Использование архивных документов: понятие, формы, нормативно-правовая база

1. «АРХИВОВЕДЕНИЕ»: курс лекций

2. Использование архивных документов

Лекция 7.

3.

1. Использование архивных
документов: понятие, формы,
нормативно-правовая база

4.

Использование архивных документов – это
применение информации архивных документов в
культурных, научных, политических, экономических
целях и для обеспечения законных прав и интересов
граждан.
Организация пользования архивными
документами – это деятельность архивных
учреждений по предоставлению государственным
органам, органам местного самоуправления,
юридическим или физическим лицам архивных
документов для их прочтения, просмотра или
прослушивания.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

5. Цель использования архивных документов:

обеспечение информационных потребностей
общества в ретроспективной документной
информации, содержащейся в архивных
документах в культурных, научных,
управленческих, политических, экономических
целях, а также обеспечение законных прав и
интересов граждан.

6. Нормативно-правовые основы использования архивных документов:

Конституция РФ (ст. 29: гражданин РФ имеет право
«свободно искать, получать, передавать, производить и
распространять информацию любым законным
образом»);
ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 24): «пользователь
архивными документами имеет право свободно
искать и получать для изучения архивные
документы»; «Доступ к архивным документам
обеспечивается путем предоставления : пользователю
СПС и информации об этих средствах, в том числе в
форме электронного документа и подлинников /
копий, путем использования сети Интернет, с
возможностью их копирования».

7. Принципы использования документов АФ РФ

общедоступность и открытость
документной информации
законность поиска
законность получения и
использования

8. Пользователь архивных документов

государственный орган, орган местного самоуправления
ФЗ «Об архивном деле в РФ»
государственный орган, орган местного самоуправления
либо юридическое или физическое лицо,
обращающиеся на законных основаниях к архивным
документам для получения и использования
необходимой информации
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

9. Основные формы использования архивных документов (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования АФ РФ):

информационное
обеспечение
пользователей в
соответствии с их
запросами, а также в
инициативном порядке;
предоставление
архивных документов
пользователям в
читальном зале архива;
экспонирование
архивных документов на
выставках;
использование архивных
документов в СМИ;
проведение
информационных
мероприятий с
использованием
архивных документов;
публикация архивных
документов.

10.

11.

2. Исполнение запросов

12. Виды запросов:

Социальноправовые
• запрос конкретного лица или организации,
который связан с социальной защитой
граждан, обеспечением их законных прав и
имуществ
Тематические
• запрос о предоставлении информации по
определенной теме (проблеме, событию или
факту)
Генеалогические
• запрос, связанный с установлением родства,
родственных связей двух или более лиц,
историей семьи или рода

13.

Результаты запросов оформляются в виде:
Архивная справка
Документ, составленный на бланке архива,
имеющий юридическую силу и содержащий
документную информацию о предмете запроса, с
указанием архивных шифров и номеров листов
единиц хранения тех архивных документов, на
основании которых он составлен.
Архивная выписка
Дословно воспроизводящая текст или изображение
архивного документа копия с указанием архивного
шифра и номеров листов единицы хранения,
заверенная в установленном порядке.
Архивная копия
Документ, составленный на бланке архива, дословно
воспроизводящий часть текста архивного документа,
относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с
указанием архивного шифра и номеров листов
единицы хранения.

14. Социально-правовые запросы

Трудовой стаж;
Размер заработной платы;
Служба в Вооруженных Силах;
Участие в Великой Отечественной войне и других
военных конфликтах;
Пребывание в концлагерях, гетто, на
принудительных работах в Германии в годы войны;
Награждение, присвоение почетных званий;
Репрессии, реабилитация;
Рождение, смерть, брак и др. акты гражданского
состояния и т.д.

15. Порядок исполнения социально-правовых запросов:

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии
в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии,
имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя,
указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос пользователя рассматривается руководством архива, направляется
на исполнение в соответствующие подразделения и исполняется по
архивным документам, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных
документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в
другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные
документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю
дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в архив интернет-обращения пользователя с указанием
адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется
уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный
отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение
распечатывается и в далее работа с ним ведется в установленном порядке.
Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке РФ.

16. Условия исполнения социально-правовых запросов:

Запросы социально-правового характера исполняются
архивом безвозмездно.
Срок исполнения запросов социально-правового
характера в архиве – не более 30 дней с момента
регистрации запроса. С разрешения руководства архива
этот срок может быть продлен, с обязательным
уведомлением об этом пользователя.
При исполнении повторного запроса социальноправового характера или составлении по просьбе
пользователя архивной справки, аналогичной ранее
выданной, архив проверяет соответствие сведений,
включенных в эту справку, тем, которые имеются в
архивных документах, и в случае обнаружения
дополнительных сведений, включает их в повторно
выдаваемую архивную справку.

