Документационное обеспечение оформления приема на работу

1.

Документационное обеспечение
оформления приема на работу
Разгуляева Татьяна Александровна,
преподаватель РАНХиГС

2.

2
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
В соответствии со статьей 68 ТК РФ:
1. Прием на работу оформляется трудовым договором.
2. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ о
приеме на работу.
3. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать
условиям заключенного трудового договора.
4. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан
ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка,
иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой
деятельностью работника, коллективным договором.

3.

3
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Шаг 1: Ознакомить с локальными нормативными актами + должностной инструкцией (до
подписания трудового договора).
Ознакомление возможно на отдельном листе ознакомления, в самих ЛНА либо в
автоматизированной режиме.
Шаг 2: Оформить согласие на обработку персональных данных (+ согласие на
распространение, в случае необходимости).

4.

4
Персональные данные, правила их обработки
Требования к набору необходимых сведений закреплены в ч. 4 ст. 9 № 152-ФЗ.
Согласие на обработку персональных данных должно содержать:
• ФИО и паспортные данные субъекта ПД;
• ФИО, паспортные данные представителя субъекта ПД, если он есть; сведения о
документе, подтверждающем его полномочия;
• информацию об операторе;
• цель обработки ПД;
• перечень персональных данных;
• наименование или ФИО лица, которому оператор поручает обработку ПД, если это
есть;
• перечень действий с персональными данными;
• срок действия согласия и способы его отзыва;
• подпись субъекта ПД.

5.

5
Персональные данные, правила их обработки
Стоит различать обработку ПД от распространения.
В таком случае, оператор раскрывает персональные данные неопределенному кругу лиц.
Например, публикует информацию о работнике на сайте компании или размещает
информацию и фотопортрет на Доске почета.
На распространение персональных данных нужно получать отдельное согласие субъекта
ПД (ч. 1 ст. 10.1 152-ФЗ). Требования к содержанию такого разрешения определены
Роскомнадзором (Приказ от 24.02.2021 № 18).

6.

6
Персональные данные, правила их обработки
Личная информация о гражданине относится к охраняемой тайне, и работодатели не
могут использовать ее без согласия владельца или других законных оснований,
указанных в ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
«О персональных данных».
За действия с личной информацией без согласия владельца грозит штраф по ч. 2 ст.
13.11 КоАП РФ. Он составляет:
• от 100 000 до 300 000 рублей для должностных лиц;
• от 300 000 до 700 000 рублей для юридических лиц.

7.

7
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Шаг 3: Направить на мед. комиссию, если требуется по результатам специальной оценки
условий труда (Приказ Минздрава РФ от 28.01.2021 N 29Н) или иных норм трудового
законодательства (ст. 220, 328 ТК РФ).
В соответствии со статьей 220 ТК РФ на обязательный предварительный медицинский осмотр
необходимо отправлять:
• лиц в возрасте до 18 лет;
• занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных
работах);
• связанных с движением транспорта;
• организаций пищевой промышленности;
• общественного питания и торговли;
• водопроводных сооружений;
• медицинских организаций;
• детских учреждений.
В распоряжении Минздрава России нет единой формы документа для медосмотра. Организации
необходимо самостоятельно разработать шаблон.

8.

8
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Шаг 4: Принять документы для оформления трудовых отношений.
• паспорт;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если
трудовой договор заключается впервые;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том
числе в форме электронного документа (СНИЛС);
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу,
требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, в случае необходимости
такой справки (например, педагогам, работникам соцзащиты, авиационному персоналу, водителям такси и
общественного транспорта,, тем, кто отвечает за безопасность объектов топливно-энергетического комплекса и
транспортную безопасность);
• справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление
наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных
психоактивных веществ, в случае необходимости (например: авиация, водный транспорт, железнодорожное
движение, частные охранники и другие).
Требовать от работника документы, не предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ, ЗАПРЕЩЕНО

9.

9
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
После принятия документов от соискателя и в случае наличия в организации электронной системы
КДП (например, 1С) занести данные будущего сотрудника в систему и провести его прием.
Это позволит в автоматическом режиме сформировать трудовой договор и приказ о приеме с
использованием форм, загруженных в систему.

10.

10
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Шаг 5. Оформить трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
Трудовой договор должен составляться только в письменной форме и в двух
экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр
трудового договора следует отдать работнику, другой – хранится у работодателя, в
отделе кадров.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем,
если иное не установлено федеральными законами или трудовым договором, либо со
дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его
представителя.

11.

11
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
При приеме на работу по соглашению сторон работнику может быть установлен
испытательный срок в целях проверки его соответствия поручаемой работе.
Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций
и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов,
представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций шести месяцев.

