Управление и реинжиниринг бизнес-процессов. Базовый уровень

1.

Управление и реинжиниринг бизнес - процессов. Базовый уровень
www.specialist.ru

2.

Описание курса
Преподаватель: Шарипов Наиль
Цель курса — научить слушателей выделять, формализовывать и
описывать существующие бизнес-процессы в компании, оптимизировать их.
Объем курса:
- Очное обучение в группе с преподавателем: 24 академических часа
- Самостоятельные занятия в аудитории центра: 8 академических часов
По окончании курса слушатели будут уметь:
- Моделировать бизнес-процессы и выявлять узкие места
- Оптимизировать бизнес-процессы
www.specialist.ru
2

3.

Что такое бизнес-процесс.
Определение
Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ,
направленных на создание определённого продукта или услуги для
потребителей. (Википедия)
Бизнес-процесс - совокупность различных видов деятельности, в рамках
которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате
этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность
для потребителя. (М. Хаммер, Д. Чампи, Реинжиниринг бизнес-процессов)
Бизнес-процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов
деятельности, преобразующих входы в выходы. (ISO 9000:2000)
www.specialist.ru
3

4.

Управление бизнеспроцессами - BPM
Определение Европейской ассоциации BPM
www.eabpm.org
Процесс представляет собой логико-временную структуру между
действиями, инициируется одним или несколькими событиями запуска,
потребляет входные данные и обеспечивает один или несколько
результатов
Управление бизнес-процессами-это целостный подход, в котором все
бизнес-процессы, в том числе и сквозные, в соответствии с
корпоративной стратегией, идентифицируются, разрабатываются,
анализируются, реализуются внедряются, контролируются и постоянно
совершенствуется и для этого создается эффективная система.
BPM должен быть непрерывен, и следовать по своему жизненному
циклу. В этом случае, процессы в компании могут постоянно
оптимизироваться и адаптироваться, улучшая эффективность всего
бизнеса
www.specialist.ru
4

5.

Управление бизнес-процессами. Отличие от
документооборота и управления проектами
Управление проектами это - область деятельности, в ходе которой
определяются и достигаются чёткие цели проекта при балансировании
между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы,
энергия, пространство и другими), временем, качеством и рисками.
Проект (в управленческой деятельности) — временно́е предприятие,
направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.
Проект может выполняться в рамках бизнес-процесса.
Документооборо́т — деятельность по организации движения документов
на предприятии с момента их создания или получения до завершения
исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
www.specialist.ru
5

6.

Виды бизнес-процессов
Управляющие (развивающие) — бизнес-процессы, которые
управляют функционированием системы. Примером
управляющего процесса может служить корпоративное управление
и стратегический менеджмент, управление проектами, управление
качеством
Операционные (основные) — бизнес-процессы, которые
составляют основной бизнес компании и создают основной поток
доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются
снабжение, производство, маркетинг, продажи и взыскание долгов.
Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают
основной бизнес. Например, бухгалтерский учет, подбор
персонала, техническая поддержка, административнохозяйственный отдел.
www.specialist.ru
6

7.

Роли участников бизнес-процесса
Владелец процесса — лицо или группа лиц, получающее результат процесса,
выгоду от его выполнения. Отвечает за эффективность и результативность
процесса.
Менеджер процесса — лицо или группа лиц, отвечающее за реализацию
процесса согласно правил и KPI.
Исполнитель процесса — лицо или группа лиц, выполняющее задачу (задачи),
отдельные функции, входящие в процесс.
Аналитик (рабочая, экспертная группа) — отвечает за анализ, документирование
и дизайн процесса, не являются участниками или исполнителями процесса.
Инженер — лицо, автоматизирующее бизнес-процесс, реализующее его в
определенной системе автоматизации используя определенную нотацию
описания бизнес-процессов.
Клиент — лицо, получающее результат бизнес-процеса, выделяют внешних и
внутренних клиентов.
www.specialist.ru
7

8.

