Реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016

1.

Основы делопроизводства
тема: «Общие требования к созданию документов.
Оформление реквизитов документов»

2. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,

3. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных

N 149-ФЗ
N
125-ФЗ
статье 26

4. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому

5. Область применения ГОСТ Р 7.0.97-2016

Настоящий стандарт распространяется на
организационно-распорядительные документы: уставы,
положения, правила, инструкции, регламенты,
постановления, распоряжения, приказы, решения,
протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.
(далее - документы), в том числе включенные в ОК 01193 "Общероссийский классификатор управленческой
документации" (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов
документов, правила их оформления, в том числе с
применением информационных технологий; виды
бланков, состав реквизитов бланков, схемы
расположения реквизитов на документе; образцы
бланков; правила создания документов.
Положения настоящего стандарта распространяются на
документы на бумажном и электронном носителях.

6. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами,
идентифицирующими автора официального документа.
Документ - официальный документ, созданный государственным органом,
органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом,
оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот
федерального органа исполнительной власти.
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической
силы.
Оформление документа - проставление на документе необходимых
реквизитов.
Подписание (документа) - выражение ответственности за содержание
документа посредством заверения его собственноручной подписью
должностного или физического лица.

7. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016

Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного
или физического лица.
Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)
- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу
при его регистрации.
Реквизит документа - элемент документа, необходимый для его
оформления и организации работы с ним.
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой
информации) или иным образом связана с такой информацией и которая
используется для определения лица, подписывающего информацию.
Электронный документ - документированная информация, представленная
в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком
с использованием электронных вычислительных машин, а также для
передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в
информационных системах.

8. Общие требования к созданию документов

1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с
соблюдением установленных правил оформления документов.
2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При
двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и
правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы
нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не
менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется
только первый лист.
3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по
выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.
Размер шрифта - N 12 - 14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10,
11).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта
для всех организационно-распорядительных документов.
4. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной
ориентации страницы.

9. Общие требования к созданию документов

5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по
ширине текста.
6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные
части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более
7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не
более 12 см.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или
центрируются относительно самой длинной строки.
7. Реквизиты "подпись" и/или "гриф согласования" должны помещаться на одной странице
с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный
лист. Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х
грифов согласования.
8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей
документа) и печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через
два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.

10. Общие требования к созданию документов

9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение
отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.
При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта "курсив"
и подчеркивание текста.
10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут
оформляться с титульным листом (Приложение N 1).
На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей
нумерации страниц.
11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с
использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, систем
электронного документооборота (далее - СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и
редактирование документов - с соблюдением положений Стандарта.
В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в
результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых
изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.
Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

11.

12.

Форматы бумаги (мм.)
Ряд А
Ряд В
Ряд С
А0
841*1189
В0
1000*1414
С0
917*1287
А1
594*841
В1
707*1000
С1
648*917
А2
420*594
В2
500*707
С2
452*648
А3
297*420
В3
353*500
С3
323*458
А4
210*297
В4
250*353
С4
229*324
А5
148*210
В5
176*250
С5
162*229
А6
105*148
В6
125*176
С6
114*162
А7
74*105
В7
88*125
С7
81*114
А8
52*74
В8
62*88
С8
57*81
А9
37*52
В9
44*62
А 10
26*37
В 10
31*44
А 11
18*26
В 11
22*31
А 12
13*18
В 12
15*22
А 13
9*13

13.

Формат (от лат. formo - придаю форму) — размер страницы книги,
листа, карточки и т.п. Максимальный размер изделия, которое может
быть получено или обработано на той или иной машине
Работа по упорядочению и унификации форматов бумаги была проведена в
1920-х гг.
Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно
равна квадратному метру
Каждый последующий формат получается из предыдущего делением
большей стороны пополам
Помимо форматов серии А, используются форматы серий В и С
Форматы серии В используются в полиграфии, для выпуска книг,
конвертов и паспортов
Серия C используется только для конвертов
B 4> С 4 > A 4
Практический смысл этого в том, что лист A4 можно вложить в конверт C4, а конверт C4
можно вложить в плотный конверт B4.

14. Реквизиты документа

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и
правила их оформления.
Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь
реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением
реквизита "Государственный герб Российской Федерации«.
Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного
документа определяется его видом и разновидностью.
Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:
* 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации,
герб субъекта Российской Федерации, герб
(геральдический знак) муниципального образования);
* 02 - эмблема;
* 03 - товарный знак (знак обслуживания);
* 04 - код формы документа;
* 05 - наименование организации - автора документа;
* 06 - наименование структурного подразделения - автора
документа;
* 07 - наименование должности лица - автора документа;
* 08 - справочные данные об организации;
* 09 - наименование вида документа;
* 10 - дата документа;
* 11 - регистрационный номер документа;
* 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа;
* 13 - место составления (издания) документа;
* 14 - гриф ограничения доступа к документу;
* 15 - адресат;
* 16 - гриф утверждения документа;
* 17 - заголовок к тексту;
* 18 - текст документа;
* 19 - отметка о приложении;
* 20 - гриф согласования документа;
* 21 - виза;
* 22 - подпись;
* 23 - отметка об электронной подписи;
* 24 - печать;
* 25 - отметка об исполнителе;
* 26 - отметка о заверении копии;
* 27 - отметка о поступлении документа;
* 28 - резолюция;
* 29 - отметка о контроле;
* 30 - отметка о направлении документа в дело.

15. Требования к бланкам

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5
(148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x
210 мм), A6 (105 x 148).
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон
электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
* 20 мм - левое;
* 10 мм - правое;
* 20 мм - верхнее;
* 20 мм - нижнее.
1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК
должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь
одинаковые размеры полей.
Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа
устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по
делопроизводству).
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки
документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>)
и/или электронные шаблоны бланков.

