Служба документационного обеспечения управления. Требования к изучению темы

1. Служба документационного обеспечения управления

2. Требования к изучению темы

знать:
► состав основных нормативных
документов,
регламентирующих
организацию работы службы
документационного
обеспечения управления
(ДОУ);
► типовые структуры и
должностной состав службы
ДОУ;
уметь:
► составлять примерные
образцы должностных
инструкций.

3. Базовое понятие темы:

Служба ДОУ
– специальная служба,
действующая на правах
самостоятельного
структурного подразделения,
подчиненного
непосредственно
руководителю организации

4.

Организационные формы службы ДОУ
Управление
делами
Канцелярия
Общий отдел
Секретарь

5.

Управление делами
создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой
выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации
Делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли
Секретариат
Приемная
Отдел
рационализации
ДОУ
Канцелярия
Отдел писем
Экспедиция
Секретариат
руководителя и
секретариат
заместителей
Бюро переписки
Бюро учета
и регистрации
документов
Секретариат
коллегии
Протокольное
бюро
Компьютерный центр
обработки и размножения
текстов документов
Центральный архив
организации
Инспекция

6.

Канцеляриясоздается на предприятиях, в научно-исследовательских,
проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведения
Экспедиция
Подразделение по учету и
Регистрации документов
Группа
контроля
Группа писем
(обращений граждан)
Группа подготовки
документов
Копировально-множительное
бюро
Архив
организации

7. Основные задачи службы ДОУ

Обеспечение
документирования
управленческой
деятельности
Совершенствование
форм и методов работы
с документами
Организация работы
с документами

8. ЗАДАЧА: Обеспечение документирования управленческой деятельности

ФУНКЦИИ:
► разработка бланков
документов и обеспечение их
изготовления;
► обеспечение изготовления
документов,
стенографирования,
копирования и тиражирования
документов;
► контроль за качеством
подготовки и оформления
документов, а также за
соблюдением установленной
процедуры согласования и
удостоверения документов;

9. ЗАДАЧА: Организация работы с документами

ФУНКЦИИ:
установление единого порядка прохождения документов
(документооборота организации);
обработка поступающих и отправляемых документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних
документов;
разработка и ведение информационно-поисковых систем,
организация информационно-справочной работы по документам;
предварительное рассмотрение документов;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, подготовка номенклатуры дел,
обеспечение хранения и использования документов;
подготовка и передача дел в архив организации, организация работы
архива организации;
обеспечение защиты документной информации;
организация работы с обращениям граждан;

10. ЗАДАЧА: Совершенствование форм и методов работы с документами

ФУНКЦИИ:
► разработка и переработка нормативных и
методических документов организации по
делопроизводству;
► проведение работ по унификации
документов, разработка и внедрение
табеля и альбома форм документов;
► методическое руководство и контроль за
соблюдением установленных правил
работы с документами в структурных
подразделениях;
► повышение квалификации работников
организации и их консультирование по
вопросам документирования и организации
работы с документами;
► разработка и внедрение новых форм и
методов работы с документами,
совершенствование документооборота
организации, автоматизирование
делопроизводства.

11. Должностной и численный состав службы ДОУ

ДОУ
Руководители
Зав. службой
делопроизводства
Специалисты
Документовед
Зав. протокольным
отделом
Технические исполнители
Экспедитор
Помощник
руководителя
Начальник
секретариата
Делопроизводитель
Машинистки
Стенографистки
Референт
Зав. архивом
Технические
секретари
Архивист
Зав. отделом
подготовки документов
Инспектор
Курьеры
Секретарь
руководителя
Операторы
орг.техники
Корректор