Документ як носій інформації. Тема 1

1.

Документоведення в службовій
діяльності
Тема 1.
Документ як носій інформації.
Ознаки, властивості документів,
вимоги до їх оформлення.

2.

Навчальні питання:
1.Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація
документів.
2.НПА, що регламентують підготовку
документів у системі МВС та НПУ.
й
оформлення
3.Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.

3.

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА:
1.Конституція України : прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28
червня 1996 року // Відомості Верховної Ради України. – 1996. – № 30.
– Ст. 141.
2.Про Національну поліцію: Закон України від 2 липня 2015 р.
3.Про державну службу : Закон України від 10 грудня 2015 року № 889VIII.
4.Постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі
питання документування управлінської діяльності» набула чинності 7
березня 2018 року.
5.Постанова Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 р. № 375 «Про
внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р.
№ 950 і від 17 січня 2018 р. № 55».
6.Наказ від 29.07.2019 року № 630 «Деякі питання документування
управлінської діяльності в Міністерстві внутрішніх справ України».
7.Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до
оформлювання документів ДСТУ 4163-2003. Чинний від 01.09.2003.

4.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
Документ (ЗУ «Про інформацію») — матеріальний носій, що
містить інформацію, основними функціями якого є
її збереження та передавання у часі та просторі.
Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний об'єкт, що
містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у
зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства
юридичну силу.

5.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його
зміст, зокрема, належність зафіксованої в ньому інформації до
певного предмета чи до напрямку діяльності. Відповідно до
цього виділяють різні види документів:
За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка,
протокол тощо.
За змістом і спеціалізацією - загальні, з адміністративних
питань, з питань планування оперативної діяльності, з питань
підготовки та розподілу кадрів, спеціалізовані з фінансоворозрахункових і комерційних питань (постачально-збутові,
зовнішньо­торговельні тощо).

6.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
За походженням - службові (офіційні) та особисті документи.
Службові
документи
створюються
організаціями,
підприємствами та службовими особами, які їх представляють.
Особисті документи створюють окремі особи, вони не
стосуються сфери їхньої службової діяльності.
За призначенням - щодо особового складу (заява,
автобіографія,
резюме,
наказ),
довідково-інформаційні
(довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу,
телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення,
розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала,
вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут,
інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода,
контракт).

7.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
За формою - стандартні (типові) та індивідуальні (нетипові).
Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються
в певній послідовності й за однаковими правилами.
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному
випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. Їх
друкують або пишуть від руки.
За місцем укладення - внутрішні (мають чинність у межах
установи, де їх укладено); зовнішні (виступають чинником або
результатом спілкування з іншими установами, організаціями,
особами).

8.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
За напрямком (спрямуванням) - вхідні (надходять до установи,
організації, підпри­ємства, фірми), вихідні (адресовані за межі
установи).
За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові,
дуже термінові.
За ступенем гласності - для загального користування, для
службового користування, таємні, цілком таємні.

9.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
За стадіями створення - оригінали й копії.
Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його
примірник.
Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії є
відпуск, витяг, дублікат.
Відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка
залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити
не весь документ, а лише його частину, роблять витяг.
Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з
втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

10.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
За способом створення, структурними ознаками (формою) і
ступенем стандартизації та регламентації - стандартні,
типові (укладаються на трафаретних, бланкових паперах із
захисними символами в суворо регламентованій послідовності
(паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо)),
нестандартні, нерегламентовані (в яких певна частина даних
готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка,
положення, інструкція тощо)), індивідуальні (укладаються за
загальними прин­ципами й формою, але автор довільно
добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної
ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення
тощо)).

11.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого
(понад 10 років), постійного зберігання.
За
ступенем
складності
прості
(односкладові)
(відображають одне питання, факт), складні (відображають два
й більше питань, фактів).
За терміном виконання - звичайні безстрокові (нетермінові)
(виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги),
термінові (укладаються за завчасно визначеним терміном
виконання, а також телеграми, телефонограми тощо), дуже
термінові (зі спеціальною позначкою терміну виконання).

12.

1. Документ: поняття, ознаки, властивості. Класифікація документів.
За ступенем секретності (гласності) - звичайні (несекретні)
(для загального користування), для службового користування
(ДСК), таємні (Т), цілком таємні (ЦТ).
За юридичною силою - справжні (чинні, нечинні), підробні
(фальсифікати).
За технікою відтворення
допомогою технічних засобів.
–
рукописні,
відтворені
за

13.

2. НПА, що регламентують підготовку й оформлення документів у системі
МВС та НПУ.
З метою повноцінного переведення роботи органів виконавчої
влади у електронну форму прийнято постанову Кабінету
міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання
документування управлінської діяльності», яка набула чинності
7 березня 2018 року (Зміни: Постанова Кабінету Міністрів
України від 17 квітня 2019 р. № 375 «Про внесення змін до
постанов Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950
і від 17 січня 2018 р. № 55»).

14.