16. Требования к бланкам

2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются
на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных
изменений.
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные
размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных
размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами
организации.
Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным
нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом,
левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы
на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

17.

Требования к бланкам
ГОСТом предусмотрено два способа расположения реквизитов на бланке
1. Угловое расположение
Все реквизиты бланка
располагаются
в левом верхнем углу

18.

Расположение реквизитов и
границы зон на формате A4
углового бланка

19.

Требования к бланкам
ГОСТом предусмотрено два способа расположения реквизитов на бланке
2. Продольное расположение
Все реквизиты бланка
располагаются в
верхней части
страницы по центру

20.

Расположение реквизитов и
границы зон на формате A4
продольного бланка

21. Виды бланков организационно-распорядительных документов для организаций

Стандартом установлены следующие виды бланков:
1. общий бланк;
2. бланк письма;
3. бланк конкретного вида документа.
*Локальными нормативными актами организации
могут устанавливаться: бланк письма структурного
подразделения, бланк письма должностного лица и
др. бланки).

22. Реквизиты общего бланка

Общий бланк используется для изготовления любых видов
документов, кроме делового (служебного) письма
Реквизиты общего бланка:
* 01 - Герб РФ, субъекта РФ или
муниципального образования
* 02 - Эмблема или 03 - Товарный знак
организации
* 05 - Наименование организации
* 13 - Место составления или издания
документа
ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
* 10 - Дата документа
* 11 - Регистрационный номер
документа

23. Реквизиты бланка письма

Реквизиты бланка письма:
* 01- Герб РФ, субъекта РФ или
муниципального образования
* 02 – Эмблема или 03 – Товарный
знак организации
* 05 - Наименование организации
* 08 - Справочные данные об
организации
ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
* 10 – Дата документа
* 11 - Регистрационный номер
документа
* 12 - Ссылка на регистрационной
номер и дату поступившего
документа
* 15 – Адресат
* 17 – Заголовок к тексту

24. Реквизиты бланка письма структурного подразделения

Реквизиты бланка письма:
* 01- Герб РФ, субъекта РФ или
муниципального образования
* 02 – Эмблема или 03 – Товарный знак
организации
* 05 - Наименование организации
* 06 - Наименование структурного
подразделения
* 08 - Справочные данные об
организации
ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
* 10 – Дата документа
* 11 - Регистрационный номер
документа
* 12 - Ссылка на регистрационной
номер и дату поступившего документа
* 15 – Адресат
* 17 – Заголовок к тексту

25. Реквизиты бланка письма должностного лица

Реквизиты бланка письма:
* 01- Герб РФ, субъекта РФ или
муниципального образования
* 02 – Эмблема или 03 – Товарный знак
организации
* 05 - Наименование организации
* 07 - наименование должности лица
* 08 - Справочные данные об
организации
ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
* 10 – Дата документа
* 11 - Регистрационный номер
документа
* 12 - Ссылка на регистрационной
номер и дату поступившего документа
* 15 – Адресат
* 17 – Заголовок к тексту

26.

Реквизиты бланка конкретного вида
документа (кроме письма)
01 - Герб РФ, субъекта РФ
или муниципального
образования
02 – Эмблема или 03 –
Товарный знак организации
05 - Наименование
организации
09 – Наименование вида
документа (кроме письма)
13 - Место составления или
издания документа
ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
10 – Дата документа
11 - Регистрационный номер
документа
16 – Гриф утверждения
документа
17 – Заголовок к тексту

27.

Реквизиты бланка конкретного вида
документа структурного подразделения
01 - Герб РФ, субъекта РФ или
муниципального образования
02 – Эмблема или 03 –
Товарный знак организации
05 - Наименование
организации
06 - Наименование
структурного подразделения
09 – Наименование вида
документа (кроме письма)
13 - Место составления или
издания документа
ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
10 – Дата документа
11 - Регистрационный номер
документа
16 – Гриф утверждения
документа
17 – Заголовок к тексту

28.

Реквизиты бланка конкретного вида
документа должностного лица
01 - Герб РФ, субъекта РФ или
муниципального образования
02 – Эмблема или 03 –
Товарный знак организации
05 - Наименование
организации
07 - Наименование
должности лица
09 – Наименование вида
документа (кроме письма)
13 - Место составления или
издания документа
ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
10 – Дата документа
11 - Регистрационный номер
документа
16 – Гриф утверждения
документа
17 – Заголовок к тексту

29. Требования к бланкам

В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих
наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык
(государственные языки) республик, используются бланки документов на русском
языке и государственном языке (государственных языках) республик:
* угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке слева, на языке (языках) республики - справа);
* продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке
(языках) республики - ниже).
Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух
языках - русском и иностранном языке.
При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите "справочные
данные об организации" оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг
почтовой связи Российской Федерации, реквизит "адресат" оформляется в соответствии
с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

30.

Бланк документа на русском языке
и государственном языке республики
Может применяться в субъектах
РФ, в которых наряду с русским
принят второй государственный
язык

31.

Бланк документа на двух языках
Может применяться
для переписки с
иностранными
корреспондентами
(в зависимости от
адресата
выбирается
иностранный язык,
общепринятым
языком при
переписки является
английский язык)

32. Оформление реквизитов документа

* 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации,
герб субъекта Российской Федерации, герб
(геральдический знак) муниципального образования);
* 02 - эмблема;
* 03 - товарный знак (знак обслуживания);
* 04 - код формы документа;
* 05 - наименование организации - автора документа;
* 06 - наименование структурного подразделения - автора
документа;
* 07 - наименование должности лица - автора документа;
* 08 - справочные данные об организации;
* 09 - наименование вида документа;
* 10 - дата документа;
* 11 - регистрационный номер документа;
* 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа;
* 13 - место составления (издания) документа;
* 14 - гриф ограничения доступа к документу;
* 15 - адресат;
* 16 - гриф утверждения документа;
* 17 - заголовок к тексту;
* 18 - текст документа;
* 19 - отметка о приложении;
* 20 - гриф согласования документа;
* 21 - виза;
* 22 - подпись;
* 23 - отметка об электронной подписи;
* 24 - печать;
* 25 - отметка об исполнителе;
* 26 - отметка о заверении копии;
* 27 - отметка о поступлении документа;
* 28 - резолюция;
* 29 - отметка о контроле;
* 30 - отметка о направлении документа в дело.

