Совершенствование процессов взаимодействия рабочих групп и комитетов АТССБ (1)

1.

Программа
профессиональной
переподготовки «Бизнесаналитика»
Москва, 2025
Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского
совета сотрудничества по безопасности
Выполнил слушатель программы профессиональной
переподготовки «Бизнес-аналитика», группа ПП-БА04.25
Пыльцина Елена Сергеевна

2.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Проблематика, актуальность,
предпосылки проекта
2
Описание предметной области
Азиатско-Тихоокеанский совет сотрудничества по безопасности
(АТССБ) - механизм многостороннего диалога «второй
дорожки», превентивной дипломатии, направленной на
активное формирование мирной, стабильной и безопасной
среды, необходимой для динамичного развития стран
Азиатско-тихоокеанской зоны.
Деятельность
АТССБ
направлена
на
укрепление
регионального сотрудничества по средствам выработки
конкретных предложений по взаимодействию в области
безопасности.
Доклады и рекомендации АТССБ используются на встречах
Регионального форума безопасности (АРФ).
АТССБ способствует выработки консенсусных решений АРФ.
Азиатско-Тихоокеанский
совет сотрудничества по
безопасности является
крупнейшим региональным
институтом «второй
дорожки», активно
участвует в выработке
повестки

3.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Проблематика, актуальность,
предпосылки проекта
3
Актуальность работы
Актуальность
проекта
обусловлена
стремительным
усложнением повестки международной и региональной
безопасности. Возросшая геополитическая напряженность и
стремительно меняющийся контекст требуют оперативного
реагирования и быстрых скоординированных экспертных
ответов.
Однако
существующие
механизмы
создают
критические задержки, что приводит к потере актуальности
аналитических продуктов и снижению влияния и роли
организации, когда скорость выработки консенсусных позиций
становится не менее важной, чем их качество.
Назрела необходимость
повышения эффективности
АТССБ в условиях
растущих вызовов
региональной безопасности
и геополитической
напряженности

4.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Цели и задачи проекта
Цели и задачи проекта
Цель проекта:
Разработать практические рекомендации по оптимизации процессов взаимоде
Задачи проекта:
Собрать информацию, провести диагностику, выделить приоритетные процессы
Описать и проанализировать процессы (As-Is)
Определить критерии оптимизации и требования процессов
Разработать предложение по оптимизации (To-Be)
Определить требования к ИТ, к системе
Оценить эффект решения
Разработать план внедрения изменения
4

5.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Цели и задачи проекта
Стейкхолдеры и участники проекта
Секретариат АТССБ
Национальные комитеты
Рабочие группы и эксперты
Внешние бенефициары: АРФ, МИДы, официальные лица стран-участниц
5

6.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Содержание проекта
5
Календарный график совершенствования процессов
Цель проекта:
Проверка
Описать и проанализировать процессы (As-Is),
определить «узкие» места выработки документов
(1 неделя)
Разработать практические рекомендации по оптимизации процессов взаимоде
Задачи проекта:
Собрать информацию, провести диагностику, выделить приоритетные процессы
Описать
и проанализировать
Внедрение
изменений,
устранение процессы (As-Is)
проблем
(3 недели)Определить критерии оптимизации и требования процессов
Измерить метрики процесса и их стартовые
значения
(1 неделя)
Разработать предложение по оптимизации (To-Be)
Определить требования к ИТ, к системе
Оценить эффект решения
Разработать план внедрения изменения
Проанализировать что и как надо изменить,
определить критерии оптимизации и требования
процессов, разработать предложение по
оптимизации (To-Be), определить требования к ИТ, к
системе, оценить эффект решения, разработать
план внедрения изменения (1 месяц)

7.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Содержание проекта
6
Исходные данные
Цель проекта:
S
I
Входы
Р
Процес
с
Пост
Разработать практические рекомендации по оптимизации процессов взаимоде
авщи
ки
Обсуждение,
Задание на
Задачи проекта:
Секретариа
Подготовка draft
Analytical report
т
О
Выход
ы
С
Потреб
ители
Interim version
МИД
ы
Собрать информацию, провести диагностику, выделить приоритетные
Внесение процессы
Видение
Описать и проанализировать
процессы (As-Is)
корректировок
Национальны
Analytical report
й
Определить критерии оптимизации и требования процессов
Консолидация
комитет
корректировок
Разработать предложение по оптимизации (To-Be)
Interim version
2
Определить требования к ИТ, к системе
Оценить эффект решения
Разработать план внедрения изменения
Утверждение
Final version
АРФ

8.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Содержание проекта
5
Процесс AS-IS
Согласовать
Укладывается ли во
внешнеполитическу
ю стратегию
Согласовать страны?
Цель проекта:
Не
т
Д
а
М
Внести
необходимость
Внести
Подготовить
И
замечания
Разработать практическиеДрекомендации по оптимизации процессов
взаимодекорректир.
нового
корректир.
Д
МИДа
а
исследования
ы
Не
Задачи проекта:
Доработать
т
П
о
д
г
о
т
о
в
На
цио
нал
ьн.
ком
ите
Р
ты
у
к
.
К
о
Р
м
а
и
б
т.
е
г
тр
Отправить
draft с
корректир.
Не
т
Назначить
Обсудить
экспертов в
угрозу,
рабочие
обосновать
Собрать информацию, провести
диагностику, выделить
приоритетные процессы
группы
позиции
Утвердить
Описать и проанализировать процессы (As-Is)
Определить критерии оптимизации и требованияРазработать
процессов
рекомендаци
Разработать предложение по оптимизации (To-Be)
и
+
Определить требования к ИТ, к системе
Обосновать
Подготовить
необходимость
Оценить эффект решения встречу
нового
руководящего
исследования
комитета
Разработать план внедрения
изменения
Подготовить
draft
документа
Д
а
Согласовать
Сделать
рассылку draft,
согласовать
Консолидировать правки
Сделать
рассылку,
согласовать

