План популяризации сервисов и цифровой грамотности в РХТУ им. Д.И. Менделеева

1. План популяризации сервисов и цифровой грамотности в РХТУ им. Д.И. Менделеева

2. Часть 1. Знакомство с цифровой средой: путь сотрудника

До первого дня устройства
При взаимодействии с HR
сотрудник получает
приветственную брошюру с
кьюаркодом на
ознакомительный лендинг.

3. Из чего состоит лендинг?

Шапка с заголовком: «Что нужно знать перед устройством на работу в РХТУ им.
Д.И. Менделеева».
Приветственный видеоролик об университете и его внутренней цифровой
среде.
Блок «Что нужно сделать в первую очередь для комфортной работы после
трудоустройства»:
– оформить пропуск на территорию университета (разовый и постоянный с
инструкцией) через руководителя подразделения;
– получить АРМ (там же AD и номер компьютера) через руководителя;
– подключить Wi-Fi с авторизацией по номеру телефона;
– подключить КУЗ: как получить и какие возможности открывает;
– открыть корпоративную электронную почту: как появляется электронный
ящик и зачем он нужен (перечисление функционала).
Интерактивный блок «Цифровая грамотность» с тестом для формирования
индивидуальной траектории развития. В результате пользователь получает
предварительную оценку своих знаний и материалы, которые можно почитать
для восполнения пробелов / понимание, что эти пробелы восполнятся
постепенно с помощью информационных рассылок.

4. Из чего состоит лендинг?

Интерактивный блок «Цифровая грамотность» с тестом для
формирования индивидуальной траектории развития. В
результате пользователь получает предварительную оценку
своих знаний и материалы, которые можно почитать для
восполнения пробелов / понимание, что эти пробелы
восполнятся постепенно с помощью информационных
рассылок.
Блок «Контакты»: официальный сайт, приложение,
социальные сети, корпоративный справочник.

5. Первый рабочий день

Рассылка на корпоративную почту: день 1
Что такое support@muctr и как он может помочь в работе;
подключение к Wi-Fi;
база знаний: что это такое и как пользоваться;
обязательно для ППС: техническое обеспечение учебного
процесса;
знакомство с сервисами: КУЗ, СЦПС, СЗУП, корпоративный
портал.

6. Второй рабочий день

Рассылка на корпоративную почту: день 2
Техническая поддержка мероприятий: какие есть возможности;
сетевые папки: что это такое и как пользоваться;
Что такое cloud и как создать ссылку на документ для общего
доступа;
электронная подпись: что это такое, кому доступна и как
подключить;
для тех, кому актуально: базы 1С, как пользоваться;
знакомство с сервисами: онлайн-оплата услуг, учебный портал,
почтовый справочник «Адресная книга Outlook», сервис
ознакомления с документами.

7. Третий рабочий день

Рассылка на корпоративную почту: день 3
Подключение дополнительного почтового ящика – кто может
пользоваться, зачем нужно и как настроить;
СЭД: что это такое и как пользоваться;
личная подпись: инструкция по настройке;
для тех, кому актуально: базы 1С, как пользоваться;
знакомство с сервисами: онлайн-оплата услуг, учебный
портал, почтовый справочник, сервис интерактивной
навигации, мобильное приложение РХТУ

8. Четвёртый рабочий день

Рассылка на корпоративную почту: день 4
Получение необходимой техники и канцелярских
принадлежностей;
ДУД: чем занимается и в каких случаях обращаться;
ВКС: куда обращаться, чтобы настроить и провести;
знакомство с сервисами: учебный портал, ЭИОС,
корпоративная система ВКС, сервис обмена сообщениями,
антиплагиат.

9. Пятый рабочий день

Рассылка на корпоративную почту: день 5
Инструменты для работы: drawio;
контент-студии РХТУ: что это такое и кто может
воспользоваться (видеоинструкция);
знакомство с сервисами: сервис проведения опросов,
голосований, СОД, портал проектов нормативно-правовых
актов.
завершающий блок с поздравлениями о завершении первой
рабочей недели и важности проверки электронной почты.
Отправление ссылки на общий лендинг, где зафиксирована вся
информация.

10. Спустя две недели: напоминание о существовании

Рассылка на корпоративную почту
напоминание о базе знаний: почему важно туда обращаться и
что там находится;
напоминание о странице сервисов — что они у нас есть и
нужно пользоваться);
если ответ на вопрос не найден, можно обращаться в ДИТ.

11. Спустя месяц: ответы на часто задаваемые вопросы

Рассылка на корпоративную почту
посыл — поздравление с первым месяцем работы и пользой
— «Мы собрали самые популярные вопросы, которые
возникали у новых сотрудников и ответили на них в письме.
если ответ на вопрос не найден, можно обращаться в ДИТ.

12. Дополнительно о пароле

Рассылка на корпоративную почту
напоминание за день до оповещения на почте о том, что скоро
придёт оповещение о смене пароля. Объяснить, что с этим
делать, для чего это необходимо.

