Управление рисками проекта, качеством проекта и коммуникациями

1.

Управление рисками
проекта, качеством
проекта и коммуникациями

2.

План занятия
1. Лекция
Управление рисками проекта.
Управление качеством проекта
Управление коммуникациями проекта
2 Практика
Занятие 13-14
3. Домашнее задание
Проанализировать виды рисков по проекту с использованием ИСО9000;
Составит план управления качеством и план управления коммуникациями.
4. Итоги занятия

3.

Риск и неопределенность
Под неопределенностью необходимо понимать неполноту
или недостаточную ясность
информации о какой-либо деятельности или ее результатах,
неполное знание о чем-либо.
Риск – это потенциальная возможность возникновения
события в условиях неопределенности среды
функционирования предприятия, которая поддается
количественной и качественной оценке.

4.

Классификация рисков проекта
Корпоративный
риск
Финансовый
риск
Операционный
риск
Рыночный
риск
Риск
организационной
структуры
Кредитный
риск
Риск
персонала
Инвестицион
-ный риск
Коммерческий
риск
Высокий приоритет анализа
Средний приоритет анализа
Низкий приоритет анализа
Производственный
риск
Риск внешней
среды
Отраслевой
риск
Техногенный
риск
Инновационный
риск
Риск
противоправ
ных действий
сторонних лиц
Страновый
риск
Политичес
кий риск
Налоговый
риск
Риск изменения
законодательства

5.

Обзор стандартов по управлению
рисками

6.

История стандартизации управления рисками
2009 г.:
1997 г.:
ISO 31000:2009
«Risk management
– Principles and guidelines»
Канадский стандарт
CSA Q 850:1997
«Risk Management Guidelines
for Decision Makers»
1995 г.:
Стандарт Австралии
и Новой Зеландии
AS/NZS 4360:2004
«Risk management»
2001 г.:
Японский стандарт
JIS Q 2001:2001
«Guidelines for development
and implementation
of risk management system »
2002 г.:
Стандарт IRM, AIRMIC и
ALARM (FERMA RMS)
«Risk management standard»
6
2002 г.:
2009 г.:
ISO/IEC Guide 73
«Risk Management
- Vocabulary»
ISO Guide 73:2009
«Risk Management –
Vocabulary»
2009 г.:
ISO/IEC 31010:2009
«Risk Management –
Risk Assessment
Techniques»

7.

Понятие риска
•Риск (словарь Вебстера) – опасность, возможность
убытка, ущерба
•Риск в проекте — любое вероятностное событие,
которое влияет на запланированный ход развития
проекта.
•Риск в проекте может привести к
срыву сроков,
перерасходу ресурсов,
снижению качества результата,
провалу в достижении целей проекта.
Управление рисками/Понятие риска
7

8.

ПРИЧИНЫ появления рисков
• НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ, то есть неполнота и
неточность нашего знания о планируемом
будущем
• ОТСУТСТВИЕ ВОЗМОЖНОСТИ получения
запланированных результатов
Управление рисками/Причины возникновения рисков
8

9.

Категории факторов
неопределенности
• НЕПОЛНОЕ ЗНАНИЕ – неполнота и неточность информации
о всех параметрах проекта, о ситуациях, требующих
оптимального решения, наличие вероятностных
характеристик
• ФАКТОРЫ СЛУЧАЙНОСТИ – факторы, для которых
невозможна даже вероятностная оценка
• СУБЪЕКТИВНЫЕ ФАКТОРЫ ПРОТИВОДЕЙСТВИЯ – возникают
при взаимодействии партнеров, имеющих
противоположные интересы
Управление рисками/Причины возникновения рисков
9

10.

Управление рисками проекта
•это совокупность методов выявления, анализа и
нейтрализации факторов риска, объединенных в
систему планирования, мониторинга и
корректирующих воздействий
Управление рисками/управление рисками
10

11.

Проектный риск
• Проектный риск – это осознанная и
зафиксированная возможность возникновения
ущерба и потерь.
• Риски могут быть
• учтенные – явно формулируется возможность
появления трудности или проблемы с
вероятностью ее появления
• неучтенные – «все остальные неприятности,
проблемы», о которых мы сейчас и не
подозреваем и часто не можем оценить их
вероятность
11

12.

Виды рисков
• Прямые риски
– Организационные
– финансовые
– «людские»
– «временные»
– деловые,
– технические риски
– риски по внешним зависимостям
– риски расписания
• Косвенные риски - риски, на которые процесс
не может оказать существенного влияния
Управление рисками/Виды рисков
12

13.

14.

Процесс управления рисками
Управление рисками/управление рисками
14

15.

Этапы процесса управления
рисками
• 1. Выявление (Идентификация) рисков –
определение рисков, способных повлиять на проект,
и документирование их характеристик
• 2. Анализ рисков – качественный и
количественный анализ вероятности возникновения
и влияния последствий рисков на проект
• 3. Планирование реагирования на риски –
определений действий, способных ослабить
отрицательные последствия от рисковых событий
Управление рисками/управление рисками
15

16.

Этапы процесса управления
рисками (продолжение)
• 4. Слежение – выполнение запланированных
действий по снижению рисков, мониторинг
рисков, определение остающихся рисков, оценка
эффективности действий по минимизации рисков
• 5. Контроль и управление – по результатам
оценки эффективности действий по минимизации
рисков осуществляется обратная связь на
планирование и принятие текущих решений по
управлению рисками
Управление рисками/управление рисками
16

17.

