Официально-деловой стиль

1.

Официально-деловой стиль
План
1. Стилевые и жанровые особенности официальноделового стиля.
2. Лексические, морфологические, синтаксические
особенности официально-делового стиля.
3. Языковые и стилистические особенности
документов.
4. Классификация и правила оформления документов.
5. Речевые формулы делового этикета.
Преподаватель: Никульцева Виктория Валерьевна,
к. филол. н., доцент,
заведующий кафедрой
социально-гуманитарных
и общеправовых дисциплин

2.

Сфера функционирования официально-делового
стиля:
административно-правовая.
Субъекты официально-делового общения:
(1) органы государства;
(2) организации;
(3) подразделения организаций;
(4) организации и частные лица.
Экстралингвистические признаки:
(1) точность изложения, не допускающая инотолкования;
(2) стандартизированность изложения;
(3) долженствующе-предписывающий характер
изложения;
(4) объективность;
(5) логичность.

3.

Подстили:
(1) собственно официально-деловой (административноканцелярский);
(2) юридический (законодательный);
(3) дипломатический.
Жанры:
устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, заявление,
докладная записка, объяснительная записка, автобиография,
анкета, трудовой договор, статистический отчет,
доверенность, расписка, характеристика.
Общение в деловой речи осуществляется с помощью
документов.
Документ — деловая бумага, обладающая юридической
силой.
Реквизиты — постоянные элементы содержания документа.
Форма документа — сумма реквизитов и их
содержательно-композиционная схема.

4.

Лексические особенности
Лексика делового стиля включает:
(1) нейтральные и книжные слова;
(2) профессиональную терминологию (дипломатическую,
военную, бухгалтерскую и т.п.):
законодательство, ратифицировать, полномочия,
контракт, импорт, взимание, заявитель;
(3) нетерминологические слова, употребляющиеся
преимущественно в административно-канцелярской речи:
нижеподписавшийся, вышеуказанный, надлежащий,
препровождение, взыскание, подведомственные,
обжаловать;
(4) архаизмы и историзмы:
Его Величество, Ваше Превосходительство,
прошение на Высочайшее имя, уверение в почтении,
сей, таковой, оный.

5.

Долженствующе-предписывающий характер документа
требует выбора слов, которые выражают волю
законодателя:
разрешить, запретить, указать, обязать,
постановить, назначить.
Многие слова с официально-деловой окраской образуют
антонимические пары:
права — обязанности, истец — ответчик, наказан —
оправдан, действие — бездействие, правовой —
противоправный.
Сложносокращенные слова:
ООН, КПРФ, МГУ, НИИ, профсоюз, студсовет, цехком.
Предпочтение отдается родовым, а не видовым
понятиям:
населенный пункт, транспортные средства, учебное
заведение.

6.

Фразеологизмы делового документа:
(1) стилистически нейтральные:
иметь значение, занимать должность, сфера
применения, причинить ущерб;
(2) с окраской официально-делового стиля:
установленный порядок, кассационная жалоба,
предварительное рассмотрение, оправдательный
приговор, единовременное пособие.
Отсутствуют жаргонизмы, просторечные слова,
диалектизмы и слова с эмоционально-экспрессивной
окраской.

7.

Морфологические особенности
Отглагольные существительные преобладают над
глаголами:
решение, постановление, арест, задержание,
признание;
именные словосочетания придают тексту официальную
тональность:
оказание помощи, установление контроля, проверка
исполнения, выяснение условий, отгрузка товаров;
названия людей обусловлены каким-либо действием или
отношением:
работодатель, усыновитель, свидетель, заказчик,
квартиросъемщик, поставщик;
названия должностей и званий употребляются только в
мужском роде:
контролер Петрова, свидетель Попова, майор
полиции Иванова;

8.

типично «нанизывание» родительного падежа в цепочке
имен существительных:
для рассмотрения мер воздействия;
имя существительное не заменяется местоимениями или
синонимами:
Преступлениями средней тяжести признаются
умышленные деяния, за совершение которых
максимальное наказание, предусмотренное
настоящим Кодексом, не превышает пяти лет
лишения свободы, и неосторожные деяния, за
совершение которых максимальное наказание,
предусмотренное настоящим Кодексом, превышает
три года лишения свободы;

9.

