Аудит бизнес-процессов

1.

АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Автор: Басова Олеся Владимировна,
директор по производству АО «АЛВИЗ»
1

2.

2

3.

Когда нужна проверка:
• Разработана и внедрена новая документация
• Плановая проверка
• Внеплановая проверка
3

4.

Случаи внеплановой проверки:
• рост численности персонала и затрат на персонал;
• ненужные и убыточные позиции в ассортименте;
• рост затрат на обслуживание клиентов;
• рост задолженности предприятия;
• другие ситуации, говорящие о том, что эффективность работы
снижается.
4

5.

«Модель швейцарского сыра»
5

6.

• Бизнес-процесс - совокупность различных видов
деятельности, в рамках которой «на входе» используется
один или более видов ресурсов, и в результате этой
деятельности «на выходе» создается продукт,
представляющий ценность для потребителя (М. Хаммер,
Д. Чампи).
• Бизнес-процесс - несколько связанных работ или процедур, в
совокупности реализующих конкретную цель текущей
деятельности в рамках существующей организационной
структуры.
• Бизнес-процесс - совокупность взаимосвязанных или
взаимодействующих видов деятельности, которые
преобразуют «входы» в «выходы» (ISO 9000:2015).
• Бизнес-процесс - это цепочка работ (функций), результатом
которой является какой-либо продукт или услуга.
6

7.

7

8.

Функция
Бизнес-процесс
Состоит из разнородных
(различных) работ;
Состоит из однородных
(одинаковых) работ;
Работы, входящие в состав
процесса в совокупности представляют
широкопрофильный вид деятельности,
Работы, входящие в состав
на выходе которого получается
функции в совокупности
результат, обладающий ценностью для
представляют узкопрофильный
потребителя;
вид деятельности.
Описание процесса включает
перечень «входов», «выходов»,
«поставщиков» и «потребителей»
бизнес-процесса.
8

9.

Признаки, что предприятие как система
работает нестабильно или неэффективно:
• Бизнес стабильно развивается, количество персонала
растет.
• Затраты на оплату труда персонала растут
непропорционально основным показателям
результативности деятельности.
• В компании существуют «незаменимые» ключевые
сотрудники.
• Необходимость стандартизировать бизнес-процессы.
• Регулярно возникают конфликты. Часть функций
дублируется, часть – не выполняется.
• Отсутствует координация действия для достижения
общих целей.
9

10.

Целью описания бизнес-процессов может являться:
управляемость бизнеса (компании)
оптимизация выполнения БП
стандартизация БП
дальнейшее развитие
внедрение новых методик управления
10

11.

Результаты работ по описанию системы
управления на базе технологии управления бизнеспроцессами
• регламент бизнес-процесса в формате, соответствующем
требованиям ISO 9000
• должностные инструкции
• матрица ответственности процессов
• перечень показателей оценки результативности
(эффективности) бизнес-процессов
• жизненный цикл документа и маршрут документа
11

12.

Результаты описания бизнес-процессов для
руководителя:
• появления системы оценки результативности
выполнения процессов, функций;
• повышение эффективности деятельности;
• повышение капитализации компании.
12

13.

13

14.

Цели бережливого производства:
• сокращение затрат;
• сокращение сроков создания продукции;
• сокращение производственных и складских
площадей;
• гарантия поставки продукции заказчику;
• максимальное качество при определённой
стоимости либо минимальная стоимость при
определённом качестве.
14

15.

Инструменты и методы Бережливого производства:
• картирование потока создания ценности;
• вытягивающее поточное производство;
• канбан;
• кайдзен;
• система 5С;
• система SMED;
• система TPM;
• система JIT (Just-In-Time);
• визуализация;
• U-образные ячейки.
15

16.

Восемь видов потерь:
• творческого потенциала;
• излишнее производство;
• задержки;
• ненужная транспортировка;
• чрезмерные запасы;
• излишняя обработка;
• дефекты, которых нужно избегать;
• неважно поставленный процесс.
16

17.