33.

Реквизит 01. Герб (Государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак)
муниципального образования
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным
конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном
гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными
правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными
правовыми актами представительных органов муниципальных образований.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации,
герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака)
муниципального образования) помещается посередине верхнего поля
бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации
определяется видом документа и статусом издающего его органа в
соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря
2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"

34.

Государственный герб Российской Федерации
Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов
в соответствии с Федеральным конституционным законом “О Государственном
гербе Российской Федерации” (от 25.12.2000 №2-ФКЗ с изм. от 30.12.2021)
Предусмотрено 3 варианта изображение Герба РФ на бланках документов
1. Многоцветный вариант
2. Одноцветный вариант 3. Одноцветный вариант
на геральдическом щите без геральдического щита

35.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте
помещается на бланках:
• федеральных конституционных законов и федеральных законов;
• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации;
• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации;
• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
• решений Конституционного Суда Российской Федерации;
• решений Верховного Суда Российской Федерации;
• Президента Российской Федерации;
• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• Правительства Российской Федерации;
• Конституционного Суда Российской Федерации;
• Верховного Суда Российской Федерации.

36.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте
помещается на бланках:
Администрации Президента Российской Федерации;
полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных
округах;
федеральных органов исполнительной власти;
Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
Следственного комитета Российской Федерации;
Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Счетной палаты Российской Федерации;
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без
геральдического щита помещается на бланках:
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
федеральных судов;
органов прокуратуры Российской Федерации;
следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;
органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской
Федерации;
дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных
представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

37.

Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации
Согласно закону Сахалинской области «О Государственном гербе
Сахалинской области» от 17 марта 2011 года
Государственный герб Сахалинской области помещается на бланках:
• законов Сахалинской области;
• актов нормативного и ненормативного характера
органов государственной власти Сахалинской области,
государственных органов Сахалинской области и их
должностных лиц;
• органов государственной власти Сахалинской
области, государственных органов Сахалинской области;
• Губернатора Сахалинской области;
• председателя Сахалинской областной Думы,
заместителя (заместителей) председателя Сахалинской
областной Думы;
• депутатов Сахалинской областной Думы;
• постоянных комитетов Сахалинской областной Думы;
• структурных подразделений Сахалинской областной Думы;
• уполномоченного при Губернаторе Сахалинской области по
правам ребенка;

38.

Герб (геральдический знак) муниципального
образования
официальный символ Южно-Сахалинска Сахалинской области Российской
Федерации. Утверждён 17 июля 1992 года и внесён в Государственный
геральдический регистр Российской Федерации под № 2199.
Согласно ПОЛОЖЕНИЯ О ГЕРБЕ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «ГОРОД ЮЖНО-САХАЛИНСК»
утвержденного решением городского Собрания г. Южно-Сахалинска от 23.07.1998
N 213/14
Герб города Южно-Сахалинска помещается:
1) на бланках в многоцветном или одноцветном варианте муниципальных правовых актов:
а) решений Городской Думы города Южно-Сахалинска, постоянных комитетов Городской
Думы города Южно-Сахалинска;
б) постановлений и распоряжений администрации города Южно-Сахалинска;
в) распоряжений первого вице-мэра (первых вице-мэров), вице-мэров города ЮжноСахалинска и управляющего делами администрации города Южно-Сахалинска;
г) распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов
администрации города Южно-Сахалинска;
д) постановлений и распоряжений председателя Городской Думы города Южно-Сахалинска;
е) представлений и предписаний Контрольно-счетной палаты города Южно-Сахалинска;
ж) распоряжений и приказов председателя Контрольно-счетной палаты города ЮжноСахалинска;
з) постановлений, распоряжений и протоколов заседаний избирательной комиссии городского
округа "Город Южно-Сахалинск";
2) на бланках документов:
а) Городской Думы города Южно-Сахалинска;
б) администрации города Южно-Сахалинска;
в) первого вице-мэра (первых вице-мэров), вице-мэров города Южно-Сахалинска и
управляющего делами администрации города Южно-Сахалинска;
г) отраслевых (функциональных) органов администрации города Южно-Сахалинска;
д) председателя и заместителя (заместителей) председателя Городской Думы города ЮжноСахалинска;
е) депутатов и постоянных комитетов Городской Думы города Южно-Сахалинска;
ж) руководителя аппарата, структурных подразделений Городской Думы города ЮжноСахалинска;
з) Контрольно-счетной палаты города Южно-Сахалинска;
и) избирательной комиссии городского округа "Город Южно-Сахалинск";
к) председателя, заместителя председателя и секретаря избирательной комиссии городского
округа "Город Южно-Сахалинск".

39.

Реквизит 02. Эмблема
Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке,
размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и
электронных шаблонах документов:
- федеральных органов государственной власти;
- территориальных органов федеральных органов государственной власти;
- государственных и негосударственных организаций.
Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка
документа над реквизитами организации - автора документа, на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым
расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине
верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.
Эмблему не
воспроизводят на
бланке, если на нем
помещен
Государственный герб
Российской Федерации,
герб субъекта
Российской Федерации
или герб
муниципального
образования

40.