18.

Планирование управления рисками
Это процесс, необходимый для определения
подходов к планированию и выполнению операций
по управлению рисками проекта.

19.

Идентификация рисков
Это процесс, необходимый для определения того,
какие именно риски могут повлиять на проект, а
также для документирования их характеристик.

20.

Качественный анализ рисков
Это процесс, необходимый для установления
приоритетов рисков с целью их дальнейшего
анализа или действий путем оценки и совмещения
их вероятности и воздействия.

21.

Количественный анализ рисков
Это процесс, необходимый для количественного
анализа воздействия определенного риска на
общие цели проекта.

22.

Планирование реагирования на риски
Это процесс, необходимый для разработки вариантов
и операций для повышения возможностей и
снижения угроз целям проекта.

23.

24.

25.

Реестр рисков проекта

26.

Виды рисков
26

27.

Идентификация рисков: входы
• описание проекта,
• WBDS,
• оценки стоимости,
• планирование
человеческих
ресурсов,
• истории аналогичных
проектов, ...
Управление рисками/Идентификация рисков
27

28.

Идентификация рисков:
инструменты и техники
• Опросники
• Check lists
• Таксономия рисков
• Исторический анализ
Управление рисками/Идентификация рисков
28

29.

Идентификация рисков: выходы
• источники риска,
• симптомы,
• потенциально
опасные события
Управление рисками/Идентификация рисков
29

30.

Оценка (анализ) рисков: входы
• Терпимость к рискам
стэкхолдеров
• Источники риска
• Симптомы
• Потенциально
опасные события
• Оценка стоимости
проекта
Управление рисками/Оценка рисков
30

31.

Оценка (анализ) рисков (1)
Типы анализа
Качественный
Количественный
Управление рисками/Оценка рисков
31

32.

Оценка (анализ) рисков (2)
Подходы
Мозговой штурм
Метод Делфи
Анализ на основе чувствительности с учетом приемлемых
диапазонов вариации для критических характеристик проекта
Вероятностный анализ – аналогичен анализу на основе
чувствительности. Добавляется вероятностное распределение
для каждой переменной
Имитация по методу Монте-Карло – аналогичен
вероятностному анализу
Теория полезности
Использование дерева решений – графический метод
удобный для оценки затрат и промежутков времени
Управление рисками/Оценка рисков
32

33.

Оценка (анализ) рисков (3)
Статистический метод – задается область риска с указанием
допустимых потерь при предельных значениях уровней риска
Анализ целесообразности затрат – идентифицирует зоны риска (5
зон) с предельными значениями уровней риска для перерасхода
затрат (от зоны абсолютной устойчивости до зоны кризисного
состояния)
Метод аналогий – основан на извлечении уроков и наблюдения
закономерностей по проектным рискам из своего либо чужого
опыта.
Правила выбора решений при полной неопределенности.
Применяются правила максимина, максимакса, правило Лапласа
или правило равной вероятности
Интервальный анализ – применяется, если полная
неопределенность преодолена и известны оценки вероятности
исходов (благоприятный или неблагоприятный) для каждой
альтернативы
Управление рисками/Оценка рисков
33

34.

Оценка (анализ) рисков: выходы
• Возможные действия
на возникновение
рисков
• Возможности по
минимизации рисков
Управление рисками/Оценка рисков
34

35.

Оценка рисков
0,1
0,3
0,5
0,7
0,9
1
0,1
0,3
0,5
0,7
0,9
2
0,2
0,6
1
1,4
1,8
3
0,3
0,9
1,5
2,1
2,7
4
0,4
1,2
2
2,8
3,6
5
0,5
1,5
2,5
3,5
4,5
Управление рисками/Оценка рисков
35

36.

37.

38.

Реакция (отклики) на риски
• 1) ИЗБЕЖАНИЕ (AVOID) – устранение
неопределенности, порождающей риск в проекте
или радикальная переделка проекта
• 2) СМЯГЧЕНИЕ, СОКРАЩЕНИЕ (MITIGATE) –
проведение мероприятий по сокращению влияния
риска
• 3) ПРИНЯТИЕ, УДЕРЖАНИЕ (ACCEPT) – сохранение
ответственности за риск и способность покрыть
все убытки
• 4) ПЕРЕДАЧА (TRANSFER) – перевод
ответственности за риск другой стороне,
страхование,
включение
Управление
рисками/Реакция
на риски в контракт
38

39.

Контрольное задание
•Приведите примеры, когда разумнее и выгоднее
бороться с
• Причинами риска
• Риском
• Последствиями от наступления риска
39

40.

План управления рисками: входы
• Возможные действия
на возникновение
рисков
• Возможности по
минимизации рисков
Управление рисками/План управления рисками
40

41.

План управления рисками: выходы
• План по управлению
рисками
• Контрактные
соглашения
Управление рисками/План управления рисками
41

42.

План управления рисками
• В плане должно быть отражено:
– Идентификатор риска
– Описание
– Последствия риска (чем грозит)
– Вероятность (high, medium, low)
– Действия по минимизации влияния риска
– План действий в случае, если риск случился
– Владелец
– Статус
Управление рисками/План управления рисками
42

43.

