Организация электронного документооборота документов

1.

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ
Управление информационных систем и автоматизации
Организация электронного документооборота
документов
Ведущий программист УИСА, кандидат технических наук, доцент
Зыков Александр Михайлович
Ведущий программист УИСА, кандидат технических наук
Грибин Виктор Павлович
тел. 13-34
Ресурс:
Ресурсы сети\=Управление информационных систем и автоматизации=
\ДОКУМЕНТАЦИЯ\_==Инструкции по СЭД==_\ Занятие_19.03.19.pptx

2.

Организация электронного документооборота
Учебные вопросы:
1. Назначение и организация работы в системе
электронного документооборота (СЭД).
2. Разграничение прав доступа пользователей.
3. Виды документов в СЭД и особенности их
применения.
4. Создание документов и запуск процессов.
5. Анализ ситуаций, возникающих при практической
работе.
2

3.

Организация электронного документооборота
Литература:
1. Документационное обеспечение управления / С.А. Глотова,
А.Ю. Конькова, Ю.М. Кукарина, Е.А. Скрипко. Под общей
редакцией Т.А. Быковой –М.: ООО «1С-Паблишинг», 2016. 350 с.: ил.
2. Управление документами: быстро, эффективно, своими
силами. На примере «1С:Документооборота 8» / Ульянцева
С.Э. –М.: ООО «1С-Паблишинг», 2015. -148 с.: ил.
3. 1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов: практическое
пособие / Бондарев А.В., Бурцева Н.Ю. –М.: ООО «1СПаблишинг», 2018. -334 с.: ил.
4.
1С:Документооборот КОРП. Описание. Ред. 2.1.
3

4.

Организация электронного документооборота
4

5.

Организация электронного документооборота
5

6.

Организация электронного документооборота
6

7.

Назначение и организация работы в СЭД
Система электронного документооборота СЗИУ
реализована на базе прикладного решения
«1С:Документооборот Государственного учреждения» и
предназначена для автоматизации делопроизводства и
документооборота СЗИУ.
В СЭД решаются задачи:
• учета документов;
• автоматизации взаимодействия сотрудников;
• контроля исполнительской дисциплины;
• анализа состояния дел.
7

8.

Разграничение прав доступа пользователей
Категории
пользователей
Предоставленные права
Рядовые сотрудники
1. Создание и редактирование
документов.
2. Управление маршрутами
прохождения документов.
3. Рассылка документов.
4. Создание заявок в тех. поддержку
УИСА (СЭД, КАС).
Руководители
подразделений
1. Все права рядовых сотрудников.
2. Постановка задач подчиненным.
3. Создание всех типов заявок в УИСА.
Делопроизводители
1. Все права рядовых сотрудников.
2. Регистрация документов.
8

9.

Разграничение прав доступа пользователей
Рабочая группа – это
список пользователей
(ролей), которые могут
просматривать документ
Документ виден
только
участникам
рабочей группы
9

10.

Разграничение прав доступа пользователей
Рабочие группы могут заполняться:
• вручную (пользователь при создании документа
самостоятельно добавляет участников рабочей
группы);
• автоматически при создании документа по
шаблону (все пользователи, указанные в
шаблоне попадают в состав рабочей группы);
• автоматически при продвижении процессов по
документу (все пользователи, которым
рассылается документ, попадают в состав
рабочей группы).
10

11.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 11
Типы документов
Входящие
Входящая
корреспонденция
Жалобы физ. лиц
Заявления физ.
лиц
Внутренние
Приказ по основной деятельности
Приказ по АХД
Приказ по движению контингента
обучающихся
Приказ о командировании
Распоряжение
Протокол директората
Докладная записка директору
Докладная записка общая
Заявки в УИСА
и другие виды документов
Исходящие
Исходящие
Исходящие в
РАНХиГС

12.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 12
Виды маршрутизации документов
Регламентированная
(«жесткая») маршрутизация
Свободная маршрутизация
документов
Маршруты прохождения документов
строго регламентированы, и
пользователи не вправе их менять.
Пользователь может по своему
усмотрению задать маршрут
прохождения конкретного документа.
Все документы вида
«Заявка УИСА»
Все документы, кроме вида
«Заявка УИСА»
При нажатии кнопки «Стартовать и закрыть»
документ будет двигаться по установленному
администратором «жесткому» маршруту.
Пользователь самостоятельно задает маршрут
прохождения документа, корректируя типовой
маршрут, или полностью задавая свой.

