Культура делового письма

1. Культура делового письма

В письмах умного человека отражается
характер тех, кому они адресованы.
Г. Лихтенберг

2. Деловая переписка может быть внутренней и внешней:

• Внутренняя переписка: докладные, служебные,
объяснительные записки и т.п.
• Внешняя переписка: письма деловым партнерам;
приглашения, поздравления и пожелания; претензии
и жалобы; информационные письма и пресс-релизы
для СМИ и т.п.

3. По содержанию писем можно выделить такие категории:

• Коммерческие письма: письмо-запрос, договор,
различные виды ответов.
• Деловые письма: сопроводительное,
договорное письмо, напоминание,
подтверждение, просьба и т.п.
• Нерегламентированные письма: рекламные,
информационные, письмо-представление
организации и т.п.
• Личная служебная переписка: поздравления,
приглашения, ответы на приглашения,
выражение соболезнований, рекомендации и т.п.
• Пресс-релизы: письма для прессы.

4. По форме деловые письма могут быть:

• письмо-напоминание - факт напоминания;
• гарантийное письмо - выражение гарантии, документ,
обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем
адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо
(места работы и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую
функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и
ясным;
• письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия,
свершившийся факт;
• письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от
инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается
изложить характер решения поставленного в инициативном письме
вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;

5. По форме деловые письма могут быть:

• информационное письмо - информирование о намечаемых или уже
проведенных мероприятиях;
• письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять
участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут
адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них
раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки
проведения и условия участия в нем.
• инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая
категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к
адресату в решении каких-либо вопросов;
• сопроводительное письмо - письменный текст, который
информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к
письму;
• письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных
шагах и т.д

6. Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут

быть как юридическими, так и физическими лицами.
В некоторых случаях деловой этикет рекомендует
передавать информацию только в письменном виде и
это письменное сообщение может быть сделано
обязательно от руки:
приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.
выражение соболезнования никогда не печатается.
благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю
бракосочетания)
выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок,
Подпись под деловым письмом всегда делается от руки

7. Требования к написанию деловых писем:

Бумага для делового письма должна быть хорошего
качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.
Желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой
организации, ее полным названием, почтовым и
телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным
адресом и банковскими реквизитами.
Деловое письмо должно быть написано четко, фразы —
легко читаться, нежелательно большое количество
причастных и деепричастных оборотов, недопустимы
назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и
прочие средства выразительности речи. Стиль делового
письма — деловитость, отсутствие посторонних фраз.
Письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно
лучше воспринимается.
Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по
смыслу должны быть отделены одно от другого.
Грамматика, орфография и лексика — безупречны.

8. Структура делового письма

Обращение.
Обращение располагается в «шапке» делового письма,
содержит указание занимаемой должности и персональные
данные адресата. Распространенным стандартным обращением
при написании официального делового письма является
обращение «Уважаемый»
Обращение размещается посередине страницы.
В деловом письме в обращении неприемлемы сокращения
типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека.

9. Структура делового письма

Основная часть
Вступление - необходимо кратко и четко сформулировать основную цель
делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо.
Можете использовать следующие шаблоны:
«Сообщаем/сообщаю, что…»,
«Доводим/довожу до Вашего сведения, что…»,
«Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…»,
«Приглашаем/приглашаю…»,
«Просим/прошу…»,
«Высылаем/высылаю…»,
«Подтверждаем/подтверждаю…»,
«Напоминаем/напоминаю…»,
«В соответствии с…»,
«Согласно телефонному разговору …»,
«Согласно Вашему письму …»,
«В связи с…»,
«В целях…»,
и т.п.

10. Структура делового письма

После этого в нескольких абзацах описывается ситуация,
выражается ваше персональное мнение и высказывается
просьба относительно дальнейших действий либо предлагается
ваш вариант решения проблемы.
Не используйте выражения, которые вы не используете
в повседневной жизни: «нижеизложенное», «стороны» и другие
канцеляризмы. Оставьте их юристам, для договоров.
Не утяжеляйте речь, всегда лучше сказать вместо «я не считаю
это возможным» просто «нет». Количество длинных слов
(4 и более слогов) в тексте не должно превышать 10-15%.
Профессиональный сленг может использоваться
в исключительных случаях, например для того, чтобы показать,
что вы в теме, и говорите на одном языке, но злоупотреблять
этим не стоит.

11. Структура делового письма

Заключение.
Используется для предварительного подведения
результатов и логичного завершения делового письма.

12. Структура делового письма

Постскриптум (Р.S.) выступает в роли дополнения
в структуре делового письма. Постскриптум –
явление не характерное для деловой переписки и
не очень часто используемое в деловых письмах.
Используется постскриптум для уведомления
адресата о важном происшествии, которое имело
место после составления письма, или для
передачи ему сведений, имеющих непрямое
отношение к тематике письма.