17. Тематические запросы:

это запросы о предоставлении информации по
определенной теме, проблеме, событию, факту.
Тематические запросы поступают от органов гос. власти,
суда и прокуратуры. Они исполняются в приоритетном
порядке бесплатно.
Тематические запросы прочим юридическим и
физическим лицам исполняются в порядке
предоставления платных услуг.
При проведения объемной работы по поиску и
копированию архивных документов архив письменно
извещает пользователя о промежуточных результатах
работы. Вид информационного документа,
подготавливаемого архивом по запросу пользователя,
согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

18.

19. Генеалогические запросы

запросы о предоставлении информации,
необходимой для установления родства,
родственных связей двух и более лиц, истории
семьи, рода.
Запрос может исполняться как в отношении
заявителя, так и в установленном порядке в
отношении других лиц.

20. Условия исполнения генеалогических запросов:

Генеалогический запрос пользователя архив исполняет
в порядке оказания платных услуг (в том числе на
основе договора).
Результаты предоставляются в форме: родословного
древа, генеалогической росписи, генеалогической
таблицы или архивных справок, архивных выписок,
копий архивных документов, устанавливающих
родственные связи.
При отсутствии возможностей по исполнению
генеалогических запросов архив рекомендует
пользователю проводить самостоятельный поиск
интересующей его информации генеалогического
характера в читальном зале архива.

21. Инициативной информирование пользователей

направлено на расширение использования
ретроспективной документной информации в научных,
практических, культурно-исторических и иных целях.
Объектами инициативного информирования являются
организации и учреждения, в основной деятельности
которых работа с архивными документами не является
регулярной и привычной.
Инициативное информирование – это путь к введению в
оборот архивных документов, потенциальная ценность
которых для общества может и долна быть реализована в
результате их использования.

22.

Инициативное информирование осуществляется путем
направления в органы гос. власти, местного
самоуправления, гос. и негос. предприятий и учреждений
информационных писем и других информационных
документов.
Формы и тематика инициативных информационных
документов архива должны быть ориентированы на
обеспечение приоритетных направлений гос. управления и
местного самоуправления, экономической и социальнокультурной сфер, соответствовать профилю деятельности
потенциального заказчика документной информации.
Работа по инициативному информированию планируется
на основе изучения перспективных планов развития,
планов работы потенциальных заказчиков, информации в
прессе, календарей знаменательных дат и т.д.

23.

3. Информационное обеспечение
пользователей
в читальном зале архива

24.

ФЗ «Об архивном деле в РФ» предписывает гос. и
муниципальным архивам, библиотекам,
организациям РАН обеспечивать пользователю
архивных документов условия, необходимые для
поиска и изучения архивных документов (ст. 26).

25.

Условия, необходимые пользователю архивных
документов для поиска и изучения архивных
документов:
◦ специально оборудованное помещение для работы с
документами (читальный зал – это структурная часть
архива);
◦ специальное оборудование (для чтения
микрофильмов, электронных копий документов,
просмотра кинодокументов, прослушивания
фонодокументов);
◦ доступ к НСА архива.
Плата за пользование читальным залом не
взимается.

26.

Порядок работы пользователей с документами в
читальном зале или помещении архива, их права
и обязанности определяются документом
«Порядок использования архивных
документов в государственных и
муниципальных архивах РФ» (принят приказом
М-ва культуры 2013, с изм. 2015).

27.

Порядок работы пользователей с документами в
читальном зале или помещении архива, их права
и обязанности определяются документом
«Порядок использования архивных
документов в государственных и
муниципальных архивах РФ» (принят приказом
М-ва культуры 2013, с изм. 2015).

28. Порядок допуска пользователя в читальный зал

Пользователь допускается для работы в читальный зал на
основании личного заявления или письма направившей его
организации (ФИО пользователя, должность, ученое звание,
ученая степень, тема, хронологические рамки и цель
исследования).
Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца и
предъявляет паспорт сотруднику читального зала для
идентификации личности.
Разрешение на работу в читальном зале дается руководством
архива на срок не более одного года с оформлением пропуска в
читальный зал в установленном порядке.
Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством
архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и
хронологических рамок исследования пользователь информирует
в письменном виде сотрудника читального зала.

