Л10

1. Основи військового лідерства

Лекція № 10
Тема 10 Основи тайм-менеджменту
Питання лекції
1.
Тайм-менеджмент як наука та мистецтво
управління власним часом. Основні технології
та закони тайм-менеджменту
2.
Основні причини марнування часу
курсантом. Прокрастинація та способи її
подолання
1

2. Мета лекції

1. Визначити та з’ясувати зміст поняття «тайм-менеджмент»,
наголосити на існуванні негативних чинників, що впливають на
здатність ефективно розподіляти час військовим керівником.
2. Дослідити тенденції марнування часу курсантом та надати
рекомендації щодо їх усунення.
3. Навчити курсантів правильно використовувати час.
2

3. 1. Тайм-менеджмент як наука та мистецтво управління власним часом. Основні технології та закони тайм-менеджменту.

1. Тайм-менеджмент як наука та
мистецтво управління власним часом.
Основні технології та закони таймменеджменту.
3

4. Історія розвитку тайм-менеджменту

■
Перші письмові згадки про спроби контролювати час належать Луції Аннею Сенеку. Цей римський філософ
і державний діяч виклав свої методи управління часом в одному з моральних листів, адресованих римському
патрицію і поетові Люцилію. Сенека рекомендував:
• вести письмовий облік часу;
• ділити час: добре, погано витрачене і втрачене за неробством;
• оцінювати своє життя згідно наповненості прожитого періоду.
■
Історія тайм-менеджменту мала продовження во часи промислової революції, яка почалася в
Великобританії в XVIII столітті, а потім поширилася по всьому світу. Методи управління часом сильно
залежали від природних умов, тож планувати справи не вдавалося. Ефективність людей залежала від довготи
дня, опадів, сезону, припливів і відливів і т.п.
■
З початком промислової революції природа стала менше впливати на результати роботи. З'явилися
машини, електрика, телеграф, механічний годинник, отже, управління власним часом стало більше
ефективним. Топ-менеджери того часу присвячували бізнесу в середньому по 3 години в день, інше час
виконували соціальні обов'язки: ходили в церкву, займалися політикою і т.п.
■
Свого часу навіть Ісаак Ньютон зробив свій внесок у ефективний тайм-менеджмент. Його ідея про
Всесвіт, злагоджено та що чітко працює за певними принципами, послужила стимулом для багатьох людей,
щоб упорядкувати та керувати своїм життям.
■
В основу сучасних підходів до тайм-менеджменту лягли методи управління часом, розроблені
американським інженером Фредеріком Уінслоу Тейлором.
4

5. Види часу

ТАК ЩО Ж ТАКЕ ЧАС?
Найбільше багатство, яким володіє людина – це її час.
Існує
чотири види
часу ,
пов'язаних з навчанням в
різних сферах навколишнього
світу:
■ Фізичний час - час згасання старих або народження нових зірок; час ядерного
розпаду; час протікання хімічних реакцій (наприклад, горіння) іін.
■ Біологічний час - час вимирання будь-яких біологічних видів; час фізіологічних
циклів живих істот; час життя будь-якого окремого організму і т. буд.
■ Соціальний час - соціальні зміни (революції, реформи та т. д.). Організації і
соціальні інститути; інформаційно-комунікативні процеси (чутки, новини, мода і т.п.)
та ін.
■ Психологічний час - процес психічних процесів і станів людини.
Формування темпераменту. Життєві кризи людини та ін.
5

6. Типи тайм-менеджменту

■ Персональний (особистий);
■ Рольовий (професійний);
■ Соціальний.
6

7. Типи тайм-менеджменту

■ Персональний (особистий) - управління часом здійснюється особисто
людиною , тобто досить тісно пов'язане з особистісним саморозвитком.
Відповідно, кожна людина використовує власні підходи і методи до своєю
роботи.
■ Рольовий тайм-менеджмент сприяє ефективному виконанню роботи людини
в процесі виконання їм якоїсь конкретної соціальної ролі. Професійний таймменеджмент складається з психології трудовий діяльності та методів
підвищення ефективності праці, запозичених з НОП (науковий організації
праці). У рольовому тайм-менеджменті частіше всього не обійтися без
допомоги професійного консультанту.
■ Соціальний тайм-менеджмент - це сукупність міжособистісних відносин і
спільного управління часом кількох людей. Прикладом є корпоративний тайм
менеджмент. Основним завданням якого є оптимізація процесів взаємодії
людей.
7

8. ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ

■ Time Management (англ.) – "управління часом" .
■ Тайм менеджмент - це облік, розподіл та оперативне планування
власних ресурсів часу.
■ Тайм менеджмент - це науковий підхід до організації часу і
підвищення ефекту від його використання.
8

9. СКЛАДОВІ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

■ суворий облік часу;
■ оптимізація часових
ресурсів;
■ планування дня (тижня,
місяця й іншого відрізку
часу);
■ організація мотивації.
9

10. ЧОМУ АВАЖЛИВО УПРАВЛЯТИ ЧАСОМ?

