АИС "Книгозаказ". Формирование заказов на 2024-2025 гг

1.

АИС "Книгозаказ".
Формирование заказов на 2024-2025 гг.
Омская область
https://knigozakaz.ru

2.

Итоги работы в 2023 году
Образовательных организаций (школы)
С договорами на ЭДО
Заказы в статусе «Выполняется»
В статусе Завершен
772
138
3
853

3.

Вход/регистрация на сайт knigozakaz.ru
Регистрация- набираете АИС
Книгозаказ
в любом браузере
вводите ИНН
Новые образовательные
организации регистрируются в
системе самостоятельно по кнопке
«Зарегистрироваться».
Логин и
пароль для
входа
Если образовательной организации
нужно восстановить доступ в
систему, она делает это
самостоятельно через кнопку
«Забыли пароль».
Филиалы, муниципалитеты для
доступа в систему делают запрос
через оператора.

4.

На что обратить внимание
1) Проверить и актуализировать профиль учреждения, контакты ответственных за заказ.
2) Рассмотреть возможность подписания документов через электронный
документооборот (ЭДО).
3) Все заказы образовательных организаций Омской области проверяются специалистами
муниципалитетов перед отправкой в издательство. Статус ПРОВЕРЕН
4) Схема подписания та же, что и в прошлом году
5) При формировании заказа обращайте внимание на распоряжение МО- делаете заказы
на 2, 6, 8 и др. классы , которые вам еще раз озвучат муниципалитеты.

5.

Разделы меню
Меню состоит из 4 разделов
Имеет интуитивно понятный интерфейс, проста в
использовании:
Учитывает различный уровень пользовательских
навыков владения компьютером
Позволяет работать удаленно (из дома).
Размещены приложения к приказу 858 в удобном
формате

6.

Разделы меню
Размещены инструкции по работе в системе, которые
можно скачать и распечатать

7.

Раздел меню- Новости
Возможность публиковать
региональные новости
Высокая степень
информированности педагогов и
управленческих кадров при
минимальных временных и
финансовых затратах
Возможность быстрой рассылки
важной новости на электронные
адреса образовательных
организаций
Повышение статуса библиотекаря

8.

Раздел меню - Личный кабинет учреждения
Актуализируем раздел ПРОФИЛЬ

9.

Раздел меню - личный кабинет / профиль
5 вкладок с данными для автоматического
формирования контрактов
Укажите электронную почту специалиста,
который работает в системе.
На нее приходят уведомления из системы

10.

Личный кабинет/Профиль учреждения/ Основные сведения
Электронную почту организации может поменять только
оператор
Внесите мобильный телефон для оперативной связи с
курьером, транспортной компанией и менеджерами
Внесите ФИО директора в именительном и родительном
падеже.
Контракт заключается в лице кого? …

11.

Личный кабинет/Профиль учреждения /Настройки
Посоветуйтесь с директором и не упустите новую полезную
возможность!!!
Во вкладке Настройки можно выбрать подписание в ЭДО
электронной цифровой подписью (ЭЦП), поставив галочку
Рассмотрите возможность подписания документов
через электронный документооборот (ЭДО).

12.

Личный кабинет/Профиль учреждения /Настройки
Договор ЭДО подписывается только один раз!
Далее автоматически пролонгируется.
В открывшемся окне нажмите «Скачать
договор ЭДО издательства Просвещение»,
распечатайте, подпишите у директора,
поставьте печать и загрузите цветную скан
копию.
Выберите какие документы будете
подписывать через ЭДО.
Выберите платформу ЭДО с которой
работает ваше учреждение.
И обязательно нажмите сохранить.

13.

Статусы принятия соглашения работы по ЭДО
1 Соглашение проверяется издательством
Соглашение проверяется координатором АИС.
+ Если все верно, соглашение направляется по
внутреннему регламенту издательства.
- Если ошибки в скане соглашения (ЧБ скан, не все
страницы, не читаемый оттиск печати) школе в разделе
«Сообщения» пишется информация об этом. Школе
нужно заменить скан.
1
2 Приглашение ожидает подтверждение школой
На следующий рабочий день после проверки скана,
школе направляется приглашение на платформу ЭДО.
Школа со своей стороны его принимает. Процесс
интеграции между платформами ЭДО может занимать
несколько дней.
2
3 Приглашение принято
Взаимодействие подтверждено
3
! Школа может не дожидаться подтверждения
соглашения. После загрузки скана заказ можно
отправить оператору сразу.

14.

Личный кабинет / заказы
«Не принято приглашение ЭДО»
Информационная строка.
С этим уведомлением можно
продолжить согласование заказа

15.

Личный кабинет /Профиль учреждения/Адрес
Адрес синхронизируется с федеральным
справочником и используется для
• автоматического заполнения контракта;
• для заполнения отгрузочных документов;
• для отправки бумажных версий
документов.
Если юридический адрес совпадает с адресом доставки,
просто надо поставить галочку
Если галочка не поставлена, заполняем адрес доставки.