глаголы употребляются в форме настоящего времени
со значением предписания. Глагольная форма
обозначает не постоянное или обычное действие, а
предписываемое законом:
Обвиняемому обеспечивается право на защиту;
При неявке свидетелей суд принимает меры,
предусмотренные частью... статьи... настоящего
Кодекса;
часто употребляются употребление отыменные
предлоги:
в целях, в ходе, в силу, во избежание, по линии, на
предмет, по причине, по болезни, по возвращении;
числительные пишутся цифрами, за исключением
денежных документов (счета, доверенности, расписки).

10.

Синтаксические особенности
Характерная черта деловой речи — употребление
инфинитивных и безличных конструкции со значением
долженствования: например:
Принятые общим собранием решения должны быть
выполнены к началу второго квартала.
Распространены пассивные конструкции типа:
Оплата гарантируется. Запрос получен.
Простые предложения осложняются однородными членами:
В условиях становления российской
государственности возрастает социальная
значимость русского языка в формировании
личности, духовно-нравственного мира школьника,
его ценностно-ориентационной культуры.
Сложные предложения преобладают над простыми. Среди
сложных предложений лидируют сложноподчиненные с
придаточными условными.

11.

Языковые формулы официальных документов
Языковые формулы — это устойчивые
(стандартизированные, шаблонные) языковые обороты,
используемые в регулярно повторяющихся ситуациях
делового общения.
Примеры языковых формул
Заголовки к тексту
Предлог о + существительное в предложном падеже:
О проведении научно-технической экспертизы;
По вопросу о + существительное в предложном падеже:
По вопросу об организации помощи многодетным
семьям;
Касательно + существительное в родительном падеже:
Касательно заказа на поставку молочной продукции.

12.

Обращения
Уважаемый (должность)
Уважаемый господин...
Уважаемые господа!
Уважаемый Александр Иванович!
Уважаемая Марина Сергеевна!
Мотивы создания документа
В соответствии с ранее достигнутой
договоренностью...
В соответствии с письмом заказчика...
В ответ на Ваш запрос сообщаем...
Согласно решению Департамента образования...
В подтверждение нашего телефонного разговора...
Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо...

13.

Причины создания документа
Ввиду чрезвычайных обстоятельств...
Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего
предприятия...
В связи с проведением совместного семинара по
проблеме...
В связи с нарушением сроков доставки товара...
В связи с тяжелым материальным положением...
Цели создания документа
В целях усиления охраны государственного
имущества...
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...
В целях согласования сроков проведения
конференции...
Во исполнение приказа ректора университета...
Для согласования ряда спорных вопросов...

14.

Сообщения, уведомления
Сообщаем, что...
Информируем Вас о том, что...
Уведомляем Вас о...
Организация извещает…
Считаем необходимым поставить Вас в
известность...
Довожу до Вашего сведения, что...
Распоряжения, приказы
Назначить на должность...
Утвердить решение Ученого совета Института...
Обязать руководителей структурных
подразделений...
Создать комиссию в составе...
Назначить расследование по факту...

15.

Предложения
В ответ на Ваш запрос наша фирма может
предложить Вам...
Предлагаем рассмотреть возможность
сотрудничества в области...
По Вашей просьбе высылаем прайс-лист нашей
компании и предлагаем ознакомиться с...
Отказ от предложения
К сожалению, мы не можем предоставить Вам
имеющуюся у нас информацию по причине...
Ваш проект отклонен по следующим причинам...
Присланная Вами смета расходов на... не может быть
утверждена в силу...
Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше
предложение не может быть реализовано в
установленный Вами срок...

16.

Обещания, гарантии
Гарантируем, что...
Оплата гарантируется...
Конфиденциальность информации гарантируется...
Факты нарушений правил торговли будут
рассмотрены в установленном порядке...
Соответствующие меры будут приняты...
Напоминания, предупреждения
Напоминаем Вам, что в соответствии с
достигнутыми договоренностями Вы должны...
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате
составляет...
Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта
истекает...

17.