13.

Типовая схема работы с документами
13
1. Создание документа
2. Создание маршрута
движения документа
3. Ручной запуск
документа по маршруту
1. С использованием шаблона.
2. Вручную.
3. Автоматический запуск
документа по маршруту
3. Ручной запуск
документа в обработку
4. Прохождение
документа по маршруту
Для
документов
вида
«Заявка
УИСА»

14.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 14
Пример шаблона маршрута движения документа

15.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 15
Входящие документы (этапы обработки):
• прием и первичная обработка документов осуществляется
работниками ОДО УОРИиДО;
• документы, подлежащие регистрации, регистрируются в регистрационно-контрольной карточке (РКК) в СЭД работниками ОДО
УОРИиДО;
• документы, не требующие доклада руководству Института
направляются ОДО УОРИиДО для исполнения в структурные
подразделения.
• документы, адресованные руководству Института предварительно
рассматриваются в ОДО УОРИиДО и направляются руководству.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в ОДО
УОРИиДО, где в РКК вносится содержание резолюции и документ
передается на исполнение согласно резолюции посредством СЭД.
• исполнение документа.

16.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 16
Пример входящего документа (карточка документа)

17.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 17
Пример входящего документа (процессы и задачи)

18.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 18
Исходящие документы (этапы обработки):
составление проекта документа осуществляется работниками
Института в СЭД;
согласование должностными лицами в СЭД;
подписание документа директором, заместителем директора
или другими руководителями;
регистрация подписанных документов выполняется в СЭД
работниками ОДО УОРИиДО;
отправка документов.

19.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 19
Пример исходящего документа (карточка документа)

20.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 20
Пример исходящего документа (процессы и задачи)
Согласование
Регистрация

21.

Виды документов в СЭД и особенности их применения 21
Внутренние документы (этапы обработки):
• составление проекта документа осуществляется работниками
Института в СЭД;
• согласование должностными лицами;
• подписание документа директором, заместителем директора
или другими руководителями;
• регистрация документа;
• исполнение документа.

22.

Создание документов и запуск процессов
Окно с задачами
Отчеты по непринятым и
просроченным задачам
Список редактируемых файлов
Список «Мои документы»
22

23.

Создание документов и запуск процессов
Список «Мои документы»
■ все документы, по которым вам направлена задача.
После выполнения задачи документы перестанут
отображаться в списке;
■ все документы, по которым вы направили задачу
другому сотруднику. После выполнения задачи
документы также перестанут отображаться в списке;
■ входящие документы, созданные вами. Документы
исчезнут из списка после регистрации;
■ исходящие документы, созданные вами. Документы
исчезнут из списка после регистрации и отправки;
■ внутренние документы, созданные вами.
Документы исчезнут из списка после регистрации и
исполнения;
■ документы, за которые вы назначены
ответственным. Эти документы можно исключить из
списка только вручную.
23

24.

Создание документов и запуск процессов
Задание № 1
1. Создать внутренний документ вида «Докладная записка директору»
«О премировании сотрудника Х».
2. Создать на рабочем столе файл «ДЗ» и приложить к документу.
3. Отправить документ по следующему маршруту:
- на согласование одновременно Максимову Алексею Владимировичу и
Шерстнёвой Наталье Павловне;
- после успешного согласования – на согласование Бедрику Олегу
Ивановичу;
- затем на утверждение директору и регистрацию секретарюделопроизводителю;
- после регистрации на ознакомление «соседу по столу».
24

25.

1
Создание документов и запуск процессов
2
3
4
25

26.

Создание документов и запуск процессов
4
1
5
3
2
26

27.

Создание документов и запуск процессов
Это шаблон процесса прохождения документа, заданный по умолчанию.
Его нужно настроить под наши требования.
Можно добавлять или удалять действия, изменять состав действий, а
также порядок выполнения действий.
Для нашего задания порядок действий менять не будем, будем изменять
состав.
1
27

28.

