Введение. Оргтехника в современном офисе

1.

УО «Могилевский государственный
экономический профессионально-технический
колледж»
Введение.
Оргтехника в современном офисе
Введение.
Оргтехника
в современном
офисе
Преподаватель Филипенко Ольга Викторовна

2.

1.Определение Оргтехники. Выбор оргтехники
Оргтехника (организационная техника) – это технические средства,
применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженернотехнических работ.
Но чаще оргтехникой называют средства связи и технические средства,
используемые в делопроизводстве, создании, обработке, хранении и тиражировании
информационных документов в условиях современного офиса.
Информационная техника – это технические средства, используемые для работы с
“бумажной” и “электронной” информацией, во всех ее видах и проявлениях.
Офисная информационная техника – это все технические средства, используемые
для хранения, поиска, передачи и обработки информации в условиях современного
офиса.

3.

Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:
1) электронные (персональный компьютер);
2) коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная
почта);
3) печатающие (печатная машинка, принтер);
4) множительные (копировальный аппарат, сканер);
5) презентационные (multi-media проектор);
6) многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-
факс-копир в одной упаковке).

4.

Критерии выбора оргтехники
Выбор оргтехники должен производиться с учетом:
анализа организационной структуры учреждения;
функциональных
взаимосвязей
между
его
подразделениями;
технологии выполнения основных и вспомогательных
операций по делопроизводству.

5.

Основные показатели,
влияющие на выбор технических средств,
подразделяются на две группы: организационные и технические.
К организационным показателям относятся: виды и объемы документации, при
создании которой будет использовано данное средство, требования к качеству обработки
документа, защита документа, экономическая эффективность от использования средства,
в том числе и стоимость.
К техническим показателям относятся производительность и совместимость
данного средства в работе с другими техническими средствами; долговечность,
надежность, ремонтопригодность.
Основными условиями внедрения оргтехники являются:
обучение персонала организации работе по новой технологии с использованием
оргтехники;
комплектность применения оргтехники, поскольку наличие даже одного
неавтоматизированного участка в общей автоматизированной системе заметно снижает ее
эффективность в целом.

6.

2. Классификация оргтехники.
1) средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства,
пишущие
машины,
диктофоны,
персональные
компьютеры,
специализированные
программные продукты для персональных компьютеров.
2) средства копирования и оперативного размножения документов: средства
электрографического копирования (ксероксы), средства фотокопирования, средства
термокопирования, средства изографического копирования (дубликаторы), средства
гектографической (спиртовой) печати, средства оперативной офсетной печати.
3) средства обработки документов: адресовальные машины, маркировальные машины,
фальцевальные
машины,
брошюровальные,
переплетные,
машины для нанесения защитных покрытий и т. д.
уничтожающие
машины,

7.

Классификация оргтехники.
4) средства хранения, поиска и транспортировки документов - первичные средства
хранения документов (папки, файлы, визитницы), вторичные средства хранения (шкафы,
ящики, стеллажи и т. п.), картотеки и картотечное оборудование, транспортеры и контейнеры,
электронные средства хранения документов.
5) средства административно-управленческой связи - телефонная, телеграфная,
пейджинговая, сотовая, факсимильная, спутниковая, а также теле-, видео- и конференцсвязь.
6) специализированное оборудование - предназначенное для конкретного вида
предприятия, а также охранная система безопасности офиса, система терморегуляции и т. д.
7) канцелярские товары и расходные материалы - настольные приборы, химические
средства, различные виды бумаги и т. д.

8.

3. Общие требования безопасности
при использовании оргтехники.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Устанавливать технику необходимо на ровную, устойчивую поверхность без выступов.
Не ставить оборудование туда, где оно будет подвергаться воздействию прямых
солнечных лучей.
Нельзя ставить оборудование вблизи чайников, увлажнителей воздуха, батарей
центрального отопления и т. д.
Не ставить технику туда, где нет достаточной вентиляции.
Температура и влажность в помещении должны отвечать требованиям по эксплуатации
оргтехники.
Оборудование следует устанавливать вблизи розетки электропитания, предварительно
убедившись, что она рассчитана на определенную нагрузку и обеспечить свободный
доступ к ней.
Никогда не хранить рядом с техникой канцелярские скрепки и кнопки и т.д. во
избежание их попадания в внутрь оборудования.
Использовать всегда расходные материалы той марки, которая указана в инструкции.
Тонер и бумагу храните в прохладном месте при низкой влажности, в закрытой
коробке.