16.

Личный кабинет /Профиль учреждения/Банковские реквизиты

17.

Личный кабинет / сообщения
Во внутреннем чате можно задавать
вопросы методического,
организационного и юридического
характера.
Обмениваться комментариями,
сканами, скриншотами и тд.
Оперативно получать ответы.

18.

Создание заказа
Простота, удобство, наглядность

19.

Раздел меню- Каталог ( интерактивный бланк заказа)
В поисковой строке можно
набрать:
• Номер ФПУ
• Фамилию автора
• Название
• Ключевые слова
При поиске учебника можно
использовать фильтры:
• Издательство
• Предмет
• Класс
• Приложения к приказу 858

20.

Раздел меню- Каталог ( интерактивный бланк заказа)
Каталог соответствует ФПУ 858
Добавлен фильтр по приложениям
ФПУ
Добавлены метки ФГОС
Номер издания

21.

Каталог- поисковая строка
Примеры поисковых слов:
Учебник
Слабовидящие
С интеллектуальными
Карта
Атлас
Тетрадь
Прописи
Базовый
Углубленный
Проверочные
Рабочие программы
Наглядные пособия
Название УМК
20

22.

Новое в Каталоге
Госучебники по
истории перенесены
в каталог
издательства
«Просвещение».
Метка «госучебник».
Возможность
отфильтровать
госучебники.

23.

Корзина
Корзина
В корзине можно :
Скачать и распечатать заказ
для проверки,
Изменить количество,
Удалить позицию,
Добавить учебник (но
лучше добавить из
каталога),
Отправить заказ на
оформление.

24.

Корзина
В режиме
Предпросмотра можно
разделить заказ на части
Руководитель решает по
какому пункту будет проводиться закупка
и в каком виде будут подписываться
контракты!!!
При оформлении заказа
школа выбирает пункт закупки.
При оформлении заказа школа
выбирает форму подписания
документов.
Нажатием кнопки Отправить
заказ ваш заказ приобретает
статус «Согласовывается с
оператором»

25.

Оформление контракта

26.

Личный кабинет учреждения/ Заказы
После отправления заказа
на проверку, корзина
обнуляется, а в разделе
Заказы, можно посмотреть
статусы, суммы и состав всех
заказов.

27.

Согласование заказов специалистами муниципалитетов

28.

Статусы заказов
Согласовывается с оператором – новый заказ;
Проверен – муниципалитет проверил заказ;
Согласовывается с издательством – заказ
ожидает спецификацию;
Возвращен на доработку – редактируется
школой;
Согласован – спецификация загружена;
Подписывается через ЭДО – этапы подписания в
ЭДО;
Подписывается – подписание бумажного
контракта;
Документы подписаны – скан бумажного
контракта школой загружен;
Подписание отменено - подписание прервано;
Выполняется – идет отгрузка, получение, оплата;
Завершен – школа может переносить учебники в
библиотеку (книгообеспеченность);
Расторгнут – контракт расторгнут;
Отменен учреждением;
Отменен оператором.
Отменен издательством
Отправлен оператору
служебные статусы

29.

Подписание документов через ЭДО
Статусы подписания по ЭДО меняются автоматически.

30.

Статус заказа «Выполняется»
Если вы выбрали подписание УПД в ЭДО –
Подписываете упд ТОЛЬКО ПОСЛЕ получения и проверки
книг!
После отгрузки в блоке «Выполнение заказа»
отмечается соответствующая информация, дата и
сумма отгрузки.
Для контроля работы транспортной компании просим
школу отмечать информацию о доставке.
Если при доставке обнаружен брак, недостача,
пересорт, оформляется акт в течение 10 рабочих
дней.
Шаблон акта находится в разделе «Нормативные
документы».
Скан акта подгрузите в окно «Документы,
фиксирующие ошибки при выполнении».

31.

Формирование заказов на основе модуля
Книгообеспеченность
https://knigozakaz.ru

32.

Сверяемся с таблицей - замена в 2024 году

33.

Алгоритм заполнения модуля книгообеспеченности
для формирования заказов по распоряжению МО
2, 6, 8 классы
01
02
03
04
Выявляем и исправляем ошибки заполнения
Удаляем из библиотеки все учебники
2, 6, 8 классов, которые требуется
заменить
Добавляем учебники из актуального каталога с
обложками по всем предметам для данных
классов
Связываем с классами НЕ заполняя
инвентарную запись

34.

В
ОШИБКА:
- Нет инвентарной записи
- Не привязан класс
- ВОПРОС? Зачем эта книга в библиотеке
Вот так выглядит эта ошибка в вашей библиотеке
Количество - ноль
Привязанных классов - ноль

35.

ОШИБКА:
- Не привязан класс
Привязанных классов-ноль
Вот так выглядит эта ошибка в вашей библиотеке

36.

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ Кнопку «добавить произвольную
книгу»
ОШИБКА:
- Добавлен учебник ранее 2020 года
издания
- Добавлено другое издание

37.

