Системы документации информационной системы

1.

Тема 7: Системы документации информационной
системы

2. План лекции

7.1.Основные характеристики документов
7.2.Стандартный макет формы документа
7.3.Классификация документов
7.4. Жизненный цикл документа
7.5. Унифицированные системы документации
7.6 Требования к формам документов
7.7. Управление документацией
2

3. 7.1. Основные характеристики документов

функция управления, которой соответствует документ,
форма (макет) расположения информации документа,
структура данных документа,
жизненный цикл документа,
маршрут движения,
технология обработки информации документа.
3

4. 7.2.Стандартный макет формы документа

4

5. 7.3. Классификация документов

Нормативно-справочные документы составляют основу
автоматизации. К нормативно-справочным документам
относятся справочники, нормативы расхода ресурсов,
Плановые документы используются для различных уровней
управления, имеют и периодов планирования:
стратегические, технико-экономические, оперативнокалендарные планы.
Учетные документы подразделяются на группы, в
зависимости от вида учета: бухгалтерского учета;
статистического учета; управленческого оперативного учета.
Расчетные документы формируются в результате
вычислительной обработки исходных данных
Аналитические документы являются результатом
дополнительной обработки ранее полученных расчетных или
накопленных первичных данных
5

6. 7.4. Жизненный цикл документа

длительного цикла – содержат условно-постоянную
информацию и сохраняют свою актуальность в течение
длительного срока (месяц, год);
короткого цикла – содержат условно-переменную
(оперативную) информацию, сохраняют свою актуальность
непродолжительное время (дни, часы, минуты).
В соответствии с характером обработки информации и схемой
документооборота различают:
первичные документы (содержат первичные данные,
полученные в результате наблюдения, счета и т. п.);
выходные документы (содержат результаты обработки
информации первичных документов).
6

7. 7.5. Унифицированные системы документации

Унифицированная система документации (УСД)–
система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности.
УСД создаются для:
1. обеспечения экономической эффективности и
гарантированного уровня качества информации на всех
этапах обработки документов,
2. уменьшения разнообразия содержания и форм
документов.
7

8. Классы унифицированных систем документации

8

9. 7.6 Требования к формам документов

1. Унифицированные формы документов и бланки,
применяемые для их изготовления, должны иметь
стандартный формат ряда А по ГОСТ 9327-60.
2. Однократная регистрация (запись) информации в
документе.
3. Документы должны иметь структуру расположения
реквизитов в соответствии с формуляром-образцом.
4. Построение форм документов должно обеспечить
выполнение необходимых операций машинной
обработки информации, в том числе:
9

10. 7.7. Управление документацией

1.
2.
3.
4.
Создание документов
Хранение и использование документированной информации
Передача документов на постоянное хранение
Управление архивами
10

11.   7.8. Контрольные вопросы

7.8. Контрольные вопросы
1.
2.
3.
4.
5.
Назовите основные характеристики документов.
Какие зоны содержит стандартный макет формы
документа? Что включает каждая зона?
Как классифицируются документы согласно функции
управления?
Определите жизненный цикл документа.
Определите следующие понятия:
a)
b)
c)
d)
6.
документы длительного цикла,
документы короткого цикла,
первичные документы,
выходные документы.
Из каких операций состоит технологический процесс
работы с первичными документами?
11

12.   7.8. Контрольные вопросы

7.8. Контрольные вопросы
7. Из каких операций состоит технологический процесс
обработки производных документов?
8. Определите унифицированную систему документации.
9. Каковы цели унификации и стандартизации
документов?
10. Перечислите требования к формам документов.
11. В чем суть управления документацией?
12