Люди, які осягнули мистецтво тайм-менеджменту, більш
життєрадісні,
Здорові,
успішні в професійному та особистому житті.
Ефективний тайм-менеджмент дозволяє
осмислювати свої вчинки і рішення з точки зору їх доцільності для
власного розвитку і вдосконалення.
10

11. Тайм-менеджмент – технологія підвищення ефективності використання часу.

В управлінні
процеси:
часом
можна
виділити
наступні
– Постановка мети. Визначення та формулювання
мети (цілей).
– Планування
і
розставлення
пріоритетів.
Розробка плану досягнення поставлених цілей і
виділення пріоритетних (першочергових) завдань
для виконання.
– Реалізація – конкретні кроки і дії відповідно з
окресленим планом та порядком досягнення мети.
– Контроль досягнення мети і виконання планів.
11

12. 1.2 Основні технології та закони тайм-менеджменту.

1.2 Основні технології та закони таймменеджменту.
Принцип 1. Плануйте свої дії.
Пам’ятайте, що всі успішні люди планують своє життя!
Найважливіші аксіоми тайм-менеджменту:
1. Фіксуйте мету письмово. Якщо на папері або в електронному щоденнику) не позначена ваша
мета, значить, її не існує.
2. Плануйте свій день. Заздалегідь складений список завдань і дій збільшує продуктивність будьякого виду діяльності на 25%.
3. Дрібніть великі завдання. Об’ємні за часом виконання справи завжди потрібно розділяти на
кілька дрібних підзадач – не хапайтеся за масштабний проект, не продумавши заздалегідь
послідовність дій.
Необхідно, щоб планування стало вашою другою натурою: візьміть за правило складати план дій на
завтра перед сном. Уранці на роботі ви вже будете точно знати, з чого почати, що продовжити і як
12
закінчити.

13. 1.2 Основні технології та закони тайм-менеджменту.

1.2 Основні технології та закони таймменеджменту.
Принцип 2. Формулюйте бажаний результат у конкретні цілі та завдання.
13

14.

Принцип 3. Фіксуйте ваш план дій
Діаграма Ганта (англ. Gantt chart) - це популярний тип
стовпчастих діаграм (гістограм), котрий використовується
для ілюстрації плану, графіка робіт з якогось проекту.
Перший
формат
діаграми
був
розроблений Генрі Л. Гантом в 1910
року. Гант був найнятий, щоб керувати
Будівництвом суден для використання у
першій світовій війні, і розробив графік
для того, щоб керувати кількома
інженерами та їх завданнями, які
повинні бути виконані в течія певного
періоду часу. Він почав з перерахування
всіх необхідних завдань по проекту
і
14
планування їх в відповідно з ресурсами.

15.

Принцип 4. Фокусуйтеся на головному
Одна з найбільш дієвих технік вивільнення часу – делегування
Делегування – це спосіб доручити
частину наших справ іншим людям
Ще одна важлива якість для реальної
економії часу: вміння говорити «ні»
15

16.

Принцип 5. Аналізуйте свій досвід і створюйте свої правила
тайм-менеджменту
1. Періодично варто оглядатися назад і робити прагматичні висновки зі свого досвіду
управління часом.
2.
Вивчайте власні помилки й обов’язково вживайте заходів щодо їх виправлення.
3. Обов’язково аналізуйте ситуації, у яких ви особливо інтенсивно втрачали особисті
ресурси.
4. Якщо ви відчули, що втратили контроль і надто заглибилися у розв’язання задачі,
не думаючи про витратах часу, саме час зупинитися, зробити перерву і спробувати
оптимізувати власні дії.
16

17.

Принцип 6. Плануйте відпочинок
У гонитві за досягненнями та особистою результативністю ніколи не нехтуйте
відпочинком!!!
Для управління часом повноцінний відпочинок – найважливіший елемент успіху.
Не можна економити на:..
сні,
власних вихідних,
спілкуванні з близькими.
Це такі ж важливі фактори ефективного
тайм-менеджменту,
як
планування
та
постановка цілей!!!
17

18.

