Базы данных

1.

БАЗЫ ДАННЫХ
ВЫПОЛНИЛА:
МУХИНА АЛИНА

2.

База данных предназначена для
автоматизации рабочего места
секретаря. Работа этого звена
связана с накоплением большого
количества информации, которая
связана с регистрации входящей
документации корреспонденции.
Всю информацию о поступающих
документах заносилась вручную
на
бумажные
носители,
что
создавало большие неудобства,
затрачивалось
большое
количество времени на поиск
нужной информации о том или
ином документе, нередко важная
корреспонденция терялась. Сама
картотека изнашивалась по ходу
работы, т.е. через некоторое
время бумага могла утратить своё
было качество.
Для
того
чтобы
создать
информационную
базу
необходимо
четко
представить ее на бумажном
носителе.
Для
начала
необходимо
рассмотреть
схему
документооборота
организации

3.

Рассмотрев схему документооборота в организации можно придти к выводу, что
возможна реальная потеря важных документов при таком большом количестве
отделов, поэтому создание базы данных для секретаря просто необходима. С
помощью применения базы предоставляется возможность, проследить в каком
отделе находится документ в данный момент.

4.

Создание баз данных для учета
документооборота в организациях
позволяет частично автоматизировать
процесс
контроля
стадий
прохождения документа, а также
уменьшает риски потерь важных
бумаг.
Базы
данных
в
деле
учета
документооборота
призваны
облегчить работу ответственного за
корреспонденцию,
уменьшить
количество бумажных носителей и
папок, а также соединить в единой
системе всю информацию об
исходящей
и
входящей
документации.
Создание баз данных позволит не
только
освободить
рабочее
пространство, но и оптимизировать
процесс поиска нужных бумаг и
увеличить гарантии, что важный
документ не затеряется.

5.

Плюсы применения баз данных для учета
документооборота
Лицо, отвечающее за регистрацию входящей и исходящей почты,
сможет регистрировать документацию не в бумажном журнале, а на
электронном носителе информации. Настольный журнал может
потеряться, или испачкаться. А информация, записанная в нем, не
будет доступна. С этой точки зрения, хранение данных будет надежнее
в форме электронной таблицы.
В базу данных можно внести следующие сведения по служебным
запискам и прочим бумагам:
присвоенный номер документа
дату получения/отправки
ФИО составителя
краткое содержание
резолюцию и прочее

6.

Для поиска информации по той или иной документации в базе данных
не потребуется много времени. Нужный документ легко отыщется по
регистрационному номеру, исполнителю или содержанию. Для этого
можно воспользоваться фильтрами таблицы.
В таблицах можно отмечать стадию, на которой находится документ:
на подписании директором
на рассмотрении адресата
в архиве и т.п.
Своевременно заполняемые базы данных позволят узнать, на чьей
стадии
«застрял»
документ
и
поторопить
подписанта.
Дополнительно в базу данных можно добавить ФИО и номера
телефонов людей, которые тем или иным образом относятся к
документации, для быстрой связи с ними.
Электронные таблицы позволяют делать отчеты с выводом их на печать:
о количестве отправленных/полученных накладных
перечень заявлений от персонала
заявок на приобретение чего-либо
а также служебных записок по присвоенным им категориям и многое
другое.

7.

Для реализации базы данных необходимо осуществление следующих
операций:
добавлять и удалять в базу данных записи;
изменять и обновлять записи;
быстро осуществлять поиск нужных записей по критериям поиска;
создавать отчеты баз данных, как в электронном виде, так и с
возможностью вывода их на печать;
необходим контроль за правильностью ввода данных;
работа с большим объемом данных из разных таблиц и т.д.
Все эти операции должны осуществляться в удобной для пользователя
форме и не вызывать затруднений при работе.

8.

Существует несколько способов представления больших объемов
данных. Наиболее успешно базу данных. Данную программу можно
разработать с применением таких сред, как Visual FoxPro, Delphi,
Microsoft Access.
Среда программирования Delphi –
пакет
средств
разработки
приложений. Позволяет создавать
приложения для работы с базами
данных.
Эта
среда
программирования основана на
объектно-ориентированном
программировании (ОПП).
К
достоинствам
относятся
удобный интерфейс, высокая
скорость
работы,
большое
количество
библиотек
компонентов.
Данная
среда
программирования
позволяет
создавать
программы
с
дружественным интерфейсом.
К недостаткам Delphi можно отнести следующее:
для разработки приложений в этой среде необходимы особые навыки
программирования, знание среды Pascal.
также опыт применения ЭВМ для построения прикладных систем
обработки
данных
показывает,
что
самым
эффективным
инструментом являются не универсальные алгоритмические языки
высокого уровня, а специализированные языки для создания систем
управления данными.

9.

Visual FoxPro – это динамическая среда разработки реляционных баз
данных. Она содержит объектно-ориентированные инструментальные
средства, позволяющие быстро и легко создавать полноценные
приложения.
Проект,
созданный
таким
способом,
становится
расширенным, обобщенным. Его функционирование можно проверить
сразу после создания.
Visual FoxPro использует язык запросов SQL, основанный на наборах
записей, позволяющих администратору базы данных управлять
действиями пользователя и программами.
Достоинства
среды
Visual
FoxPro.
Позволяет организовать нормализацию
данных для улучшения надежности и
эффективности структуры баз данных,
обеспечивает целостность ссылочной
системы,
осуществляет
разработку
приложений,
использующих
все
средства программировании FoxPro,
использует подход OLE для увеличения
эффективности
систем
управления
реляционными базами данных.
Существенным недостатком Visual
FoxPro
является
неудобство
визуального
создания
средства
разработки баз данных, и механизм
визуального
объектноориентированного
программировании – Microsoft Visual
Basic For Applications (VBA).

10.

Достоинством Access является то, что она имеет
очень простой графический интерфейс, который
позволяет не только создавать собственную базу
данных, но и разрабатывать простые и сложные
приложения.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в
одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам. Access
позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать
правильность вводимых данных. Также в Access возможно создание
связей между таблицами, что позволяет совместно использовать, данные
из разных таблиц. При этом для пользователя они будут предоставляться
одной таблицей. Access имеет развитую систему защиты от
несанкционированного
доступа,
которая
позволяет
каждому
пользователя или категории видеть и изменять только те объекты, на
которые ему были выданы права администратором системы.

11.

БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!