Реквизит 03. Товарный знак (знак обслуживания)
Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в
установленном порядке (в соответствии с ст. 1503 четвертой
части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18
декабря 2006 г. N 230-ФЗ), воспроизводится на бланках
организаций в соответствии с уставом (положением об
организации). Изображение товарного знака (знака
обслуживания) помещается посередине верхнего поля
бланка документа над реквизитами организации - автора
документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа
или слева на уровне наименования организации - автора
документа (допускается захватывать часть левого поля).
Товарный знак не воспроизводят на бланке, если на
нем помещен Государственный герб Российской
Федерации, герб субъекта Российской Федерации или
герб муниципального образования
Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке,
установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со
свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть
размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот
- письмах, накладных и др.

41.

Реквизит 04. Код формы документа
Проставляется при использовании в организации унифицированных
форм документов, включенных в Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД) располагается в правом верхнем
углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по..."
(наименование классификатора) и цифрового кода.
служит для:
– ускорения передачи документированной информации по каналам
электронной связи;
– сокращения количества возможных ошибок.
является:
– элементом идентификации документа;
– одним из средств достижения информационной совместимости
документационных систем.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения
унифицированных форм документов, входящих в унифицированные
системы документации
Код состоит из 7 цифр и контрольного числа

42.

Реквизит 04. Код формы документа
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по
ОКУД: 02112418 – Учредительный договор

43.

Реквизит 04. Код формы документа

44.

Реквизит 05. Наименование организации – автора
документа
Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах
Реквизит 05 входит в состав реквизитов, которые используются для создания бланков
Наименование организации включает:
- название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение,
акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);
- собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела).
При подготовке документа двумя и более организациями их наименования помещаются
одно под другим, в зависимости от уровня управления. Наименования организаций одного
уровня управления помещают на одном уровне.
Включение в наименование юридического лица официального наименования
"Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования,
допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской
Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на
основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской
Федерации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с
государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в
составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и
национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в
составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от
наименования на русском языке.

45.

Полное наименование
организации
Сокращенное наименование
вышестоящей организации
Сокращенное наименование
организации
На бланках обязательно указывается полное наименование организации.
Все аббревиатуры (ООО, АО, ПАО, ГУ и т.д.) расшифровываются.
Сокращенное наименование организации помещается на бланках только в
случае, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное
наименование помещается под полным наименованием в скобках.
При наличии вышестоящей организации, ее наименование указывают над
наименованием организации. Допускается указывать на бланках сокращенное
наименование вышестоящей организации без обозначения полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства
указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают
ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то
наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При
систематической подготовке совместных документов для них может
изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

46.

Реквизит 06. Наименование структурного
подразделения – автора документа
Наименование структурного подразделения автора документа (в том числе филиала,
отделения, представительства,
коллегиального, совещательного или иного
органа) используется в бланках писем и
бланках конкретных видов документов
соответствующих подразделений (органов) в
соответствии с локальными нормативными
актами и указывается под наименованием
организации.
Решение об использовании
бланков структурных
подразделений (о
делегировании структурному
подразделению права
самостоятельно вести
переписку с организациями на
собственном бланке или
издавать распорядительные
документы) принимает
руководитель организации или
иное уполномоченное им
лицо.

47.

Реквизит 07. Наименование должности лица –
автора документа
Обозначение должности
Наименование должности лица - автора документа используется в бланках писем и
распорядительных документов и располагается под наименованием организации.
Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с
наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
Наименование должности лица - автора документа размещается также на бланках
распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями
субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки
распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).
Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов
руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если
руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

48.

Реквизит 08. Справочные данные об организации
используется для изготовления
бланков писем
на общем бланке и на бланке
конкретного документа
справочные данные не указывают
в состав справочных данных
обязательно включается почтовый
адрес организации и телефон, все
остальные сведения организация
указывает по своему усмотрению
как правило в составе
справочных данных указывается:
– номер факса
– банковские реквизиты
– E-mail
– адрес сайта

49.

Реквизит 08. Справочные данные об организации
Почтовый адрес указывается в соответствии с п. 22 Правил оказания услуг
почтовой связи утвержденных приказом Министерства связи и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234:
а) название улицы, номер дома, номер квартиры;
б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
в) название района;
г) название республики, края, области, автономного округа (области);
д) название страны (для международных почтовых отправлений);
е) почтовый индекс.
Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код
города заключается в скобки: (495) 421-11-65.
Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим.
При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные
сведения (о лицензиях, патентах и др.).
Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов
местного самоуправления, также указывается:
• код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер
организации (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на налоговый учет (ИНН/КПП).

50.

Общероссийские классификаторы технико-экономической
и социальной информации
В РФ сформирована Единая система классификации и кодирования
технико-экономической и социальной информации (ЕСКК)
ЕСКК включает в себя совокупность общероссийских классификаторов
технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭИ), систему их
ведения и комплекс нормативных документов, устанавливающих единые
методологические и организационные основы проведения работ по
классификации и кодированию информации
Общероссийские классификаторы приравнены к ГОСТам
Ведение общероссийских классификаторов обеспечивают:
• Федеральное агентство по техническому регулированию и
метрологии
(Ростехрегулирование),
• Федеральная служба государственной статистики (Росстат),
• федеральные органы исполнительной власти, обеспечивающие разработку, ведение и
применение общероссийского классификатора

51.

Общероссийские классификаторы технико-экономической
и социальной информации
Основанием создания и работы по поддержанию в актуальном состоянии
Общероссийских классификаторов являются:
• Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом
регулировании»
• Постановление Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. № 677
«Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной
информации в социально-экономической области» (c изменениями от 4 августа
2005 г. № 493)
• Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23 ноября 2006 г. №
1615-р, в соответствии с которым перечень общероссийских классификаторов,
предусмотренный предыдущим постановлением дополняется Общероссийским
классификатором территорий муниципальных образований
•Правила стандартизации ПР 50.1.024-2005 "Основные положения и порядок
проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских
классификаторов"

52.