13. Общие тематики для ежемесячной рубрики

Рассылка на корпоративную почту
информационная безопасность: важность корпоративной почты и передаваемых
данных;
информационная грамотность: как создаётся скриншот и где сохраняется;
информационная грамотность: что такое файлы cookie и почему просят их передавать?
информационная гармотность: передача тяжёлых файлов — что делать, если документ
слишком тяжёлый;
информационная грамотность: что такое локальная сеть и чем она отличается от сети
интернет;
информационная грамотность: что такое домен и зачем он нужен;
информационная грамотность: что такое корпоративный портал;
информационная грамотность: КУЗ — что это такое, как зайти и какие возможности
даёт;
информационная грамотность: СЭД — что это такое и зачем нужно;
информационная грамотность: сетевые папки — инструкция по применению

14. Часть 2: общий лендинг для всех сотрудников

Что из себя представляет?
По сути это база знаний по всем вопросам, связанным с цифровой
средой университета. Рассмотрев уже имеющийся шаблон, я бы
предложила разделить лендинг по направлениям по потребностям:
внутренние сервисы;
внешние сервисы;
организация цифрового рабочего пространства, куда будет
входить: КУЗ, Wi-Fi, ИТ-оборудование, мебель и канцелярские
принадлежности, корпоративная почта, сетевые папки, базы 1С,
корпоративная почта, СЭД, АРМ, полезные инструменты для работы.
помощь специалистов: мероприятия, техническое обеспечение
учебного процесса, обращения в ДУД

15. Часть 2: общий лендинг для всех сотрудников

Отдельно я бы предложила собрать в одном месте все
инструкции, которые имеются — чтобы при необходимости
можно было бы зайти на сайт и найти нужную инструкцию. Но
по сути это база знаний — может имеет смысл изменить подачу
информации про базу знаний?
Блоки «Вопросы и ответы», «Контакты» и Mendeleev Support
оставить в таком же виде, это очень удобно!

16. Часть 2: общий лендинг для всех сотрудников

Дополнительно на этом же сайте я вставила бы раздел «Блог»,
где будут выходить статьи (которые и можно дублировать в
рубриках в рассылках), где в понятном формате будут
объясняться цифровые термины и как это связано с
университетом.
Как пример — файлы Cookie — это общепринятый термин, но
на сайте университета их просят принять. Такие статьи можно
писать с помощью ИИ, корректировать и добавлять
актуальность, связанную с цифровой средой РХТУ.

17. Часть 3: общий лендинг для всех студентов

Здесь лендинг меньше объёмом и с необходимой информацией для студентов:
внутренние сервисы;
внешние сервисы;
организация цифрового рабочего пространства, куда будет входить: Wi-Fi,
корпоративная почта.
помощь специалистов: обращения в ДУД;
справочник первокурсника;
приложение РХТУ;
вопросы и ответы;
контакты;
Mendeleev Support;
Блог

18. Часть 4: предложения по продвижению цифровой среды и её возможностей

1. ЦА: студенты, сотрудники молодого и среднего возраста.
Взаимодействие с пресс-службой: ввести ежемесячную (или же раз в
две недели) рубрику с карточками, в которых мы отвечаем на
популярные вопросы в понятном формате: от работы в ЕИОС и
пользы корпоративной почты до раскрытия темы пароля — почему
он один на все сервисы и почему его важно менять.
2. ЦА: сотрудники среднего возраста.
Статьи в газете «Менделеевец» о цифровых сервисах университета.

19. Часть 4: предложения по продвижению цифровой среды и её возможностей

3. ЦА: студенты, сотрудники молодого и среднего возраста.
Задействование цифровых панелей: популяризация приложения РХТУ,
цифровых сервисов.
Бонус: создание ролика о цифровом среде с посылом
возможности, которые даёт университет.
Референс: https://vk.com/video-94_456239754
на
4. ЦА: все сотрудники университета
С помощью руководителей подразделений запустить информирование
о тестировании по цифровой грамотности и знании сервисов ДИТ. Так
люди узнают, что ничего не знают, и часть из них проявит интерес к
тому, что интересно.

20. Часть 4: предложения по продвижению цифровой среды и её возможностей

5. ЦА: руководящий состав.
Создать буклет-помощник для руководителей, в котором донести информацию о
сервисах для него и том, в каких случаях к нему могут обращаться сотрудники и как
он может им помочь (например, с пропусками). Как вариант, ещё возможно туда
разместить советы по организации внутренней цифровой среды в отделе для
оптимизации процессов.
6. ЦА: все сотрудники, которые работают на корпоративных компьютерах
Сделать инструкцию по пользованию компьютером со всеми глупыми и не очень
вопросами и наклеить кьюаркоды на компьютеры с подписью: «Все важные советы
по использованию компьютера».
Так можно привлечь внимание к цифровизации физически в пределах привычной
рабочей обстановки.