Контроль за рисками
• Отслеживание состояний текущих рисков (отчеты
ответственных лиц)
• Пересмотр рисков
• Отслеживание трендов
• Выявление новых рисков
Управление рисками/Контроль исполнения
43

44.

Содержание работы с рисками
на этапах проекта
• На стадии замысла – решить, стоит ли браться
за проект
• На стадии планирования – учесть факторы
риска всех аспектов плана
• На стадии начала – информировать участников
о возможных рисках, обсудить меры по
управлению ими, призвать выявлять новые
риски
• На стадии исполнения – следить за
вероятностью появления риска, за реализацией
мер по сокращению риска, корректировать план
управления рисками
44

45.

45

46.

9 областей знаний PMBOK
46

47.

Пример
(Ремонт комнаты в общежитии)
• Финансовые
В случае непредвиденных обстоятельств часть (какая?) этих средств
может потребоваться для других нужд
Цены на материалы/услуги могут измениться и потребуются
дополнительные затраты. Какой есть запас бюджета?
• Согласования ремонтных работ, сроков
Стоимость работ по предложенному дизайну превысит бюджет
Кто-то из должностных лиц не даст согласие на проведение ремонта
Требуемые работы принципиально не возможны в установленные
сроки
• Процесс
Затопление жильцами сверху
Отключение отопления (необходимо для сушки, а за окнами -30С)
Отключение электричества
Вас отчисляют из НГУ и забирают комнату.
47

48.

Риск - Затопление жильцами
сверху (1)
• Симптомы
Появление мокрых пятен на потолке, стенах;
вода из розетки;
затопление соседей по этажу.
Потенциально опасные события
Покупка соседями стиральной машины;
Ремонт у соседей в ванной/туалете;
Проверка водо- и тепло сетей (скачки давления)
Вероятность события
0,2. Молодая семья с ребенком. Собираются
покупать стиральную машину
48

49.

Риск - Затопление жильцами
сверху (2)
• Тяжесть последствий
• 5. Перекраска потолка, переклеивание обоев....
• Действия на возникновение риска:
отключить водоснабжение,
сообщить соседям,
предпринять такие-то действия для сбора воды.
Возможности по минимизации риска
Страховка от несчастного случая (перекладывание
ответственности)
Включить в план ремонта заделку всех межплитных
швов.
Создание «стакана» в ванну соседей.
49

50.

УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ ПРОЕКТА
1. Что такое качество.
2. Процессы управлением качества.
3. Общая схема управления качеством проекта.
4. Планирование качества.
5. Процесс обеспечения качества.
6. Процесс контроля качества.
50

51.

Что такое Качество?
«Качество продукта или услуги – это восприятие потребителем
степени соответствия продукта или услуги его ожиданиям»
Качество - неотъемлемый элемент проекта в целом (а не некая
самостоятельная функция управления);
Цель области управления качеством проекта – гарантировать,
что проект удовлетворяет целям, ради которых был предпринят
(соответствие требованиям). Управление качеством начинается с
процесса планирования качества, который генерирует план
управления качеством. План используется в процессах
Обеспечения и Контроля качества.
51

52.

Качество включает все деятельности проекта,
которые обеспечивают соответствие проекта
целям, ради которых он был предпринят.
Поэтому управление качеством применимо как
к проекту, так и продукту проекта.
Качество критически важно, поскольку
озвучивает и фиксирует цели, делает их
задокументированными
(формализованными).
Следовательно, качество – критический
компонент управления структурой проекта.
Для качества все является измеримым.
52

53.

Процессы
Управления качеством проекта
• Процессы управления качеством проектов включают в себя
следующее:
• Планирование качества – определение того, какие из
стандартов качества относятся к данному проекту и как их
удовлетворить.
• Процесс обеспечения качества – выполнение плановых
систематических операций по качеству, обеспечивающих
выполнение всех предусмотренных процессов, необходимых
для того, чтобы проект соответствовал оговоренным
требованиям.
• Процесс контроля качества – мониторинг определенных
результатов с целью определения их соответствия принятым
стандартами качества и определение путей устранения причин,
вызывающих неудовлетворительное исполнение.
53

54.

Общая схема управления качеством проекта
54

55.

Планирование качества
• Одна из стадий – определение, какие существующие стандарты
относятся к данному проекту, и как им соответствовать.
• Результатом планирования качества является список всех
стандартов качества, которые применимы к проекту. Прилагается
список рекомендаций, как будут удовлетворены требования этих
стандартов
55

56.

Процесс планирования качества: входы
1. Политика качества. Документ, содержащий принципы того, как организация определяет
качество, но не содержащий путей достижения качества.
2. Содержание проекта (scope). Определяет, что должно быть сделано в результате проекта
и, следовательно, за чем надо следить в процессах управления качеством. Данный документ
является выходом процесса планирования содержания проекта.
3. Факторы внешней среды предприятия. На проект могут оказывать влияние
нормативные акты правительственных организаций, правила, стандарты и предписания,
свойственные определенным областям приложения.
4. Стандарты и предписания. Список стандартов и предписаний, относимых к данной
области или проекту.
5. План управления проектом.
56

57.