Общероссийские классификаторы технико-экономической
и социальной информации
Применение общероссийских классификаторов является обязательным при
создании государственных информационных систем и информационных ресурсов,
а также при межведомственном обмене информацией и в других случаях,
установленных законодательством Российской Федерации.
Общероссийские классификаторы используются в правовых актах в социальноэкономической
области
для
однозначной
идентификации
объектов
правоотношений
В настоящее время действует 34 общероссийских классификатора по основным
видам технико-экономической и социальной информации, в том числе по
продукции, услугам, основным фондам, валютам, странам мира

53.

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три
группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах,
решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности,
экономических и социальных показателях:
–
–
–
–
–
–
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКБ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.
2.
Классификаторы информации об организационных структурах:
–
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
–
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
–
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
–
Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
–
Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском,
воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3.
Классификаторы информации о населении и кадрах:
–
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
–
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
–
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
(ОКПДТР);
–
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

54.

Основной государственный регистрационный номер
юридического лица (ОГРН)
ОГРН - государственный
регистрационный номер записи о
создании юридического лица либо
записи о первом представлении
сведений о юридическом лице,
зарегистрированном до 1 июля
2002 г.
ОГРН относится к реквизитам,
используемым для изготовления
бланков
На бланках писем ОГРН
указывается в составе справочных
данных об организации
Проставляют в соответствии с
документами, выдаваемыми
налоговыми органами

55.

Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами
ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков
писем
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код,
свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика –
юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица
Код причины постановки на учет (КПП) используется только для учета
организаций
КПП – это 9-тизначный номер, присваиваемый организации при регистрации ее в
налоговых органах
Содержит следующую информацию:
NNNN
Код
налогового
органа
PP
причина
постановки
на учет
XXX
порядковый
номер постановки
на учёт по соответствующей причине

56.

Реквизит 09. Наименование вида документа
относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида
документа
на бланке письма наименование вида документа никогда не указывается
Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией,
устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе
организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.
Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием
организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и
печатается прописными буквами.
пишется прописными буквами (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ)
допускается писать слитно или вразрядку.

57.

Реквизит 10. Дата документа
Дата официального документа – это реквизит официального документа,
содержащий указанное на документе время его создания и/или
подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования
Обязательный реквизит любого документа
Место проставления даты на документе
зависит от используемого бланка и вида
документа. Дата может проставляться на
специально отведенном для нее месте.
Датой документа является дата его подписания или утверждения
Для протокола – дата заседания
Для акта – дата события
Относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки
Оформление:
1. Цифровой способ – 05.04.2008
В актах,
протоколах, справках
место
2. Словесно-цифровой
– 05 апреля
2008
даты определяется разметкой
заголовочной части документа. При
угловом расположении дата
проставляется от левого поля. В
докладных, служебных, объяснительных
записках возможно проставление даты
ниже реквизита "подпись".

58.

Реквизит 10. Дата документа
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения)
документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события,
зафиксированного в документе (протокол).
Дата акта может являться:
- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое
действие (например, передачу материальных ценностей);
- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени
(например, проверка), а текст акта был принят на заключительном
заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте
акта.
Рекомендуется документам, изданным двумя или более
организациями, присваивать одну (единую) дату.
В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ,
датой документа является дата последнего подписания.
Дата подписания или утверждения документа проставляется
работниками службы делопроизводства, которые регистрируют
документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно,
датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа
или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце
рабочего дня.

59.

Реквизит 11. Регистрационный номер документа
Регистрационный
номер
документа
регистрационный
индекс
Регистрация - запись
учетных
данных (или
о документе
по установленной
документа)
– это цифровое
или буквенно-цифровое
обозначение,
форме, фиксирующей
факт его создания,
отправления или получения.
присваиваемое документу при его регистрации
Регистрационный
номер
состоит
из порядкового
документа,
который
Регистрация,
в числе
прочих
условий,
придаетномера
документу
юридическую
можно
дополнять
по усмотрению
организации
любыми
другими
индексами,
силу, так
как фиксирует,
подтверждает
факт его
создания
или получения.
которые приняты в организации
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров
исполнением
справочная работа
по документам. организации и
устанавливаются
в иинструкции
по
делопроизводству
распорядительных документах организации
Регистрационный
номер документа,
составленного
двумя
и более
Регистрации
подвергаются
входящие,
исходящие исовместно
внутренние
документы
организациями,
организации состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих
организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой
регистрационный номер
Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на
бланке проставляются отметки

60.

Отдельные номера присваиваются входящим, исходящим и
внутренним документам
Регистрационный номер проставляется на документе после
его подписания (утверждения).
Регистрационный номер приказов и протоколов состоит из
порядкового номера документа в пределах регистрируемого
массива
Регистрационный номер письма может состоять из
нескольких частей:
-индекс отдела
- номер дела по номенклатуре дел
- порядковый номер поступающего (отправляемого)
документа
01-13/159

61.

62.

Реквизит 12. Ссылка на регистрационный номер и
дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает в себя регистрационный номер и дату поступившего документа,
на который должен быть дан ответ
Реквизит оформляется преимущественно в письмах-ответах
Не рекомендуется включать ее в текст документа.
Сведения в реквизит переносятся из поступившего документа и
соответствуют его дате и регистрационному номеру
На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита,
оформленные следующим образом:
На №
от

63.

64.

Реквизит 13. Место составления (издания)
документа
Место составления (издания) документа указывается во всех
документах, кроме деловых (служебных) писем, а также
докладных,
служебных
записок
и
других
внутренних
информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том
случае, если в наименовании организации присутствует указание на
место ее нахождения.

