ПАО «Казаньоргсинтез». Эффективные рабочие встречи. Партнеры для роста

1.

ПАО «Казаньоргсинтез»
Эффективные рабочие встречи
Партнеры для роста

2.

Команда
Шавкат
Анастасия
Юлия
Владислав
Илья
Алексей
Хаидов
Романенко
Дзюина
Гуськов
Бобрихин
Андрианов
Начальник отдела
диспетчерского
управления
Главный эксперт по
экологии
Эксперт,
Календарное
планирование
отгрузок
Архитектор данных,
Развитие
управления
данными
Главный эксперт,
Технологическая
независимость
Эксперт, Центр
клиентского
сервиса
КОС
КЦ
КЦ
ДИДЖИТАЛ
КОС
2
КОС

3.

Казаньоргсинтез
единственный в России производитель
поликарбонатов, сэвилена, металлоценового
полиэтилена
один из крупнейших в стране
производитель полиэтиленов высокой и низкой
плотности
Москва
Казань
О ПРЕДПРИЯТИИ:
5 тысяч
3 завода
420
численность
персонала
в структуре
предприятия
гектаров
территория
> 1 млн тн
170
объём производства
продукции в год
наименований
продукции
ОСОБЕННОСТИ:
с 2021 года
входит в группу СИБУР
с 2025 года
с 2023 года
внедрение НОМ,
трансформация структуры
с 2023 года
старт внедрения СРР командой ПСС
(линейные обходы, обратная связь и
инструменты ОТиПБ)
3
внедрение остальных
практик СРР командой
ПСС
с 2024 года
старт проведения
мастерских по СРР
корп. тренерами

4.

Предпосылки проекта
Загруженный календарь сотрудников
Стандарт для эксперимента
Целевая аудитория
Несоблюдение критериев эффективных
встреч
Эффективные рабочие встречи
25 человек (Завод Пиролиза)
Из-за перегруженного календаря у
руководителей отсутствует время на
работу с командой и стратегическое
планирование
Интервью с сотрудниками в ходе
Линейных обходов
Рекомендация команды ПСС
Личный уникальный опыт участников
команды
Какую проблему решаем
Неэффективное использование рабочего времени сотрудников из-за
избыточного количества непродуктивных встреч, несоблюдения
критериев их организации и проведения, что приводит к финансовым
потерям, снижению операционной эффективности предприятия и
перегруженности сотрудников.
Цель проекта
Сократить общее время, затрачиваемое на рабочие встречи, на 20%,
оптимизировав их количество и длительность до конца 2026 года.
4

5.

5
Польза
для
сотрудников и
компании
Оплата неэффективного рабочего времени сотрудникам:
После оптимизации (20%) или 1 часа «принесет» компании:
17,8 тыс/мес
Для КОС (1884 сотрудников*) = 33,5 млн/мес. = 402 млн/год
1 чел. × 1 ч × 807 руб./ч × 22 раб. дня =
* АУП и ИТР участвующие во встречах
1–2 часа в день Фокус на
результатах
Удержание
команды
высвобождение времени для
решения приоритетных задач.
Повышение
производительности
Фокус на результатах
встреч, а не на процессе.
Ускорение принятия
решений за счет фокусировки на
Снижение стресса
Финансовая
выгода
и повышение
удовлетворенности за счет
устранения «пустых» встреч.
ключевых участниках.
Увеличение %
вовлеченности

6.

6
Диагностика
целевой аудитории
>
90%
понимают и хотят проводить
эффективные рабочие
встречи.
90%
52%
знают, как должны
проводиться эффективные
рабочие встречи
следуют правилам
проведения эффективных
рабочих встреч
>
Реальность
Ожидание
7
5-6
встреч в день
встреч в день
5
3-4
часов в день
часа в день

7.