29. Права пользователя:

получать для изучения дела, документы в виде
подлинников и/ или копий фонда пользования,
прошедшие научное описание, техническое
оформление и находящиеся в удовлетворительном
физическом состоянии (есть ограничения!);
пользоваться СПС к архивному фонду, печатными
изданиями и другими материалами научносправочной библиотеки и справочноинформационного фонда архива по теме
исследования;

30. Права пользователя:

Заказывать единовременно в течение рабочего дня и
получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня
оформления заказа до 20 дел общим объемом не более
1500 листов (либо одно дело объемом более
1500 листов) из архивных фондов государственных
органов, органов местного самоуправления и
организаций (по документам из архивных фондов
личного происхождения, аудиовизуальным и
электронным документам – особые требования);
Одновременно у пользователя не должно быть более
20 единиц хранения (дел, документов, копий фонда
пользования);
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются
на срок до одного месяца, подлинники особо ценных
дел, документов – на срок не более двух недель.

31. Права пользователя:

Заказывать единовременно в течение рабочего дня и
получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня
оформления заказа до 20 дел общим объемом не
более 1500 листов (либо одно дело объемом более
1500 листов) из архивных фондов государственных
органов, органов местного самоуправления и
организаций (по документам из архивных фондов
личного происхождения, аудиовизуальным и
электронным документам – особые требования);

32. Права пользователя

Делать выписки из предоставленных дел, документов,
справочно-поисковых средств к ним.
Пользоваться оборудованием читального зала,
предназначенным для работы пользователей.
Использовать при работе с архивными документами
собственные технические средства без подключения к
локальной сети архива или арендовать технические
средства архива.
Вносить в читальный зал и выносить предметы письма,
личные вещи, выписки из дел, документов, копии
архивных документов, печатных изданий на всех видах
носителей, гранки научной работы.

33. Обязанности пользователя

Соблюдать «Порядок использования архивных
документов в государственных и муниципальных
архивах РФ».
Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину
и чистоту в читальном зале во время работы.
Сдавать на хранение при входе в читальный зал
верхнюю одежду, крупные сумки, зонты и др. предметы.
Проверять при получении заказанных документов их
целостность и сохранность и расписываться в заказе за
получение каждого из них.

34. Обязанности пользователя

Указывать при использовании документов в
опубликованной работе источник информации –
место хранения дел, документов, их поисковые
данные.
Нести ответственность за хищение и порчу дел,
документов, причинение материального ущерба
имуществу архива в соответствии с
законодательством РФ.

35.

4. Экспонирование архивных документов
на выставках

36. Документальная выставка –

экспонирование архивных документов или их копий в
специальном приспособленном для этого помещении
или на интернет-сайте.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения
форма информационной деятельности архивов,
информационный продукт архива, представляющий
собой публичную экспозицию специально
подобранного и организованного массива документов,
а также сведений о них, раскрывающий
информационные ресурсы архива с целью обозрения,
ознакомления и использования.

37.

Широко известны выставочные центры Росархива,
в Москве и Санкт-Петербурге (на базе РГИА). Они
обеспечены хорошим помещением и современным
выставочным оборудованием.
Благодаря развитию информационных технологий в
последнее время архивы стали организовывать
виртуальные выставки (интернет-выставки)
архивных документов.
Виртуальная выставка архивных материалов – это
традиционная документальная выставка,
адаптированная для ее демонстрации в сети
интернет.

38. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Признаки
Доступность
Размещение
Количество
экспонатов
Традиционные
выставки
Доступна только
посетителям архива
Внутри архива, в
выставочном зале
Ограничено
пространственными
возможностями архива
Виртуальные выставки
Доступна каждому
пользователю сети Интернет
В глобальной сети Интернет,
на локальных
машиночитаемых носителях
Ограничено программными
и техническими
возможностями архива, а
также техническими
характеристиками
электронных экспонатов
(количество мегабайт,
пикселей)

39. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Степень
раскрытия
содержания
Оформление
Круг
пользователей
Первичные документы, Публикация фрагментов /
аннотации, поисковые полных текстов документов,
данные документа
аннотаций,
сопроводительных
комментариев, поисковых
данных документа, ссылок
на др. инф. ресурсы
Статичный текст и
Широкие возможности
графика
мультимедийных средств
Ограничен
Ограничен пользователями,
пользователями,
имеющими доступ в
посетившими архив во глобальную сеть Интернет
время экспонирования
выставки

40. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Выставка как
ресурс
подготовки
новых
информационны
х продуктов и
услуг архива
Материальнотехническое и
программное
обеспечение
Возможность проведения
экскурсии по выставке,
издания каталога
выставки, выпуска
тематических списков
документов,
экспонирующихся на
выставке
Экспозиционное
оборудование,
компьютерная и
множительная техника
для оформления
выставки
Широкие возможности
производства новых
информационных продуктов и
услуг
Компьютерная техника,
программное обеспечение,
доступ в Интернет

41. Потребительские свойства виртуальной и традиционной выставок архивных материалов

Материальнотехническое и
программное
обеспечение
Обеспечение
сохранности
Экспозиционное
оборудование,
компьютерная и
множительная техника
для оформления
выставки
Актуальны проблемы
защиты первичных
документов от хищения
и поддержания
физического состояния
документов
Компьютерная техника,
программное обеспечение,
доступ в Интернет
Актуальна проблема потери
информации и
несанкционированного
доступа

42. Типология выставок

Основания для типологизации:
◦ по содержанию экспонируемых материалов (универсальные,
отраслевые, тематические, персональные),
◦ по представленности материалов разных архивов (выставка
одного архива, межархивная выставка),
◦ по способу доступа (локальные, сетевые, комбинированного
распространения),
◦ по формату представления данных (ppt-формат, html-формат,
flash-формат, др. форматы),
◦ по продолжительности функционирования, по виду
представленных документов и материалов,
◦ по степени раскрытия содержания документов (только
поисковые данные, фрагменты текста, полнотекстовые,
комбинированные и т.д.).

43. Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

Планирование проекта. Задачи этого этапа:
сформулировать идею проекта, определить целевую
аудиторию выставки, обозначить возможности участия в
проекте других архивов, организаций, создать рабочую
группу, определить ответственных исполнителей,
составить проект сметы расходов (в смете следует учесть
необходимость проведения реставрации документов,
переплётных работ, оцифровки документов, дизайнерских
работ, изготовление рекламно-издательской продукции).

44. Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

Разработка концепции выставки. В концепции должны
быть отражены цели проекта, определена структура
выставки (её основные разделы, подразделы,
тематические группы и их содержание), дана
характеристика экспонатов, предполагаемых к
размещению, указаны предполагаемые участники проекта
(архивы или организации, которые могут представить
документы из своих фондов для размещения в проекте).

45. Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

Выявление и отбор архивных документов с учетом
возможности их размещения в сети. Рабочая группа
определяет круг используемых фондов, проводит
выявление и отбор документов. Отбор производится с
учетом соответствия документов тематике проекта,
интереса для избранной целевой группы, физической
сохранности документа, их объёма и пр.
На основании отбора составляется список отобранных
материалов.

46. Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

Разработка тематико-экспозиционного плана.
Тематико-экспозиционный план – это основной документ,
определяющий структурирование отобранных материалов,
состав и основные характеристики экспозиционных
материалов, их распределение и группировку по темам,
подтемам, а также основные тексты к экспозиции. На этом
этапе необходимо продумать, как именно подобранные
документы и дополнительные материалы будут логически
взаимосвязаны в рамках единого проекта.

47. Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

Написание справочной информации к проекту. В
справочной информации к проекту в обязательном
порядке необходимо указывать архивную, фондовую и
временную принадлежность используемого архивного
документа. Также проект можно дополнить авторскими
текстами к разделам, темам и/или отдельным документам,
а также примечаниями, пояснениями,
терминологическими словарями, биографическими
справками, перечнями персоналий и пр.

48. Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

Разработка структуры дизайна-проекта и навигации
по электронной выставке. Если на этапе разработки
тематико-экспозиционного плана определяются
логические связи между отдельными документами, то на
данном этапе определяются логические взаимосвязи
между страницами электронной выставки, их внешний
вид, графическое оформление и схема расположения
элементов страниц.
Возможна линейная, разветвленная или комбинированная
структура размещения экспонатов виртуальной выставки.

49. Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

Формирование массива оцифрованных архивных
документов. Необходимо распределить по разделам и
подразделам проекта электронные образы документов и
дополнительных материалов к ним, продумать систему
именования файлов.
Общая проверка функционирования, сохранение и
подготовка электронной выставки к размещению в
Интернете.
Продвижение электронной выставки архивных
документов.

50.

51.

На сайте http://web-archiv.ru/ представлены некоторые
из архивных виртуальных выставок
(на 12.06.2016 347 выставок)

52.

53.

5. Публикационная деятельность
архивов

54.