2. НПА, що регламентують підготовку й оформлення документів у системі
МВС та НПУ.
Постановою затверджено:
Типову інструкцію з документування управлінської
інформації в електронній формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві, електронного
міжвідомчого обміну.
Ця Інструкція встановлює вимоги щодо документування
управлінської інформації та організації роботи з документами,
створеними у паперовій формі Секретаріатом Кабінету Міністрів
України,
центральними
органами
виконавчої
влади,
їх
територіальними органами, Радою міністрів Автономної Республіки
Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами,
установами, організаціями, що належать до сфери управління
центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів
Автономної Республіки Крим

15.

2. НПА, що регламентують підготовку й оформлення документів у системі
МВС та НПУ.
З метою вдосконалення документального забезпечення
діяльності органів і підрозділів внутрішніх справ, підприємств,
установ і організацій, що належать до сфери управління МВС
України, дотримання єдиних вимог до оформлення
документів наказом від 29.07.2019 року № 630 «Деякі питання
документування управлінської діяльності в Міністерстві
внутрішніх справ України» затверджено:
Інструкція з документування управлінської інформації в
електронній формі та організації роботи з електронними
документами в діловодстві, електронного міжвідомчого
обміну;
Інструкція з документування управлінської інформації та
організації роботи з документами, створеними у
паперовій формі.

16.

3. Основні види службових документів та їх призначення у службовій
діяльності поліції.
Українське законодавство надає наступне визначення терміну:
службовий документ – офіційно зареєстрований службою
діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що
одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та
має відповідні реквізити.
Основні види службових документів: накази, доручення,
положення, рішення, доповідні записки, службові записки,
протоколи, листи, протокол, план, звіт, акт, подання,
атестаційний лист, припис.

17.

3. Основні види службових документів та їх призначення у службовій
діяльності поліції.
Бланк документу - уніфікована форма службового документа з
надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним
місцем для фіксування їх змінної інформації.
Бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма
електронного документа установи або її структурного
підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і
змінної інформації.

18.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.
Наказ - основний розпорядчий документ, який видає керівник
підприємства, установи, організації на основі єдиноначальності
і який містить індивідуальні приписи або правові норми з
питань внутрішньоорганізаційної діяльності, адресовані
підпорядкованим органам і працівникам.
Доручення організаційно-розпорядчий
документ,
що
видається в межах компетенції Міністром, першим
заступником чи заступниками Міністра, керівниками
структурних підрозділів апарату Міністерства, органів та
підрозділів внутрішніх справ на проведення разових заходів,
оперативних завдань.

19.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.
Рапорт (від фр. rapport - повідомляти) - письмове звернення
працівника до вищої посадової особи з викладом питань
службового чи особистого характеру і висловленням у зв'язку з
цим відповідного прохання.
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові
установи, яким останній інформується про невідомий йому
факт, подію тощо, з обов'язковим внесенням пропозицій.

20.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
Довідка - це:
службовій діяльності поліції.
1) безадресний документ, що містить опис (стислий чи
розгорнутий) і підтвердження тих чи інших фактів і подій, у
якому відсутні висновки. Довідка має такі реквізити: назва
виду документа; заголовок до тексту документа; текст
документа; підписи; дата документа.
2) документ, який одна організація, установа передає іншій і
який підтверджує факти біографічного чи службового
характеру. Для укладання таких довідок, як правило,
використовують надруковані трафаретні бланки.

21.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.
Пояснювальна записка - це:
1) документ особистого характеру, у якому автор пояснює свої
певні дії, факти, вчинки (найчастіше - порушення дисципліни,
невиконання роботи чи доручення тощо);
2) документ, який пояснює зміст окремих положень основного
документа (наприклад, плану, звіту тощо).

22.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.
Лист - це узагальнена назва різних за змістом службових
документів, що є засобом спілкування між установами,
організаціями, приватними особами, повідомлення й
оповіщення про що-небудь.
Телеграма - це узагальнена назва різних за складом службових
документів, переданих телеграфом. Службову телеграму як
коротке повідомлення використовують замість службового
листа у стосунках з адресатами в разі появи питань, які
вимагають термінового розв'язання.

23.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.
Протокол (гр. protokollon,
від protos перший
приклеюю) - це:
і kollao -
1) документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття
рішень на зборах, засіданнях, нарадах, судовому процесі,
конференціях колегіальних органів;
2) документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін.;
3) писемна угода між державами; одна з назв міжнародного
договору.

24.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.
План - це документ, у якому викладено точний перелік робіт
або заходів, призначених до виконання, їх послідовність, обсяг і
терміни проведення; тимчасові координати керівників і
конкретних виконавців. Плани можуть бути перспективні,
розраховані на декілька років, річні, квартальні, місячні,
тижневі тощо.
Звіт - це документ, що містить відомості про виконану роботу
(план, завдання з питань підготовки і проведення будь-яких
заходів, доручень тощо).

25.

3. Основні види службових документів та їх призначення у
службовій діяльності поліції.
Подання - документ, що містить пропозиції про призначення,
переміщення або заохочення особового складу, а також
рекомендації щодо визначених дій і заходів з питань діяльності
установ.
Атестаційний лист - документ, у якому дається оцінка ділових і
моральних якостей працівника, висновки про відповідність
посаді, пропозиції про подальше проходження служби.
Припис - це документ, у якому визначено повноваження
підлеглого, надані йому для виконання службових обов'язків чи
конкретного доручення.