Электронный документооборот в системе финансовых отношений организации (на примере ООО «Каменский элеватор»)

1.

Алтайский государственный технический университет
им. И. И. Ползунова
Институт Экономики и Управления
Кафедра «Цифровые финансы
Бакалаврская работа
Электронный документооборот в системе
финансовых отношений организации
(на примере ООО «Каменский элеватор»)
Выполнил
студент гр. 4Эк(с) -91
Руководитель
Доцент, кандидат экономических наук
Мельничук Ольга
Александровна
Шербакова Наталья
Валерьевна

2.

Объект, предмет, цели и задачи
Объектом исследования является ООО «Каменский элеватор»
Предмет — система электронного документооборота ООО «Каменский
элеватор»
Цели — разработка рекомендаций по внедрению и повышению
эффективности электронного документооборота в системе финансовых
отношений ООО «Каменский элеватор».
Задачами выпускной квалификационной работы являются:
изучить теоретические основы организации электронного
документооборота в организации;
провести анализ организации электронного документооборота в ООО
«Каменский элеватор» при взаимодействии с контрагентами,
налоговыми органами и кредитными организациями, выявить
проблемы и недостатки;
разработать предложения по совершенствованию электронного
документооборота в ООО «Каменский элеватор».
2

3.

Сущность и функции
электронного документооборота
Электронный документ – это документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных
машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации»)
3

4.

Современные информационные системы
электронного документооборота
Параметры
Делопроизводство
Общий документооборот
Управление договорной
деятельностью
Электронный архив
Работа с обращениями граждан
Управление проектами
Работа с документацией СМК
Присоединение файлов
Регистрация Office/Open Office
Регистрация из Проводника
Windows
Встроенные средства просмотра
прикрепленных файлов
Изменение прикрепленных
файлов
Directum
ЕВФРАТ
Область автоматизации
+
+
+
+
+
+
DocsVision
+
+
+
+
+
+
-
+
-
+
+
+
+
-
Регистрация и ввод документов
+
+
+
-
+
+
+
+
+
Работа с документами
-
+
-
+
-
+
4

5.

Организация электронного документооборота в
системе финансовых отношений организации
• формализация процесса визирования счетов на оплату и
счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих
• ввод и регистрация счетов: массовая обработка входящих
счетов путем потокового сканирования и распознавания,
сортировка и первичная обработка счетов
• проверка и согласование счетов на оплату
• подготовка проведения оплаты и уведомление
ответственных об оплате
• формирование архива счетов и организация безопасного и
удобного доступа к нему
5

6.

Характеристика деятельности ООО «Каменский элеватор»
ООО «Каменский элеватор» является юридическим лицом
Основной вид деятельности предприятия – хранение и складирование зерна.
Показатели
Абсолют.
Един.
измер.
2019
2020
2021
изменен.
Относит. изменен.,%
2021-2019
Выручка от продаж
тыс. руб.
642880
1602700
2643370
2000490
411,2
Себестоимость
тыс. руб.
570763
1358310
2359100
1788337
413,3
Чистая прибыль
тыс. руб.
27283
92504
132503
105220
485,7
Стоимость основных средств
тыс. руб.
24475
27821
45881
21406
187,5
тыс. руб.
396879
697205
452063
55184
113,9
чел.
84
115
127
43
151,2
руб.
26,3
57,6
57,6
31,3
219,0
291,4
241,9
361,3
69,9
124,0
1,6
2,3
5,8
4,2
362,5
7653,3
13936,5
20813,9
13160,6
272,0
4,2
5,8
5,0
0,8
119,0
Стоимость оборотных
средств
Среднесписочная
численность
Фондоотдача
Фондовооруженность
Оборачиваемость оборотных
активов
Производительность труда
тыс.
руб./чел.
раз/год
тыс.
руб./чел.
Рентабельность по чистой
6
%

7.

Этапы документооборота в
ООО «Каменский элеватор»
• прием и регистрация входящей документации и обращений граждан, учет,
сохранность, сортировка документов и передача их руководству
• предварительное рассмотрение документации, отбор и подготовка
поступающей документации к докладу руководству
• передача документов на исполнение сотрудникам, копирование и
оперативное размножение документации
• контроль оформления документации, представленной на подпись
руководителю организации и к отправке
• регистрация и рассылка исходящей корреспонденции
• контроль сроков исполнения документов и обращений граждан
• обобщение данных о ходе и результатах исполнения документов
• систематическое информирование руководства по перечисленным
вопросам
• сдача в архив
7

8.

Годовой объем документооборота
ООО «Каменский элеватор» в системе
финансовых отношений в 2017-2021 гг.
№ Приказы
2017
2018
2019
2020
2021
1 Входящий поток
417
432
405
389
428
2 Исходящий поток
206
219
228
214
245
3 Внутренний поток
495
510
487
476
538
1118
1161
1120
1079
1211
236
275
224
210
241
154
186
174
165
171
документов
334
244
230
334
343
ИТОГО копии документов
724
705
628
709
755
ИТОГО подлинные
документы
1 Копии входящих документов
2 Копии исходящих
документов
3 Копии внутренних
8

9.