13. Как правильно подписывать документ

В конце делового письма ставится подпись,
указывается должность, фамилия, имя и
отчество
адресата,
перед
подписью
используется стандартная вежливая форма «С
уважением».
По мере
контактный
физический
компании.
необходимости можно указать
номер телефона, название и
адрес компании, адрес сайта
Иногда после подписи в деловом письме
размещается посткриптум (P.S.). Здесь можно
кратко изложить ту информацию, которая имеет
косвенное отношение к самому письму.

14. Красота – страшная сила.

Внешнее
оформление
и
форматирование письма (шрифт,
поля,
разбиение
на
абзацы,
маркированные списки, заголовки,
подчеркивания и т.п.). Приемы,
вызывающие у читателя позитивный
настрой и желание прочесть текст.

15. Виды деловых писем

Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу
Эти две разновидности делового письма имеют общую цель: привлечь внимание
адресата и пробудить у него желание принять вас на работу или предварить это еще
одним этапом — личной встречей (собеседованием).
Основное содержание письма с просьбой о приеме на работу и резюме
практически одинаковы:
1. Фамилия, имя и отчество полностью (не инициалы); в резюме это естественное
начало, но и в деловом письме с просьбой о найме имеет смысл указать, прежде
всего, именно фамилию, имя и отчество, чтобы не заставлять того, кто читает
обращенное к нему письмо, разыскивать подпись.
2. Образование: указываются все учебные заведения, которые автор резюме или
письма окончил, в каком году, какой диплом получил, какая квалификация,
специальность и специализация указаны в дипломе. Если автор резюме окончил не
одно учебное заведение, следует перечислить все, включая различные курсы,
деловые школы и пр. Однако, если автор не желает упоминать какое-либо учебное
заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавит к его деловому портрету,— он
имеет на это полное право.

16. Виды деловых писем

3. Настоящее место работы; здесь же целесообразно указать и другие
места работы, где соискатель работал ранее, но право выбора за ним:
можно прежнее место работы не указывать, хотя это сузит, ограничит
характеристику автора резюме (письма).
4. Должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не
конкретная должность, а направление работы, которой он хотел бы
заниматься.
Здесь
уместно
дать
обоснование
(пояснение,
подтверждение) тому, почему именно эту должность или работу хочет
иметь автор резюме (письма). Самое логичное — указать на
определенные деловые способности, наклонности, стажировки или
временное исполнение обязанностей на желаемом должностном уровне,
а может быть, и собственные умозаключения соискателя о том, почему
именно желаемая должность (направление работы) лучше всего
раскроет его творческий потенциал.

17. Рекомендательное письмо

Самый
простой
вариант
рекомендательного письма — визитная
карточка рекомендующего и на ней строчки,
написанные от руки (в третьем лице): ...
рекомендует
такого-то
(фамилия
рекомендуемого); можно добавить слова
"как
отличного,
добросовестного,
инициативного"
и
тому
подобные
прилагательные.
Но рекомендательное письмо может быть и
более многословным.

18. Рекомендательное письмо

В
современной деловой жизни принято такое содержание
рекомендательного письма:
a) представление рекомендующего адресату («К Вам обращается...») и
повод для обращения;
b) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы,
уровень
компетентности
и
профессионализма,
личностные
характеристики — все то, что позволяет автору письма предложить
рекомендуемого для занятия или замещения определенной должности;
c) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное
претендентом на должность; тогда о наличии резюме упоминается в
рекомендательном письме;
d) в заключение в письме излагается просьба — встретиться с
рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, для
принятия окончательного решения (неэтично при этом навязывать
адресату положительное решение вопроса, и слова «настоятельно
рекомендую» здесь недопустимы).
e) в конце письма — подходящая к данной ситуации «формула
вежливости», в данном случае это признательность за внимание,
проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и
прилагаемыми материалами.

19. Письмо-уведомление

• Такие письма обычно рассылают с целью
сообщить последние новости (об
образовании новых подразделений в
структуре, о появлении новых целей и
функций у организации и др.)

20. Письма-приглашения

Письма-приглашения
содержат
предложение поучаствовать в деловых.
В письмах такого рода содержится
информация касательно условий участия,
указываются место и время.
К
письму
также
прикрепляется
приложение,
содержащее
предполагаемую программу мероприятия.

21. Письмо-просьба

Деловое письмо-просьба имеет следующую
структуру:
в основном тексте письма указывается причина,
которая стала основой для просьбы;
непосредственно просьба;
в заключении содержится надежда на ожидаемый
результат.
Просьба выражается посредством слов «прошу»,
«просим».
В тексте письма излагаются аргументы, прилагаются
расчеты и иные основания, оформляющиеся
реквизитом «приложение».

