Общие требования предъявляемые к составлению писем

1. ТЕМА УРОКА:

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СОСТАВЛЕНИЮ ПИСЕМ

письма оформляются на бланке
письма формата А4 или А5 и
подписываются руководителем
организации или его
заместителями в соответствии
с предоставленной им
компетенцией
письма должны быть
составлены грамотно,
аккуратно, без грубых помарок
и исправлений
независимо от содержания, письма
должны излагаться официальноделовым стилем, содержать
объективные сведения о событиях,
иметь достаточную аргументацию, в
необходимых случаях иметь
разъясняющие и дополнительные
материалы

3. Состоит из трех элементов: введения, доказательства, заключения

ТЕКСТ ПИСЬМА
Состоит из трех элементов: введения, доказательства, заключения
ЭЛЕМЕНТЫ
ПРЯМОЙ
ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ
ОБРАТНЫЙ
ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ДОКАЗАТЕЛЬСТВО
ДОКАЗАТЕЛЬСТВО
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

4. ТЕКСТ ПИСЬМА

ТИПЫ
Введение
ПРОСТОЕ
Заключение
Введение
СЛОЖНОЕ
Основная часть
(доказательство)
Заключение
Причина
возникновения
вопроса или его
краткая история
Формулируется
основная цель
письма
Излагается
существо вопроса,
приводятся
доказательства или
опровержения

5.

ПИСЬМО
обобщенное название различных по содержанию документов,
выделяемых, в связи с особым способом передачи текста –
пересылкой по почте.
НЕРЕГЛАМЕНТИРОВАННЫЕ
ПИСЬМА
КОММЕРЧЕСКИЕ
ПИСЬМА
Рекламные
Письмозапрос
Информационные
ЛИЧНАЯ
СЛУЖЕБНАЯ
ПЕРЕПИСКА
ДЕЛОВЫЕ
ПИСЬМА
Поздравления
Сопроводительное
Приглашения
Договорное письмо
Оферта
Письмопредставление
фирмы
и т.п.
Рекламация
Ответы на
приглашения
Напоминание
Подтверждение
Различные виды
ответов
Рекомендации
Просьба
Выражение
соболезнований
и т.п.
и т.д.

6. КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

составляются при заключении и выполнении контрактов
представляют собой
обращения покупателей к
продавцам с просьбой дать
подробную информацию об
услугах, товарах (либо могут
содержать претензии
и т.п.)
обращения продавцов к
покупателям, которые имеют
рекламный характер и
рассматриваются как вид
рекламной деятельности

7. ВИДЫ КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

ПИСЬМО-ЗАПРОС
официальное письмо, требующее ответа
ОФЕРТА
письменное предложение о заключении
контракта на определенных условиях
РЕКЛАМАЦИЯ
письмо по поводу обнаруженных
дефектов, недостатков в полученной
продукции или выполненной работе
РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ ОТВЕТОВ

8. ПИСЬМО-ЗАПРОС

Письмо-запрос – это коммерческий документ, оформляемый как письмо,
являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с
просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить
предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг)
В ТЕКСТЕ УКАЗЫВАЮТСЯ:
ТЕКСТ
наименование товара (услуг),
условия, на которых желательно
получить товар (наименование товара,
количество, качество товара, сроки
поставки, модель, марка, цена, условия
поставки и другие).
ПИСЬМА-ЗАПРОСА
может содержать преамбулу, в которой
излагают причины, по которым
запрашивается информация, или цели,
в связи с которыми это делается.
КЛИШЕ
Просим Вас сообщить о возможности поставки…
Просим сделать предложение на поставку…
Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.
Ответ на письмо-запрос оформляются
как коммерческое письмо, в котором
подтверждается получение запроса,
сообщается информация о товаре,
интересующая покупателя.
Ответом на запрос может быть ОФЕРТА

9. ОФЕРТА (ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ)

