Разработка проектных решений по учету клиентов в арт-студии «Art-Time»

1.

«Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова»
кафедра бизнес-информатики и информационных технологий
Итоговый отчет по работе с Кейсом
Разработка проектных решений по учету клиентов в арт-студии «Art-Time»
Руководитель: доц. каф. БИиИТ, к.п.н., Назарова Ольга Борисовна
Исполнители: Шиныбекова Мария Маратовна,
Михайловский Матвей Александрович,
Лацвеева Алена Валерьевна,
Карабельщикова Екатерина Андреевна
НАЗВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Магнитогорск, 2024

2.

Практическое применение методик описания
предметных областей деятельности
Степень субъективности
Полнота описания деятельности
организации;
Длительность выполнения проекта;
Корректность полученных моделей
процессов;
Степень участия руководителей и
сотрудников организации в проекте;
«ускоренный» метод
«полный» метод
Высокая
Низкая
Низкая
Высокая
2-6 месяцев
Низкая
1-1.5 года
Высокая
Анкетирование и интервью
сотрудников и руководства
Вовлеченные руководители и
сотрудники для анкетирования и
интервьюирования
Очень трудоемкий
Очень низкая
Трудоемкость выполнения проекта;
Низкая трудоемкость
Степень риска неудач проекта (при
Высокие
наличии поддержки руководства);
Степень риска неудач проекта (при
Очень высокие
отсутствии поддержки руководства);
Возможность использования
Малая возможность использования, не
результатов проекта (полученной
позволяет создавать полную и
информации в виде моделей);
практически важную документацию
Низкая
Присутствует
2

3.

Метод сбора информации: документы
Сбор информации о предметной
области – это первая задача, с которой
начинается исследование.
Документы, предоставляемые
экспертами в данной предметной
области, – один из основных
источников этой информации.
3

4.

Предметная область
• Основные цели предприятия
предоставление услуг;
качественное обслуживание;
извлечение прибыли.
• Предмет деятельности предприятия
проведение занятий по
изобразительному и декоративно–
прикладному искусству;
продажа аксессуаров ручной работы;
4

5.

Рассматриваемый бизнес-процесс
В данной работе был рассмотрен бизнес-процесс «Оптимизация учёта
клиентов в арт-студии».
Целью данного бизнес-процесса является учёт клиентов, запись новых
клиентов в базу данных.
5

6.

Организационная структура предприятия
6

7.

Ограничение предметной области
• Будет:
Проект будет включать в себя внутреннюю составляющую (уведомление клиентов
о статусе занятия по телефону, составление расписания занятий, ведение учета
об оплате занятий).
Проект будет включать в себя внешнюю составляющую (подача заявки через
социальную сеть или по телефону)
Проект будет учебным с целью изучения методологий проектирования ИС
• Не будет:
Проект не предусматривает порядок проведения занятий, что конкретно будет
происходить на занятиях и т. д.
Проект не предусматривает порядок закупа материалов.
7

8.

Основные бизнес-процессы и данные
Основная функция – Учет клиентов и
пополнение базы новыми пользователями
Дополнительными функциями являются:
• Закуп материалов для проведения уроков
• Учет финансовой деятельности арт-студии
• Проведение занятий по изобразительному
и декоративно–прикладному искусству
• Проведение выставок
• Продажа аксессуаров ручной работы.
8

9.

Основные бизнес-процессы и данные
• Основными данными
моделируемого бизнес-процесса
можно считать:
Заявка, расписание занятий,
сведения об оплате собираются и
ведутся посредством социальной
сети «Вконтакте», по телефону , а
также запись через web-сервис или
лично в студии «Art – Time».
9

10.

Анкета
Анкета для эксперта
ФИО:
• Что входит в основные задачи администратора?
• Какая часть работы наиболее трудозатратная?
• Каков кадровый состав студии?
• Какая документация оформляется на нового клиента?
• В каком виде ведется документация?
• Какой срок хранения документации?
• С какими проблемами сталкиваются сотрудники студии в повседневной жизни?
• Какие услуги или программы помогли бы вам эффективнее выполнять работу?
• Какие изменения вы могли бы предложить для улучшения работы студии?
• Дата заполнения анкеты:__________________________________
• Подпись: _______________________________________________
10

11.

Модель IDEF0 «as-is» БП: Учет клиентов
11

12.