Схема расчета общего документооборота
ООО «Каменский элеватор»
2017 г.: Одок = (417 + 206 + 495) / (236 +154 + 334) = 1,54
2018 г.: Одок = (432 + 219 + 510) / (275 +186 + 244) = 1,65
2019 г.: Одок = (405 + 228 + 487) / (224 +174 + 230) = 1,78
2020 г.: Одок = (389 + 214 + 476) / (210 +165 + 334) = 1,52
2021 г.: Одок = (428 + 245 + 538) / (241 +171 + 343) = 1,60
9

10.

Организация ЭД в системе финансовых
отношений ООО «Каменский элеватор»
формирование и отправка формы ТОРГ-12, счетов-фактур, актов и
других документов
отправка электронных документов непосредственно из
программного обеспечения «1С: Предприятие»
незамедлительный учет входящих документов в системе «1С:
Предприятие»
получение и подписывание документов с помощью электронной
подписи непосредственно в системе «1С: Предприятие»
коммуницирование с контрагентами оператора системы «Диадок»
сопоставление данных между системой «1С: Предприятие» и
системой «Диадок»
10

11.

Недостатки ЭД в системе финансовых
отношений ООО «Каменский элеватор»
• отсутствует возможность использования механизмов согласования и подписания
документов с помощью электронных подписей напрямую из учетной системы 1С с
целью дальнейшей отправки в системе ЭДО «Контур.Диадок»
• не используется в полном объеме функциональность интеграционного модуля
«Контур.Диадок» для 1С, то есть не осуществляется автоматическая выгрузка из
системы ЭДО в учетную систему
• текущая настройка информационных системы «Контур.Диадок» и 1С вынуждает
работников осуществлять двойной ввод входящих документов с промежуточной
выгрузкой и последующей загрузкой файлов формата *.pdf
• отмечен факт изменения первичной информации в 1С после отправки документа
через систему ЭДО «Контур.Диадок», что требует повышенного внимания со
стороны работников, использующих систему ЭДО
• отсутствуют подписанные соглашения об электронном документообороте с
большей частью контрагентов
• процедура взаимодействия с контрагентами, которые используют другого
оператора ЭДО, достаточно усложнена
• текущий тарифный план ЭДО «Контур.Диадок» не соответствует потенциальному
объему внешнего электронного документооборота предприятия
11

12.

Совершенствование ЭД в системе финансовых
отношений ООО «Каменский элеватор»
сделать каждый отдельный документ, применяемый на предприятии,
объектом ECM-системы
перевести оригиналы создаваемых документов в цифровой
формат – без оформления на бумажном носителе, для чего
подписывать документы электронной подписью
централизовать процессы согласования и подписания
документов электронными подписями в одной процедуре
приема/отправки, используя для этого ECM-систему
централизовать процессы хранения документов, используя для
этого ECM-систему в связке с Файловым хранилищем
автоматизировать процессы формирования электронных
документов, отражения их в ERP-системе и отправки
электронных документов контрагентам
настроить интеграционные связи между сервисами ЭДО, ERP-, ECM-,
MDM-системами для формирования единой корпоративной
интегрированной системы управления документами
12

13.

Расходы на оборудование и программное
обеспечение
Наименование
Кол-во (ед.)
Сумма, руб.
1. Процессор Intel Pentium 4
1
13800
2. Винчестер IBM 40Gb 7200rpm
1
3000
3. CDROM ASUS
1
1000
4. Дисковод FLASH USB DRIVE 128 Mb
1
1000
5. Модуль памяти DIMM 256 Mb
1
1200
6. Монитор 15”Samtron 56E
1
6000
7. Системная плата Jetway 845D
1
2500
8. Принтер Epson LX 3000
1
3500
9. Платформа 1С: Документооборот 8.3
25
200000
10. Консалтинговые услуги – обучение персонала
10000
Всего
242000
13

14.

Расчеты эффективности предлагаемых
мероприятий
Изменение снижения трудоемкости работы делопроизводителей
Виды отчетности
До внедрения, мин.
После внедрения, мин.
Ввод информации для целей управления
15
12
Подготовка и печать договоров
25
22
Подготовка и печать приказов, распоряжений
12
10
Анализ и выборка данных
15
13
Прочие операции с документами
10
8
Итого
77
65
Расчет экономии от внедрения графика документооборота
В расчете на
1 сотрудник
150 работающих
Минут
Дней
Руб.
Дней
Руб.
1 день
15
0,03
46,5
4,5
6840
1 месяц
315
0,66
976,5
99
146521
1 год
3780
7,88
11718
1182
1757879
14