Просьбы
Обращаемся к Вам с просьбой...
Просим изыскать возможность положительного
решения вопроса о...
Просим выслать каталоги Ваших изделий...
Просим принять меры...
Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем
месте в связи с...
Прошу принять меня на работу в должности...
Приглашения
Приглашаем Вас принять участие в...
Приглашаем Вас стать участником...
Приглашаем представителя Вашей фирмы посетить
наше предприятие...

18.

Заключительная часть текста
Надеемся получить ответ в ближайшее время...
Надеемся, что наша просьба будет выполнена...
Надеемся на продолжение сотрудничества...
Ожидаем Вашего согласия...
Убедительно просим Вас не задерживать ответ...
Заранее благодарны...
С уважением... (подпись).

19.

Унификация языка служебных документов
Унификация — это приведение чего-либо к единообразию,
единой системе, форме.
Унификация документов - установление единообразия
состава и форм документов, фиксирующих осуществление
однотипных функций.
Стандартизация документов — это форма юридического
закрепления проведенной унификации и уровня ее
обязательности.
Существуют стандарты государственные (ГОСТ) и
отраслевые (ОСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов, типизации их форм,
снижения трудоемкости их обработки, более эффективного
использования вычислительной техники.

20.

Языковая модель документа
Языковая модель обычно состоит из двух частей:
мотивации действия и собственно речевого
действия:
В соответствии с Вашим запросом (мотивация)
информируем Вас... (речевое действие).
Рассмотрев Вашу просьбу о поставке оборудования
(мотивация),
сообщаем... (речевое действие).
Учитывая важность укрепления связей между
нашими предприятиями (мотивация),
просим изучить возможность участия... (речевое
действие)
Процесс составления официально-деловых бумаг
предполагает соединение в определенной логической
последовательности стандартных языковых моделей.

21.

Цель
Тип документа
Информативная Служебная
записка
Информационное
письмо
Сопроводительное
письмо
Языковая
модель
Довожу до
Вашего
сведения...
Извещаем Вас о
том, что...
Информируем
Вас о...
Сообщаю...
Уведомляем,
что...

22.

Цель
Тип документа
Языковая модель
Побудительная
Приказ
Распоряжение
Указание
Решение
Постановление
В связи с...
приказываю...
Назначить
исполняющим
обязанности...
Ужесточить
контроль за
сроками
исполнения
договора...
Обязать всех
сотрудников...

23.

Цель
Тип документа Языковая модель
Правовая
Договор
Доверенность
Справка
(Наименование сторон)
заключили договор о
нижеследующем...
Фирма... в лице... обязуется...
Я, нижеподписавшийся,
доверяю...
Дана в том, что...
действительно работает в...
(является студентом…)

24.

Цель
Тип документа
Инициирующая Гарантийное
поддержание
письмо
отношений
Письмопросьба
Языковая модель
Фирма... гарантирует...
Гарантируем оплату
счета...
Прошу рассмотреть мое
заявление... (вопрос о...)
Просим сообщить...

25.

Цель
Тип
документа
Языковая модель
Выражающая
предупреждение,
требование,
отказ,
приглашение
Письмонапоминание
Напоминаем, что...
Вынуждены выразить
несогласие с качеством
поставляемого товара...
Предъявляем претензию к...
Ваши рекомендации приняты
к сведению...
Договор не может быть
заключен в силу следующих
причин...
Ввиду отсутствия
документов за ... годы в
архиве подтвердить стаж
Вашей работы не
представляется
возможным...
Письмотребование
(рекламация)
Письмо-ответ

26.

Типовые тексты и тексты-трафареты
Типовой текст — это текст-стереотип, текст-шаблон,
используемый в качестве примера или основы для
создания нового документа. Способ создания документа по
типовому тексту называется типизацией документов.
Он используется для построения текстов аналогичного
содержания в аналогичных ситуациях делового общения в
государственных учреждениях, на производстве, в
торговле и т.п. (например: уставы организации; приказы о
назначении на должность, предоставлении отпуска;
протоколы).

27.