1.3 МЕТОДИКИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ
18

19. Піраміда Франкліна

Засновник - Бенджамін Франклін,
політичний діяч, бізнесмен,
вчений, один з авторів Конституції
США.
Суть піраміди Франкліна розбивання глобальною завдання на
більше дрібні,які, в свою чергу,
розбиваються на підзавдання:
19

20. Матриця Ейзенхауера

■ Основоположником цієї матриці є 34-й президент
США Дуайт Девід Ейзенхауер.
■ Сенс матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб
навчитися грамотно розподіляти всі свої справи
в залежності від пріоритету.
■ Матриця Ейзенхауера представляє собою чотири
квадранта, основою яких служать дві осі - це вісь
важливості (за вертикалі) і вісь терміновості (за
горизонталі).
20

21. Матриця Ейзенхауера

ВАЖЛИВО
НЕ ВАЖЛИВО
ТЕРМІНОВО
НЕ ТЕРМІНОВО
Зробити самому
зараз (важливо
недоводити
справи, до
такого стану)
Зробити самому
(в цьому
квандранте
повинна бути
зосереджена вся
ваша планова
робота)
Делегувати
Відкласти
21

22. Метод помідора

Коли використовувати?
Франческо Чирілло –
власник Cirillo Consulting
Коли
потрібно
виконувати
рутинну роботу, що вимагає
багато
часу.
Наприклад,
готуватися до екзамену, писати
звіт або робити прибирання
У простому варіанті техніка Pomodoro працює так:
1.
Складіть список завдань, що їх необхідно зробити найближчим часом (наприклад, на
тиждень). Такі завдання називають активними.
2.
Зі списку активних завдань оберіть ті, які хочете зробити сьогодні. Додайте їх до
списку завдань на день.
3.
Розставте завдання на день від найменш пріоритетного до найбільш важливого.
4.
Увімкніть таймер на 25 хвилин. Починайте роботу!
5.
Пройшло 25 хвилин – зробіть перерву 5–10 хвилин. Через 4 «помідори» зробіть
повноцінну перерву на 15–20 хвилин.
6.
Повторюйте пункти 4–5, доки не завершите всі завдання зі списку на день. Кожен
витрачений на завдання «помідор» позначайте навпроти нього хрестиком. Закриті завдання
22
викреслюйте.

23. Метод Парето

Вільфре́до Паре́то
Італійський економіст
1.Закон
Парето
(також відомий як
правило
Парето,
правило 80—20 і
принцип
малої
кількості причин) —
емпіричне правило,
яке стверджує, що
для багатьох явищ
80
відсотків
наслідків спричинені
20
відсотками
причин.
Ця ідея знайшла застосування у багатьох
галузях:
20 % злочинців скоюють 80 %
злочинів,
20 % водіїв створюють 80 % аварій,
20 % покупців дають 80 % прибутків.
Наслідки закону Парето
1. Досягнення бажаних результатів спричинене
незначною частиною факторів чи дій, так само, як і
більшість успішних справ чи невдач обумовлені
незначною дією конструктивних чи деструктивних
чинників.
2. Більша частина вкладених зусиль не приводить
до бажаного результату.
3. Наявність прихованих факторів і невідповідність
дійсності того, що індивід може вважати логічним.
4. Дія прихованих факторів на результат діяльності
індивіда, який може відрізнятися від бажаного.
5. Не потрібно витрачати весь час і всі ресурси
для отримання бажаного результату, натомість
потрібно знайти «ключові завдання», куди
вкласти 20 % зусиль, щоб отримати 80 %
23
23
результату.

24. Методологія GTD

(Getting Things Done)
1. ЗАПИШІТЬ ЦІЛЬ, яку вам необхідно виконати. Це можна робити в смартфоні або
блокноті.
2. РОЗДІЛІТЬ ЇЇ НА КІЛЬКА ЧАСТИН, виконання яких буде означати виконання цієї
цілі. Це допоможе нічого не тримати в голові і генерувати ідеї.
3. РОЗПИШІТЬ ПОКРОКОВО ПЛАН ВИКОНАННЯ ЦІЛЕЙ І ВИКОНУЙТЕ ЇХ ПОЕТАПНО.
Одночасно потрібно виконувати тільки одну справу.
4.
ФІКСУЙТЕ В ПЛАНІ БУДЬ-ЯКІ ЗМІНИ. Виконали задачу або делегували її
виконання – вкажіть це на планеті. І постійно аналізуйте, наскільки ви стали ближче
до виконання головної цілі.
24
24