Барьеры
и гипотезы их решений
7
Барьеры
Гипотезы решений
Отсутствие обратной связи по итогам встреч и
последующего анализа
Инструмент обратной связи по итогам встреч
Недостаток знаний критериев эффективных
встреч и навыков тайм-менеджмента
Регулярная оценка эффективности встреч
Непрозрачная структура подразделений, где
сотрудники не понимают зон ответственности
коллег
Тренинги по ЭРВ и сопутствующие обучения
Отсутствие ПО и платформы для обратной связи
по встречам, анализа эффективности встреч
Неприменимость шаблона встреч и отсутствие
методических материалов для всех сотрудников
«Культура совещаний»: встречи воспринимаются
как единственный способ решения задач
Ограничение количества и продолжительности встреч в
день для разных категорий должности
Внедрение специализированных программ (тайм-трекеры)
Доработка шаблона встреч (повестка, протокол встреч и пр.)
Внедрение стандартов для подготовки и проведения
встреч для всех сотрудников
Час-блок для планирования и анализа дня

8.

8
Наше предложение - инструмент «Честно о встрече»
Директором по
производству КОС
Командой ПСС КОС
HR BP КОС
Инструмент позволяет
обеспечить:
1) Закрепление
навыков
2) Эффективность через
личную ответственность
3) Анализ и статистику
проведённых встреч

9.

Процесс работы инструмента «Честно о встрече»
Этап 1.
Этап 0.
Outlook
Участник
встречи
Этап 2.
SharePoint
Этап 3.
Озеро данных
(Платформа данных)
Этап 4.
Этап 5.
Руководитель
Сотрудник
Этап 0. Автоматическое добавление уникальной ссылки для обратной связи на встречу
Этап 1. Участник встречи оставляет обратную связь по встрече*
Этап 2. Автоматическая загрузка данных из SharePoint в Озеро данных (Платформу данных)
Этап 3. Автоматизированный расчет аналитических витрин для дашборда на основе результатов
прохождения опроса
Этап 4. Автоматизированная рассылка раз в неделю аналитики по сотрудникам руководителя
Этап 5. Руководитель дает обратную связь сотруднику с использование СРР «Обратная связь» с
целью улучшения использования СРР «Эффективные рабочие встречи»
Этап 6. Держатель процесса на основе аналитики в дашборде определяет наиболее западающие
места в применении СРР «Эффективные рабочие встречи» и принимает решение о назначении
обучения
* Часть данных заполняется автоматически на основе данных из Outlook
9
Держатель процесса

10.

Процесс
10
внедрения
эксперимента
Старт эксперимента по
внедрению нового
инструмента
20
фев.
21
фев.
Напоминание об
эксперименте
27
фев.
Мастерская с
целевой аудиторией
Запрос к целевой аудитории
1.
Прикладывать нашу «Памятку»
во встречи, где вы являетесь
организатором (чтобы
участники давали обратную
связь о вас)
2.
Оставлять обратную связь на
другие встречи, где вы
являетесь участником.
05
марта
Первый срез
Окончание
эксперимента
17
марта
Подготовка отчета,
рассылка итогов
17
марта
Опрос пользователей по
инструменту
20
марта

11.

Результаты
опроса
11
по эксперименту
112 обратных связей по
итогам встреч получено в
журнале на sharepoint в
рамках эксперимента
27 сотрудников приняли
90% положительных
участие в финальном
опросе по новому
инструменту
отзывов от ЦА и участников
встреч от использования
инструмента

12.

План изменений
Этапы плана изменений
Идея
Проработка
Эксперимент
2024
2025-2026
1 Анализ применяемости СРР на предприятии
2 Формирование гипотез проблем и способов их
решений
3 Проведение эксперимента с применением
инструмента «Честно о встречах»
4 Передача инструмента новому держателю
процесса и привлечение спонсора
5 Доработка инструмента «Честно о встречах» для
масштабирования
6 Масштабирование инструмента на всех
сотрудников Казаньоргсинтеза
7 Разработка курса по использованию инструмента
8 Обучение сотрудников Казаньоргсинтеза
новому инструменту
9 Внедрение СРР «Обратная связь» и
«Эффективные рабочие встречи»
10 Проведение мастерских руководителями по
ведению переговоров для эффективного проведения
встреч
11 Внедрение практики тайм-менеджмента
12 Мониторинг приживаемости
12
Реализация
Защита проекта
Мониторинг
Статус

13.