Текст-трафарет — это способ фиксации информации в
виде текста с пробелами, которые заполняются
переменной информацией, зависящей от конкретной
ситуации (например, бланки справок отдела кадров,
бланки текстов контрактов, договоров,
командировочных удостоверений и др.). Применение
трафаретных бланков существенно сокращает время на
их заполнение, т.е. на составление документа. При
составлении текстов-трафаретов обязательно
соблюдение правила: постоянная информация всегда
предшествует переменной. Например:

28.

Угловой штамп вуза
СПРАВКА
Дана ________________________
в том, что он __ является студентом ____ курса
______________________________ факультета
_____________________________ университета
Выдана для представления
_________________________________________
Декан
Печать
факультета
Подпись

29.

Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский
институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс: (495) 718-78-74;
e-mail:mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001
_________________ № _______________
На №___________ от _____________
Образец углового бланка письма организации (ГОСТ Р 7.0.97—2016)

30.

Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс: (495) 718-78-74; e-mail:mail@vniidad.ru;
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП
7708033140/771001001
________________№ ________________
На № ___________ от _____________
Образец продольного бланка письма организации (ГОСТ Р 7.0.97—2016)

31.

Классификация документов
Классификация документов осуществляется по различным
основаниям:
(1) по видам деятельности:
а) документы по общим и административным вопросам
(могут составляться работниками всех подразделений);
б) документы по функциям управления (составляются
работниками финансовых служб, бухгалтерии, отделов
планирования, снабжения и сбыта);
(2) по наименованиям — приказы, протоколы, акты,
служебные записки, договоры, заявления и т.д.;
(3) по месту составления — внутренние (документы,
составляемые между должностными лицами одной
организации) и внешние (документы, поступающие из
других предприятий, организаций, от частных лиц);
(4) по содержанию — простые (посвященные одному
вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);

32.

(5) по форме — индивидуальные (когда содержание
каждого документа имеет свои особенности),
трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть
заполнена) и типовые (созданные для группы однородных
предприятий, организаций);
(6) по срокам исполнения — срочные (требующие
исполнения в определенный срок) и несрочные (для
которых срок исполнения не установлен);
(7) по происхождению — служебные (затрагивающие
интересы предприятия, организации, фирмы) и личные
(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);
(8) по виду оформления — подлинные, копии, выписки,
дубликаты;
(9) по средствам фиксации — письменные,
графические, фото- и кинодокументы;
(10) по форме отправления — традиционные почтовые
пересылки, электронная почта, факсовые отправления.

33.

В основном все эти официальные документы следуют по
вертикали управления снизу вверх: от работника к
руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, от
подведомственной организации — к вышестоящей.
Основа служебной документации:
управленческие документы — организационные и
распорядительные.
Принято также выделять:
информационно-справочные и справочноаналитические документы, инструктивнометодические документы и коммерческую
корреспонденцию.
Для всех видов служебной документации общим
является требование четкого соблюдения правил
оформления документов в соответствии с действующими
государственными стандартами.

34.

Языковые и стилистические особенности документов
Организационно-распорядительные документы
Организации, учреждения, предприятия, фирмы наделены
правом издания распорядительных документов,
посредством которых решаются важнейшие вопросы
управления. В соответствии с действующим
законодательством и компетенцией органы управления
издают следующие распорядительные документы:
(1) администрация предприятий (объединений),
учреждений, организаций — приказы, инструкции,
указания;
(2) кооперативные организации — решения;
(3) общественные организации — постановления,
распоряжения.

35.

Текст распорядительного документа состоит из двух
частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются мотивы,
причины, цели данного распоряжения. Она начинается
словами:
В соответствии... В целях... Во исполнение...
В этой части могут быть перечислены факты, события,
дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение
которого издается данный распорядительный документ.
Констатирующая часть не обязательна.

36.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет
распорядительная часть, в которой содержится
перечень мероприятий или предписываемых действий, их
исполнителей и сроков исполнения. Излагается она в
повествовательной форме. В зависимости от вида
документа она начинается словами:
постановляет — в коллегиальном постановлении;
решает, решил — в решении;
приказываю — в приказе;
предлагаю — в распоряжении.

37.

Далее следует постановляющая часть, к которой
предъявляются наиболее жесткие требования.
Формулировки должны быть конкретными, не
противоречить по смыслу ранее изданным
распорядительным документам, четкими, не
допускающими различных толкований. Используются такие
языковые формулы, как:
создать комиссию в составе...,
назначить... на должность...,
освободить от занимаемой должности...,
контроль за исполнением... возложить на...,
представить к награждению...

