Информатика. Занятие 6. Базы данных. СУБД Access

1. Информатика Занятие 6. Базы данных. СУБД Access

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Назначение и место СУБД в задачах
управления.
2. Основные понятия и организационная
структура СУБД MS Access.
ЛИТЕРАТУРА:
1. Симонович С.В. Информатика.
Базовый курс. Учебник. СПб: Питер, 2007.
- с. 340-367.

2. 1. Назначение и место СУБД в задачах управления

3.

База данных – это файл специального
формата,
содержащий
информацию,
структурированную заданным образом.
Информация - это любые сведения о каком
либо событии, сущности, процессе и т. п.,
являющиеся объектом некоторых операций:
восприятия,
передачи,
преобразования,
хранения или использования.

4.

Структура БД

5.

Информация, зафиксированная в определенной форме, пригодной для последующей
обработки, хранения и передачи, представляет
собой данные.
Банком данных называют
программную
систему, представляющую услуги по хранению и поиску данных определенной группе
пользователей и по определенной тематике.

6.

К БД предъявляются следующие
требования:
• 1)
удовлетворение
информационных
потребностей пользователей;
• 2) обеспечение
возможности работы
с
большими объемами различной информации;
• 3) поддержка заданного уровня достоверности
хранимой
информации
и
ее
непротиворечивости;
• 4) осуществление доступа к данным только
пользователей, имеющих на это полномочия;

7.

5)
обеспечение
возможности
поиска
информации по любой требуемой группе
признаков;
6) соответствие заданным требованиям по
производительности;
7) возможность реорганизации и расширения
при изменении границ предметной области;
8) обеспечение выдачи информации в форме,
удобной для восприятия;
9) простота использования;
10) возможность обслуживания нескольких (не
обязательно одновременно) пользователей.

8.

• База данных (БзД) представляет собой
совокупность
специальным
образом
организованных наборов данных (файлов),
хранимых во внешней памяти ЭВМ (обычно
на МД).
• Система
управления
базами
данных
(СУБД) - это программный продукт,
обеспечивающий
централизованное
управление данными в БзД. Названную
систему
можно
рассматривать
как
надстройку над средствами управления
данными ОС.

9. Преимущества централизованного управления данными состоят в следующем:

• 1) в сокращении избыточности хранимых
данных;
• 2) в поддержании целостности и непротиворечивости данных;
• 3) в обеспечении многоаспектного использования данных, т.е. в поддержке новых
приложений на основе уже имеющихся данных;
• 4) в обеспечении комплексной оптимизации
хранения и использования данных;
• 5) в стандартизации и унификации способов
представления данных;
• 6) в разграничении доступа к данным
различных групп пользователей.

10. Под управлением данными понимается:

• 1) задание коррекции схемы БзД,
т. е. ее
логической и/или физической структуры;
• 2) манипулирование данными, т.е. добавление,
обновление, удаление и выборка (извлечение)
данных из БзД.
Для решения первой
описания данных (ЯОД).
задачи
служит
язык

11.

В зависимости от стадии жизненного цикла
БД СУБД выполняет одну из следующих двух
функций:
• 1)
формирование
БзД,
включая
ее
модификацию (на стадии создания БзД),
• 2) обработку данных из БзД, включая ее
модификацию (на стадии эксплуатации БзД).
СУБД может поддерживать один из следующих
интерфейсов или одновременно оба:
• 1)
пользовательский
интерфейс
для
взаимодействия
пользователя
с
БД
в
интерактивном режиме;
• 2) программный интерфейс для выполнения
запросов
по
управлению
данными
из
прикладных программ.

12.

Словарь данных (СД) представляет собой
специальную
информационную
структуру,
содержащую общие сведения о ресурсах БД.
СД включает:
• - описание схемы и подсхем БзД, т. е. сведения
об общей организации БзД,
а также о
возможных
(допустимых)
значениях
и
форматах представления данных;
• - сведения о полномочиях пользователей по
управлению данными;
• - сведения об источниках данных;
• - другие справочные сведения.

13.

Предметной областью называется фрагмент
реальности,
который описывается или
моделируется с помощью
БзД
и
ее
приложений.
В
предметной
области
выделяются
информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы,
системы, понятия и т. д., сведения о которых
хранятся в БзД.

14.

Этапам реализации БзД соответствуют уровни
описания предметной области:
а) реальность в том виде, как она существует,
б) концептуальное описание реальности,
в) представление описания в виде формального текста,
г) физическая реализация БзД на машинных
носителях.

