Нормативно-методическая основа делопроизводства в Российской Федерации

1. Нормативно-методическая основа делопроизводства в Российской Федерации

1. Нормативно-методическая
база
распорядительного делопроизводства
организационно-

2. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводства

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность
требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и
работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами,
инструкциями и методическими пособиями.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
1. правила оформления документов;
2. правила работы с документами;
3. обеспечение сохранности документов;
4. порядок передачи документов на архивное хранение;
5. работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
6. внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
7. работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
8. юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

3. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводства

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводства
Документ обладает юридической силой, если он оформлен в
соответствии с общепринятыми нормами создания и
оформления.
Нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает
данные правила и включает в себя следующие виды документов:
1. законодательные и правовые акты Российской Федерации;
2. государственные и отраслевые стандарты;
3. нормативные документы;
4. государственные и отраслевые классификаторы;
5. Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ);
6. инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

4. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводства

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводства
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации
относятся:
1. законы РФ;
2. указы и распоряжения Президента РФ;
3. постановления и распоряжения Правительства РФ;
4. правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств,
служб, агентств и других);
5. правовые акты органов правительственной и исполнительной власти
субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие
вопросы делопроизводства;
6. правовые акты нормативного и инструктивного характера.
Примеры таких документов:
• Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в

5. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводства

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводства
Примеры таких документов:
• Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации».
• Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
• Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой
подписи».

6. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводства

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводства
Оформление документов регламентируется стандартами для
придания им юридической силы, а также для удобства
работы с ними.
Стандарт описывает типовой образец, которому должны
соответствовать документы, системы и технологии. Область
действия стандартов и их содержание определяются
государственными органами управления.
В соответствии с законом «О стандартизации» государственные
стандарты принимает Госстандарт.

7. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводства

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводства
Основные стандарты в области делопроизводства:
1.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования.
2.
Национальный
стандарт
РФ
ГОСТ
Р
7.0.97-2016
"Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов".
3.
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита
информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
4.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
5.
ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

8. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводства

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводства
Нормативные
организации
документы
по
регламентированию
труда
в
сфере
делопроизводства
служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение
конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ.
В настоящее время действует несколько нормативных документов:
1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению
управления (разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 г. и
рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах
власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях)
Нормативная часть этого документа содержит:
a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку,
регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного
аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

9. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения
управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (разработаны ВНИИДАД в
1992 г. и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно
произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и
рассчитать их численность)
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и
документационному обеспечению органов управления (разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в
1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой
документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов)
Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на
два блока:
нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку
должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых
текстов документов и т. д.);
нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии
работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т.
д.).

10. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Классификаторы
Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами.
Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований
документов и их кодов в систематизированном виде.
Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и
таможенном деле.
Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую
систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной
информации (ЕСКК ТЭИ).
В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.
По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и
классификаторы предприятий.
К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:
1.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
2.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
3.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов (ОКПДТР).

11. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
(принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к
документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами)
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества
документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий
сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:
1. Документирование управленческой деятельности :
a) состав управленческих документов;
b)
порядок
проведения
унификации
и
стандартизации
управленческих
документов;
c)
оформление
реквизитов
управленческих
документов,
в
том
числе
и
машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.
2. Организация работы с документами (управление документацией) :
a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Организация службы документационного обеспечения управления.
Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и
повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных
технических средств и технологий обработки информации.
Положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по
различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

12. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

13. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Изменения в Законодательстве РФ 2014-2016 гг. в части, затрагивающей организационнораспорядительное делопроизводство:
1. С 1 сентября 2014 г. вступили в силу поправки в ГК РФ, внесенные Законом № 99ФЗ.
Закон исключил разделение акционерных обществ на закрытые и открытые. Начиная с указанной
даты акционерные общества подразделяются на публичные и непубличные (ст. 663 ГК РФ).
Согласно п. 7 ст. 3 Закона № 99-ФЗ учредительные документы, а также наименования
юридических лиц, созданных до дня вступления в силу данного Закона, подлежат приведению в
соответствие с нормами главы 4 ГК РФ при первом изменении учредительных документов таких
юридических лиц.
В соответствии с п. 5 ст. 54 ГК РФ наименование, фирменное наименование и местонахождение
юридического лица указываются в его учредительном документе и в Едином государственном
реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Согласно п. 2 ст. 96 ГК РФ фирменное наименование акционерного общества должно содержать
его наименование и указание на то, что общество является акционерным.
Как указала ФНС России в письме от 4 сентября 2014 г. № СА414/17740, фирменное
наименование непубличного акционерного общества на русском языке должно содержать полное
наименование общества и слова «акционерное общество», сокращенное фирменное
наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное
наименование общества и слова «акционерное общество» или «АО».

14. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
2. 7 апреля 2015 года, вступил в силу закон, позволяющий организациям отказаться от использования
печати (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные
акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»):
Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Прежде предусматривалось, что общество
должно иметь печать.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. Теперь в уставе должно быть прописано,
что у организации есть печать. Прежде подобные требования к уставам не предъявлялись, поскольку
печать должна была быть в любом случае.
Печать – это средствам индивидуализации. Печать становится лишь средством индивидуализации
организации (таким же, как эмблема или товарный знак). И она теперь может быть любой (не обязательно
круглой).
Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать.
На уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.

15. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Когда печать можно проставлять «при ее наличии»:
Наименование закона
Трудовой кодекс РФ (ст. 230).
Арбитражный процессуальный кодекс РФ
(ч. 5 ст. 61).
Гражданский процессуальный кодекс
(ч. 3 ст. 53 ГПК РФ).
Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ).
Проставление печати
Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт
о несчастном случае на производстве.
Доверенность от имени организации должна быть
подписана ее руководителем или иным уполномоченным
лицом и скреплена печатью организации (при ее
наличии).
Доверенность от имени организации выдается
за подписью ее руководителя или иного
уполномоченного лица, скрепленной печатью этой
организации (при ее наличии).
Для оформления двойного складского свидетельства
нужно применять печать (при ее наличии).

16. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Когда печать можно проставлять «при ее наличии»:
Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован
при осуществлении государственного контроля (надзора) и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального
предпринимателя (при ее наличии).
и муниципального контроля»
(ч. 10 ст. 16).
Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу,
Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ
должна быть подписана руководителем или иным
«Об исполнительном производстве»
уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации
(ч. 2 ст. 54).
(при ее наличии).
Федеральный закон от 21.07.97 № 122-ФЗ
При представлении в регистрирующий орган копий
«О государственной регистрации прав на недвижимое
учредительных документов, они должны заверяться печатью
имущество и сделок с ним»
юридического лица (при ее наличии).
(п. 4 ст. 16).
Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ
Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется
«О государственном регулировании производства
при наличии у организации-покупателя заверенных подписью
и оборота этилового спирта, алкогольной
руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения
и спиртосодержащей продукции и об ограничении
об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового
потребления (распития) алкогольной продукции»
органа по месту постановки на учет покупателя спирта.
(подп. 5 п. 1 ст. 10.2).
Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке
(залоге недвижимости)»
(абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25).
Печатью (при ее наличии) должны заверяться:
выписки по счету депо;
закладные об исполнении обеспеченного ипотекой
обязательства.

17. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Когда печать можно проставлять «при ее наличии»:
Федеральный закон от 22.04.96
Печатью (при ее наличии) должны заверяться:
№ 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»
решения об эмиссии ценных бумаг;
(п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10
сертификаты эмиссионной ценной бумаги;
ст. 27.5-3).
решения о выпуске российских депозитарных расписок.
Федеральный закон от 21.12.01
№ 178-ФЗ «О приватизации
государственного
и муниципального имущества»
(абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16).
Печатью (при ее наличии) должны заверяться:
документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального
образования в уставном капитале юридического лица;
документы, представляемые претендентами на покупку имущества.
Федеральный закон от 27.11.10
№ 311-ФЗ «О таможенном
регулировании в РФ» (ч. 6 ст. 39,
п. 6 ч. 3 ст. 90, п. 2 ч. 5 ст. 177,
п. 1 ст. 184)
Печать (при ее наличии) должна проставляться:
на доверенности от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа);
на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской
отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических
операторов;
на «бумажной» отчетности о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых
и (или) используемых товарах и о совершенных таможенных операциях;
на выписках из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных
органов.
Федеральный закон от 05.04.13
№ 44-ФЗ «О контрактной системе
в сфере закупок товаров, работ,
услуг для обеспечения
государственных и муниципальных
нужд» (ст. ст. 51, 61, 88).
Печать (при ее наличии) должна проставляться:
на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом
аукционе;
на доверенностях, в целях получения аккредитации участников электронного аукциона;
на заявке на участие в закрытом аукционе.

18. 1. Нормативно-методическая база организационно-распорядительного делопроизводств

1. Нормативно-методическая база организационнораспорядительного делопроизводств
Формы, в которых использование печатей продолжает действовать:
1. Документы, которые составляются только по строго установленным формам (например, приходные
и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).
2. Печать в трудовой книжке
Печать требуется работодателям для ведения трудовых книжек. Печать требуется проставлять на титульном
листе, при изменении записей или при увольнении работников (пункты 2.2, 2.3 и 35 инструкции, утв.
постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).
3. Представление документов в ИФНС
Как правило, копии представляемых в ИФНС документов требуется заверять печатью (статьи 93, 93.1 НК РФ).
4. Налоговая и прочая отчетность организации
Организации, которые сдают отчетность в бумажном виде должны проставлять печать, поскольку формы
отчетных документов предусматривают её наличие, например:
• декларация по УСН;
• декларация по ЕНВД;
• форма 4-ФСС;
• форма РСВ-1 ПФР.
Отсутствие на декларации печати является одним из оснований для отказа в ее приеме (письмо Минфина
России от 01.02.13 № 03-02-07/1/2031).
5. Без печати не принимают, например, расчеты по форме РСВ-1 (форма РСВ-1 утверждена Постановлением
Правления ПФР от 04.06.2015 года № 194п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного
фонда Российской Федерации от 16 января 2014 года № 2п».).