Методы внесения информации:
1. Текстовый. Это наименее эффективный способ
описания.
2. Табличный. Способ позволяет взглянуть на
бизнес-процессы более структурировано.
3. Графический. Наиболее эффективный и
понятный способ.
17

18.

18

19.

19

20.

BPMN
20

21.

нотация
BPMN
SADT
DFD
WFD
ARIS
EPC
STD
UML
ERM
FCD
RAD
ANSI
IDEF
Unified Modeling Language
Цветные сети Петри
Дорожки Брюса Силвера
Карты потоков создания
ценности
описание
помогает демонстрировать бизнес-процесс представителям разных
аудиторий.
используется для создания функциональной модели.
стандарт для макропроцессов в бизнесе.
стандарт для бизнес-процессов нижнего уровня с возможностью
демонстрации последовательности работ с учетом времени.
применяется для создания, анализа, внедрения и улучшения бизнеспроцессов.
показывает вход и выход процесса в ходе моделирования сложных
комплексов.
показывает, как ведет себя система при внешнем управляющем
воздействии.
UML – описывает требования к ИС.
описывает концепцию бизнес-процесса.
описывает действия, исполнителей, оборудование и данные с помощью
символов.
описывает и анализирует функциональные элементы, наглядно
демонстрирует их взаимодействие.
набор блок-схем для демонстрации хода процесса.
набор инструментов для разделения и объединения блоков (IDEF0),
изображения процесса (IDEF3) и др.
средства визуализации, конструирования, документирования систем и
процессов.
демонстрируют переходы, изображают события и действия.
дополнение к другим нотациям, применяется, чтобы показать, как
переходит ответственность от одного участника к другому.
набор условных обозначений, которые показывают затраты времени и
ресурсов.
21

22.

BPMN
ARIS eEPS
Показывает статусы документов.
Демонстрирует события до и
после каждой операции.
Позволяет описывать
специфические бизнеспроцессы.
Использует логические
операторы.
Позволяет имитировать процесс
наиболее корректно.
Имитирует бизнес-процесс.
Крупные диаграммы.
Демонстрирует прерывание
действия.
Трудоемкое моделирование.
Ограниченная семантика.
Развитая семантика (поисковые
алгоритмы).
Использует логические
операторы, события.
22

23.

Метод Horus
• подготовка проекта разработки (этап 0),
• этап стратегии и архитектуры (этап 1),
• детальный анализ бизнес-процессов (этап 2),
• последующее использование модели (этап 3).
23

24.

24

25.

Bizagi Process Modeler;
Visual Paradigm;
ELMA BPM;
Fox Manager;
ARIS Express;
Business Studio;
ABC-FlowCharter;
CorelFlow;
Visio;
Proplan;
Ablauf-Profi;
Vamos-BE;
SYCAT;
AENEIS;
ARISToolset;
AIBAS;
Camunda-modeler.
Онлайн-сервисы:
сайт Diagram.ly.
25

26.

Начало/конец (вход и выход процесса)
Действие или процесс (активность, которую предполагается
сделать)
Принятие решения (проверка выполнения условия да/нет)
Линия потока (стрелка показывает направление потока)
26

27.

27

28.

Этапы построения процессов организации:
• Этап 1. Описание структуры компании "как есть".
• Этап 2. Анализа модели организации "как есть".
• Этап 3. Разработка структуры компании "как надо".
• Этап 4. Разработка плана перехода из состояния "как есть" в
состояние "как надо".
• Этап 5. Внедрение изменений и построение организации "как
надо".
28

29.

Группы процессов:
• Ответственность руководства (управление
организацией). Раздел 4-5-6 ИСО 9001
• Менеджмент ресурсов. Раздел 7 ИСО 9001
• Процессы жизненного цикла. Раздел 8 ИСО 9001
• Измерения, анализ и улучшения. Раздел 9-10
ИСО 9001
29

30.

30

31.

Процессный подход
31

32.