22. Письма-ответы

Письмо-ответ начинается с повтора просьбы.
Письмо-ответ
оформляется
по
следующему
принципу:
1.
2.
3.
4.
5.
Сноска на текст основного письма и его тему;
Аналогичные способы выражения (терминология)
в письмах;
Объекты сведений и аспекты содержания в
письмах должны быть подобны;
Очередность в изложении фактов.
Письмо ответ должно содержать номер и дату
написания документа, на который дается ответ.
Сведения излагаются не в тексте письма, а в
соответствующем месте формуляра или перед
заголовком документа, написанного не на
формуляре.

23. Благодарственные письма

• Партнерские взаимоотношения предполагают не только
просьбу, но также и выказывание благодарности за
предоставленные услуги, за совместную организацию
мероприятий и т.д.
• Письмо оформляется на цветном бланке благодарственного
письма.

24. Письма-предложения

Структура письма-предложения такая же, как и письмапросьбы:
Указание вопроса;
Характеристика отношений;
Предложение партнерства;
Разновидностями писем-предложений являются:
Письма-предложения о партнерстве;
Письма-уведомления;
Письма рекламного характера.

25. Сейчас наиболее распространенным способом деловой переписки и общения является интернет

По возможности электронные деловые письма лучше
отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип
компании, ее адрес и телефоны.
Если имеются какие-либо приложения к письму в
присоединенном файле, необходимо это указать.

26. При написании делового электронного письма необходимо чётко соблюдать определённую схему.

Структура электронного письма:
тема;
приветствие;
отражение цели письма;
содержание (предложения, пояснения,
вопросы и т.д.);
прощание;
подпись с контактными данными;
ссылка на сайт компании (если таковой
имеется);
логотип (по желанию).

27. Тема электронного письма

Тему в деловом электронном письме надо
обязательно указывать. Ведь адресат,
просматривая входящие, может
ориентироваться именно на заголовки. Тема
непременно должна отражать суть делового
письма. Никаких отвлечённых и бессмысленных
фраз. Если при ответе на деловое письмо тема
меняется, необходимо исправлять и заголовок

28. Содержание

Деловое электронное письмо должно быть
максимально лаконичным. Писать следует только по
делу, не отклоняясь от темы. Лучше, чтобы
предложения были короткими.
Если логически текст делового письма можно
разделить на абзацы, надо сделать это.
Нельзя писать всё заглавными буквами – в этом
случае сообщение будет плохо читаться. После
написания деловое электронное письмо следует
проверить:
опечатки,
орфографические,
пунктуационные и грамматические ошибки в тексте
крайне нежелательны.

29. Содержание

В ходе длительной переписки можно цитировать
своего собеседника, чтобы он не упустил нить
разговора. Однако не стоит излишне этим
увлекаться. Цитаты и новый текст должны быть
разграничены. Чужие слова в электронном письме
принято отделять знаком >.
Не следует даже в деловом сообщении указывать
персональные данные (паспортные, к примеру), так
как нет ни одной надёжной почтовой системы.
Флеймы (предложения, написанные под влиянием
эмоций)
в
деловой
переписке
недопустимы. Смайлики в деловых письмах также
под запретом.

30. Подпись в e-mail

В настройках электронной почты есть
возможность присоединять стандартную
подпись с персональным именем и
контактами. В случае с деловой
перепиской следует её использовать.
Помимо того, что подпись идентифицирует
адресанта, она ещё и обозначает
альтернативные каналы связи с ним. В
подписи к деловому письму принято
указывать свои ФИО, должность, рабочие
телефоны, e-mail, ссылку на сайт
компании.

31. Этикет деловой переписки в Сети

Отвечать
на
деловое
письмо
необходимо в течение 2 суток с момента
его получения. Если вовремя ответить не
удалось, следует указать причины
промедления в запоздалом письме.
Особенно важно отписывать при
получении сообщения с вложенным
файлом. Только, получив Ваш ответ,
партнёр сможет удостовериться, что
вложение дошло и успешно открылось.

32. Шаблоны писем по категориям:

Благодарственные письма
Сопроводительные письма
Рекомендательные письма
Гарантийные письма
Информационные письма
Официальные письма
Письма просьбы
Прощальные письма
Письма предложения
Письма учителю
Письма отказы
Письма о сотрудничестве
Письма запросы
Письма претензии
Спонсорские письма
Письма приглашения
Юридические письма
Письма в организацию
Письма служебные
Письма покупателям
Письма требования
Письма жалобы
Поздравительные письма
Письма разрешения
Письма отзывы
Письма заявления
Письма извинения
Письма о намерениях
Письма арендодателю
Письма ходатайства
Письма о встрече
Письма соглашения
Письма о смене реквизитов
Письма об отпуске
Письма подтверждения

33.

[email protected]
Адрес Бабенко С.В.