38.

Предписываемые распорядительным документом
действия выражаются также глаголами в
неопределенный форме: зачислить, подготовить,
организовать, обеспечить.
Следует избегать употребления глаголов с неконкретным,
абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить,
улучшить, активизировать), поскольку неконкретные,
«расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их
выполнения.
Исполнитель указывается в дательном падеже,
например: руководителям структурных подразделений,
ректору... университета.

39.

Текст распорядительного документа должен иметь
заголовок, который начинается предлогом о/об и
формируется с помощью отглагольных существительных
(О реорганизации..., О выполнении..., О создании..., Об
утверждении...) или существительных, указывающих на
предмет разъяснения (Об итогах..., О мерах..., О
конкурсе).
Для требующих издания приказа типовых
управленческих ситуаций, таких как: о создании,
реорганизации; о ликвидации учреждений, предприятий и
организаций, о распределении обязанностей между
руководством; о внесении изменений в устав, структуру,
штатное расписание, в должностные инструкции –
созданы унифицированные формы документов, в
которых предопределен не только состав, но и порядок
расположения информации.

40.

Рассмотрим некоторые виды распорядительных документов.
1. Постановление — это правовой акт, принимаемый
высшими и некоторыми центральными органами
коллегиального управления в целях разрешения наиболее
важных и принципиальных задач, стоящих перед данными
органами.
Текст постановления может содержать
констатирующую часть. В этом случае излагается
вступление (указание причины издания документа),
доказательство (перечисление основных фактов),
заключение (формулировка цели издания постановления).
Обязательной является постановляющая часть,
включающая действие, которое необходимо предпринять,
срок исполнения, ответственные за исполнение (фамилия,
инициалы должностного лица / лиц). Ключевое слово этой
части — ПОСТАНОВЛЯЕТ: ... :
Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...

41.

2. Решение — это правовой акт, принимаемый коллегией
министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях
разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решения оформляются по той же схеме, что и
постановления, но ключевым словом текста является
РЕШИЛ (РЕШИЛИ, РЕШИЛА):
Ученый Совет... университета РЕШИЛ...;
Коллегия... РЕШИЛА...

42.

3. Распоряжение — это акт управления государственного
органа, имеющий властный характер, изданный в рамках
присвоенной должностному лицу, государственному органу
компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издают правительства, министерства,
ведомства, администрации краев, областей, городов,
районов, предприятий, организаций, учреждений. Для
граждан и организаций, которым распоряжение
адресовано, оно имеет обязательную силу.
Распоряжение может включать констатирующую часть, в
которой есть вступление, доказательство, заключение.
Основная часть этого документа — распорядительная. В
ней указываются действие, которое необходимо
предпринять, конкретные поручения, срок исполнения,
ответственные за исполнение.

43.

4. Указание — распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями,
руководителями преимущественно по вопросам
информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией исполнения
приказов, инструкций и других актов.
В зависимости от содержания распорядительная
часть указания начинается словами:
ПРЕДЛАГАЮ... или ОБЯЗЫВАЮ...
Далее следуют пронумерованные указания, пункт о
контроле за исполнением. Указание должно иметь
заголовок. Вступительная часть не обязательна.

44.

5. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями
министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений,
объединений, организаций, предприятий, фирм,
действующих на основе единоначалия. Приказ издается
для решения оперативных задач. Это самый
распространенный вид распорядительного документа,
применяемого в практике управления. В деятельности
организаций различаются приказы по организационным
вопросам, основной деятельности и кадровому составу.
Приказ обязателен для всех работников данной
организации.

45.

Приказ оформляется на специальном бланке
организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.
Обязательные реквизиты приказа: наименование
вышестоящей организации (при ее наличии), название
вида документа, дата и номер документа, место издания,
заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть
кратким и должен четко отражать основное содержание
документа:
О внесении изменений в должностную инструкцию;
О назначении на должность;
О прохождении флюорографического обследования.

46.