Каждый процесс имеет:
• Название и цель – четкие и понятные, чаще объединены.
• Владельца или исполнителя – лицо, которое отвечает за
результат, руководит и контролирует деятельность
задействованных в бизнес-процессе сотрудников.
Ресурсы – инструменты, которые требуются на любом из
этапов создания продукта и остаются неизменными.
• Вход – ресурсы, чаще сырье, которое требуется для создания
продукта и в конечном итоге преобразуется во что-то новое.
• Выход – готовый продукт. Должен соответствовать
первоначальным требованиям. Может служить входом в
другой бизнес-процесс.
32

33.

Классификация бизнес-процессов
33

34.

По степени сложности:
По виду деятельности:
По месту в структуре организации:
Монопроцессы – цикличные
односложные операции.
Производственные – приводят к
получению осязаемого продукта.
Горизонтальные
–
равные
сотрудники
компании
взаимодействуют между собой.
Вложенные процессы –
последовательности
монопроцессов.
Процессы оказания услуг.
Связанные процессы –
последовательности
монопроцессов, выполняемые по
предварительно заданной схеме.
Межфункциональные
горизонтальные – коммуникации
происходят между специалистами
различных отделов.
Вертикальные – взаимодействуют
работники
разных
уровней
(например,
руководитель
–
подчиненный).
Интегрированные – работники по
горизонтали
и
вертикали
взаимодействуют одновременно.
По функциям подразделений:
По степени детализации или
комплексности:
По исполняемости:
Управленческие.
Финансовые.
Складские.
Логистические.
Производственные.
Исполняемые
–
помогают
Микропроцессы – выпуск составных автоматизировать бизнес.
частей продукта.
Неисполняемые
–
дают
Макропроцессы – изготовление
возможность
изучить
нюансы
целого продукта.
деятельности
предприятия
и
повысить
эффективность
внутренних взаимодействий.
34

35.

Виды бизнес-процессов:
• основные бизнес-процессы (процессы жизненного цикла продукции) –
это сквозные процессы, в ходе их выполнения создается конкретная
ценность для потребителя;
• вспомогательные (или обеспечивающие) – необходимы для того, чтобы
могли осуществляются основные процессы, но непосредственно
полезной ценности для потребителя не создают;
• управляющие (или управления) – контролируют выполнение основных
и обеспечивающих процессов, соответствие ключевым целям
компании;
• сопутствующие – такие процессы являются лишь частью деятельности
компании, не могут выступать основным источником дохода;
• процессы развития – важны для повышения производительности и
получения более высокой прибыли в будущем;
• процессы совершенствования – позволяют улучшать деятельность и
результаты бизнеса.
35

36.

Разделяют бизнес-процессы:
По форме:
• внутренние – решают задачи внутри организации;
• внешние – необходимы для урегулирования отношений с
клиентами, партнерами, поставщиками и другими сторонними
лицами.
По функции:
• структурные – поддерживают и оптимизируют процесс работы;
• функциональные – применяются непосредственно для
выполнения текущих задач.
36

37.

Правила описания бизнес-процесса
37

38.

Этапы построения процессов организации:
• Этап 1. Описание структуры компании "как есть".
• Этап 2. Анализа модели организации "как есть".
• Этап 3. Разработка структуры компании "как надо".
• Этап 4. Разработка плана перехода из состояния "как есть" в
состояние "как надо".
• Этап 5. Внедрение изменений и построение организации "как
надо".
38

39.

Шаги описания бизнес-процесса:
39

40.

2 модели описания бизнес-процессов:
• Модель «как есть» (в переводе с английского – as is) -
демонстрирует текущие бизнес-процессы, которые
нужно изучить и описать.
• Модель «как должно быть» (переводится как to be) создается исходя из анализа предыдущей модели,
если нынешние бизнес-процессы оказываются
неэффективными, несовершенными.
40

41.

Правила построения модели «как есть»:
Собираем команду специалистов, которые задействованы в
конкретном бизнес-процессе, в т. ч. руководителей.
Собираем все необходимое для входа (информацию о ресурсах,
мощностях, требованиях к качеству, времени обработки и исполнения
заказов), обозначаем конечный результат.
Формулируем этапы на основании собранных данных в ходе
интервью с работниками. Персоналу можно задать такие вопросы:
Какие действия включены в процесс?
Как выполняется действие и где это происходит?
Кто ответственный за конкретную операцию?
Какой результат?
Как понять, что рабочий цикл закончен?
Какие документы сопровождают завершение цикла?
Куда эти документы потом передаются.
Отображаем результаты в виде описания или графической нотации.
41

42.