Процесс планирования качества: инструменты
и методы
Анализ выгода/стоимость. Имеет отношение к обсуждению стоимости качества. Цель
данного инструмента сравнить реальную стоимость отсутствия качества с выгодами
гарантии качества.
Сравнение (Бенчмаркинг). Используется для генерации идей для улучшения через
сравнение с другими проектами. Наиболее эффективен, когда сравнение происходит с
лучшими, а не просто с другими внутренними проектами.
Диаграммы. Используются, чтобы показать, как различные элементы взаимодействуют.
Существует много типов диаграмм, включая диаграмму причин и следствий.
Постановка экспериментов. Используйте сценарии «что, если», для определения, какие
переменные являются наиболее влиятельными на конечный результат проекта.
Стоимость качества.
57

58.

Процесс планирования качества: выходы,
результаты
План управления качеством. Описывает, как команда управления
проектом будет проводить политику качества. Должен затрагивать
следующие области:
Контроль проектирования.
Контроль документирования.
Контроль закупки материалов.
Инспекции.
Контроль испытаний (тестирования).
Контроль над контрольно-измерительным оборудованием.
Корректирующие действия.
Записи по качеству.
Аудиты (план и процедура)
• Результаты оценки качества. Функциональное определение, описывающее
в специальных терминах параметры, используемые в управлении
качеством, и способы измерения этих параметров.
• Контрольные листы. Списки вопросов для проверки, что ничего не
упущено.
58

59.

План совершенствования процессов. Содержит подробные
описания шагов аналитического процесса, способствующего
идентификации избыточных или не приносящих результатов
операций, повышающих стоимость продукта для заказчика.
Базовый план по качеству. Содержит требования к качеству
данного проекта.
План управления проектом (обновления). Обновление плана
управления проектом происходит вследствие добавления к нему
вспомогательного плана управления качеством и плана улучшения
процесса.
59

60.

Обеспечение качества
• Процесс обеспечения качества – это принятие
плановых систематических мер,
обеспечивающих выполнение всех
предусмотренных процессов, необходимых для
того, чтобы проект (продукт, услуга)
удовлетворял требованиям по качеству.
• Обеспечение качества является основным
подпроцессом управления качеством. Эта
деятельность проводится в течение всего
проекта.
60

61.

Процесс обеспечения качества: входы
• План управления качеством. План управления
качеством содержит описание того, как
осуществлятьобеспечение качества в рамках
проекта.
• Результаты оценки качества.
• План улучшения процесса.
• Информация об исполнении работ.
• Одобренные запросы на изменение. Одобренные
запросы на изменение могут содержать изменения,
касающиеся методов работы, требований к
продукту, требований к качеству, содержанию и
расписанию.
61

62.

Результаты контроля качества. Эти данные передаются в виде обратной
связи.
Обработанные запросы на изменение.
Выполненные корректирующие действия.
Выполненное исправление дефектов.
Выполненные предупреждающие действия.
62

63.

Процесс обеспечения качества: инструменты
и методы
• Инструменты и техники планирования качества. Они включают
анализ прибыли и затрат, сравнения, диаграммы, постановку
экспериментов и оценку стоимости качества.
• Аудиты качества. Структурированные «осмотры», которые
подтверждают «выученные уроки». Типы аудита качества бывают:
• внутренними / внешними,
• системными / продукта / процессов / организации,
• плановые / регулярные,
• специальные и усложненные.
• Анализ процесса. Выполнение действий, описанных в плане
улучшения процесса, и направленных на выявление нуждающихся в
улучшении моментов с технической и организационной точек зрения
63

64.

Процесс обеспечения качества: выходы
• Запрошенные изменения. Предусматривает проведение
специальных мероприятий по повышению действенности и
эффективности
• Рекомендованные корректирующие действия. Предназначены для
повышения эффективности и продуктивности исполняющих
организаций.
• Активы организационного процесса (обновления). Используются в
процессе контроля качества.
• План управления проектом (обновления). План управления
проектом подлежит обновлению согласно изменениям в плане
управления качеством, выработанных в результате процесса
обеспечения качества
64

65.

Контроль качества
• Мониторинг определенных результатов с целью
определения их соответствия принятым
стандартами качества и определение путей
устранения причин, вызывающих
неудовлетворительное исполнение.
65

66.

Процесс контроля качества: входы
Результаты работы. Результаты появляются всегда в
процессе сотрудничества, исполнения и
перепланирования проекта.
План управления качеством. Выход процесса
планирования качества.
Контрольные списки процедур контроля качества.
Активы организационного процесса.
Информация об исполнении работ.
Одобренные запросы на изменение. Исправленные
методы работы и исправленное расписание.
66

67.

Контроль качества:
инструменты и методы
• Диаграмма причинно-следственных связей. Иллюстрирует связь
различных факторов с возможными проблемами или эффектами.
• Контрольные диаграммы. Run-Диаграммы статистически
определяют верхний и нижний пределы, отраженные по обе
стороны от средних значений процесса.
• Диаграммы зависимостей. Анализируют причины возникновения
проблем.
• Гистограмма. Отображает распределение переменных.
• Диаграмма Парето. Используется, прежде всего, для оценки
несоответствий.
• Схема прогноза. Отображает историю и модель изменений.
• Диаграмма разброса.
• Выборочные оценки.
• Инспекция.
• Проверка исправления дефектов.
67

68.