Оферта (письмо-предложение) – это письмо, направляемое продавцом
(импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и
намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
ВИДЫ
ТВЕРДАЯ
СВОБОДНАЯ
Подразумевает обязательство продавца
поставить предлагаемую партию товара на тех
условиях, которые указаны в письме. Посылается
с условием ответа в течение определенного
времени. Оферта несет в себе следующую
информацию: количество товара, качество
товара, упаковку, цену, срок поставки, условия
платежа, срок действия оферты и т.д.
Предложение, рассылаемое как
правило сразу многим
потенциальным покупателям и
не влекущее за собой какоголибо обязательства со стороны
продавца
КЛИШЕ
Предлагаем Вам…
Предлагаем Вам твердо…
В подтверждение нашей договоренности
предлагаем Вам…
ОТВЕТЫ НА ОФЕРТУ
Содержат различные сведения. Если
покупатель согласен с условиями оферты,
посылается ответ, выражающий согласие,
именуемый АКЦЕПТОМ + заказ (контракт) –
заключается сделка. Если покупатель не
согласен со всеми пунктами предложения –
посылается контрпредложение, где
излагаются свои условия.

10. РЕКЛАМАЦИЯ (ПРЕТЕНЗИОННОЕ) ПИСЬМО

Рекламационное (претензионное) письмо – это коммерческое письмо,
содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или
услуг, требованиям, заявленным в договоре.
ПРЕДЪЯВЛЯЮТСЯ
СВЕДЕНИЯ
В отношении качества товара, если оно не соответствует
качеству, определенному контрактом, включая
несоблюдение комплектности товара и ассортимента;
В отношении качества товара, если оно не соответствует
заявленному в контракте или в товаросопроводительных
документах;
В отношении сроков поставки, если они нарушены;
В отношении упаковки и маркировки товара;
В отношении нарушения срока платежа и других сторон
взаиморасчетов;
В отношении других условий контракта.
КЛИШЕ
Основание для предъявления претензии;
Предмет претензии;
Доказательства;
Конкретные требования составителя претензии.
Направляем Вам претензию на…
Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от ___ № ___, из которого следует, что…
Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…
В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…
При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № ___ была установлена
недостача… и т.п.

11. СВОДНАЯ ТАБЛИЦА КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

ВИД
ЦЕЛЬ
КЛИШЕ
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Получение какихлибо официальных
сведений или
документов
Просим Вас сообщить..
Просим Вас предоставить…
ОФЕРТА
(ПИСЬМОПРЕДЛОЖЕНИЕ)
РЕКЛАМАЦИЯ
Направляется
потенциальному
партнеру с
предложением
различных форм
сотрудничества
Возместить убытки,
полученные в
результате
нарушения условий
договора
Предлагаем Вам…
Настоящим письмом…

12. РЕКВИЗИТЫ БЛАНКА ПИСЬМА

Государственный
герб Российской
Федерации (герб
субъекта РФ или герб
муниципального
образования)
Эмблема организации
или товарный знак
(знак обслуживания)
Код организации по
ОКПО
Наименование
вышестоящей
организации (если оно
имеется)
Наименование
организации
Справочные данные об
организации
Дата
Регистрационный
номер документа
Ссылка на
регистрационный
номер и дату входящего
документа

13. БЛАНК ПИСЬМА (угловое расположение)

РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393
Тел./факс (095) 718-78-74
E-mail: [email protected] http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
________________
№ ___________
На № ___________
_______________

14. БЛАНК ПИСЬМА (продольное расположение)

РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: [email protected] http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
_____________ № ____________
На № ________ _______________

15. МАКЕТ ПИСЬМА

РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393
Тел./факс (095) 718-78-74
E-mail: [email protected] http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
________________
№ ___________
На № ___________
______________
Наименование организации
Наименование должностного лица
ИН.Фамилия
Подробный почтовый адрес
Заголовок _____________________________
______________________________________
Текст _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Приложение: __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Наименование должности
л.п.
ИН.Фамилия

16. ПИСЬМО-ЗАПРОС

Генеральному директору ООО «ПЛЮС»
А.С. Иванову
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
Тел./факс (861) 218-38-74
E-mail: [email protected] http://www.niad.ru
ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794
ИНН/КПП 6708532170/5713310814
___20.10.2005 __
№ ____105_____
На № ___________
_ ______________
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону,
445742
О получении данных
Уважаемый Александр Сергеевич!
Мы получили Ваш каталог в котором представлены новые товары. Некоторые из данных
товаров могут найти применение и в нашем производственном процессе.
Мы будем Вам признательны, если Вы направите в наш адрес более полные данные
комплекса оборудования по производству круп, вместе с ценами по этой продукции.
С уважением.
Директор
Н.Сидор
Н.В. Сидоров