25. Формула 10-3-2-1-0

■ Для використання цієї техніки необхідно запам'ятати формулу,
описуючу здоровий графік роботи і особистого часу, і
дотримуватися її, складаючи щоденний план.
■ 10-3-2-1-0:
■ 10 годин до сну: ні кофеїну.
■ 3:00 до сну: ні їжі і алкоголю.
■ 2 години до сну: ні роботи.
■ 1 година до сну: ні електронним гаджетам.
■ 0 разів: стільки раз можливо натискати кнопку «Відкласти» на
будильнику.
25

26. Колесо життєвого балансу

■ Це методика аналізу і планування життя.
■ Для досягнення балансу в житті потрібно привести в
порядок всі сектори свого життя.
■ Алгоритм:
1. Роздрукуємо картинку-шаблон або розраховуємо
«колесо» онлайн. Коло розбиваємо на 8 секцій, як
піцу. Кожен сектор – одна сфера життя.
2. Оцінюємо поточний стан кожної сфери від 1 до 10
балів (1- жах, 10 - усе чудово).
1 - всередині кола, 10 - на зовні кола.
26

27.

Колесо життєвого балансу
Робота
10
Гроші
Сім'я
8
6
4
2
Хоббі
10
8
6
8
10
Відпочинок
10
Саморозвиток
8
Здоровья
10
Друзі
27

28.

Окрім названих методик тайм-менеджменту, відомі ще такі:
1. – Метод АБВГД.
2. – Метод «Альпи» або ALPEN.
3. – Методика особистої ефективності Personal Efficiency
Program (PEP).
4. – Методика «Салямі».
5. – Методика «Швейцарський сир».
6. – Методика «Сім звичок» за книгою Стівена Кові «Сім
звичок надзвичайно ефективних людей».
7. – Метод «7 R».
28
28

29. Метод АВС - планування

2. Основні причини марнування часу
курсантом. Прокрастинація та способи її
подолання.
35

30. Фіксація​​​

Хронофаги (поглиначі часу)
Хронофаги (від дав.-грец. Χρόνος – час і φ γω – пожираю; також
поглиначі часу, пожирачі часу) – один з термінів таймменеджменту, що позначає будь-які об’єкти, які заважають і
відволікають від основної діяльності (роботи та інших
запланованих справ).
36

31. S C R U M

Хронофаги (поглиначі часу)
ЯК З НИМИ БОРОТИСЯ?
Головний спосіб боротьби з хронофагами – знайти їх і знешкодити
Класичні хронофаги – це нечітко
поставлені цілі, відсутність системи у
справах, у документах, на робочому
столі і в комп’ютері.
Хронофаги можуть бути живими
(колеги
з
пустопорожніми
балачками, друзі з неважливими
дзвінками) або неживими (комп’ютерні ігри, телевізор).
37

32. Метод Іцхака Пінтосевича

Хронофаги (поглиначі часу)
Також умовно усі види факторів, що поглинають час,
можна розділити на такі види:
1. Контрольовані. До них відносять неінформативне ранкове збирання на
роботу, шкідливі звички (наприклад, часті перекури або перегляд улюблених
серіалів) і все інше, що залежить від самої людини.
38

33. Метод слона

Хронофаги (поглиначі часу)
Також умовно усі види факторів, що поглинають час,
можна розділити на такі види:
2. Неконтрольовані. До цього типу хронофагів прийнято відносити дорожні
пробки, очікування в чергах та інші затримки, незалежні від людини.
2.1 Прогнозовані.
Наприклад, щоденні
пробки по дорозі на
роботу.
2.2 Непрогнозовані.
Наприклад, несподівана поломка
автомобіля.
39

34. Метод швейцарського сиру

Хронофаги (поглиначі часу)
Як правило, більшу частину поглиначів часу складають ...
контрольовані поглиначі часу, що має свої як негативні, так і
позитивні сторони.
Негатив полягає у тому,
що ми самі є причиною
втрати значної частини
часу.
Позитив – ми можемо їх
за
потреби
свідомо
контролювати
та
виправляти.
40

35. 2. Основні причини марнування часу курсантом. Прокрастинація та способи її подолання.