Инструменты контроля качества:
контрольная диаграмма
статистически измеренная масса
слитка, кг
Контрольная диаграмма
с предельно допустимыми значениями
и диапазоном 6 сигма
4.69
4.685
4.68
4.675
4.67
4.665
4.66
4.655
4.65
4.645
4.64
масса слитка, кг
диапазон 6 сигма,
минимум
диапазон 6 сигма,
максимум
минимально
допустимое
максимально
допустимое
10
15
20
25
30
день
68

69.

Инструменты контроля качества:
диаграмма Ишикавы
69

70.

Инструменты контроля качества:
диаграмма Парето
Диаграмма Парето - распределение брака по
дефектам
процент бракованных изделий
70
60
50
40
30
20
10
0
Дефект А
Дефект Б
Дефект В
Дефект Г
Прочие
70

71.

Процесс контроля качества:
выходы
• Результаты контроля качества. Выход из процесса
обеспечения качества.
• Утвержденное исправление дефектов. Решения принимаются
в зависимости от того, принят или отклонен
проинспектированный объект.
• Базовый план по качеству (обновления).
• Корректирующие действия. Действие, проводимое, чтобы
привести в соответствие несоответствующий объект.
• Рекомендованные предупреждающие действия.
Предупреждение возникновения условий, при которых
процессы производства или разработки могут выйти за
пределы установленных параметров.
• Запрошенные изменения. Необходимость инициирования
запроса на изменение.
71

72.

Рекомендованное исправление дефектов. Набор
рекомендаций по исправлению дефектов.
Активы организационного процесса (обновления).
Утвержденные результаты поставки. Цель контроля
качества – определение соответствия результатов поставки
определенным требованиям.
План управления проектом (обновления). План
управления проектом подлежит обновлению с тем, чтобы
отобразить изменения в плане управления качеством,
вызванных результатами процесса контроля качества.
72

73.

Управление
коммуникациями
проекта

74.

Коммуникации
• Процесс обмена продуктами психической деятельности
(психология);
• Передача социальной политики (социология);
• Обмен информацией между сложными динамическими
системами и их частями, которые в состоянии принимать
информацию, накапливать её, преобразовывать (кибернетика);
• Общение, передача информации от человека к человеку (
словарь)

75.

Коммуникации – это ключ к успешному
управлению проектом.

76.

Виды рабочего взаимодействия и
коммуникаций:
Внешняя
среда
Руководитель
проекта
Спонсор
Члены
команды
Руководящий
комитет
Представител
и заказчика

77.

Процессы управления коммуникациями
Планирование
коммуникаций
(communications planning)
Распространение
информации (information
distribution)
Отчетность по исполнению
(performance reporting)
Управление участниками
проекта (manage
stakeholders)

78.

По мнению американских
исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери,
информацию по типу производимых ею
изменений можно разделить:
• сообщения информирующего характера;
• сообщения инструктирующего характера;
• сообщения мотивирующего характера.

79.

Структура коммуникации
• отправитель — человек (или группа), желающий сообщить
информацию;
• сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет
передать отправитель;
• канал — способ, которым передается информация
• код — система знаков и символов, посредством которой
передается смысл сообщения;
• контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные
индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
• получатель — человек (или группа), до которого отправитель
хочет донести свое сообщение;
• шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
• обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое
им послание.

80.

Модель коммуникаций

81.

Передача и прием идей или информации между двумя сторонами,
обозначенными как отправитель и получатель.
• Кодирование - изложение мыслей или идей на языке, понятном для др.
• Сообщение - выход процесса кодирования.
• Средство связи - способ, использованный для передачи сообщения.
• Помехи - все, что может помешать передаче и пониманию сообщения
(расстояние).
• Декодирование - преобразование получателем сообщения в
понятные ему мысли или идеи.

82.

• Менеджер проекта, управляющий проектом (Project Manager) – лицо,
ответственное за управление проектом и результаты его осуществления.
• Команда проекта (Project Team) – специфическая организационная структура,
совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к
выполнению работ проекта и ответственных перед руководителем проекта за их
выполнение. Создается целевым образом на период осуществления проекта.
Включает также всех внешних исполнителей и консультантов.
• Команда управления проектом (Project Management Team) – специфическая
организационная структура, возглавляемая руководителем (главным менеджером)
проекта и создаваемая на период осуществления проекта. В мелких проектах эта
команда может включать в себя практически всех членов команды проекта.
• Организационная структура проекта (Organizational Breakdown Structure) –
наиболее соответствующая проекту временная организационная структура,
включающая всех его участников и создаваемая для успешного достижения целей
проекта.
• Постоянная (головная) организация – предприятие или организация, внутри
которой возник проект и в интересах которой он осуществляется. В отличие от
временной организационной структуры проекта, головная организация
является постоянной организацией.

83.

Инвестор
Государство
Чиновники
Общественные организации
Балансодержатель
Заказчик
Функциональный
заказчик
Акционеры компании
Высшее руководство компании
Подразделения компании
Функциональные менеджеры
и т.д.
Менеджер
проекта
Конечные пользователи
Исполнители
Подрядчики
Субподрядчики
Контракторы
Семьи участников
Профсоюзы

84.