15. Уровни описания предметной области

ЗАВОД
ДИРЕКТОР
УПРАВЛЕНИЕ
ЦЕХА
ЦЕХА
ЦЕХА
ЦЕХА
ЦЕХА
ОТДЕЛЫ
СЛУЖБЫ
a) реальность
б) концепт. описание
01 ЗАВОД: ARRAY
02 STRUCT
03 ДИРЕКТОР: TEXT
03 УПРАВЛЕНИЕ: STRUCT
03 ЦЕХА: ARRAY
04 ЦЕХА: STRUCT
в) формальный текст
г) реализация на носителях

16.

Простое (элементарное)
данное
- это
наименьшая
семантически
значимая
поименованная единица данных (например,
ФИО, ДОЛЖНОСТЬ, АДРЕС и т. д.). Значение
простого данного описывает представленную
им характеристику объекта для
каждого
экземпляра объекта. Имена простых данных
хранятся в описании БД, в то время как их
значения запоминаются в самом БД.

17.

Совокупность
простых
данных
объединить в составное данное
способами.
можно
двумя
Во-первых,
можно
соединить
несколько
разнотипных данных.
Например, данное
АНКЕТА состоит из данных ТАБЕЛЬНЫЙ
НОМЕР,
ФИО, ГОД РОЖДЕНИЯ, ПОЛ,
ДОЛЖНОСТЬ, ЗАРПЛАТА. По этому принципу
образуется структурное данное или данное
типа структура. Описание структуры состоит
из перечисления ее
составных частей,
значение - из значений составляющих ее
данных.

18.

Во-вторых, составное данное может
объединять совокупность однотипных
данных (список сотрудников предприятия,
послужной список сотрудника, список
публикаций и т. д.). Составное данное
этого типа называется массивом. В
описании массива достаточно указать
описание
одного элемента, значение
массива представляется однородным
списком значений его элементов.

19.

В
общем
случае
составные
данные
представляют собой объединенную под одним
именем совокупность данных любых типов, в
том числе структур и массивов с произвольной
глубиной вложенности составных данных.
Для представления данных на концептуальном
уровне
применяются
различные
модели
данных.
Известны такие модели данных:
• 1) иерархическая модель;
• 2) сетевая модель;
• 3) реляционная модель.

20.

В иерархической модели объекты предметной
области представляются узлами (вершинами).
Иерархическая модель характеризуется:
• - достаточной простотой,
• - неоднородностью;
• - высокой эффективностью;
• - неравноправием между данными вследствие
того, что одни из них должны быть жестко
подчинены другим;
• - сложностью обновления БзД.

21.

Сетевой модели присущи:
• - сложность;
• - неоднородность;
• - невысокая эффективность;
• - полнота;
• - равноправие между данными;
• - сложность обновления БзД.

22.

В основе реляционной модели данных лежит
понятие
отношения
между
объектами
предметной области,
а сами отношения
представляются таблицами.
Реляционной модели данных свойственны:
• - простота;
• - однородность представления данных, что
облегчает их обработку;
• - низкая эффективность вследствие разобщенности семантически взаимосвязанных данных;
• - полнота;
• - равноправие между данными;
• - легкость обновления данных.

23. Структура базы данных

Большинство
баз
данных
имеют
табличную структуру, где адрес данных
определяется пересечением строк и
столбцов. В базах данных столбцы
называются полями, а строки – записями.
Поля образуют структуру базы данных, а
записи составляют информацию, которая
в них содержится.

24. Свойства полей

Основным свойством любого поля является его
длина. Длина поля выражается в символах или, что
то - же самое, в знаках. От длины поля зависит,
сколько информации в нем может поместиться.
Известно, что символы кодируются одним или
двумя байтами, поэтому можно условно считать, что
длина поля измеряется в байтах.
Уникальным свойством любого поля является его
Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь
двух полей с одинаковым именем, поскольку
компьютер запутается в их содержимом. Но кроме
имени у поля есть еще одно свойство - Подпись.
Подпись – это та информация, которая отображается
в заголовке столбца.

25. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства

•Основное свойство текстового поля –
размер (не более 256 символов).
•Числовое поле служит для ввода числовых
данных. Оно тоже имеет размер, но
числовые
поля
бывают
разными,
например, для ввода целых чисел и для
ввода
действительных
чисел.
В
последнем случае кроме размера поля
задается также размер десятичной части
числа.
•Поля для ввода дат или времени имеют
тип Дата/время.

26.

•Для ввода логических данных, имеющих только два
значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь; и
т. д.), служит специальный тип – Логическое поле.
Длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку
этого более чем достаточно, чтобы выразить
логическое значение.
•Особый тип поля – Денежный. Из названия ясно,
какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно
хранить и в числовом поле, но в денежном формате
с ними удобнее работать. В этом случае компьютер
изображает числа вместе с денежными единицами,
различает рубли и копейки, фунты и пенсы,
доллары и центы, в общем, обращается с ними
элегантнее.
•В современных базах данных можно хранить не
только числа и буквы, но и картинки, музыкальные
клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов
называется полем объекта OLE.