42

43.

Группы методов оптимизации:
• Методы «здравого смысла».
• Методы «бережливого производства».
Методы «здравого смысла»:
удаление дублирующихся операций;
исключение лишнего контроля и операций;
автоматизация операций, которые часто повторяются;
равномерное распределение ресурсов;
корректировка составляющих (технологий, материалов,
производственного цикла и т. д.);
упрощение процесса;
комплексная стандартизация;
ускорение (запараллеливание процессов);
сокращение количества операций, затрат, продолжительности цикла.
43

44.

Этапы управления бизнес-процессами (BPM)
44

45.

Реинжиниринг – управленческий метод, который
позволяет исправлять проблемы по мере их
возникновения.
Одновременно можно реинжинирить до 20% от
общего числа бизнес-процессов на предприятии.
45

46.

• Реинжиниринг предполагает пересмотр и улучшение
всех бизнес-процессов на предприятии ради
получения конкурентных преимуществ. Проводится
при принятии новых стандартов или полном
реформировании.
• При оптимизации изменения касаются лишь
отдельных бизнес-процессов в 1-2 направлениях.
46

47.

• РИСК (УГРОЗА)– влияние неопределенности
• ВОЗМОЖНОСТЬ (ПЕРСПЕКТИВА)
47

48.

48

49.

49

50.

50

51.

51

52.

52

53.

53

54.

54

55.

55

56.

Ход выполнения работы:
• Проанализировать выделенный бизнес-процесс.
• Произвести оценку рисков бизнес-процесса, результаты свести в
таблицу 1.
• Проставить в таблице коэффициент вероятности наступления и
коэффициент ущерба от реализации угрозы по 3х бальной шкале.
Произведение этих составляющих позволят определить риск.
• Рассчитать общую сумму рисков. На основе полученных данных
выделить три типа риска: низкий (1,2), средний (3,4), высокий (6,9).
• Разработать меры по управлению рисками.
56

57.

Таблица – Оценка рисков ______________ бизнес-процесса
1 – редко/незначительный
2 – возможно/средний
3 – часто/существенный
Наименование угрозы (примеры)
Вероятность
Ущерб от реализации
Риск
наступления
Стихийные бедствия, аварии, пожары и пр.
3
3
9
Непреднамеренные ошибки пользователей
2
2
4
Перебои электропитания
1
2
2
Вредоносное программное обеспечение
2
3
6
Халатность пользователей
3
2
6
Другое
Сумма рисков:
27
57

58.

58

59.

Принципы аудита:
• Честность
• Беспристрастное представление
• Должная профессиональная осмотрительность
• Конфиденциальность
• Независимость
• Подход, основанный на свидетельстве
• Риск-ориентированный подход
59

60.

Основная цель аудита
- сбор объективных свидетельств
Результат аудита
- определение возможностей для улучшения
60

61.

61

62.

ВИДЫ АУДИТОВ
по интересам действующих сторон
по объектам проверки
по направлению проверки
62

63.

63

64.

64

65.

ПО НАПРАВЛЕНИЮ ПРОВЕРКИ
горизонтальный
вертикальный
аудит в прямом направлении
аудит в обратном направлении
65

66.

66

67.

67

68.

68

69.

69

70.

70

71.

71

72.

72

73.

Документация аудита:
• методическая – разрабатывается до проведения
аудита
• рабочая – создается в ходе аудита на различных
этапах
73

74.

74

75.

Для успешного прохождения итогового теста,
обратить внимание на:
- определения: процесс, вход, выход, ресурсы,
владелец, результативность, аудит
- методы описания бизнес-процессов
- классификация бизнес-процессов
- виды бизнес-процессов: основные, вспомогательные
- документация аудита
- виды аудитов*: по интересам действующих сторон,
по объекту проверки, по направлению проверки
75

76.

ВСЕМ СПАСИБО!
76