17. ОТВЕТ НА ПИСЬМО-ЗАПРОС

Директору фирмы «ЮГ-ПРОМ»
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742
Тел./факс (863) 321-67-34
E-mail: [email protected] http://www. plusd.ru
ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794
ИНН/КПП 6708532170/5713310814
___28.10.2005 __
№ ____115_____
На № ___105____
__20.10.2005 ___
Н.В. Сидорову
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
О получении информации
Уважаемый Николай Васильевич!
Благодарим Вас за запрос. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с
удовольствием высылаем подробную информацию о комплексе оборудования по производству
круп и муки. Мукомольно–крупяной комплекс позволяет производить из различного сырья
высококачественные крупы: пшеничные, ячневые, кукурузные, гороховые, пшено, рис.
Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и
кукурузную муку.
Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и
гарантия 18 месяцев.
Приложение: прайс-лист на 5 л. в 1 экз.
С уважением.
АИва
А.С. Иванов
Генеральный директор

18. ОФЕРТА

Директору фирмы «ЮГ-ПРОМ»
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742
Тел./факс (863) 321-67-34
E-mail: [email protected] http://www. plusd.ru
ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794
ИНН/КПП 6708532170/5713310814
___10.11.2005 __
№ ____119_____
На № ____108___
____05.11.2005__
Н.В. Сидорову
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
О реализации товара
Уважаемый Николай Васильевич!
Благодарим Вас за запрос и предлагаем твердо-микромельницу МиМ на следующих
условиях:
Минимальный заказ – 8 комплектов, масса – 190 кг;
Цена одного комплекса – 165000 руб.
Поставка товара будет произведена с 09.01.2006 по 19. 01.2006 г.
Просим подтвердить данное предложение в течении 10 дней с момента получения нашего
письма.
С уважением.
Генеральный директор
АИва
А.С. Иванов

19. ОТВЕТ НА ОФЕРТУ

Генеральному директору ООО «ПЛЮС»
А.С. Иванову
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
Тел./факс (861) 218-38-74
E-mail: [email protected] http://www.niad.ru
ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794
ИНН/КПП 6708532170/5713310814
___17.11.2005 __
№ ____115_____
На № ___119___
___10.11.2005 __
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону,
445742
О подтверждении предложения
Уважаемый Александр Сергеевич!
Подтверждаем получение Вашего предложения на микромельницу МиМ. В ближайшее
время мы сообщим свое решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.
С уважением.
Директор
Н.Сидор
Н.В. Сидоров

20. РЕКЛАМАЦИЯ

Генеральному директору ООО «ПЛЮС»
А.С. Иванову
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
Тел./факс (861) 218-38-74
E-mail: [email protected] http://www.niad.ru
ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794
ИНН/КПП 6708532170/5713310814
___01.12.2005 __
№ ____125_____
На № __________
____________ __
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону,
445742
О предъявлении претензии
Уважаемый Александр Сергеевич!
Мы официально заявляем Вам рекламацию на задержку в передаче технической документации
на универсальный комплекс оборудования, по контракту № 67.
В связи с этим мы настаиваем на возмещение всех расходов в сумме двух тысяч долларов.
Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно
сообщите нам свое решение.
С уважением.
Директор
Н.Сидор
Н.В. Сидоров

21. ОТВЕТ НА РЕКЛАМАЦИЮ

Директору фирмы «ЮГ-ПРОМ»
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742
Тел./факс (863) 321-67-34
E-mail: [email protected] http://www. plusd.ru
ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794
ИНН/КПП 6708532170/5713310814
___15.12.2005 __
№ ____132_____
На № ___125 ____
__01.12.2005 ___
Н.В. Сидорову
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
Уважаемый Николай Васильевич!
Подтверждаем получение Вашего письма, в котором Вы предъявляете нам претензию на
сумму двух тысяч долларов за задержку в передаче технической документации по контракту
№ 67.
Мы тщательно рассмотрели Вашу претензию и должны сообщить, что задержка в передачи
документации произошла не по нашей вине. Мы хотели бы напомнить Вам, что пункт 6
вышеуказанного контракта предусматривает передачу технической документации в течении 3
месяцев.
Таким образом, Вы не можете требовать уплаты неустойки.
С уважением.
Генеральный директор
АИва
А.С. Иванов