Понятия «as is» и «to be»
As is — как есть. В контексте управления бизнеспроцессами это описание процесса так, как он
существует и работает в организации сейчас.
To be — как должно быть, как будет. Результат анализа
и последующей оптимизации процесса, то как мы
хотим видеть процесс.
Важно! не существует идеального процесса.
www.specialist.ru
8

9.

Нотации описания бизнес-процессов
Нотация - система условных обозначений, принятая в
какой-либо области знаний или деятельности.
Включает множество символов, используемых для
представления понятий и их взаимоотношений,
составляющее алфавит нотации, а также правила их
применения
Виды нотаций описания и моделирования бизнеспроцессов:
BPMN — функциональная последовательность работ;
EPC — событийная последовательность работ;
IDEF0 — логическая последовательность работ.
www.specialist.ru
9

10.

Нотации описания бизнес-процессов
EPC — Event driven process chain. Цепочка процессов, управляемая
событиями или событийная цепочка процессов. Методология описания
бизнес-процессов.
IDEF0 — методология функционального моделирования (англ. function
modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и
описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является
её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются
логические отношения между работами, а не их временна́я
последовательность (поток работ).
BPMN — Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнеспроцессов — система условных обозначений и их описания в XML для
моделирования бизнес-процессов. Разработана Business Process
Management Initiative и поддерживается Object Management Group (omg.org),
после слияния обеих организаций в 2005 году. Последняя версия BPMN —
2.0 (2.0.2), предыдущая версия — 1.2.
www.specialist.ru
10

11.

Цели и причины внедрения BPM
Концепция предполагает внедрение BPM-решения для достижения
следующих целей:
Скорость — сокращение времени выполнения процессов за счёт
регламентации и автоматизации шагов процессов, введения временных
ограничений для исполнения шагов процессов;
Качество — за счёт прозрачности бизнес-процессов для всех
участников, регламентации и средств мониторинга обеспечивается
соблюдение всех предусмотренных правил;
Управление на основе показателей — выполнение процессов может
контролироваться через наборы процессных показателей, которые
отражают затраты на процесс, время выполнения и загрузку ресурсов,
таким образом, облегчая анализ и оптимизацию процесса на основании
реальных значений показателей;
Гибкость — возможность достижения организационной гибкости
компании через привлечение участников процессов к моделированию и
перестройке.
www.specialist.ru
11

12.

Цели и причины внедрения BPM
1. Улучшение действующих в компании бизнес-процессов с помощью
IT-технологий. Самая частая причина.
2. Описание и документирование действующих бизнес-процессов, т. е.
регламентация. Документировать можно с помощью различных систем,
не только BPMN.
3. Внедрение новых бизнес-процессов, новых направлений бизнеса или
деятельности компании.
Причины внедрения:
1. Потребность, вызванная изменениями внешней среды, например,
конкурентным давлением.
2. Потребность, инициированная внутри компании, стратегическая —
для улучшения эффективности компании в будущем, зачастую
инициируется менеджментом, иногда с целью карьерного роста какимлибо руководителем.
www.specialist.ru
12

13.

Понятие BPMS
BPMS/BPMT (англ. Business Process Management System/Tool, система
(инструмент) управления бизнес-процессами) — технологическое
программное обеспечение для поддержки концепции BPM.
www.specialist.ru
13

14.

Жизненный цикл BPM
- Планирование
- Организация
- Контроль
- Мотивация
www.specialist.ru
14

15.

Жизненный цикл BPM
www.specialist.ru
15

16.

Уровни моделирования процесса
Стратегический уровень, модель процесса. Верхнеуровневая,
абстрактная модель, необходимая для быстрого понимания сути
процесса. Как правило, используется не более 10 элементов (задач)
Аналитический уровень, модель процесса. Связующее звено между
стратегическим и операционным уровнем. Количество и детализация
зависит от размера компании, количества подразделений, групп
сотрудников.
Операционный уровень, модель процесса. Конечное звено в описании,
детализация максимальная, полное описание процесса, которое можно
автоматизировать, т. е. исполнить в BPMS. Включает в себя все
возможные варианты исхода процесса, а не только happy path*
*успешный ход выполнения процесса
www.specialist.ru
16

17.

