Автоматизация документооборота в коммерческой компании

1.

Выпускная квалификационная работа на тему:
«Автоматизация документооборота в
коммерческой компании»
Выполнила:
Гуц Наталья Владимировна

2.

•- создание информационной системы для автоматизации технологии документооборота в ООО «Интерра»
Цель
Задачи
Объект
исследования
•изучение деятельности компании,
анализ бизнес-процессов документооборота в части работы системы делопроизводства в организации, выявление потребностей пользователей во внедрении информационной
системы работы с корреспонденцией,
изучение возможностей существующих систем автоматизации документооборота,
разработка структуры базы данных для решения задач автоматизации технологии документооборота,
разработка программного решения для автоматизации решаемых задач,
оценка показателей ожидаемого экономического эффекта от внедрения разработанной системы в работу компании.
• деятельность компании ООО «Интерра»

3.

Организационная структура
Генеральный директор
Отдел выпуска
продукции
Отдел
реализации
Общий отдел
Финансовый
отдел
Отдел снабжения
Отдел
безопасности

4.

Бизнес-процессы

5.

Обзор аналогов
СЭД Тезис
Ведение журналов поступления документов
DocWebService
Lotus Domino
Реализовано
Реализовано
Реализовано
Простановка резолюций
Реализовано
Отчетность по документам, находящимся в Реализовано
работе
Поддержка жизненного цикла документов
Реализовано
Реализовано
Реализовано
Реализовано
Реализовано
Частично
Частично
Оповещения о просроченных документах
Реализовано
Реализовано
Реализовано
Работа с номенклатурой дел
Тип приложения
Управление учетными записями
Реализовано
Облачное
На
уровне
провайдера
Сервисное обслуживание базы данных
На
уровне
провайдера
Наличие файлового хранилища архива На
уровне
документов
провайдера
Интеграция криптографических модулей
Реализовано
Нет
Нет
Облачное
Клиент-сервер
На
уровне Реализовано
провайдера
На
уровне Реализовано
провайдера
На
уровне Реализовано
провайдера
Реализовано
Реализовано
Настройка пользовательских выборок по Реализовано
выбранным критериям
Совместная работа с документами
Реализовано
Реализовано
Реализовано
Реализовано
Реализовано

6.

Логическая модель
Должности
Код должности
Наименование
Стату сы отработки
Код стату са
Наименование стату са
Входящий доку мент
Код доку мента
Сотру дники
Код сотру дника
ФИО
Номер телефона
Код должности (FK)
Исходящий доку мент
Код исходящего доку мента
Дата
Содержание
Код сотру дника (FK)
Код корреспондента (FK)
Номер
Дата
Контрольная дата
Рез олюция
Содержание
Код сотру дника (FK)
Код стату са (FK)
Код корреспондента (FK)
Код номенклату ры (FK)
Корреспонденты
Код корреспондента
Наименование
Адрес
Телефон
Номенклату ра
Код номенклату ры
Наименование
Срок хранения

7.

Диаграмма вариантов использования
Обслуживание
базы данных
Управление пользователями и ролями
Учет видов отправки
Ведение
классификаторов
<<включить>>
<<включить>>
Учет данных по статусам документов
Администратор
Учет контрагентов
Учет входящих
документов
<<включить>>
Учет резолюция
<<включить>>
Делопроизводитель
Работа с
номенклатурой дел
Учет исходящих
документов
Формирование отчетности
Руководитель
Учет сроков исполнения

8.

Разработанное ПО

9.

Разработанное ПО

10.

Разработанное ПО

11.

Экономическая эффективность
Операции
Количеств
о
операций
в год
Время
выполнени
я до
внедрения
системы,
мин.
Время
выполнени
я после
внедрения
системы,
мин.
Сокращение
трудоемкост
и процесса,
мин.
Сокращени
е
трудозатра
тв
годовом
выражении
, мин
Сокращени
е
трудозатра
тв
годовом
выражении
, руб.
Учет входящих
документов
1000
1
0,2
0,8
800
6667
Учет
сотрудников
60
150
1
149
8940
74500
Ведение
журнала
инцидентов
100
30
1
29
2900
24167
Учет
отправляемых
документов
1000
3
0,1
2,9
2900
24167
Работа с
отчетностью по
мониторингу
отработки
документов
100
60
1
59
5900
49167
Итого
178668

12.

• Спасибо за внимание!