Модель DFD (гибридная) «as-is» БП: Учет
клиентов
12

13.

Модель eEPC «as-is» БП: Учет клиентов
13

14.

Модель BPMN «as-is» БП: Учет клиентов
14

15.

Диаграмма причин и факторов Исикавы БП:
Учет клиентов
15

16.

Перечень проблем - «узких мест»
В ходе изучения бизнес-процесса
«Оптимизация учёта клиентов в
арт-студии» выявлены
следующие узкие места:
• Неудобство записи.
• Неудобство учета.
• Администратор записывает
клиентов самостоятельно в
журнал.
• Отсутствие рекламы.
16

17.

Управленческое решение
Возможным управленческим решением
является внедрение web-сервиса с
разграниченными правами доступа, которое
решает проблему по сокращению временных
затрат на бизнес-процесс следующим образом:
• Доступ для сотрудников арт-студии;
• Доступ для клиентов и покупателей студии.
17

18.

Модель eEPC – «to-be» БП: Учет клиентов
18

19.

Обзор аналогов IT-решений
Название
Описание
Пропускная Серверы
способность
Стоимость
Функциональ
ность
СЭД
(Сбербанк)
Автоматизация
процессов
работы
с
документами
внутри
организации.
Она позволяет
ускорить
процессы
согласования,
подписания и
хранения
документов.
Оптимизирова
на для работы
с
большими
объёмами
данных.
Высокая
скорость.
Стоимость
может
начинаться
от
нескольких десятков
тысяч рублей за
базовую версию для
небольшого
количества
пользователей. Для
крупных
организаций
стоимость
может
достигать
сотен
тысяч или даже
миллионов рублей.
Управление
документами,
безопасность,
есть
инструменты
для
анализа
эффективности
работы
с
документами,
автоматизация
процессов,
связанных
с
документами.
Сервера
расположены в
дата-центрах,
которые
находятся
в
разных городах
России.
Они
оснащены
современным
оборудованием
и
имеют
высокую
степень защиты
данных.
19

20.

Обзор аналогов IT-решений
Название
Описание
Пропускная Серверы
способность
Стоимость
Функциональность
1C:
Документооб
орот
Программный
продукт
компании 1C,
предназначенн
ый
для
автоматизации
документообо
рота
в
организациях,
управлять
бизнеспроцессами.
Отправка
данных иногда
занимает
много
времени.
Средняя
скорость.
Стоимость
начинается
от
нескольких
десятков тысяч
рублей за одно
рабочее место.
Конечная цена
будет зависеть
от
выбранной
версии
и
количества
лицензий.
Регистрация входящих
и
исходящих
документов.
Автоматизация
делопроизводства.
Согласование
и
утверждение
документов. Ведение
архива.
Работа
с
договорами. Учёт и
контроль исполнения
задач. Уведомления и
напоминания. Отчёты и
статистика.
Сервера
могут быть
установлен
ы как на
территории
клиента, так
и в облаке.
20

21.

Документ об образе и границах проекта
Клиент «Art-Time» тратит в среднем 1-2
часа для записи на занятие;
Администратор тратит на обслуживание
одного клиента не менее 30 минут. С
учетом оформления бумажной
документации, общения с
преподавателями, общения с клиентами
вживую он обслуживает за день около 30
клиентов.
21

22.

Документ об образе и границах проекта
• Основные функции
1. Возможность клиентов записываться на занятия через web-сервис.
2. Предоставление актуальных данных о свободных окнах, услугах, прайс-листе.
3. Ведение клиентской базы через веб-сервис.
4. Отправка документов и уведомлений клиентам через веб-сервис или по электронной
почте.
• Предположения и зависимости
1. В студии установлены компьютеры с доступом в Интернет.
2. Заявки принимаются через web-сервис ежедневно, включая выходные и праздничные дни.
22

23.

Документ об образе и границах проекта
Объем первоначально запланированной версии:
Возможность ведения электронной базы данных для
учета
Возможность отправления документов на
электронную почту клиентам.
Разработка интуитивно понятного интерфейса.
Предоставление информации об услугах и прайслисте.
Объем последующей версии:
Возможность мониторинга работы сотрудников.
Создание каталога для покупки товара студии
онлайн с доставкой на дом.
Ограничения и исключения:
Из-за проблем с доступом к интернету некоторые клиенты предпочитают
звонить на контактный номер телефона для записи на занятие.
Из-за низкого уровня компьютерной грамотности у некоторых клиентов и
сотрудников, может потребоваться дополнительное обучение.
Ограниченность бюджета на реализацию проекта.
23

24.