Выводы
1
Что мы решаем?
Неэффективное использование
рабочего времени сотрудников
2
Что мы предлагаем?
- Комплексное решение через
внедрение нового инструмента
«Честно о встрече»
- Развитие компетенций сотрудников
в проведении встреч
4
Зачем это компании?
402
млн/год
Экономический
эффект
Высвобождение
1. Финансовые потери
2. Снижение операционной
эффективности предприятия
3. Перегруженность сотрудников
3
Какие видим риски?
- Формальное использование
- Сопротивление изменениям
- Технические риски
20% времени
= Повышение производительности
= Ускорение принятия решений
= Увеличение % вовлеченности

14.

Приложения
14
Инструмент "Честно о встрече"
Пример рассылки руководителям результатов с обратной связью по их сотрудникам
Модель текущей системы (Диаграмма Исикавы)
Целевое состояние системы

15.

Инструмент «Честно о встрече»
1. Перейдите по ссылке и создайте новый элемент
2. Заполните поля обратной связи
15

16.

Рассылка руководителям результатов с обратной связью
по их сотрудникам
16

17.

Диаграмма Исикавы
Организация
Люди
Процессы
Недостаточный контроль со стороны
организатора
Низкая вовлеченность сотрудников
Отсутствие единых правил
планирования встреч
Текущая система
Нет четких критериев необходимости
участия («на всякий случай»)
Страх пропустить важную
информацию
Отсутствие обратной связи по
итогам встречи
Отсутствие навыков таймменеджмета у сотрудников
Отсутствие анализа проведенных
встреч
Низкая практика делегирования
полномочий
Страх самостоятельного принятия
решения.
Нет специализированного ПО для
анализа частоты, длительности и
результатов встреч.
Недостаток (неприменимость)
существующих шаблонов встреч
Не используются инструменты для
автоматизации: таймеры, напоминания
о регламенте, шаблоны протоколов.
Отсутствие платформы для
оперативной обратной связи по
итогам встреч.
Инструменты
17
Недостаток знаний и навыков у
сотрудников о критериях ЭРВ
Отсутствуют методические
материалы по структуре
эффективных встреч для всех
сотрудников
Отсутствует информирование о
важности и основных критериев
эффективных встреч.
Материалы
Не проводится регулярная оценка и
улучшение эффективности встреч
Нет анализа экономической
эффективности встреч
Не используется стандартизация
процессов подготовки к встречам
Непрозрачная структура подразделений: сотрудники
не понимают зон ответственности коллег.
«Культура совещаний»: встречи
воспринимаются как единственный
способ решения задач
Переход на гибридный формат работы
(после Covid) усилил тенденцию решать
любые вопросы через встречи.
Большой объем изменений за короткое
время
Среда

18.

ИНСТРУМЕНТЫ
Используется специализированное ПО
для анализа частоты, длительности и
результатов встреч.
Таймеры и напоминания о регламенте
встроены в инструменты для
видеоконференций.
Используется платформа для оперативной
обратной связи по итогам встреч.
ОРГАНИЗАЦИЯ
Проводится регулярная оценка
эффективности встреч
Отслеживается и анализируется
экономическая эффективность встреч
Используется стандарт подготовки к
встречам
Прозрачность: сотрудники знают, через кого
решать задачи, что снижает потребность в
совещаниях.
МАТЕРИАЛЫ
Библиотека шаблонов (чек-листы к встрече,
готовые формы протоколов и пр.)
Все сотрудники имеют доступ к методическим
материалам по критериям эффективных
встреч.
Регулярное информирование сотрудников о
важности эффективных рабочих встреч и их
18критериях
Целевое состояние
(✔ To Be)
ЛЮДИ
Все организаторы прошли обучение
Использования критериев ЭРВ и таймменеджмента (удержание повестки,
управление регламентом).
Участники приглашаются на встречи только
при наличии четко определенной роли.
Участники встреч уточняют необходимость
присутствия на встречах (если сомневается)
ПРОЦЕССЫ
Соблюдаются обязательные
требования/критерии встреч.
Сбор обратной связи по итогам встреч.
По результатам встречи на постоянной
основе направляется протокол встречи.
Делегирование полномочий: рядовые
сотрудники могут принимать решения в
рамках своей зоны ответственности
СРЕДА
Культура результативности: встречи
воспринимаются как инструмент для
быстрых решений, если это самый
оптимальный способ.
Культура гибкости к изменениям в
компании