В первой части приказа указывается причина или
основание создания документа. Обычно она начинается
словами
В связи с ...
Если содержание документа в пояснении не нуждается,
приказ содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ...
Если требуются управленческие действия, то
используются глаголы в неопределенной форме:
внести изменения..., назначить..., перевести...,
объявить...
Если действия или задания предполагают
конкретного исполнителя, приказ начинается с указания
должности и фамилии исполнителя (инициалы ставятся в
тексте после фамилии) в дательном падеже.

47.

Срок исполнения дается отдельной строкой и
оформляется тремя парами арабских цифр.
В последнем пункте приказа указываются
конкретные должностные лица, на которых возложен
контроль за исполнением данного распорядительного
документа. Используются формулировки:
Контроль за исполнением приказа возложить на...;
Контроль за исполнением настоящего приказа
оставляю за собой...

48.

Рязанский технический университет
Приказ
19 января 2019 г. № 3
ПРИКАЗЫВАЮ:
Главному бухгалтеру Университета Новиковой Т.К.
открыть отдельный расчетный счет для Института в
составе Университета.
Срок исполнения 19.02.19.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю
за собой.
Ректор Университета
А.З. Кузнецов

49.

Информационно-справочные
и справочно-аналитические документы
Большинство документов, создаваемых в организациях и
поступающих извне, содержат информацию о фактическом
положении дел в данной и других организациях, служащую
основанием для изучения распорядительных документов.
К информационно-справочным и справочно-аналитическим
документам относятся справки, акты, докладные записки,
сводки, обзоры, письма. По отношению к организационнораспорядительным документам они носят
вспомогательный характер и не являются обязательными к
исполнению. Информация, содержащаяся в них, может
побуждать к действию или может быть лишь принята к
сведению.

50.

1. Справки бывают двух видов:
(1) с информацией о фактах и событиях служебного
характера (например: «О состоянии научноисследовательской работы в вузе»);
(2) с информацией, удостоверяющей тот или иной
юридический факт, необходимой частному лицу для
представления в организацию или учреждение.
Наиболее многочисленную группу составляют
справки второго вида — они наиболее востребованы: о
месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о
заработной плате, о занимаемой должности, о месте
учебы. Такие справки выдаются ежедневно.

51.

Реквизиты справки:
(1) наименование жанра документа;
(2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому
она выдается;
(3) текст, содержащий требуемую информацию;
(4) наименование адреса (организации, для которой
предназначается справка);
(5) подпись должностного лица.
Обозначение адресанта обычно содержится в угловом
штампе организации или трафаретном оформлении
бланка справки; там же предусмотрено обозначение даты.
Юридическая сила документа чаще всего подтверждается
печатью организации.
Основные языковые модели справок:
• содержание информации: Дана в том, что...
• обозначение адресата: Дана для представления в...

52.

2. Докладная записка — это документ, адресованный
руководству и информирующий его о сложившейся
ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а
также содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе работника,
так и по указанию руководства. Цель инициативной
докладной записки — побудить руководителя принять
определенное решение. Докладные записки по указанию
руководства чаще всего носят отчетный характер.
Реквизиты докладной записки:
(1) адресат (наименование должностного лица, его
фамилия, инициалы);
(2) наименование жанра документа;
(3) текст (информация, предложение и его аргументация);
(4) список документальных приложений (если они
требуются);
(5) наименование организации (или в штампе).

53.

Министерство образования
науки РФ
завод»
Управление образования
администрации г. Тулы
Генеральному директору и
ОАО «Тульский кирпичный
А.И. Полетаеву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2018 № 15
О проверке технического
состояния жилых
помещений
базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации г. Тулы о проверке
готовности баз отдыха для детей и определения числа школьников, которые
смогут отдохнуть летом 2018 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых
помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в
удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить
стекла. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.
Главный специалист управления образования
Подпись
А.А. Петрова

54.

3. Объяснительная записка — это документ,
поясняющий содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий
причины какого-либо события, факта, поступка.
Соответственно объяснительные записки делятся на две
группы:
(1) документы, сопровождающие основной документ и
поясняющие содержание его отдельных положений. Они
оформляются на общем бланке учреждения;
(2) объяснительные записки по поводу каких-либо
ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных
работников. Текст таких записок должен быть
убедительным, мотивированным. Схема текста
объяснительной записки в принципе не отличается от
реквизитов докладной записки и их расположения.

