Письменные жанры делового общения

1.

Письменные жанры делового
общения.

2.

План:
Введение
1. Деловое общение, его разновидности
2. Виды письменного делового общения
3. Этика письменного делового общения
Заключение
Список литературы

3.

Введение
Деловое общение – это массовый вид социального общения.
Оно представляет собой сферу коммерческих и
административно-правовых, экономико-правовых и
дипломатических отношений.
Новые экономические и социальные условия побудили к
коммерческой и организаторской деятельности широкие
массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый
план необходимость обучения языковым формам делового
общения, необходимость повышения лингвистической
компетентности лиц, вступающих в социально-правовые

4.

Умение успешно вести переговоры, грамотно составить текст
документа, умение работать с документами – важнейшие
составляющие профессиональной культуры человека,
принимающего решения.
Низкая речевая культура напрямую связана с низкой
эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов,
которые часто исполнены так, что их просто нельзя исполнить.
Культура речи является экономической категорией. Высокая
речевая культура и развитая экономика в передовых странах
неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И, наоборот, низкая
речевая культура общества определяет соответствующий уровень

5.

Компетентность в сфере делового общения непосредственно
связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве,
производстве, торговле. Что касается менеджеров,
предпринимателей, организаторов производства, людей, занятых
в сфере управления, то коммуникативная компетентность для
представителей этих профессий представляет важнейшую часть
их профессионального облика

6.

1. Деловое общение, его разновидности
Специфика делового общения заключается в том, что
столкновение, взаимодействие экономических интересов и
социальное регулирование осуществляется в правовых рамках.
Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы
юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере.
Идеальным результатом взаимодействия и правового
оформления отношений становятся партнерские отношения,
построенные на основах взаимного уважения и доверия.

7.

Другой специфической особенностью делового общения
является его регламентированность, т.е. подчиненность
установленным правилам и ограничениям.
Эти правила определяются типом делового общения, его
формой, степенью официальности и теми конкретными задачами
и целями, которые стоят перед общающимися. Эти правила
определяются национальными культурными традициями и
общественными нормами поведения. Они фиксируются,
оформляются в виде протокола (делового, дипломатического),
существуют в виде общепринятых норм социального поведения,
в виде этикетных требований, ограничений временных рамок

8.

В зависимости от различных признаков деловое общение
делится на:
1) устное - письменное,
2) диалогическое -монологическое,
3) межличностное - публичное;
4) непосредственное - опосредованное;
5) контактное -дистантное.

9.

К монологическим видам относятся:
- Приветственная речь;
- Торговая речь (реклама);
- Информационная речь;
- Доклад (на заседании, собрании).

10.

Диалогические виды:
- Деловой разговор – кратковременный контакт,
преимущественно на одну тему.
- Деловая беседа – продолжительный обмен сведениями, точками
зрения, часто сопровождающийся принятием решений.
- Переговоры – обсуждение с целью заключения соглашения, по
какому - либо вопросу.

11.

- Интервью – разговор с журналистом, предназначенный
для печати, радио, телевидения.
- Дискуссия;
- Совещание (собрание);
- Пресс-конференция.
- Контактный деловой разговор – непосредственный,
«живой» диалог.
- Телефонный разговор, исключающий невербальную
коммуникацию.

12.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее
значение имеют устная и невербальная коммуникации.
Письменные виды делового общения – это многочисленные
служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка,
докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор,
устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание,
приказ, доверенность и др.

13.

2. Виды письменного делового общения
Центром деловой письменности является организационно-
распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего
демонстрирует все особенности официально-делового стиля.
Выполняя социальную роль, «руководитель-менеджер»
использует в своей деятельности жанры приказа, докладной
записки, служебной записки, заявления, распоряжения,
должностной инструкции, объяснительной записки и т.д.
Особенность этих документов заключается в том, что они
пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр
представляет собой
совокупность и последовательность

14.

Она разрабатывается и утверждается в виде гос. стандарта
(ГОСТ). Опорными словами, определяющими конструкцию
центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в
жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: «Предлагаю»,
«Обязываю», Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они
определяют жанр и тональность документа. Среди
перечисленных жанров распорядительных документов самым
распространенным является приказ.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа
управления для решения оперативных задач по деятельности
предприятия и по личному составу.

15.

В форме приказа реализуются иерархические отношения
«руководитель - подчиненный». С помощью приказов решаются
вопросы организации работы предприятия, вопросы
финансирования, планирования, отчетности, снабжения,
реализации продукции и другие производственные вопросы.
Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок.
Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей –
констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в
первой части указываются основания для составления документа.

16.

Основанием для приказа могут служить:
- Нормативные документы государственных органов
(правительства, налоговой инспекции, органов местного
самоуправления);
- Решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
- Производственная необходимость.
Помимо основания в констатирующей части излагают цели и
задачи предписываемых действий.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания
приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

17.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со
слов «Приказываю», указывают сначала адресата: «кому?» -
конкретному исполнителю, структурному подразделению.
Далее - «что сделать?» - указывается конкретное действие,
выраженное инфинитивной конструкцией.
Далее - «до какого числа?» - указываются сроки исполнения
приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если
срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный
характер. В последнем пункте распорядительной части приказа
указывается лицо или структурное подразделение, на которое
возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа

18.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и
постановлений, распорядительная часть которых начинается
словами «Постановляю», «Предлагаю». Как и тексты договоров и
деловых регламентированных писем, тексты приказов,
распоряжений, постановлений сплошь состоят из
клишированных фраз. В констатирующей части:
Во исполнение постановления...
В связи с производственной необходимостью...
В распорядительной части:
Контроль за исполнением возложить на...