Процессы управления коммуникациями проекта
включают в себя следующие элементы:
Планирование коммуникаций – определение потребностей участников
проекта в коммуникации и информации.
Распространение информации – своевременное предоставление
необходимой информации участникам проекта.
Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о
выполнении работ (отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и
прогнозирование)
Управление участниками проекта – управление коммуникациями в
целях удовлетворения требований участников проекта и решения
возникающих проблем.
Эти процессы взаимодействуют как друг с другом,
так и с процессами в других областях знаний.

85.

86.

Планирование коммуникаций
В процессе планирования коммуникаций определяются информация и
взаимодействия, необходимые участникам проекта; например:
каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится,
кто и каким образом должен им эту информацию предоставить.

87.

Факторы внешней среды предприятия
• Организационная или корпоративная культура и структура
• Государственные или промышленные стандарты
• Инфраструктура
• Существующие человеческие ресурсы (навыки, знания, специализации)
• Управление персоналом (например, правила приема и увольнения, оценка
эффективности работы и обучение персонала)
• Ситуация на рынке
• Толерантность к риску участников проекта
• Коммерческие базы данных (например, стандартизированные сметные
данные)
• Информационные системы управления проектами (например,
автоматизированные системы, т.к. программное обеспечение для
управления расписанием, система сбора и распределения информации и
веб-интерфейсы к др. автоматизированным
системам,
работающим в режиме online).

88.

Активы организационного процесса
Накопленные знания и историческая информация по проблемам коммуникации в прошлых
подобных проектах могут составить основу для формулирования решений и определения
результатов.
Процессы и процедуры организации для проведения работ:
• стандарты, корпоративные правила (правила техники безопасности и охраны, политика и
процедуры в отношении качества (аудиты процессов, направления усовершенствования)
• процедуры финансового контроля
• требования к коммуникации
• процедуры управления рисками

89.

Корпоративная база знаний для хранения и извлечения информации:
• База измерений процессов
• Историческая информация и база накопленных знаний
• Финансовая база данных
• Файлы проекта (например, базовые планы по содержанию, стоимости,
расписанию и качеству, базовые планы исполнения, календари проекта,
сетевые диаграммы расписания проекта, реестры рисков,
запланированные ответные меры и определение влияния риска)

90.

Анализ требований к коммуникациям
Результатом анализа требований к коммуникациям является сводка
информационных потребностей участников проекта.
Учитываются тип и формат необходимой информации и анализа
ценности этой информации. Ресурсы проекта в основном расходуются
на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта.
Менеджер проекта должен рассматривать количество потенциальных
каналов или путей коммуникации в качестве показателя сложности
коммуникаций проекта.
Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n - количество участников проекта.
Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников,
количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45.

91.

Средства коммуникации
Самые разные способы коммуникации, от кратких
обсуждений до полноценных совещаний, от обычных
письменных документов до материалов (например,
расписаний или баз данных), доступных через Интернет.
Факторы, влияющие на выбор средств коммуникации:
• Срочность получения информации
• Доступность технологии
• Опыт персонала задействованного в проекте
• Продолжительность проекта
• Окружение проекта

92.

План управления коммуникациями
• Требования к коммуникациям со стороны участников проекта
• Сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и
уровень детализации
• Имя сотрудника, ответственного за передачу информации
• Имя сотрудника или группы – получателей данной информации
• Методы или технологии, используемые для передачи информации
(служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы)
• Частота коммуникации (например, еженедельно)
• Схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок
передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут
быть решены персоналом на низшем уровне
• Метод обновления и уточнения плана управления
коммуникациями по мере продвижения и развития проекта

93.

Распространение информации
- своевременное предоставление информации участникам проекта
- распространение информации также включает в себя исполнение плана
управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы
информации.

94.

Средства распространения информации
• Переговоры
• Расширенные совещания
• Телефонные звонки
• Электронная почта
• Информационная система управлением проектом
• Другие средства

95.

Этапы работы с информацией
• Сбор
• Анализ и обработка
• Распределение
• Передача
• Получение обратной связи (результата)
• Корректировка/сбор новой информации

96.

Отчетность по исполнению
Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех
данных базового плана и предоставление участникам
проекта информации о выполнении работ.
Отчетность по исполнению обычно должна содержать
информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве.
Во многих проектах требуется также предоставление
информации о рисках и поставках.
Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только
отклонений.

97.

Отчетность по исполнению

98.

Управление участниками проекта
Осуществляется для удовлетворения потребностей участников проекта и
решения возникающих проблем.
Повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта изза нерешенных проблем с участниками проекта.
Способствует укреплению слаженности работы сотрудников.
Снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта.

99.

На основании требований и ожиданий участников проекта
можно понять, какие они ставят перед собой цели и задачи,
а также какой уровень коммуникации им необходим для
исполнения проекта.
При возникновении проблем с проектом менеджер проекта
должен принять меры и решить возникшие проблемы
совместно с соответствующими участниками проекта.

100.

План управления коммуникациями
- это документ, описывающий:
• – требования и ожидания от коммуникаций для проекта;
• – как и в каком виде будет происходить обмен информацией;
• – когда и где будут иметь место коммуникации;
• – кто несет ответственность за обеспечение каждого типа
коммуникаций.

