Завалина Алина ДОУ (1)

1.

Министерство образования Кузбасса
Государственное профессиональное образовательное учреждение
«Сибирский политехнический техникум»
ЭТИКЕТ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ
Выполнил:
Студентка группы
Ю-23 40.02.01
Завалина Алина
Проверил:
Казакова Елена Павловна
Кемерово 2024

2.

СОДЕРЖАНИЕ
1. Речевой этикет в деловой переписке
2. Что важно помнить при написании писем?
3. Этические нормы деловой переписки
4. В течение какого времени нужно дать ответ на письмо?
5. В течение какого времени нужно дать ответ на письмо?
6. Как хранить и использовать переписку?

3.

РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКЕ
Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере
делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:
Уважение чужого мнения.
• Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому
партнеру.
• Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
• Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
• Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах.
• Субординация: соблюдение дистанции между
занимают разное положение в иерархии компании.
сотрудниками,
которые

4.

• 1. Всегда пишите письма и обращайтесь к
адресату в уважительной манере и с
достоинством, будьте вежливы и корректны.
Ч ТО ВА ЖН О П О МНИТЬ
ПРИ Н АП ИСАНИИ ПИС ЕМ?
• 2. Будьте особенно аккуратны при отправке
писем, содержащих чувствительную
информацию, не используйте слов и выражений,
способных оскорбить других лиц.
• 3. Начинайте письмо с приветствия и
персонального обращения к адресату.
• 4. Уважайте свое время и время адресата,
поэтому:
— указывайте тему письма, четко отражающую его
содержимое;

5.

ЧТО ВАЖНО ПОМНИТЬ ПРИ
НАПИСАНИИ ПИСЕМ?
— отвечайте на письма в рамках той же переписки, в которой поступило письмо,
сохраняя и пересылая всю прежнюю переписку и тему письма. Не следует отвечать
новым письмом или с другой темой письма или вообще без нее;
— сообщайте о сроках ответа на письмо;
— структурируйте текст письма, чтобы в нем содержалось понятное сообщение с
конкретным вопросом или руководством к действию, ведь цель письма — решение
вопроса. Если вы отправляете информационное письмо, укажите об этом;
— при ответе на письмо используйте правило «с примером понятнее», приводя
конкретные примеры, и «на шаг впереди», отвечая на скрытые вопросы, предвосхищая
повторные обращения для уточнения ваших ответов.
5. Если вы отсутствуете в офисе, используйте автоответы об отсутствии на работе с
уведомлением о сроках, в которые вы сможете ответить на сообщение

6.

ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ
Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между
деловыми партнерами. В переписке она проявляется в
необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к
адресанту, и к адресату. Составителям деловых писем не
рекомендуется:
• Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно»,
«Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более
приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то
числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем
решении».
• Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме
вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу
утвердить эту кандидатуру».

7.

ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ
• Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя
в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю
внимательно изучить…».
• Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда
выполнение просьбы или поручения не представляется возможным.
Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать
понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению
вопроса можно вернуться.
Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм,
должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа
может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к
разрыву деловых отношений.

8.

В ТЕЧ ЕН И Е К А КО ГО
ВР ЕМ ЕН И Н У ЖНО ДАТЬ
О ТВЕТ Н А П И С ЬМ О?
Не игнорируйте полученные сообщения.
Старайтесь отвечать на электронное письмо
в течение 24 часов с момента его получения.
Если подготовка содержательного ответа
займет больше времени, предупредите
адресата, когда будет направлен ответ, и
соблюдайте указанные сроки.
Если вы не можете ответить на письмо,
потому что подготовка ответа на него
относится
к
функционалу
другого
работника, сообщите об этом отправителю,
посоветовав, к кому следует обратиться.

9.

КАКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ СЛЕДУЕТ
СОБЛЮДАТЬ В ЧАСТИ ОТПРАВКИ
ПИСЕМ?
1. По возможности отправляйте письма в рабочее время, при необходимости используйте настройку отложенной отправки.
2. Если к письму добавлены вложения, прокомментируйте это в письме, укажите их содержание и цель приложения к письму,
убедитесь, что файлы соответствуют теме письма. Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится.
3. Перед отправкой письма удостоверьтесь, что ответили на все вопросы адресата, проверьте орфографические, пунктуационные,
речевые ошибки. В письме должны использоваться корректные формулировки.
4. Убедитесь, что оправляете письмо правильному адресату.
5. При переписке, в которой участвует двое и более людей, в поле «Кому» указывайте только того человека, в чей адрес
направляется письмо. Сохраняйте адресата в переписке, о добавлении дополнительного адресата спрашивайте у всех участников
переписки.
6. При ответе в переписку с участием нескольких лиц в адресатах оставьте тех, кому именно направляется ответ, а остальных –
сохраните и/или перенесите в копию, не удаляйте.
7. В поле «Копия» указывайте всех заинтересованных в переписке лиц.
8. Не используйте раздел «скрытая копия».
9. Не пересылайте переписку без согласия всех ее участников на внешние адреса электронной почты.

10.

КАК ХРАНИТЬ И ИСПОЛЬЗОВАТЬ
ПЕРЕПИСКУ?
Никогда не удаляйте важную переписку. Письмо — это документ. В случае
необходимости будет доступна возможность поднять историю вопроса.
Помните, что обмен служебной информацией внутри НИУ ВШЭ по
корпоративной почте считается официальным способом коммуникации,
равнозначным обмену информацией на бумажном носителе.
• Участники переписки не должны размещать в открытом доступе (в сети
Интернет, в социальных сетях, мессенджерах, телеграмм-каналах и иных
публичных источниках) скриншоты страниц с содержанием переписки.

11.

ИСТОЧНИКИ
1.
Интернет-источник/сайт
Национальный
исследовательский
университет
«Высшая
школа
экономики» / Вышка для своих / Новости / Как соблюдать этику деловой
переписки - https://www.hse.ru/our/news/440630882.ht
2.
Интернет-источник/сайт
Русская школа управления/ Деловой этикет в переписке и деловые письма https://uprav.ru/blog/rechevoy-etiket-v-delovoy-perepiske/