базе агента в печатном или электронном виде. К ним относится формат
рекламы и ее предмет, все телефонные номера, предпочитаемые названия газет.
Не меньше внимания стоит уделять рекламе по радио и недорогим ее
вариантам в эфире местного телевидения (наподобие зачитываемой диктором,
либо размещаемой в виде бегущей строки). Регулярно просматривая подобную
информацию, агент узнаёт о существовании различных рекламодателей, может
оценить их подход и общий экономический потенциал.

19.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О профессиональных методах:
• Другой вариант поиска - используя рекомендации клиентов. Если сотрудничество с
одним из них оказалось успешным, можно поинтересоваться на предмет наличия
партнеров, нуждающихся в подобных услугах. Следует запастись номерами телефонов
и именами тех сотрудников потенциального рекламодателя, которые отвечают за
рекламу. Выйти на контакт с ними возможно по ссылке на рекомендацию конкретного
клиента, что поможет добиться личной встречи. Профессионально проявившие себя
агенты будут рекомендованы клиентом знакомым и партнерам даже без специальной
просьбы.

20.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О профессиональных методах:
• Не следует пренебрегать и саморекламой. Каждый агент обязан иметь запас красиво
оформленных визитных карточек. Немало возможностей проявить себя можно
почерпнуть, посещая множество самых разных выставок, конференций, презентаций.
На подобных мероприятиях возможно установление очень полезных личных
контактов. Следует активно использовать средства электронной почты, факса и т. п.
для рассылки рекламных писем, составленных в хорошо продуманном деловом стиле.
• Порой не грех и прибегнуть к перехвату клиентов. Это происходит в том случае, когда
клиент, не отказываясь от услуг конкретного производителя рекламы, заключает
договор с рекламным агентом, более подходящим с профессиональной точки зрения.

21.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О профессиональных методах:
• «Деньги любят все»: инструмент для расширения круга клиентов - предложение
большого числа самых разных скидок. Речь может идти о покупке площадей в
рекламных газетах в оптовых количествах (по нескольку полос одновременно) с
последующей продажей их в розницу, то есть по частям. Если сотрудничество
клиента-рекламодателя с одним и тем же изданием длится достаточно долго, агенту
стоит рассмотреть в редакции вопрос о скидке для последнего. Добившись ее, следует
ненавязчиво подчеркнуть собственную роль в данном процессе. Если же результат
переговоров будет отрицательным, скидка может быть выплачена из собственного
вознаграждения агента, особенно когда речь идет о крупном заказе.

22.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• О профессиональных методах:
• Чтобы клиента не перехватили, следует всячески демонстрировать высокий
профессионализм путём качественного консультирования и обслуживания.
Успешный рекламный агент это знает назубок и не упустит ни малейшей
возможности поднять собственный рейтинг.

23.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Это серьезно:
• Какие важные нюансы предполагает деятельность рекламного агента? Прежде
всего, это привычка договариваться о любой встрече заранее. Следует вести
список клиентов, контактных лиц и всей относящейся к делу информации с
пометками о результатах любых переговоров и причинах возможного отказа. В
этом случае каждый раз необходимо пытаться назначить следующую встречу.

24.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Это серьезно:
• Для экономии средств и времени не обойтись без практически постоянного
использования мобильного телефона. Планируя будущий разговор, следует
записывать всё, что требуется сказать. Собственное имя и контактные данные
следует произносить ясно и отчётливо. С самого начала называется цель звонка
с указанием возможной пользы для клиента от личной встречи. Преимущества
работы с представляемым в конкретном случае производителем рекламы
должны быть четко сформулированы и озвучены при первом же подходящем
моменте.

25.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Это серьезно:
• Не следует огорчаться при отрицательных реакциях на предложение. Идеальным
будет добиться личной встречи с целью более подробного объяснения предлагаемых
услуг. Произношение при телефонном разговоре должно быть максимально
разборчивым. Темп речи - около 150 слов в минуту. Агент обязан следить за
корректностью выражений, не допускать лишней напористости, неискренности и
наигранности. Речь должна звучать естественно и не напоминать шаблон-заготовку.
• За интонацией собеседника также следует следить, улавливая по ней настроение.
Агенту-профессионалу присуще умение верной интерпретации определённых
сочетаний слов и устойчивых выражений как признаков готовности клиента к
дальнейшим контактам.