101.

Коммуникационные требования:
потребность в информации о распределении
ответственности
потребность в координации
информация о ходе реализации проекта
информации о принимаемых решениях

102.

Разделы плана управления коммуникациями
Раздел плана
Предмет коммуникации
Цель
Частота
Даты начала (завершения)
Формат (средство связи)
Ответственное лицо
Комментарий
Информация, предназначенная для
распространения среди участников проекта
С какой целью распространяется данная
информация
Как часто предполагается распространять данную
информацию
Временные рамки распространения данной
информации
Представление информации и способ передачи
Член команды, в обязанности которого входит
распространение данной информации
Лицо, подразделение, которому предназначена

103.

Виды коммуникаций и критерии
выбора коммуникационных
технологий:

104.

Способы официальных коммуникаций:
• Письменные отчеты, письма, факсы,
использование электронной почты
• Совещания, телеконференции
• Интернет-технологии

105.

Письменные отчеты, письма, факсы,
использование электронной почты
Используется в случаях, когда скорость отклика не очень
критична, либо тогда, когда важно документальное
подтверждение каких-либо действий.

106.

Совещания, телеконференции
Позволяют нескольким участникам обменяться
информацией и прийти к принятию общего решения в
течение короткого промежутка времени.

107.

Интернет-технологии
Использование интернет-технологий в управлении
коммуникациями проекта становится все более популярным.
Практически все программные продукты, с помощью которых
осуществляется поддержка управления проектами, содержат в
настоящее время средства для открытого обсуждения проблем на
основе Интернета.

108.

BYOD
(bring your own device, принеси
собственное устройство)
Термин, описывает ситуацию, когда сотрудник организации
вместо корпоративного компьютера использует для работы
собственное устройство, будь то его личный ноутбук, планшет
или, в предельных случаях, даже смартфон. Популярность эта
идея обрела сравнительно недавно за счёт активности
поставщиков IT-услуг и стремительного развития
функционала и разнообразия облачных сервисов.

109.

Элементы журнала выявленных
проблем проекта
Элементы
Комментарии
Идентификатор
Уникальный код, который присваивается проблеме –
проблемы
определяется технологиями управленческого учета проекта
Статус
Открытая (закрытая)
Описание
Что представляет проблема, какими могут быть
последствия, если не удастся ее решить
Ответственный
Член проектной команды, отвечающий за решение данной
исполнитель
проблемы
Дата выявления
Последнее действие
День, когда данная проблема была впервые занесена в
журнал
День, когда было выполнено последнее действие,
описание этого действия и последний статус проблемы

110.

Теоретические знания основных техник
коммуникации
• Активное и пассивное слушание.
• Техника синхронизации, то есть учета состояния и
поведения собеседника.
• Различные стратегии ведения диалога.
• Техника снятия разногласий собеседников.
• Техники снятия эмоционального напряжения.
• Техника утверждения.
• Техника вербализации.
• Техника вопроса.
• Техника интерпретации.
• Техника паузы.
• Техника связки.
• Техника поэтапного согласия и т. п.

111.

Практические умения
• Умение взять на себя инициативу начала с диалога и его ведения.
• Умение устанавливать контакт с человеком
• Умение, внимательно слушать, одновременно наблюдать и учитывать
особенности вербального и невербального поведения.
• Умение понять психологические особенности собеседника.
• Умение понять скрытые намерения и цели собеседника.
• Умение скорректировать состояние эмоционального возбуждения до
работоспособного уровня, не вызывая у собеседника агрессии.
• Умение выровнять состояние эмоционального напряжения.
• Умение убеждать.
• Умение дать собеседнику обратную связь по всем аспектам разговора.
• Умение достигать запланированной цели диалога таким образом,
чтобы
у
собеседника
сохранялось
желание
продолжать
сотрудничество.
• Умение выступить в роли арбитра между конфликтующими сторонами.
• Умение управлять ходом диалога и закончить его в нужный момент

112.

Основные барьеры на пути межличностных
коммуникаций:
• барьеры восприятия ;
• семантические барьеры ;
• барьеры обратной связи;
• неумение слушать;
• искажение сообщений;
• информационные перегрузки — превышение реальных возможностей
системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;
• неэффективная структура организации — чем выше в организации
вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше
вероятность искажения информации;
• некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная
и методологическая;
• неэффективный способ организации работ и распределения задач;
• конфликты как между подразделениями, так и между людьми;
• токсичный персонал.

113.

План управления коммуникациями
проекта, который представляет
собой:
• анализ участников проекта,
• определение участников проекта и их информационных
потребностей
• определение средств коммуникации – документы, виды
отчетов, которые будут задействованы в этом проекте
• определение каналов коммуникации: от кого к кому будут
проходить
• определение способа (технологии) коммуникации:
телефон, электронная почта, программные средства
совместной работы и варианта способа коммуникаций:
• задание частоты прохождения информации
• задание ожидаемого результата для каждой
коммуникации.

114.