65.

Реквизит 13. Место составления (издания)
документа
Место составления или издания документа - указывают в том случае,
если затруднено его определение по реквизитам "Наименование
организации" и "Справочные данные об организации"
Место составления или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления
Могут использоваться только общепринятые сокращения
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав
наименования организации, например: «Петрозаводский государственный
университет»
В документе, автором которого является филиал организации,
указывается место нахождения последнего
При указании места составления не ставится буква "г." перед
наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также
городов
федерального
значения
(Москва,
Санкт-Петербург,
Севастополь) и для городов, в названии которых содержится слово
"город": Белгород, Калининград, Новгород.
Место составления или издания документа относится к реквизитам,
используемых для изготовления бланков

66.

Реквизит 13. Место составления (издания)
документа
Если указание места составления (издания) документа содержит
несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11
или N 10 и размещать в две строки.

67.

Реквизит 14. Гриф ограничения доступа к
документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом
верхнем углу первого листа документа (проекта документа,
сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при
наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа
должны соответствовать законодательным и иным нормативным
правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в
локальных нормативных актах организации.
Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе
Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 "Об
утверждении Перечня сведений конфиденциального характера"

68.

Реквизит 14. Гриф ограничения доступа к
документу
К ним относятся:
- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина,
позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за
исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой
информации в установленных федеральными законами случаях;
- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
- служебные сведения, доступ к которым ограничен органами
государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и
федеральными законами (служебная тайна);
- сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым
ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и
федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна
переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных
или иных сообщений и т.д.);
- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым
ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными
законами (коммерческая тайна);
- сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного
образца до официальной публикации информации о них.

69.

Реквизит 14. Гриф ограничения доступа к
документу
Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок
использования грифа "Коммерческая тайна" (пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29
июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне") и пометки "Для служебного пользования"
(пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе
управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической
деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3
ноября 1994 г. N 1233). Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной
информации, форма грифа определяется обладателем информации (пункт 5 статьи 2
Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях
и о защите информации").
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для
служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая
может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии
с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" наряду с грифом
указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется
проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на
лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте
правого верхнего угла документа.

70.

Реквизит 15. Адресат
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем,
внутренних
информационно-справочных
документов
(докладных,
служебных записок и др.).
В качестве адресата могут выступать:
• учреждение (организация) / структурное подразделение организации;
• должностное лицо;
• физическое лицо.
При адресовании документа должностному /физическому лицу
инициалы указывают перед фамилией
Расположение
На
угловом бланке

71.

На продольном бланке
Реквизит "адресат" проставляется в
верхней правой части документа (на
бланке с угловым расположением
реквизитов) или справа под реквизитами
бланка (при продольном расположении
реквизитов бланка). Строки реквизита
"адресат" выравниваются по левому краю
или центруются относительно самой
длинной строки.
Генеральному
директору
ЗАО «Термика»
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в
дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее
наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в
именительном падеже.

72.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите
"адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже наименование структурного подразделения.
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в
именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже
наименование должности руководителя, включающее наименование структурного
подразделения, фамилию, инициалы.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну"
(господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

73.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной
организации адресат указывается обобщенно.
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом
"Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим,
четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист,
указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат
оформляется обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются
в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N
234.

74.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти,
вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за
исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте)
почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер
телефона/факса).

75.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий
нормативный или правовой характер его содержанию.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения
должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Проставляется в правом верхнем углу
Документ может утверждаться 2 способами:
1. Должностным лицом
2. Специально издаваемым
документом
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с
видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО

76.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут
располагаться справа и слева от наименования вида документа,
размещаемого по центру.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются
относительно самой длинной строки.

77.

Некоторые из видов документов, подлежащих утверждению:
1. акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи
дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение
научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
3. инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового
распорядка и т.д.).
4. методические рекомендации, методические указания
5. номенклатура дел организации
6. нормы и нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования;
численности работников и т.д.).
7. описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
8. отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
9. перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые
распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
10. планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских
работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по
жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
11. положения (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).
12. правила
13. программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
14. регламенты (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).
15. сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования
средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное
строительство и т.д.).
16. стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые).
17. структура и штатная численность.
18. унифицированные формы документов
19. уставы.
20. штатные расписания и изменения к ним.

78.

Реквизит 17. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту - реквизит документа, кратко излагающий его
содержание. Является поисковым признаком документа
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа
Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об")
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?
Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?
Например: Должностная инструкция ведущего эксперта
Заголовок должен состоять из одной фразы.
Располагается под реквизитами бланка, отступив от них 2-3
межстрочных интервала
Печатается через один межстрочный интервал от границы левого поля
без абзаца
Пишется с прописной («большой») буквы
Не должен занимать более пяти строк

79.

В конце заголовка точка не ставится
Заголовки не подчеркиваются и не выделяются кавычками, Возможно
их выделение полужирным шрифтом.
Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4,
кроме телефонограмм, телеграмм, извещений
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать
В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с
продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется
над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.
В условиях применения
СЭД заголовок к тексту
(краткое содержание
документа) составляется
для всех документов и
вносится в поле
регистрационно-учетной
формы регистрируемого
документа.

80.

Реквизит 18. Текст документа
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым
типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю
или основную часть речевой информации документа
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на
государственных языках субъектов Российской Федерации
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например,
приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения)
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на
разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или
ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
• наименование документа,
• наименование организации - автора документа,
• дату документа,
• регистрационный номер документа,
• заголовок к тексту
Например: Во исполнение Указа Президента Чувашской Республики от 25 ноября 2008 года
№ 121 «О Годе земледельца»

81.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают
от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу")
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного
числа ("постановляет", "решил")
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа
("приказываем", "решили")
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали",
"выступили", "постановили", "решили")
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или
выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного
или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят",
"комиссия установила")
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на
рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает
возможным«
Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2
межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный
интервал

82.