9.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Цели и задачи проекта
5
«Узкие» места взаимодействия комитетов и рабочих групп
Коммуникация по электронной почте: За исключением встречи руководящего комитета и рабочей группы
коммуникация ведется по электронной почты
Множественные правки со стороны 21 национального комитета: Национальный комитет какой из стран-участниц
вносит правки в проект документа в соответствии со формулировками позиции страны
Трудности консолидации в единый документ: формулировки и правки различных комитетов могут противоречить.
Двухступенчатый процесс согласования: Секретариат согласовывает с 21 национальным комитетом, последние в
свою очередь с МИДом своей страны.
Множественное согласование: Отказ в согласовании одного из 21 комитета требует повторного внесения корректировок
в соответствии с формулировками позиций страны, снова консолидации правок в Секретариате и повторного
согласования со всеми национальными комитетами.
Непрозрачность стадии процесса: нередко дополнительные согласования выпадают на национальные праздники,
когда национальные комитеты могут производить правки и согласования в ограниченном режиме, что также удлиняет
срок подготовки документа.

10.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Цели и задачи проекта
Критерии оптимизации и требования процессов
1. Эффективность
Скорость выполнения процессов: сокращение среднего времени согласования документов.
Снижение количества итераций: уменьшение числа доработок и повторных направлений документов.
Повышение числа проработанных угроз безопасности: увеличение процента процессов, выполненных в установленные сроки.
2. Качество взаимодействия
Снижение несоответствий: минимизация случаев, когда правки одного комитета противоречат правкам другого.
Полнота и доступность информации: отсутствие ситуации, когда необходимость вносить повторные правки или согласовывать документ приходится на национальные праздники.
3. Прозрачность
Отслеживаемость процессов: возможность в любой момент определить статус любого документа или запроса.
4. Гибкость и адаптивность
Скорость внедрения изменений
Масштабируемость: способность системы взаимодействия выдерживать рост количества проектов
5. Экономическая эффективность
Снижение непроизводительных затрат: оценка сокращения трудозатрат.
Оптимизация использования ресурсов: снижение простоев комитетов из-за ожидания информации или решений.
5

11.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Содержание проекта
5
Процесс TO-BE
Укладывается ли во
внешнеполитическу
ю стратегию
Согласовать страны?
Согласовать
Цель проекта:
Не
т
Д
а
М
Внести
Внести
Утвердить
необходимость
И
правки:
у
замечания
Разработать
практические
рекомендации
по
оптимизации
процессов
взаимоде
Д
нового
Д
каждого НК
МИДа
а
исследования
ы
Не
индивид.цвет
Задачи проекта:
Доработать
т
П
о
д
г
о
т
о
в
На
цио
нал
ьн.
ком
ите
Р
ты
у
к
.
К
о
Р
м
а
и
б
т.
е
г
тр
Назначить
Обсудить
экспертов в
угрозу,
рабочие
обосновать
Собрать информацию, провести
диагностику, выделить
приоритетные процессы
группы
позиции
Описать и проанализировать процессы (As-Is)
Определить критерии оптимизации и требованияРазработать
процессов
рекомендаци
Разработать предложение по оптимизации (To-Be)
и
+
Определить требования к ИТ, к системе
Обосновать
Подготовить
необходимость
Оценить эффект решения встречу
нового
руководящего
исследования
комитета
Разработать план внедрения
изменения
Консолидировать правки
Утвердить

12.

Совершенствование процессов
взаимодействия рабочих групп и
комитетов Азиатско-Тихоокеанского совета
сотрудничества по безопасности
Требования к ИТ
Functionality
Управление документами, маршрутизация согласований, уведомления, отчетность, управление доступом и безопасностью
Usability
Интуитивно понятный интерфейс, единая точка входа, быстрый поиск, шаблоны документов
Reliability
Доступность 99,5% рабочего времени, восстановляемость, резервное копирование, целостность данных
Безопасность: шифрование данных, ролевая модель доступа, соответствие ISO 27001
Performance
Время загрузки страницы до 2 сек, поддержка 200 одновременных пользователей
Supportability
Модульная архитектура, легирование действий
+
Ограничения: юридические (полное соответствие законодательству в сфере государственных информационных систем) и технологические.
Цели и задачи проекта
5

13.

Название презентации может
быть набрано в две или три
строки (10pt)
Название раздела может быть
набрано в две или три строки
(10pt)
Экономическая эффективность от реализации проекта

14.

Название презентации может
быть набрано в две или три
строки (10pt)
Выводы и результаты проекта
Название раздела может быть
набрано в две или три строки
(10pt)