Выявление бизнес-процессов
- Определить сквозные процессы. Это процессы, существующие в
нескольких подразделениях, областях деятельности компании
- Выявить проблемы, возникающие в бизнес-процессах на пересечениях
подразделений и должностей
- Выявить неопределенные и спорные процессы, определить правильно
границы
- Выбрать рациональный и достаточный уровень детализации бизнеспроцессов
- Стыковка воронки продаж с основным бизнес-процессом компании
www.specialist.ru
17

18.

Стратегический уровень описания
бизнес-процесса
Оглавление процесса:
- Наименование процесса
- Цель процесса
- Владелец процесса
- Менеджер процесса
- Показатели процесса (определяет владелец процесса)
Шаги бизнес-процесса
- Определить стартовый и конечный шаг
- Название шага
- Ответственный за шаг (менеджер)
- Исполнитель шага (участник, исполнитель)
www.specialist.ru
18

19.

Практика № 1.
Выявить и описать верхнеуровневую модель процесса оформления
командировок в компании
Условия:
- Существующий процесс
- Командируемый — любой сотрудник компании
- Задействованные подразделения — бухгалтерия, подразделение
командируемого сотрудника
- Отчетность — авансовый отчет
Командировочные и билеты сотрудник получает до командировки
Авансовый отчет сдает по возвращению, вместе с остатком денежных
средств, либо получает возмещение перерасхода
www.specialist.ru
19

20.

Ключевые показатели процесса
- Результативность. Измеряется как отношение количества успешных
завершений процесса к неуспешным.
- Себестоимость — стоимость выполнения одного экземпляра процесса.
- Время — время выполнения экземпляра процесса
- Качество — критерий, определяемый заказчиком, в зависимости от
типа и специфики процесса
- Прочие, определенные заказчиком, компанией, например, отношение
результативности к себестоимости.
www.specialist.ru
20

21.

Ранжирование процессов
Процесс
Влияние
Сложность
Приоритет
Процесс № 1
Высокое
Низкая
1
Процесс № 2
Среднее
Высокая
2
Процесс № 3
Низкое
Высокая
3
Для анализа и оптимизации в максимальном приоритете процессы с
высоким влиянием и низкой сложностью, так как такие процессы
можно быстро оптимизировать, с прогнозируемо хорошим результатом
и высокими результатами влияния на показатели бизнеса.
Для критериев, лучше выбирать численные показатели, т. к.
позволяют корректно ранжировать процессы.
В случае, если нет возможности оцифровать критерий, используется
метод экспертной оценки.
www.specialist.ru

22.

Революционный и эволюционный
подход к BPM
Эволюционный — множество последовательных изменений, вносимых в
бизнес-процесс или процессы, приводящие к постепенному улучшению
эффективности.
Революционный — существенное, сильное изменение бизнес-процесса
или процессов, с целью повышения эффективности.
www.specialist.ru

23.

Правила описания бизнес-процессов
в нотациях
- Верхнеуровневый процесс должен содержать не более 10 блоков (задач)
- No scotch — процесс должен размещаться на одном листе формата А3
- No returns — если вы планируете возврат к предыдущим процессам/позициям в
процессе, вы заведомо создаете неэффективный процесс. Но есть исключения.
- Нет лишним задачам. Каждая задача должна быть необходима, это нужно
проверять.
- Максимальная детализация и формализация перехода между
ролями/сотрудниками и подразделениями. Четко прописываем кто, что делает и
за что отвечает, прописываем сроки.
- Достаточное количество контроля — корректно выставленные точки контроля.
Недостаточный как и избыточный контроль приводит к снижению либо отсутствию
эффективности от изменения бизнес-процесса.
- Необходимо соответствие модели процесса его реальному воплощению
Важно — при анализе нужно сначала выявить KPI
www.specialist.ru