12.

12
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Шаг 6. Оформить приказ о приеме на работу.
Действующее в настоящее время трудовое законодательство не предусматривает
требования об обязательности написания заявления о приеме.
Шаг 7. Отправка отчета в СФР о приеме сотрудника по форме ЕФС-1.

13.

13
Обязательные уведомления при приеме на работу
ЕФС-1. Единый отчёт о трудовой деятельности, который сдают все работодатели
(юридические лица и индивидуальные предприниматели), имеющие сотрудников, с
которыми заключили трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.
Срок сдачи: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего
приказа или иных решений, подтверждающих оформление трудовых отношений. Если
последний день сдачи приходится на выходной или праздник, срок переносится на
следующий ближайший рабочий день.
Куда предоставляется: в территориальный орган Социального фонда России (СФР) по
месту учёта работодателя. Направлять отчёт можно в бумажном или электронном
формате.

14.

14
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Шаг 8. Внесение записи в трудовую книжку и в книгу движения трудовых книжек (если
есть бумажный вариант).
Шаг 9. Проверка наличия периодов работы в течение 2-х последних лет на гос и
муниципальной службе, отправка уведомления в госорган, если такие периоды были в
10-дневный срок (для коммерческих организаций).
Данная обязанность возникает при заключении трудового договора как по основному
месту работы, так и по совместительству, независимо от должности.
Если с бывшим государственным или муниципальным служащим, замещавшим соответствующие
должности, заключается гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг), сообщать
об этом на последнее место его службы нужно в следующих случаях:
• стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) по договору превышает 100 000 руб. в месяц;
• договор заключен на срок менее месяца, но стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг)
превышает 100 000 руб.

15.

15
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
В уведомлении должны содержаться следующие сведения:
• фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина (в случае, если фамилия, имя или
отчество
• изменялись, указываются прежние);
• число, месяц, год и место рождения гражданина;
• должность
государственной
или
муниципальной
службы,
замещаемая
гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или
муниципальной службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке)
• наименование организации (полное, а также сокращенное (при наличии).
• дата и номер приказа о приеме;
• дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен;
• наименование должности и структурное подразделение (при наличии);
• должностные обязанности.

16.

16
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Шаг 10. Заполнение карточек Т-2 + формирование личных дел (если необходимо).
Минтруд в своем письме от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 дал разъяснения об отсутствии
обязанности вести формы Т-2 (личной карточки).
Поэтому от формы Т-2 можно отказаться.
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей.
Ведение личных дел госслужащих регулируется Федеральным законом № 79-ФЗ и Указом
Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (ред. от 29.04.2023) «Об утверждении Положения о
персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации
и ведении его личного дела».

17.

17
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Различия приема на госслужбу и в коммерческую организацию
1. Иной состав документов при приеме на работу:
Коммерция
паспорт;
трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
СНИЛС;
документы воинского учета;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных
знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или
специальной подготовки;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования, в случае необходимости такой справки;
справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному
наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без
назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, в
случае необходимости.
Госслужба
паспорт;
трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ);
СНИЛС;
документы воинского учета;
документ об образовании и (или) о квалификации;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования, в случае необходимости такой справки;
анкета установленного образца;
ИНН;
сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного
характера;
медицинское заключение по установленной форме;
сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационнотелекоммуникационной сети «Интернет»

18.

18
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Различия приема на госслужбу и в коммерческую организацию
2. Порядок поступления на работу:
Коммерция
Без проведения конкурсных процедур
Госслужба
По результатам конкурса, если иное не предусмотрено
законодательством

19.

19
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Различия приема на госслужбу и в коммерческую организацию
3. Необходимость издания приказа о назначении:
Коммерция
На усмотрение работодателя, факт заключения трудовых
отношений – подписание трудового договора
Госслужба
Служебный контракт заключается на основе акта
государственного органа о назначении на должность
гражданской службы

20.

20
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Различия приема на госслужбу и в коммерческую организацию
4. Необходимость передачи сведений о прохождении гос или муниципальной
службы сотрудников ранее:
Коммерция
При наличии таких периодов работы, необходимо уведомить
соответствующий орган власти в 10-дневный срок
Госслужба
Обязательства по уведомлению отсутствуют

21.

21
Алгоритм трудоустройства (приёма) работника
Различия приема на госслужбу и в коммерческую организацию
5. Необходимость ведения личных дел сотрудников:
Коммерция
Необходимость ведения личных дел отсутствует
Госслужба
Личные дела госслужащих ведутся в соответствии с
Положением о персональных данных государственного
гражданского служащего Российской Федерации и ведении
его личного дела

22.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!