Основные разновидности деловых писем и их классификация

1.

Основные
разновидности
деловых писем
и их класификация

2.

По тематическому признаку:
Виды
деловых
писем:
1. Коммерческие :
• оферта (письмо-предложение)
• письмо-запрос
• рекламация (письмо-претензия)
2. Некоммерческие письма:
• благодарственное письмо
• гарантийное письмо
• информационное письмо
• письмо-напоминание
• письмо-подтверждение
• письмо-поздравление
• письмо-приглашение
• письмо-просьба
• письмо-соболезнование
• сопроводительное письмо
• Письма-ответы (отказы)

3.

Оферта (письмопредложение)
Предложение стороной сделки о заключении договора с
указанием основных условий сделки: наименования,
количества, качества, цены товара, условий и срока
поставки, условий оплаты, способа доставки.

4.

Стандартные фразы:
В подтверждение нашей предварительной договорённости...
Зная Вас как надёжного партнёра...
В соответствии с Вашей просьбой...
Согласно контракту №... от...
ООО «Полюс» в связи с ... представляет на Ваше рассмотрение следующее
предложение...

5.

Письмо-запрос
Обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило,
без указания условий сделки.
Для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то
вопроса: узнать подробно характеристики товара, наличие товара, сроки
поставки, получить прайс-лист, образцы товара и т.п.
Письмо-запрос должно содержать обоснование необходимости разъяснения
вопроса.

6.

Стандартные фразы
В целях ознакомления с...
Прошу предоставить информацию...
...просим выслать...
Направляю в Ваш адрес запрос о
Руководство поручило мне обратиться к Вам с запросом

7.

Рекламация
(письмопретензия)
Претензии к стороне, которая
нарушила принятые на себя
обязательства, и требование
возмещения убытков.
При получении отказа в
удовлетворении требований или
истечении установленного
срока на рассмотрение
претензии необходимо в
установленном порядке заявить
иск в арбитражный суд.
Письмо-претензия должна содержать
дополнительно:
• наименование документа, номер;
• основание – номер и дата документа;
• наименование товара;
• количество товара;
• основания для предъявления претензий;
• доказательства нанесенного ущерба;
• требования по возмещению убытка;
• доказательные документы, как
приложение к письму.

8.

Стандартные фразы
К большому сожалению...
С сожалением...
(Официально) заявляем Вам рекламацию на.../в отношении...
Направляем Вам товар /рекламацию/рекламационный акт...
Сообщаем Вам, что...
Мы вынуждены поставить Вас в известность, что...

9.

Гарантиное письмо
При составлении гарантийного письма необходимо дополнительно
указать:
Наименование документа;
Банковские реквизиты, а также размер штрафа в случае
нарушения обязательств (в случае финансовых гарантий).
Содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то
действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты
за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги,
гарантии качества и прочее.

10.

Стандартные фразы
Гарантируем...
Настоящим письмом гарантируем...
Компания «Х» гарантирует...
Своевременную и полную оплату гарантируем...
Настоящим гарантируем...

11.

Информационное письмо
Предполагает информирование о каких-то событиях
либо фактах, которые составляют интерес либо
могут заинтересовать адресата.
Подписывает информационное письмо обычно
руководитель компании, иногда его заместитель или даже
секретарь.
Информационное письмо содержит в себе сведения
официального характера: сообщение, просьбу,
напоминание, предложение и прочее.
Цель – проинформировать, известить, прорекламировать,
просветить о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия
договора, об аспектах деятельности компании, продукции
компании и т.п.

12.

Стандартные фразы
Сообщаем Вам о ...
Доводим до Вашего сведения
Считаем необходимым поставить Вас в известность
Представляю Вам проект, отчет, перечень, предложения, акт

13.

Письмонапоминание
Содержит напоминание о выполнении договоренностей,
обязательств и меры, которые будут приняты в случае их
невыполнения.
Ссылки на пункты договора
или другого документа, в
которых прописаны основные
обязательства сторон.
Просьба выполнить взятые
обязательства.
Основные действия,
которые будут приняты к
стороне в случае
невыполнения обязательств.

14.

Стандартные фразы
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Считаем необходимым уведомить Вас…
Требуем от Вас …
Мы настаиваем…

15.

Письмоподтверждение
Содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо,
какого-то факта и т.п.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием,
предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и
уважения к получателю.

16.

Стандартные фразы
Сообщаем Вам, что мы получили …
Подтверждаем получение …
С благодарностью подтверждаем…
ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.
Подтверждаем предварительную договоренность или свое согласие на ….

17.

Письмо-приглашение
Содержит приглашение на какое-то
мероприятие.
Письмо содержит:
· ключевую фразу о приглашении
· точную и полную информацию о времени, месте
и содержании мероприятия
· формулу вежливости, может быть просьба
ответить, ссылка на доп. источник информации о
мероприятии.

18.

Письмо-просьба
Содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к
действию и т.п.
Шаблонные фразы:
Обоснование просьбы:
• В связи с…
• Учитывая…
• Ввиду…
• Исходя из…
Текст просьбы:
• Просим Вас
• Обращаемся к Вам с
просьбой…
• Просим Вашего содействия
в…
• Просим Вашего согласия
на…

19.

Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо
обычно начинается со слов:
• Направляем Вам…
• Высылаем Вам…
• Представляем Вам…
Составляется для сообщения
адресату о направлении каких-то
сопроводительных документов,
материальных ценностей и т.п.,
также может содержать просьбу.
Отдельного внимания заслуживает
написание сопроводительного
письма к резюме.
Сопроводительное письмо также может
содержать просьбу. В данном случае
применяются следующие шаблоны:
• Просим подтвердить получение…
• Просим передать…
• Просим информировать…
• Просим возвратить…
• Просим руководствоваться… и т.п.

20.

Письма-ответы
Письмо составляется в ответ на письмопросьбу или письмо-запрос. Ответ может
быть положительным или
отрицательным. В письмах ответах
используется принцип языкового
параллелизма – в тексте письма ответа
желательно использовать те же обороты
и лексику, как и в письме просьбе.
Логическая схема такая:
a. повторение просьбы
b. обоснование причины отказа
c. констатация отказа (согласия)

21.

Стандартные фразы
• В ответ на ваше обращение с...
• Рассмотрев вашу просьбу о..