19.

Постановлением является заключительная часть протокола
заседания коллегиального органа, Эти постановления
включаются в протокол или прилагаются к нему.
Распорядительная часть начинается со слова «Постановляю»,
«Постановляет». В каждом пункте постановления перечисляются
предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения.
Разновидностью постановления является решение.
Распоряжение – это акт волеизъявления не администрации
предприятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается
(подписывается) не первым руководителем предприятия, а
руководителями отдельных служб.

20.

Докладная и служебная записки используются для решения
внутрикорпоративных вопросов. В докладной и служебной
записках информация представляется в виде придаточных
предложений, вводимых союзом «что»:
Довожу до Вашего сведения, что...
Считаю, что...
Служебная и докладная записки предполагают в завершение
документа изложение просьбы или предложений лица,
подписывающего деловую бумагу. Несмотря на то, что в
указанных документах используется только одна - две
стандартных речевых формулы, язык докладной и служебной
записок вполне соответствует всем параметрам официально-

21.

3. Этика письменного делового общения
В современной деловой жизни присутствуют деловые письма,
письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому
подобные виды письменного общения.
В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать
информацию только в письменном виде: например, приглашение
на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.
Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение
может быть сделано обязательно от руки, например, выражение
соболезнования никогда не печатается.

22.

Таким образом, минимальный перечень ситуаций в деловой
жизни, которые принято сопровождать письменными
сообщениями выглядит так:
- поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю
бракосочетания, получения нового служебного назначения, по
случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем
рождения письменно поздравляют только при наступлении
круглой даты;
- соболезнования по соответствующему случаю (только от руки);
- выражение благодарности за прием (на следующий день), за
подарок, за поздравления (лучше от руки);
- в других подобных случаях.

23.

Наиболее часто используются в деловой жизни
следующие виды деловых писем:
I. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу
Эти две разновидности делового письма имеют общую
цель – привлечь внимание адресата и пробудить у него
желание принять Вас на работу или предварить это еще
одним этапом – личной встречей (собеседованием).

24.

Письмо - заявление об уходе
Обычное заявление об уходе содержит (в правом верхнем углу)
должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового
послания (слово «Заявление» - в середине строки), далее идет
текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты.
Причина такой просьбы может быть указана, а может и не
называться, хотя более этичным является первый вариант.

25.

Рекомендательное письмо
Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная
карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в
третьем лице): рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого:
можно добавить слова «как отличного, добросовестного,
инициативного» и тому подобные прилагательные.
Но рекомендательное письмо может быть и более многословным.

26.

Письмо-отказ
В современных деловых кругах принята еще одна форма
письменного делового общения – письмо-отказ. Оно не имеет
широкого распространения, тем не менее, скажем, что оно из себя
представляет.
Письмо-отказ используется, тогда, когда надо ответить
отрицательно кому-либо из претендентов.
Принято считать, что неэтичной является формулировка: «Вы
нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и является
причиной настоящего отказа.

27.

Письмо - запрос о ходе исполнения дела (договоренности,
сделки и т.п.)
В деловой практике обстоятельства складываются так, что
возникает необходимость получения информации о том, как
продвигается выполнение ранее заключенного договора, есть ли
изменения относительно даты совещания и т.п.

28.

Письмо-благодарность
Благодарность в деловой практике может быть выражена по
самым различным поводам:
- за поздравление по случаю юбилея и пр.;
- за рекомендацию при устройстве на работу;
- за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если он
идеально подошел для замещения вакантной должности;
- за приглашение на прием;
- за помощь в любом виде – предоставление необходимой
информации, обработку материалов, в принятии решения.

29.

Письмо-уведомление
Такие письма обычно рассылают организации, особо
заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация
сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг,
об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об
образовании новых подразделений в структуре и, следовательно,
о постановлении новых целей и функций у организации, т.е. цели
письма-уведомления в основном рекламные.
Обычно письма выполнены типографским способом, однако
может быть сделана приписка от руки с дополнительным
сообщением.

30.

Заключение
Документ – это текст, управляющий действиями людей и
обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное
требование к точности, не допускающей инотолкования,
предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому
требованию может только письменная речь, подготовленная и
отредактированная. В устной речи достичь такой степени
точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности,
спонтанности, вариативности.

31.

Деловое письмо должно производить впечатление
безупречности во всем:
- безупречный стиль;
- безупречное правописание;
- безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;
- безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий
рукописный, достаточно жирный);
- безупречное расположение текста; наличие широких полей,
оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных
деловых кругах печатание «в край» считается более

32.

- страницы нумеруются, начиная со второй;
- письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче
воспринимается;
- скажем несколько слов о том, какие существуют
отправления названных выше деловых писем по факсу.
(Отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой –
этот вопрос решается в зависимости от обстоятельств и
желания деловых партнеров.)

33.

Спасибо за внимание!