Загальні правила оформлення документів

1.

Загальні правила оформлення документів
Загальні правила оформлення документів
Текст документів на папері
формату А4 рекомендовано
друкувати через 1-1,5
міжрядкового інтервалу, а
формату А5 - через 1
міжрядковий інтервал
Тільки перша сторінка
документа друкується на
бланку, друга й наступні –
на чистих аркушах
паперу.
Якщо текст документа
займає не одну сторінку,
то на другу сторінку не
можна переносити тільки
підпис. На другій сторінці
має бути не менше двох
рядків тексту.

2.

Загальні правила оформлення документів
Загальні правила оформлення документів
У документах,
оформлених на двох і
більше аркушах паперу,
нумерація сторінок
починається з другої.
Для зручності з усіх
боків сторінки залишають
вільні поля: ліве – 30мм;
праве не менше 1мм;
верхнє – 20мм; нижнє –
20мм

3.

Вимоги до тексту документа
Текст є головним елементом документа, що містить сукупність
речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами
певної мовної системи.
Точним
Достовірним
Повним
Доречним
Стислим
Переконливи
м

4.

Будова тексту
Текст складається з таких логічних
елементів:
Вступу
Доказу
Закінчення
Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотний
(спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних
елементів.

5.

Мовні вимоги
Обов’язковим складником ділових паперів, де викладається зміст
документа є текст. Під час написання тексту укладач повинен
дотримуватися таких вимог:
Документ має бути
позбавлений
образності,
емоційності та
індивідуальних
авторських рис.
Лексика повинна бути
здебільшого нейтральна,
вживатися в прямому
значенні.
Від першої особи пишуться рапорти,
заяви, автобіографії, накази,
пояснювальні записки.
У текстах уживати
словосполучення з
дієсловами у
формі
теперішнього
часу.
Найхарактерніші речення –
прості, поширені.
Текст повинен викладатись від
третьої особи.
Вживати форми ввічливості.

6.

Діловий стиль
Призначення – регулювати ділові стосунки
Обслуговує сферу ділових відносин
Властива стилістична строгість, об’єктивність викладу
Особливістю є використання слів у їх конкретному значенні
Стиль, який звернутий до інтелекту, до розуму, а не до емоцій
Офіційноділовий
стиль

7.

Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів
Відсутність індивідуальних рис стилю
Наявність мовних зворотів, повна стандартизація початків і закінчень документів
Логічність і аргументованість викладу
Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні
Наявність реквізитів
Офіційноділовий
стиль

8.

Реквізити
Кожний документ
складається з
окремих елементів,
які називаються
реквізитами
Постійні
Сукупність реквізитів, розміщених
у встановленій послідовності,
називається формуляром.
Змінні

9.

Реквізити
Державний герб
України
Емблема організації
чи підприємства
Зображення
державних нагород
Код підприємства,
установи, організації
Код форми документа
Назва міністерства
або відомства
Повна назва установи
Назва структурного
підрозділу
Індекс підприємства
зв’язку, поштова й
телеграфна адреса,
номер телетайпа,
номер телефону
Назва виду документа
Дата
Місце укладання чи
видання
Гриф обмеження
доступу до документа
Адресат
Гриф затвердження
Резолюція
Заголовок до тексту
Текст
Відмітка про
наявність додатка
Підпис
Печатка
Відмітка про
засвідчення копій

10.

• Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що
містять постійну інформацію.

11.

Рубрикація
Найпростіша рубрикація – поділ на
абзаци.
Зачин (формулюється мета абзацу, тобто
повідомляється, про що йтиме мова)
Рубрикація – це розділення
тексту на складові частини,
графічне відокремлення
однієї частини від іншої, а
також використання
заголовків, нумерації тощо
Фраза (міститься основна інформація
абзацу)
Коментарі (підбивається підсумок того,
про що говорилося в абзаці)

12.

Службові листи
Службові листи – загальна назва великої групи укравлінських
документів, які слугують засобом спілкування з установами та
приватними особами.
Листи, що вимагають відповіді:
лист-запит, лист-звернення, листпропозиція, лист-вимога, листрозпорядження, супровідний
лист тощо.
• Листи, що не вимагають відповіді:
листи-відповіді, інформаційні,
рекламні, гарантійні, листипідтвердження тощо.

13.

Службові листи
Реквізити службових листів:
Адреса організації
відправника листа
Номер і дата листа, що
правив за основу для
складання відповіді
Номер і дата
листа
Текст листа
Назва й адреса
одержувача листа
Віза виконавця
(підпис на копії)
Заголовок
Підпис керівника
Перелік додатків із
зазначенням
кількості сторінок

14.

Службові листи
Супровідний лист
Документ, який
інформує адресата
про те, що до листа
додаються певні
документи
Починаються
словами:
Надсилаємо;
Направляємо;
Повертаємо;
Додаємо
Супровідний лист
пишуть у 2
примірниках

15.

Службові листи
Лист-запрошення
Пропонує
адресатові взяти
участь в якомусь
заході
Адресується як
конкретній особі,
так і закладам
Зміст – характер
запланованого заходу,
терміни проведення,
умови участі

16.

Службові листи
Рекламний лист
Надсилається
конкретному
адресатові
Містить докладний
опис рекламованих
послуг
Мета такого листа –
спонукати адресата
скористатися певними
послугами.

17.

Службові листи
Гарантійний лист
Документ, який
забезпечує
виконання
викладених у
ньому зобов’язань
Його укладають з
метою
підтвердження
певних обов’язків
або умов
Як правило, у
такому листі
гарантуються
оплата праці за
виконану роботу,
сплачування
банківських
кредитів, якість
виконання робіт
тощо.

18.

Службові листи
Службові листи
Ініціативний
лист
Листпідтвердження
Лист-відповідь
Листповідомлення
Листнагадування
Інформаційний
лист

19.

Повторюємо
1. Документ – це..
2. Документообіг - це….
3. Які є види документообігу?
4. Хто є суб’єктами документообігу?
5.Які основні вимоги до оформлення тексту?
6. Як класифікують документи?

20.

Повторюємо
1. Характерні ознаки ділового стилю …
2. Що таке формуляр?
3. Що таке бланк?
4. Що таке реквізит?
5.Які види службових листів Ви знаєте?
6. Які реквізити використовують для службових листів?