Найбільш поширені поглиначі часу :
1.
Нечітка постановка мети.
2.
Відсутність пріоритетів у справах.
3.
Відсутність достатнього уявлення про майбутні завдання і шляхи
їх вирішення
4.
Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.
5.
Неефективне зберігання документів та іншої інформації.
6.
Недостатній поділ праці, виконання чужої роботи, нездатність
сказати «ні».
7.
Відволікаючі від справ телефонні дзвінки, листи і розмови.
8.
Відсутність самодисципліни.
9.
Бажання знати всі деталі, перш ніж діяти.
10. Справи,
що їх
можна
вирішити телефоном,
переносять на особисту зустріч.
41

36. Хронофаги (поглиначі часу)

Одним з основних способів виявлення
хронофагів є …
хронометраж – вивчення витрат часу шляхом
фіксації і вимірів тривалості виконуваних дій
42

37. Хронофаги (поглиначі часу)

2.2 Прокрастинація та способи її подолання
Прокрастинація
–
від
середньовічного
французького
procrastination
і
лат.
procrastinationem – відкладання з дня на день
43

38. Хронофаги (поглиначі часу)

2.2 Прокрастинація та способи її подолання
Фахівці
визначили
прокрастинації:
такі
види
–
побутову, яка полягає у відкладанні
домашніх
справ,
що
вимагають
регулярного виконання;
–
зволікання у прийнятті рішень;
невротичну,
що
пов’язана
з
З
якими
з–
відкладанням життєво важливих рішень:
перерахованих
створення сім’ї, вибору професії тощо;
видів
–
академічну,
що
пов’язана
з
прокрастинації
відкладенням
виконання
навчальних
зустрічались Ви?
Яки були наслідки? завдань, підготовки до іспитів тощо. 44

39. Хронофаги (поглиначі часу)

2.2 Прокрастинація та способи її подолання
Симптоми прокрастинації:
спаді мотивації, зниженні бажання діяти за наміченим планом, що може
супроводжуватися страхом перед тим, яку титанічну роботу доведеться
проробити;
відтягування часу до крайніх термінів з виправданням себе та своїх дій;
відчуття загнаності, придушення своїми труднощами, невдоволення отриманими
результатами, постійне відчуття тривоги, провини за посередньо виконане
завдання тощо.
45

40. Хронофаги (поглиначі часу)

2.2 Прокрастинація та способи її подолання
Принципи подолання прокрастинації
Пріоритетною є справа, яка є для Вас:
− цікавою;
− нетерміновою;
− працює на перспективу.
46

41. Найбільш поширені поглиначі часу :

2.2 Прокрастинація та способи її подолання
Принципи подолання прокрастинації
Всі інші справи є вимушеними і непотрібними.
У випадку, коли Ви зіштовхнулись з непередбаченою
справою, Ви маєте:
1. Забути про неї (!).
2. Якщо забути не можна, зробити відразу і якісно.
3. Якщо Ви не можете зробити відразу і якісно, потрібно
передати цю справу іншій особі.
47

42. Одним з основних способів виявлення хронофагів є …

2.2 Прокрастинація та способи її подолання
Принципи подолання прокрастинації
Загальні правила управління часом:
1. Позбудьтеся відчуття провини – ніхто не в змозі виконати все відразу. Тож виконуйте лише
справді важливі справи.
2. Не звітуйте ні перед ким про проведений час. Ви відповідальні за результат, а не за
проведений час.
3. Займайтеся лише однією справою в один момент часу, концентруйтесь на ній, не
розпорошуючи увагу на інші. Тільки тоді Ви зможете виконати її якісно і вчасно.
4. Повторювані справи доведіть до автоматизму. Це досягається з досвідом, але у такому
випадку Ваш мозок має більше часу для відпочинку.
5.
Плануючи справи, залишайте вільним третину часу. Це допоможе уникнути нервового
напруження. Вільний час Ви можете витратити на непередбачені або заплановані на
наступний період важливі справи.
48

43. 2.2 Прокрастинація та способи її подолання

ВИСНОВОК
Тайм менеджмент - це справжнє мистецтво, і управляти
собою не можна навчитися в одну мить. Але можна
починати з малого - з правильної організації свого робочого
часу.
Тайм менеджмент дозволяє ефективно пройти всі етапи
успішного шляху до мети, а саме:
- вирішити, чого ви хочете досягти;
- створити власне бачення успіху;
- використовувати метод «великих стрибків»;
- вірити, що успіх прийде;
- зосередитися на цілях, які ведуть до успіху;
- не падати духом при невдачах.
49