26.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы, запрещённые к употреблению при телефонных переговорах:
• Казалось бы, работа агента рекламногоотносительно проста, и справиться с ней может
каждый человек, умеющий уговаривать и обладающий такой чертой характера, как
настойчивость. Но, как в любой специальности, и в этой есть свои тонкости, и если их
не знать, можно не мечтать об успехах, а заодно и хорошем доходе. Сотруднику,
начинающему свою карьеру в этой должности, требуется приложить усилия к
овладению определёнными навыками и усвоению некоторых постулатов. Один из них
– «запретный словарь», а вернее, сборник-цитатник фраз, от употребления которых
необходимо раз и навсегда отказаться. В принципе, и в обычной жизни эта привычка
будет очень полезной, но менеджеру по продажам без неё вообще никак.

27.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• Фразы, запрещённые к употреблению в ходе ведения телефонных, да и самых
обычных, прямых переговоров, обладают свойством выводить из себя клиентов
и побуждать их порой вообще прекращать сотрудничество даже с теми
фирмами, с которыми они ранее довольно успешно работали. Столь сильный
негативный эффект объясняется не каким-то загадочным психологическим
воздействием, производимым этими, на первый взгляд, безобидными словами,
а элементарным неуважением к собеседнику, выражаемым ими. Имеются в виду
не непристойности, о них вообще речи быть не может.

28.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• Это вполне «приличные», и, к сожалению, для многих привычные фразы, которыми
в обиходе люди часто обмениваются: «ты должен», «ты неправ», «я понятия не
имею», «это твои проблемы», «ты не понимаешь» или, напротив, «мне непонятно».
Деловой лексикон предполагает отказ от таких выражений, но в нём есть место для
очень качественных их заменителей. Это просто нужно узнать, особенно если в
коллективе не нашлось доброжелательных опытных работников, решивших
объяснить новичку специфику переговорной речи.

29.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• Нет слову «нет».
• Опытный сбытовик старается не употреблять слово, означающее отрицание, а также все его
производные, причём чаще всего он дошел до этого сам, на уровне личного опыта и интуиции.
Каждый человек хоть немного, но напрягается, когда слышит его по отношению к себе. Даже
если без отказа или отрицания нельзя обойтись, можно каким-то образом построить фразу иначе.
«Я бы очень хотел с вами согласиться, но обстоятельства складываются вопреки моему
желанию» или «Я попросил бы вас отложить обсуждение этого вопроса на более благоприятный
период». Вот вроде бы и отказал, а как мило получилось.

30.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• Долой непонимание:
• Под запрет для каждого переговорщика подпадает фраза «Я вас не понимаю».
Обычно менеджер по сбыту разговаривает со снабженцем организации, с которой
стремится установить деловой контакт, но бывает, что приходится говорить и с её
руководителем как лицом, принимающим непосредственное решение о начале
сотрудничества. С ними следует разговаривать предельно корректно как минимум
по двум причинам:

31.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• 1) Рекламодатели агенту нужны, как правило, больше, чем он им. Агент
продаёт, рекламодатели покупают, а значит, платят.
• 2)
Рекламодатели - люди серьёзные, и русским языком они владеют на
достаточном уровне. Если их не могут понять, то свидетельствовать это может
либо о неспособности руководителей предприятия сформулировать свою
мысль, либо о недостаточном интеллектуальном развитии их собеседника,
причём второй вариант они явно примут охотнее.

32.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• И ещё одно непонимание:
• Фраза «Вы меня не понимаете». Тут уже никакого разночтения быть не может: в ней явно
слышен намёк на умственные способности лица, с которым ведутся переговоры. Объясняют
ему, толкуют, а он всё никак. В обоих случаях, связанных с недопониманием, ту же мысль
можно выразить словами: «Простите, если я вас правильно понял, то вы имеете в виду такой-то
вариант сотрудничества» или «Позвольте, я сейчас поясню, возможно, я выразился неловко».
Получается, что менеджер берёт на себя ответственность за недостаточную ясность (как ему и
положено), располагая к себе, но при этом деликатно подвигает собеседника к согласию с его
предложением.