Архивные учреждения имеют давний опыт
издательской деятельности.
Ранние проекты последовательного и
результативного издания исторических документов,
хранящихся в архивах: издание Н. И. Новиковым
«Древней российской вивлиофики» (1773–1775) (10томная серия исторических документов); второе
включало уже 20 выпусков). После смерти Н. И.
Новикова дело было продолжено Академией наук
под названием «Продолжение Древней российской
Вивлиофики».

55.

Н. И. Новиков (1744–1818)
портрет кисти Д. Г. Левицкого
портрет Н. И. Новикова кисти
Д.Г. Левицкого

56.

Развитие архивоведческой и археографической
мысли было ориентировано на изучение
особенностей, обоснование принципов и методов
издания письменных исторических источников.
Важнейшим результатом, подытоживающим
наработки ученых в этом направлении, были
правила издания исторических документов:
Правила издания документов советского периода,
(1960), Правила издания исторических документов
в СССР (1990).

57.

58.

Публикация архивных документов – это
подготовка архивных документов к изданию и
осуществление их издания в соответствии с
общепринятыми научными принципами и нормами.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

59. Типы и виды издания исторических документов

Издания документов различаются по назначению,
задачам, характеру публикуемых источников и, в
соответствии с этим, по методам археографической
и полиграфической подготовки.
Эти различия служат основанием для
распределения изданий по типам, видам и формам.

60. Типы, виды, формы изданий

Тип изданий определяется целевым научные, научно-популярные и
назначением
учебные издания
Виды издания определяются
составом публикуемых источников
пофондовые, тематические,
издания документов одной
разновидности (н-р: декреты,
протоколы, письма), издания
документов одного лица
Форма издания исторических
документов (материальной
конструкции и структуре)
печатная (корпус / свод, серия,
сборник, моноиздание, альбом,
плакат, публикация в периодике и
т.д), на пленочных носителях
(микрофильм, микрофиша),
электронная (гипертекст,
мультимедиа, база данных).

61.

62. Причины активизации публикационной деятельности архивов после 1991 г.

демократизация деятельности российских архивов
(открытие для исследователей ранее закрытых
архивов, работа по рассекречиванию архивных
документов);
возрастание в обществе интереса к отечественной
истории;
внедрение в архивную практику новых
информационных технологий.

63. Археографический взрыв

В СССР с 1917 до 1991 гг., учтено 4449 названий (в
среднем 60 в год) (библиогр. указ. Открытый архив
– 2);
В РФ за 1992 – 2000 гг. – учтено 996 названий (в
среднем 142 в год) (библиогр. указ. Открытый
архив – 2);
В 2001–2005 гг. было издано более 400 названий
(данные Росархива);
В 2006 – 2010 гг. было издано более 310 сборников
документов в 356 томах (данные Росархива).

64. Новые явления в издательской деятельности архивов:

Стали появляться новые разновидности публикаций
исторических источников.
В последние десятилетия архивы, наряду с
публикаций исторических документов, стали
издавать и не документальные издания:
справочники, нормативно-производственную и
производственно-практическую литературу,
литературу об архивах и т.д.

65. Методика подготовки документов к изданию

Выявление документов
Отбор документов для издания
Выбор и передача текста документов
Сокращенная передача текста и содержания документа
Археографическое описание документа
Систематизация документов и определение структуры издания

66. Мероприятия архивов по подготовке документальной публикации:

Формирование редакционной коллегии, коллектива
составителей;
Составление организационно-методических
документов, заключение договора с
заинтересованными организациями и
издательствами;
Внутренне и внешнее рецензирование
подготовленной рукописи, обсуждение ее научносовещательным органом, обладающим правом
рекомендовать ее к изданию.

67.

68.

6. Другие формы информационной
деятельности архивов

69. Использование архивных документов в СМИ

Архивные документы в СМИ используют с целью
пропаганды архивов и архивных документов.
В этой информационной деятельности очень важен
соответствующий информационный повод и
привлечение к работе талантливых архививстов и
журналистов.
Архивные документы (видео, аудио) могут
использоваться для подготовки сценарных планов
теле- и радиопередач, документальных и
художественных фильмов.

70. Проведение информационных мероприятий с использованием архивных документов:

экскурсии по архиву;
презентации;
дни открытых дверей; встречи с общественностью;
конференции.

71.

«НОЧЬ» В НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВЕ КАРЕЛИИ.
17 МАЯ 2014 ГОДА

72.

«НОЧЬ» В НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВЕ КАРЕЛИИ. 17 МАЯ 2014 ГОДА