Текст как единица общения. Специфика делового документа

1.

Тема:
Текст как единица
общения. Специфика
делового документа

2.

Текст как единица общения. Признаки текста. Структура текста.
Текст – наивысшая единица языка.
Текст – это речевое произведение, которое состоит из
последовательно взаимосвязанных различных языковых
знаков – предложений и словосочетаний, слов. Текст
отличается целостностью и оформленностью.
Композиционно текст состоит из: предложений; абзацев;
параграфов; разделов; глав.
Основные признаки текста: завершенность, связность,
стилевое
единство,
членимость,
автономность,
информативность, целостность.

3.

Основные признаки текста:
-
Завершенность – подразумевает смысловую оконченность. Данный признак предполагает, что
текст полностью раскрывает замысел, который поставил автор.
-
Связность – подразумевает единство используемых стилистических средств. Данный признак
проявляется в расположении предложений в определенной логической последовательности;
оформление текста с помощью грамматических и лексических средств языка. Для связи
используются различные ключевые слова, повторы, союзы, синонимы.
-
Стилевое единство. Любой текст оформляется согласно особенностям того или иного
функционального стиля. В зависимости от выбранного стиля, подбираются лексические и
языковые средства, грамматическое оформление текста.
-
Членимость - подразумевает, что текст состоит из нескольких предложений. Они должны
быть связаны между собой единой темой.
- Автономность: каждый текст имеет начало и конец.
- Информативность – текст несет определенную информацию. Она определяется темой и целью
высказывания.
- Целостность - подразумевает одновременное выполнение всех признаков текста.

4.

Структура текста
Под структурой текста понимается его внешняя (композиционная) и
внутренняя структура.
Внешняя (композиционная) структура: тома, главы, подглавы,
разделы, части, страницы, параграфы, абзацы, предложения.
Внутренняя структура: начало, внутренняя часть, окончание.
Единицами внутренней структуры текста являются:
- высказывание (реализованное предложение);
- ряд высказываний (межфразовое единство), объединенных семантически и
синтаксически в единый фрагмент;
- фрагменты-блоки (совокупность межфразовых единств, обеспечивающих
тексту целостность благодаря реализации смысловых и тематических
связей).

5.

Специфика делового документа. Классификация документов. Композиция
документов.
Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий
юридической значимостью. Документы не пишутся, а составляются,
разрабатываются специалистами. Информацию в документе несут не только
текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, носящие
обязательный характер, – реквизиты. Для каждого вида документов существует
свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом – ГОСТом.
Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, строго
закрепленный за определенным местом на бланке. Число реквизитов бывает
различным и зависит от вида и содержания документов.
Для
языка
документов
характерны:
унификация,
стандартизация,
терминированность лексики, логичность, безэмоциональность, информационная
нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям.
Это отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.

6.

Способы классификации документов
По месту составления: внутренние и внешние документы.
По содержанию: простые и сложные.
По форме: индивидуальные и типовые.
По срокам исполнения: срочные и бессрочные.
По происхождению: служебные и личные.
По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки.
По функции: организационные документы, направленные на регламентацию
деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы,
содержащие конкретные распоряжения, а также информационносправочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой
договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры.

7.

Построение документа
Композиционная стройность и логичность
построения текста официального документа.
необходимое
условие
Композиция или структура текста документа — это последовательность
расположения его составных частей — аспектов. В качестве самостоятельных
аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми
действиями — просьбами, сообщениями, предложениями.
Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух
частей:
первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка,
мотивация, история вопроса);
вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при
помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования).

8.

Построение документа
Деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные.
В одноаспектных письмах рассматривается
составляющий содержание всего письма;
один
вопрос,
В многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов
(многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и
напоминание одновременно).
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта
содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной
строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной
мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложений, но в
текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного
предложения.

9.

Правила оформления документов
Правила оформления текстов деловых документов регулируются
следующими стандартами:
ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к
построению формуляра-образца.
ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.
ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

10.

Существуют пять типов записи для деловых документов:
Линейная – запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли, с полностью
оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля
(автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).
Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью,
совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения,
постановления).
Трафарет – традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной
информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).
Анкета – перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является
более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и
ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).
Таблица – совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в
графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное
расписание и др.).

11.

Свойства юридического текста. Построение текстов, используемых в сфере
осуществления правосудия.
К свойствам юридического текста относят:
Точность достигается использованием терминов, как узкоспециальных, так и широко
распространенных. Все слова используются в соответствии с их прямым значением,
принятым в правовой сфере общения. Точности наименования содействует и множество
различных стандартов – клише, отражающих определенные юридические понятия.
Объективность проявляется в полном отсутствии эмоционально окрашенной лексики.
Официальность – полное отсутствие эмоциональности; проявляется в отсутствии слов в
переносном значении, в отсутствии разговорной и жаргонной лексики.
Стандартизованность проявляется не только в выборе языковых средств, но и в
стандартных формах документов. В них обязательны общепринятые формы изложения и
определенное расположение структурно-композиционных частей.
В документе важно не только выразить мысль, но и отобрать для ее выражения те
языковые средства, которые необходимы в данной сфере речевого общения. Неточность
формулировок, каких-либо фактов, отсутствие определенных реквизитов в документе,
неточное словоупотребление мешают осуществлению основной функции языка права.

12.

Современное деловое письмо. Правила оформления делового письма.
Деловое
(служебное)
письмо
–
документ
информационно-справочного
характера,
составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по
почтовой связи. Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов».
При подготовке письма используются следующие реквизиты:
01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);
02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04. Код организации;
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07. Код формы документа;
08. Наименование организации;
09. Справочные данные об организации;
11. Дата документа;

13.

Реквизиты делового письма
12. Регистрационный номер документа;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15. Адресат;
17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);
18. Заголовок к тексту;
19. Отметка о контроле;
20. Текст документа;
21. Отметка о наличии приложения;
22. Подпись;
24. Визы согласования письма;
25. Оттиск печати (гарантийные письма);
26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);
27. Отметка об исполнителе;
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. Отметка о поступлении документа в организацию;
30. Идентификатор электронной копии документа.

14.

Схема расположения реквизитов служебного письма представлена на
рис. 1.
Реквизиты делового письма

15.

Основные виды деловых писем
По назначению в управленческой деятельности:
Информационное письмо
Письмо-сообщение
Сопроводительное письмо
Письмо-напоминание
Письмо-извещение
Письмо-уведомление
Рекламное письмо
Письма, содержащие просьбу или предложение Их цель — побудить адресата совершить определенные действия, которые
представляют интерес для автора письма.
Письмо-просьба
Письмо-запрос
Письмо-предложение
Письмо-заявка
Письмо-приглашение

16.

Основные виды деловых писем
Письма, содержащие требование или претензию – Составляют в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений
не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.
Письмо-требование
Письмо-претензия
Письма-ответы
Письмо-согласие
Письмо-отказ
Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии
Гарантийное письмо
Письмо-подтверждение
Рекомендательное письмо
Этикетные письма
Письмо-поздравление
Письмо-благодарность
Письмо-соболезнование
Письмо-извинение