Документ об образе и границах проекта
Приоритеты проекта:
Скорость реализации проекта;
Функциональные возможности продукта;
Удовлетворенность потребителей;
Качество конечного продукта;
Бюджет проекта;
Срок разработки
Основные требования:
Удобный доступ;
Надежная работа;
Высокая скорость функционирования;
Защита от взломов и утечек данных;
Адаптация под различные устройства и браузеры.
24

25.

Документ о вариантах использования: Клиент
Вариант использования
1. Регистрация на web-сервисе.
2. Авторизация на web-сервисе.
3. Просмотр каталога компании.
4. Просмотр графика работы студии.
5. Просмотр графика преподавателей.
6. Запись на занятие.
7. Проведение оплаты.
25

26.

Документ о вариантах использования:
Администратор
Вариант использования
1. Авторизация на web-сервисе.
2. Просмотр графика работы студии.
3. Изменение графика работы студии
4. Просмотр каталога компании.
5. Редактирование информации в каталоге.
6. Просмотр отчета.
26

27.

Документ о вариантах использования:
Преподаватель
Вариант использования
1. Авторизация на web-сервисе.
2. Просмотр графика преподавателей.
3. Редактирование графика преподавателей.
27

28.

Документ о вариантах использования: Владелец
Вариант использования
1. Авторизация на web-сервисе.
2. Просмотр каталога компании.
3. Редактирование информации в каталоге компании
4. Обновление фотогалереи.
5. Оповещение клиента о готовности изделия.
6. Формирование отчета о клиентской базе.
28

29.

Документ о вариантах использования: Бухгалтер
Вариант использования
1. Авторизация на web-сервисе.
6. Формирование отчета о клиентской базе.
29

30.

Документ о вариантах использования
Пункт
Описание
№ варианта использования Вариант использования 6
Название
Запись на занятие.
Действующее лицо
Клиент
Описание
Клиент после авторизации заходит в систему web-сервиса для
записи на занятие, опираясь на свободные окна в графике
преподавателей.
Предварительные условия
Клиент имеет доступ к сайту.
Клиент зарегистрирован и авторизован на сайте.
Клиент ознакомился с графиком работы.
Выходные условия
Клиент записался на занятие.
30

31.

Документ о вариантах использования
Пункт
Описание
Нормальное направление 1. Клиент записался на занятие.
1.1. Клиент увидел на сайте пункт для записи на мастер-класс.
1.2. Клиент выбрал дату для записи.
1.3. Система переадресовывает клиента на страницу с
оплатой.
Альтернативное
направления 1
2. Клиент не записался на занятие.
2.1. Система дала сбой при работе.
2.2. Клиент не может выбрать дату для записи.
2.3. Клиент выходит из системы.
31

32.

Документ о вариантах использования
Пункт
Описание
Приоритет
Высокий
Частота использования
Около 20 клиентов в день
Особые требования
Клиент должен выбрать дату для записи на мастеркласс.
Замечания и вопросы
Пиковая нагрузка на этот вариант использования с 9:00
до 20:00 по местному времени.
32

33.

Диаграмма вариантов использования USE CASE
33

34.

Заключение
• Был рассмотрен бизнес-процесс «Оптимизация учёта клиентов в арт-студии»,
а также его «узкие места» и их решения в виде web-сервиса.
• Разработаны организационная структура, модели IDEF0, DFD, eEPC, BPMN «asis», диаграмма причин и факторов Исикавы, eEPC «to-be», диаграмма
вариантов использования USE и контекстная диаграмма.
• Проведён анализ аналогов IT-решений, сформированы документы о границах
проекта и спецификация требований к web-сервису.
34

35.

«Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова»
кафедра бизнес-информатики и информационных технологий
Благодарим за внимание!
Исполнители: Шиныбекова Мария Маратовна,
НАЗВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Михайловский Матвей Александрович,
Лацвеева Алена Валерьевна,
Карабельщикова Екатерина Андреевна
Магнитогорск, 2024
35