Реквизит 19. Отметка о приложении
Отметка о приложении – реквизит документа, содержащий сведения о
документах, дополняющий основной документ
Оформление
- Отметку о приложении проставляют после текста письма, отступая от него на
2-4 интервала
-
Отметка проставляется от границы левого поля без абзаца
-
Реквизит «Подпись» оформляется под реквизитом «Отметка о наличии
приложения» через 2-4 межстрочных интервала
-
Отметка о наличии приложения проставляется в ПИСЬМАХ, СПРАВКАХ,
ДОКЛАДНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ и СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСКАХ
-
Отметка о наличии приложения не проставляется в ПРОТОКОЛАХ и
распорядительных документах (ПРИКАЗАХ, РАСПОРЯЖЕНИЯХ, УКАЗАНИЯХ,
ПОСТАНОВЛЕНИЯХ, РЕШЕНИЯХ)

83.

- ГОСТом предусмотрено 2 варианта оформления реквизита «Отметка о наличии
приложения»:
1. Приложение названо в тексте документа.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
2. Приложение не названо в тексте документа.
Приложения : 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в
1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
- Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают:
Приложение: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированная система…» в 1 экз.
- Если приложением является обособленный электронный носитель (компактдиск, usb-флеш-накопитель и др.)
Приложение: CD в 1 экз.
- Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение,
отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо АКБ «Кредит» от 16.02.2022 № 03-02/1 и приложение к нему,
всего на 10 л.
- Если приложения направляются только некоторым из указанных адресов (в
случаях, когда в одном письме указаны несколько адресатов)
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Приложение: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированная система…» в 1 экз. в первый
адрес.

84.

Документы - приложения могут быть трех видов:
- утверждаемые или вводимые в действие соответствующим
распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие
самостоятельное значение);
- поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
- направляемые с письмом в другие организации
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №…» с
указанием наименования, даты и номера документа, к которому относится приложение
Приложение № 1
к письму ЗАО «Термика»
от 14.09.2023 № 826/03-23
ИЛИ
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к письму ЗАО «Термика»
от 14.09.2023 № 826/03-23
Надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует
проставлять:
1. Когда отправляется самостоятельный документ, не имеющий адресной части с сопроводительным
письмом.
2. На документе, который утверждается распорядительным документом.
Таким образом, надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера,
проставляется в случае, если
1. Приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для
письма
2. Если приложение носит справочный или аналитический характер

85.

86.

Реквизит 20. Гриф согласования документа
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие
учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его
содержанием (т.е. им оформляется внешнее согласование документа)
Документ может быть согласован:
1. Должностным лицом
2. Другим документом
Гриф состоит из следующих элементов: Гриф состоит из следующих элементов:
1. Слово «СОГЛАСОВАНО»
2. Полное наименование должности
3. Личная подпись, расшифровка
4. Дата
1. Слово «СОГЛАСОВАНО»
2. Вид документа и наименование органа,
его принявшего
3. Дата, номер
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Республики Карелия
СОГЛАСОВАНО
Письмо министра финансов
Республики Карелия
от 10.04.2008 № 01-19/567
Личная подпись А.С.Колесов
10.04.2008

87.

Проставляется ниже (на 2-3 интервала) реквизита "Подпись» в левом нижнем поле
документа
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования",
если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.
На документе делается отметка «Лист согласования прилагается»
Если к документу имеются замечания, то гриф согласования не подписывается
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ЗАО "Термика"
Генеральный директор
ЗАО Торговый дом "Амур"
Личная подпись
Личная подпись
А.Г. Цицин
В.Е. Афанасьев
Дата
Дата
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Президент Интер-Траст Лтд.
Председатель Правления
Банка "Прогресс"
Личная подпись
Личная подпись
Дата
Н.М.Титов
Дата
А.С. Лунев

88.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в
документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль в определенной области (экологический, пожарный и
т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий только с
согласия этих органов

89.

Реквизит 21. Виза
Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного
лица с содержанием документа (т.е. визой оформляется ВНУТРЕННЕЕ
согласование документа)
Включает в себя:
Если к документу нет замечаний:
1. Должность лица, визирующего документ
2. Личную подпись, расшифровку
3. Дату проставления визы
При наличии замечаний:
1. Предложение
«Замечания прилагаются»
1. Должность лица, визирующего
документ
2. Личную подпись, расшифровку
3. Дату проставления визы
Начальник нормативно-правового
управления
Замечания прилагаются
Начальник нормативно-правового
управления
Личная подпись
Личная подпись О.В.Ломакина
10.04.2008
О.В.Ломакина
10.04.2008

90. Проставление визы

Для документа, подлинник
которого остается в
организации
в нижней части оборотной
стороны последнего листа
подлинника документа, либо
листе согласования
(визирования), прилагаемом
к документу
Для документа, подлинник
которого отправляется из
организации
в нижней части лицевой
стороны копии отправляемого
документа, либо на обороте
последнего листа подлинника,
если письмо отправляется
адресату по факсу или
электронной почте (в этом
случае подлинник остается в
организации и помещается в
дело).

91.

Реквизит 21. Виза
Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц
больше 5 - 6.
Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним
подшивается в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование
документа и его приложений - с проставлением визы на обороте каждого листа
документа.
В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в
электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе,
согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив,
сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.
К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:
- руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку
проекта документа;
- руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает
проект документа;
- заместитель руководителя организации, курирующего структурное
подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;
- руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа
и его содержание);
- руководитель службы делопроизводства.
Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют
права отказываться от визирования.