33.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• «Вы ошибаетесь»:
• Это всё равно, что сказать «вы не правы». Культура продаж сформировалась давно, и
говорить нечто подобное покупателю, хоть колбасы в супермаркете, хоть
металлорежущих станков, совершенно недопустимо. В лучшем случае реакцией будет
замечание, сделанное скрипучим голосом, а в худшем — брошенная трубка и просьба
секретарю больше никогда «с этим» не соединять. Нет, ни о неправоте, ни об ошибке
собеседнику во время преодоления его возражений говорить не нужно. С ним лучше
согласиться, а затем добавить волшебное слово «однако», после которого выложить
какие-то свои козыри. А они у сбытовика всегда должны быть.

34.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• «Не могу пообещать вам…»
• В общем, фраза эта может сойти за достойную и характеризовать
произносящего её человека в каком-то даже положительном свете. Но! обещать без уверенности — плохая манера, а за слова следует отвечать всегда.
Всё дело в запретном «не», придающем словам негатив. Лучше пообещать
другое — сделать всё, что возможно, например. И не пообещал, и обнадёжил.

35.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• «Вы должны», «обязаны» и всё в этом духе
• То же самое — «вам следовало бы» или «вам нужно». В английском языке сильное слово most
(обязан) в таких случаях заменяется смягчённым глаголом to have, и в этом есть большой смысл.
Говорить о долге можно, только обсуждая дебиторскую ситуацию, когда речь идет о расчётах
за ранее поставленный товар. В противном случае собеседник имеет полное право вежливо, но
ехидно поинтересоваться, когда это он успел так задолжать и сам того не заметить, и будет
прав. Хорош вариант, в котором под маскировкой покорной просьбы скрыто требование о
возврате денег: «Мне было бы намного проще решить с руководством вопрос о скидке, если бы
вы оплатили счёт № 249 от 12 февраля на сумму 228 412 рублей». Изящно и красиво. И вроде
бы потребовал, практически в ультимативной форме, но интеллигентно.

36.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• «Договорчик», «товарчик», «заявочка», «счётик» и другие уменьшительно-ласкательные
формы
• Применение уменьшительно-ласкательных существительных иногда допустимо в
общении между близкими или друзьями, но во время телефонных переговоров о них
вообще следует забыть. Серьёзный человек оперирует обычными, нормальными, а не
коверканными словами. Менеджер, склонный к «муси-пуси», будет вынужден мириться
с «голой» «зарплаточкой» без всякой премии (интересно, что к этому слову
уменьшительных суффиксов так и не придумали), да и то, вероятно, недолго.

37.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Фразы - магия, психология или этикет?
• «Как только у меня будет возможность»
• Договариваясь о времени следующего разговора, встречи или отправки электронного
письма с прайс-листом или коммерческим предложением, необходимо
конкретизировать время контакта, если это зависит от агента рекламного. Только
отправка корреспонденции допускает формулировки «в течение часа» или «до обеда»,
и то только в том случае, если требуется согласование особых условий. Ссылаться на
занятость не следует, на другом конце провода тоже не бездельники сидят. Даже
отсутствие информации не оправдывает молчания. Всё равно нужно позвонить и
сообщить о ситуации, извиниться и перенести важный разговор на другое время.

38.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• ТАБУ:
• Слова-паразиты, долгие «э-э-э» и прочие бэканья-мэканья не могут присутствовать в
речи профессионала.
• Любого рода грубость и неучтивость крайне снижают эффективность переговоров,
поэтому их навсегда следует исключить из обихода. Это поможет в решении и других
житейских вопросов, когда войдёт в привычку. Правильно работающий менеджер по
сбыту довольно быстро замечает происходящие с ним изменения в лучшую сторону и
резкое уменьшение количества личных проблем в общении.

39.

«Роль и обязанности рекламного агента. Изучение должностной инструкции»
Лекция 2.
• Заключение. Итак, профессия «Агент рекламный» требует культуры
коммуникативного общения, прежде всего, правил делового этикета и большой
самоорганизации.
• И, конечно, улыбаться!
• Очень полезна привычка «Улыбаться» и во время переговоров с клиентами. Если ктото думает, что мимика всё равно не видна, то он ошибается. И негативный настрой, и
позитив ощущаются по звуку голоса. Обладателям чувства юмора (доброго)
рекомендуется к месту пошутить. Собеседнику приятно ощущать, что диалог с ним
вызывает радость. Он тоже улыбается, и всё получается самым лучшим образом.

40.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!