Пример матрицы коммуникаций
Отправитель Получатель Средство
Частота Способ
Ожидаемый результат
коммуникации
коммуникации
Руководитель Инвестор Отчет «Сделано-Один Электронная Утверждение инвестором достигнутого
проекта
планируется
раз
впочта
прогресса
сделать»
месяц
Согласование мероприятий
Согласование корректирующих мер
Руководитель Проектная Повестка
Один Собрание
Контроль исполнения поставленных задач
проекта
команда
совещания
раз
в
за прошлые периоды
неделю
Принятие решений по темам совещания
Инвестор
Руководител Карта
ь проекта стратегических
целей проекта
Календарный
план проекта
Один Совещание
раз
в
квартал
Проектная
команда
Стейкхолдер Презентация
оОдин Общее
ы,
достижениях зараз
всобрание
период
месяц
Опрос
общественного
мнения
после
презентации
Утверждение инвестором достигнутого
прогресса за период
Контроль соответствия проводимых работ
стратегическим целям
Разработка корректирующих мер
Оценка соответствия стратегическим целям
Информирование участников проекта о
достигнутом прогрессе, о планах на
следующий
период,
формирование
адекватных ожиданий и согласование
необходимого
уровня
включения
участников собрания в работу.
Формирование отношения к проекту не
ниже «нейтрального».

115.

Эффективная и эффектная презентация
(актуальность)
• В любой коммуникации есть презентация
• Деловые контакты начинаются с самопрезентации
• Старт любого проекта – презентация
• Резюме - самопрезентация
• Презентация это НЕ просто слайды, это структура, слайды и
подача материала

116.

Презентация (структура)
• Аристотель выделил три модели убеждения: логос,
пафос, этос;
• Логос аппелирует к разуму;
• Пафос обращается к эмоциям;
• Этос относится к личности, которую составляют
качества говорящего
• Сторителлинг и фактоизложение не исключают, а
дополняют друг друга

117.

Презентация (слайды)
• Слайды – наглядные пособия, а не шпаргалки
• Через 72 часа люди помнят 10% того, что они услышали и 20%
того, что увидели. Могут вспомнить 65% того, что одновременно и
увидели, и услышали !!!

118.

Презентация (подача)
• Ведение диалога с аудиторией, реакция на любые отклики
вербальные и невербальные
• Владеть искусством импровизации

119.

Три принципа подачи материала
• Фокус – каждое выступление, сообщение, любая коммуникация
должны иметь главную фокальную точку, привлекающую
внимание.
• Контраст –сравнения, сопоставления, конфликты , противоречия,
непредсказуемость
• Единство (целостность) –аутентичность, достоверность, внимание
к деталям, выстроить рамки и идти до конца

120.

Чего мы добиваемся от аудитории?
• Услышать послание
• Запомнить послание
• Сделать что-то
• Измениться к лучшему

121.

Наброски для структуризации
• Что мне нужно сказать?
• Что я хочу сказать?
• Что они хотят услышать?
• Что им необходимо услышать?
• Создание ментальной карты (использование ПО Mindmanager,
FreeMind, MindMeister, PersonalBrain)

122.

Создание слайдов
• Воспроизвести историю в программе для создания презентаций .
Одно послание – один слайд
• Решить на самом первичном, концептуальном уровне, что
хочется видеть на слайде : текст или картинку?
• Определиться с общем стилем презентации: цвета, шрифты, фон,
текстура
• Придать слайдам окончательную форму: начертить диаграммы,
найти картинки, разместить текст и т.д.

123.

Для чего нужны слайды?
• Напоминать
• Впечатлять
• Объяснять
• Убеждать

124.

Каким должен быть хороший слайд?
• Четким (никаких ненужных украшений, никаких лишних
рамочек, только фирменный шрифт и цвет, никаких теней,
зубчатых колес и т.д.)
• Контрастным (видно текст на фоне)
• Согласованным (различные элементы шаблона должны быть
«созвучны» друг другу- шрифт, фон и т.д.)

125.

Алексей Каптерев
Правило не 7 на 7 не
работает

126.

Алексей Каптерев
4 на 4 выглядит
значительно лучше

127.

Ключевые положения про слайды
• У каждого слайда должна быть цель
• Создавайте слайды НЕ для чтения, а для сканирования
• Самый важный элемент текстового слайда – это заголовок
• Используйте фотографии, чтобы оказать эмоциональное
воздействие и проиллюстрировать конкретные события,
предметы и места

128.

ИННОВАЦИИ В
МЕДИЦИНЕ
Впечатляет,
ужасает, но дает
надежду

129.

ПОДАЧА ИНФОРМАЦИИ
• Ясность
• Скорость
• Голос
• Контакт с аудиторией
• Ответы на вопросы
• Зрительный контакт
• Юмор

130.

Как эффектно подавать информацию?
• Эмоционально, страстно, заинтересованно
• Импровизировать
• Говорить честно и прямо
• Не бояться ошибок
• Заботиться о деле , а не о себе
• Просить конкретной помощи у аудитории
• Владеть голосом
• Не бояться шутить, но и не перебарщивать с юмором

131.

Быть интересным…
«Самый легкий способ быть интересным – это быть честным…
Когда вы честны, даже если люди не согласны с вами, они
сочтут вас интересным и продолжат слушать….»
Скотт Беркун «Исповедь оратора»

132.

Практика задание 12-13
Задание. Составить реестр рисков с указанием вероятности,
последствия, значимость риска а также представить меры управления
рисками проекта. Разработать план управления качеством и управления
коммуникациями проекта.

133.

Спасибо за внимание!