Скачайте отчет
Позиции, выделенные красным
система не считает
Удалите эти позиции
Замените их на позиции
из актуального каталога

38.

Алгоритм заполнения модуля книгообеспеченности
для формирования заказов по распоряжению МО
2, 6, 8 классы
01
02
03
04
Выявляем и исправляем ошибки заполнения
Удаляем из библиотеки все учебники
2, 6, 8 классов, которые требуется
заменить
Добавляем учебники из актуального каталога с
обложками по всем предметам для данных
классов
Связываем с классами НЕ заполняя
инвентарную запись

39.

Удаляем учебники из библиотеки
Фильтром выбираем класс
Удаляем книги Нажимаем на корзину

40.

Проверяем БИБЛИОТЕКУ - в самом низу ищем книги с ошибками
Они не попадают в фильтр по классу- удаляем
Нет издательства- в фильтр эта позиция не попадет

41.

Алгоритм заполнения модуля книгообеспеченности
для формирования заказов по распоряжению МО
2, 6, 8 классы
01
02
03
04
Выявляем и исправляем ошибки заполнения
Удаляем из библиотеки все учебники
2, 6, 8 классов, которые требуется
заменить
Добавляем учебники из актуального каталога с
обложками по всем предметам для данных
классов
Связываем с классами НЕ заполняя
инвентарную запись

42.

Добавление в библиотеку через раздел каталог
Актуальный каталог
Добавляем из Приложения 1
Со страницы
каталога по ключевым
словам и выбранным
фильтрам
С помощью кнопки
Добавить в библиотеку

43.

Поиск учебников в актуальном каталоге
Примеры поисковых слов:
Фамилия автора
Учебник
Карта
Атлас
Тетрадь
Прописи
Базовый
Углубленный
Проверочные
Рабочие программы
И т. д…
Кнопка
Добавить в библиотеку

44.

Алгоритм заполнения модуля книгообеспеченности
для формирования заказов по распоряжению МО
2, 6, 8 классы
01
02
03
04
Выявляем и исправляем ошибки заполнения
Удаляем из библиотеки все учебники
2, 6, 8 классов, которые требуется
заменить
Добавляем учебники из актуального каталога с
обложками по всем предметам для данных
классов
Связываем с классами НЕ заполняя
инвентарную запись

45.

Книгообеспеченность – добавление классов
Отобразите контингент обучающихся на
будущий 2024-2025 учебный год.
Для добавления классов нужно
перейти на вкладку
Классы и нажать кнопку
Добавить класс
Внутри класса можно создать
подгруппы

46.

Книгообеспеченность – отображение учебников для учителей
Создать класс с названием
«УЧИТЕЛЯ», и указать общее
количество педагогов в учреждении.
Далее для каждого предмета
создать группу внутри класса, с
указанием количества педагогов
предметников.
!! Обратите внимание, что связь с
учебником необходимо создать с
группой, а не с общим количеством
учителей.

47.

Типовые ошибки. Как исправить?
Ошибка. Создание дополнительных
классов
Ошибка. Создание не классов а
параллелей с общим количеством
учеников
Верно. Создание групп внутри класса
И последующее создание связей между
книгой и группой

48.

Типовые ошибки. Как исправить?
Класс и группа
Создание других видов групп.
- Напротив класса нажимаем на «+» и даем
название группу, указываем количество учеников в
группе.
- Ко всему количеству учеников добавляем
учебники для общего изучения, а для группы
индивидуальные.

49.

Необходимо отобразить потребность?
Мы добавили учебники 2, 6, 8 классов, которые требуется закупить
Их нужно добавить с показателем 0 шт.
Таким образом книгообеспеченность
сосчитает потребность.
Не забывайте добавить все обязательные
дисциплины к классам.
(сверяйтесь с таблицей)
Связь книг с классом и группой

50.

Возможность быстрого формирования заказа
ВАЖНО!
Не дублируйте в корзине учебники,
по которым
формируете потребность
Сформировать заказ можно быстро,
добавив учебники/учебные пособия
в корзину

51.

Отслеживание состояния библиотечного фонда
Система показывает морально
и физически устаревшие
учебники, а вы принимаете
решения списывать или
работать с ними дальше
Система выделит все учебники,
у которых вышел предельный
срок использования по ФПУ.

52.

Личный кабинет / сообщения
Во внутреннем чате можно
задавать вопросы методического,
организационного и юридического
характера.
Обмениваться комментариями,
сканами, скриншотами и тд..
Все обращения по заказам ведутся через
комментарии к заказу!!

53.

Мы всегда на связи!
Остались вопросы?
Позвоните или отправьте сообщение, ответим в ближайшее время!
Методист МБОУ ДПО "Научно-методический
центр"
Садыкова Дамира Зайнуллаевна
тел. 8-950-583-67-54, [email protected]
Региональный координатор АИС Книгозаказ
Крот Анастасия Олеговна
+7 985 020 1429
[email protected]