27.

• У текстового поля есть один недостаток, связанный
с тем, что оно имеет ограниченный размер (не
более 256 символов). Если нужно вставить в поле
длинный текст, для этого служит поле типа МЕМО. В
нем
можно
хранить
до
65535
символов.
Особенность поля МЕМО состоит в том, что
реально эти данные хранятся не в поле, а в другом
месте, а в поле хранится только указатель на то, где
расположен текст.
• Поле Счетчик. На первый взгляд это обычное
числовое поле, имеющее свойство автоматического
наращивания. Если в базе есть такое поле, то при
вводе новой записи в него автоматически вводится
число, на единицу большее, чем значение того же
поля в предыдущей записи. Это поле удобно для
нумерации записей.

28.

• Уникальное поле – это поле, значения в котором
не могут повторяться.
• При создании структуры таблиц одно поле (или
комбинацию полей) можно назначить ключевым.
С ключевыми полями компьютер работает особо.
Он проверяет их уникальность и быстрее
выполняет сортировку по таким полям. Иногда
ключевое поле называют первичным ключом.

29. Выводы по 1-му вопросу:

Таким образом, при изучении первого
вопроса лекции вы познакомились с
основными понятиями баз данных, а
также изучили, что понимается под
системой управления базами данных.

30. 2. Основные понятия и организационная структура СУБД MS Access

31.

Три варианта начала работы с СУБД:
1. Новая база (создание новой базы данных)
2. Мастера, страницы и проекты баз данных
(создание базы данных на основе стандартных
шаблонов Мастера создания баз данных)
3. Открыть базу данных (открыть существующую базу данных).

32.

33.

34.

• Таблицы – основные объекты базы данных. В
них хранятся данные. Реляционная база
данных может иметь много взаимосвязанных
таблиц.
• Запросы – это специальные структуры,
предназначенные для обработки данных
базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют,
объединяют, то есть обрабатывают.
• Формы – это объекты, с помощью которых в
базу
вводят
новые
данные
или
просматривают имеющиеся.
• Отчеты – это формы «наоборот». С их
помощью данные выдают на принтер в
удобном и наглядном виде.

35.

• Страницы – отображает все ярлыки страниц
доступа к данным в текущей базе данных.
• Макросы – это макрокоманды. Если какие-то
операции с базой производятся особенно
часто, имеет смысл сгруппировать несколько
команд в один макрос и назначить его
выделенной комбинации клавиш.
• Модули – это программные процедуры,
написанные на языке Visual Basic. Если
стандартных средств Access не хватает для
удовлетворения
особо
изощренных
требований заказчика, программист может
расширить возможности системы, написав для
этого необходимые модули.

36.

Кроме семи вкладок для основных объектов
оно содержит три командные кнопки: Открыть,
Конструктор, Создать. С их помощью и
выбирается режим работы с базой.
Кнопка Открыть открывает избранный
объект. Если это таблица, то ее можно
просмотреть, внести новые записи или
изменить те, что были внесены ранее.

37.

Кнопка Конструктор тоже открывает избранный
объект, но по-другому. Она открывает его
структуру и позволяет править не содержимое,
а устройство. Если это таблица, в неё можно
вводить новые поля или изменять свойства
существующих полей. Если это форма, в ней
можно изменять или создавать элементы
управления. Очевидно, что этот режим служит
не для пользователей базы, а для ее
разработчиков.
Действие
командной
кнопки
Создать
соответствует ее названию. Она служит для
создания новых объектов. Это элемент
управления
тоже
предназначен
для
проектировщиков базы.

38. Выводы по 2-му вопросу:

Таким образом, при изучении
второго вопроса лекции вы
познакомились с основными
элементами и организационной
структурой СУБД MS Access.

39. Вопросы для закрепления изученного учебного материала

• Что называется банком данных?
• Доложите структуру банка данных
• Что называется базой данных?
• Понятие «управление данными»

40. Выводы по лекции

Оформление документов, составление различных
отчетов будет занимать основную часть вашего
служебного времени.
Использование в настоящее время СУБД Access для
обработки служебных баз данных позволит вам полностью исключить рутинную оформительскую работу,
высвободив время для решения вопросов улучшения
деятельности вашей службы, для творческой работы.
Высокая скорость и надежность работы, качество и
точность
отрабатываемых
служебных
документов,
обеспечиваемые программными средствами, станут
залогом вашей успешной работы.

41. Задание на самостоятельную работу

Симонович С.В. Информатика.
Базовый курс. - Учебник. СПб: Питер,
2007. – с. 340-367.