92.

Реквизит 22. Подпись
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись
полномочного должностного лица
• Является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу
• Право подписания документов должностными лицами предоставляется
следующими документами:
- Учредительными документами организации (устав, положение, учредительный
договор)
- Распорядительными документами о делегировании полномочий
- Доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации
Оформление.
В состав реквизита входят следующие элементы:
1. Наименование должности
- Полное, если документ составлен не на бланке организации
- Сокращенное, если документ составлен на бланке
2. Личная подпись
3. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия)
Должность
Личная подпись
И.О. Фамилия
- Проставляется от левого поля, без абзаца, через 2-4 интервала после текста (или
отметки о наличии приложения).

93. Варианты подписания документов

* Варианты подписания документов
Директор
Личная подпись
Е.А.Евсеева
Директор
Личная подпись
Личная подпись
Е.А.Евсеева
А.С.Салова
Главный бухгалтер
Директор МУ «МАП»
Директор МУППЭС
Личная подпись
Личная подпись
Е.А.Евсеева
С.И.Костин
Председатель комиссии
Личная подпись
Ю.И.Дмитриев
Члены комиссии
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
О.В.Ломакина
Е.В.Онищенко
Л.В.Шерстнёва

94.

Основные правила подписания документов
• Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает
должностное лицо, ответственное за их подготовку
• Протокол подписывает
председательствующий
на
заседании
коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь
• Документы информационного, справочного или аналитического характера
подписываются исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за
пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией
• Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание
документа ответственны несколько должностных лиц
• Документы денежного,
материального
или
кредитного
подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер)
• Совместные документы
нескольких
руководители всех организаций
организаций
• Документы, составленные комиссией, подписывают все члены
• Решения
(постановления)
председателем и секретарем
коллегиальных
характера,
подписывают
комиссии
органов подписываются
• Право подписи распорядительных документов в форме
распоряжений может
предоставляться
заместителю
руководителям структурных подразделений
указаний или
руководителя,

95.

• Если должностное лицо, подпись которого требуется на документе, отсутствует, то
документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель
Обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его
фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например:
"и.о.", "зам")
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты
перед наименованием должности
• Если документ оформляется на бланке должностного лица, то из реквизита «Подпись»
убирается наименование должности

96.

Реквизит 23. Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного
документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих
требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать
месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на
бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и
читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или
накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать
элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при
наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством
Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной
подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя,
отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа
электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать
изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака
(знака обслуживания) организации в соответствии с действующим
законодательством.

97.

Реквизит 23. Отметка об электронной подписи

98.

Реквизит 24. Печать
Относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу
Заверяет подлинность подписи должностного лица на:
- служебных удостоверениях
- договорах
- доверенностях
- других документах, предусмотренных действующим
законодательством
Печать «Для документов» заверяет:
- копии документов
- выписки
- размноженные экземпляры
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица,
подписавшего документ
Наименование должности, все элементы и слова печати и личная подпись
должностного лица должны быть хорошо читаемы
На документах финансового характера печать проставляется на специально
отведенном месте

99.

Для упорядочения использования печатей, в организации разрабатывается
Инструкция по применению печатей
Разделы:
перечень печатей, используемых в организации;
места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
порядок пользования печатями
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица,
подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

100.

Реквизит 25. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о
непосредственном составителе документа
Включает в себя:
1. Инициалы и фамилию исполнителя документа
2. Номер его телефона
В.А. Иванов
75-20-03
Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу
Может дополняться наименованием должности исполнителя, структурного
подразделения и электронным адресом исполнителя, имя и фамилия могут
писаться полностью
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и
печататься шрифтом меньшего размера.

101.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу
копии документа
Проставляется ниже реквизита «Подпись»
Состоит из:
1. Слова «Верно»
2. Должности лица, заверяющего документ, личной подписи и расшифровки
3. Даты проставления отметки
Верно
Секретарь
Личная подпись
З.Ф. Иванова
05.07.2023
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению
организации
Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок
из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.)
Копии документов заверяются руководителем организации или
уполномоченными им должностными лицами

102.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о
заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с
которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в
(наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью
организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

103.

Реквизит 27. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в организацию служит для подтверждения
факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и
входящий регистрационный номер документа. Содержит очередной порядковый
номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты)
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде
штампа

104.

Реквизит 28. Резолюция
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе,
сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение
Резолюция состоит из следующих элементов:
1. Фамилии и инициалы исполнителей
Если указывается несколько исполнителей, то ответственным считается
тот, чья фамилия названа первой
2. Содержание поручения
Что сделать и к какому сроку
3. Личная подпись
4. Дата проставления резолюции
Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на
свободном от текста месте, или вносится непосредственно в систему
электронного документооборота.
На документе не должно быть более четырех резолюций

105.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6
В этом случае основные элементы резолюции дополняются указанием
даты и регистрационного номера документа, к которому она относится
Оформленная на отдельном листе резолюция называется ПОРУЧЕНИЕМ
Поручение подшивается в дело вместе с документом, к которому оно
относится

106.

Реквизит 29. Отметка о контроле
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о
постановке документа на контроль
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения
Отметку о контроле обозначают буквой "К", словом или штампом
"Контроль"
Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа

107.

Реквизит 30. Отметка о направлении документа в
дело
Отметка о направлении документа в дело – реквизит документа, содержащий
сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве
учреждения
Включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или
при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;
слова "В дело";
индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение,
с указанием года, должности лица, оформившего отметку
личную подпись должностного лица, проставившего отметку
дату проставления
Отправлен факс от 09.09.2004 № 12
В дело № 05-10
Личная подпись
Дата
Отметка о направлении документа в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в
котором исполнен документ

108.

Проставляется в нижнем левом углу документа