Модуль 7. Протоколирование совещаний

1.

Модуль 7. Протоколирование совещаний

2.

Протоколирование совещаний
• Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Полный протокол: запись всех
выступлений на заседании,
вопросы, заданные докладчику,
выступления лиц, принявших
участие в дискуссии, и принятые
решения.
Краткий протокол: включает
только фамилии
тех, кто выступал, тему
выступления, запись выступления
в краткой форме и принятые
решения.
• Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких
протоколах.

3.

Проблемы протоколирования
• Теряется чувство срочности. Участники не начинают выполнять решения совещания
сразу же после совещания. А действительно - зачем, если финальные
формулировки могут измениться? Лучше подождать, пока все утрясется.
• После совещания у участников нет четкого понимания, кто, что и когда должен
сделать. Каждый ведь по своему записал решения совещания в своем ежедневнике
• Договоренности и обещания после совещания не выполняются в срок
• Появляется ощущение, что все говорят на разных языках
• После совещания участники не чувствуют прилива бодрости и энергии. Скорее
наоборот. Многие задают себе вопрос "А что я должен сделать»
• На следующем совещании много времени уходит на то, чтобы проконтролировать
решения предыдущего совещания. Случаются споры на тему "вы говорили не так",
"мы договаривались о другом", "вы сделали не то, о чем вас просили»
• Как следствие - ослабление корпоративной культуры и доверия друг к другу
команды менеджеров, присутствующих на совещании.

4.

Принципы эффективного
протоколирования
• 1. Никто, кроме самих участников, не сможет лучше и быстрее сформировать решения
совещания.
• Просите уточнить, как конкретно записать
• 2. Если решения совещания согласовывать на следующий день, то каждый участник будет
разочарован, так как у него успеет сформироваться свое видение результатов совещания.
• Комментарий принципа: во время ночного сна главная оперативная информация, полученная за
день, архивируется в долговременной памяти. А если совещаний было несколько за один день,
то они будут наслаиваться друг на друга и не всегда можно будет вспомнить, где и что
обсуждалось.
• 3. "Понятно ≠ записано". Нет лучшего времени для формирования и согласования итогов
совещания, кроме самого совещания.
• Комментарий принципа: очевидно, что когда все включены в вопрос, гораздо проще сразу же
прийти и сформулировать конкретное решение.
• 4. Для формирования онлайн-протокола должен быть выделен отдельный человек - секретарь.
Желательно, чтобы он не был участником совещания.
• Комментарий принципа: Задача секретаря - фиксировать решения максимально близко к тексту.
Он не должен додумывать или перефразировать слова участников по своему усмотрению.

5.

Принципы эффективного
протоколирования
• 5. Следующий вопрос начинается только тогда, когда зафиксировано
и принято всеми решение по предыдущему вопросу.
• 6. Для согласования и принятия итогового протокола совещания в
конце должно быть выделено отдельное время - не менее 10% от
общей длительности всего совещания.
• Как говорил Сократ, "чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты
будешь говорить, потом, собственно, расскажи, а в конце расскажи
кратко, о чем же ты рассказал".
• Крайне важно еще раз повторить в конце совещания решения,
распечатать протокол совещания, подписать всеми участниками и
сразу отправить всем участникам на почту.

6.

Оформление протокола совещаний
• Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе
бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.
• Обязательными реквизитами протокола являются:
наименование организации
наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания
дата заседания
регистрационный номер протокола
место проведения совещания
подписи
Датой протокола является дата события.

7.

Краткий протокол: что включает?
1. Вводная часть
• фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии
участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня.
• Если участников заседания более 15, в протоколе допускается
указывать общее количество участников, а список
присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится
в приложении к протоколу, например:
• Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список
прилагается).
• Приглашенные: И.А. Сергеев (ген.директор ООО «Интурс»)

8.

Повестка дня
• В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом
рассмотрения, дополнительно может указываться должность и
фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько,
они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке
обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом
«о» («об»), например:
• ПОВЕСТКА ДНЯ:
• 1. О плане выездных проверок на 2017 г.
• Финансовый директор Григорьев С.А.
• Критерии: точность и ясность отражения сути.

9.

Краткий протокол: что включает?
• 2. Основная часть
• Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по
количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в
соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:
• 1. СЛУШАЛИ:
• Фамилия И.О.
• …
• ВЫСТУПИЛИ:
• …
• РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)
• …
• Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от
границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом

10.

• После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается
фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме
3-го лица единственного числа кратко излагается содержание
выступления.
• Пример: Число выездных проверок выросло в 3 раза, по
сравнению с предыдущим годом. Затраты на выездные проверки
в среднем достигают 15 000 рублей за каждую. Предложил
пересмотреть правила назначения выездных проверок.

11.

• В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало
двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в
предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По
одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются
арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня,
например:
• РЕШИЛИ:
• 1.1. Подготовить план-график работ …
• Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.
• Срок исполнения – 20.12.2011
• 1.2.
Проинформировать директоров филиалов о…
• Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.
• Срок исполнения – 15.12.2011
• При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество
голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.