Создание документов и запуск процессов
28
2
1
3
4

29.

Создание документов и запуск процессов
29
4
1
2
1
Так получилось после
подбора согласующих.
Надо скорректировать
по нашему заданию.
3

30.

Создание документов и запуск процессов
Завершение работы
Регистрацию оставляем
без изменения
В «Ознакомление»
добавляем соседа по столу
30

31.

Создание документов и запуск процессов
31

32.

Создание документов и запуск процессов
32

33.

Создание документов и запуск процессов
33

34.

Создание документов и запуск процессов
34

35.

Создание документов и запуск процессов
Задание № 2
1. Создать внутренний документ вида «Приказ по основной
деятельности» «О предоставлении скидки студенту У».
2. Создать на рабочем столе файл «Проект приказа» и приложить к
документу.
3. Отправить документ по следующему маршруту:
- на согласование одновременно Власовой Татьяне Александровне и
Шерстнёвой Наталье Павловне;
- после успешного согласования – на согласование Китину Евгению
Александровичу;
- после успешного согласования – на согласование Бедрику Олегу
Ивановичу;
- затем на утверждение директору и регистрацию секретарюделопроизводителю;
- после регистрации на ознакомление «соседу по столу».
35

36.

Создание документов и запуск процессов
Задание № 3
1. Создать заявку в УИСА вида «Заявки в техническую поддержку (СЭД)»
для удаления созданного ранее документа.
36

37.

1
Создание документов и запуск процессов
2
Создание заявки в УИСА
3
4
37

38.

Создание документов и запуск процессов
Создание заявки в УИСА
4
1
2
3
38

39.

Создание документов и запуск процессов
Задание № 4
1. Постановка задачи подчиненному (соседу по столу).
39

40.

Создание документов и запуск процессов
1
Постановка задачи подчиненному
2
3
40

41.

Создание документов и запуск процессов
Постановка задачи подчиненному
3
1
2
41

42.

Создание документов и запуск процессов
Задание № 5
1. Делегировать права на время отпуска.
42

43.

Создание документов и запуск процессов
Делегирование прав
2
5
1
3
4
43

44.

Анализ ситуаций, возникающих при практической работе
1. После создания документа не отправили его по маршруту движения.
Создать для документа комплексный маршрут и отправить его на прохождение;
Отправить документ вручную на определенную стадию обработки (процесс будет запущен
параллельно).
44

45.

Анализ ситуаций, возникающих при практической работе
После создания документа не отправили его по маршруту движения
1
2
4
3
Решение:
1. Отправить документ в обработку.
2. Выбрать шаблон прохождения.
3. Скорректировать маршрут прохождения.
4. Запустить процесс обработки документа.
45

46.

Анализ ситуаций, возникающих при практической работе
2. При создании маршрута документа (не указали, указали неправильно,
добавили лишнего согласующего и т.д.).
В зависимости от того, на какой стадии находится процесс Администратор может внести
коррективы по «Заявке в техническую поддержку (СЭД)».
Автор документа может отправить документ вручную на определенную стадию обработки
(процесс будет запущен параллельно).
46

47.

Анализ ситуаций, возникающих при практической работе
3. Неправильное повторное согласование
Если выбрать «Завершить
согласование», то движение
документа будет остановлено
Если выбрать «Повторить
согласование», то нужно
отправить документ на
повторное согласование
47

48.

Анализ ситуаций, возникающих при практической работе
3. Неправильное повторное согласование
Важно правильно выбрать с кем и как нужно
повторять согласование.
И обязательно заполнить комментарий
48

49.

Анализ ситуаций, возникающих при практической работе
4. В приложенный файл автором были внесены изменения, файл был сохранен,
редактор закрыт, но другие пользователи этих изменений не видят.
49

50.

Анализ ситуаций, возникающих при практической работе
4. В приложенный файл автором были внесены изменения, файл был сохранен,
редактор закрыт, но другие пользователи этих изменений не видят.
50

51.

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ
ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ
Управление информационных систем и
автоматизации
Ведущий программист
Зыков Александр Михайлович
Ведущий программист
Грибин Виктор Павлович
(вн.тел.1334)
Спасибо за внимание!