55.

Декану экономического факультета
Северо-Западной академии
государственной службы
(Ф. И. О.)
(от) студентки II курса группы
(Ф.И.О.)
Объяснительная записка
Я отсутствовала на занятиях в период с 20.12. по 24.12.2018 г. по
причине болезни.
Медицинская справка прилагается.
Дата
Подпись

56.

4. Заявление предназначено для доведения до сведения
должностного лица информации узкой направленности.
Адресантом заявления может быть:
должностное лицо внутри этой же организации
(служебное заявление);
частное лицо (личное заявление).
В некоторых случаях заявление может быть
коллективным: когда проблема, затрагиваемая в
документе, касается нескольких человек или даже всего
коллектива. Заявления всегда пишутся по конкретному
поводу и посвящены обычно одному вопросу.

57.

Цель личного заявления — реализация или защита
своих интересов.
Реквизиты личного заявления:
(1) адресат;
(2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество
(адрес, телефон — при адресации от частного лица в
организацию);
(3) наименование жанра документа;
(4) текст, формулирующий интересы или права
заявителя с необходимой аргументацией;
(5) список документальных приложений (если они
есть);
(6) подпись заявителя;
(7) дата.

58.

Оформление третьего реквизита документа —
наименования жанра — также вызывает затруднения:
писать ли слово заявление с прописной или строчной
буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает тот
и другой варианты: заявление — Заявление. Точку можно
ставить потому, что после слова заявление заканчивается
предложение. Точку можно не ставить, так как слово
заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является
своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания
не ставятся. Предлог от часто не ставится.
Последний реквизит заявления — дата — может
оформляться либо тремя парами арабских цифр (27.10.18),
либо развернуто (27 октября 2018 г.)

59.

Служебное заявление организуется по той же схеме, с
теми же реквизитами, что и личное. Ключевое слово этого
жанра документа — Прошу. Используются языковые
формулы:
Ставлю Вас в известность...
Довожу до Вашего сведения...
Ввиду того что...
В связи с тем что...
Прошу Вашего разрешения...
Прошу дать ответ...
Прошу оказать содействие...
Прошу принять меры...
В случае неполучения ответа...

60.

Декану физико-математического
факультета Воронежского
государственного университета
доценту Лазареву В.Н.
(от) студента IV курса группы ФМ-43
Кузнецова Ю.М.
Заявление
Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов
за летнюю экзаменационную сессию в связи с тем, что в период
сессии я должен буду пройти курс лечения в санатории.
Ксерокопию путевки в санаторий прилагаю.
20.05.10
Подпись

61.

Договор и доверенность
Некоторые виды документов используются для
реализации юридических и информационных связей
между равными, не состоящими в отношениях
соподчинения организациями и должностными лицами,
т.е. обмен документами следует по горизонтали. К
документам подобного типа относятся договор и
доверенность.

62.

1. Договор (соглашение, контракт) — документ,
фиксирующий соглашение сторон об установлении какихлибо отношений и регулирующий эти отношения.
Трудовой договор (трудовое соглашение) — юридически
оформленное письменное соглашение сторон (именуемых
«работодатель» и «работник») об исполнении конкретных
обязанностей. Это соглашение констатирует готовность
сторон выполнять взятые обязательства в течение
некоторого времени на определенных условиях. Трудовой
договор оформляется при приеме на работу, а также в случае
изменения первоначальных договорных условий
(содержание служебных обязанностей работника, уровень
заработной платы).
Договоры оформляются на трафаретных бланках, где
типографским способом напечатаны все требуемые
реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках
оставлены пробелы, в которые вписывается информация о
конкретных участниках договора.

63.

2. Доверенность — документ, дающий полномочия его
предъявителю на выполнение каких-либо действий от
имени доверителя (организации или частного лица).
Личная доверенность выдается для получения
заработной платы и других платежей (пенсии, пособия,
стипендии), на управление имуществом, на распоряжение
транспортным средством, на получение свидетельства о
праве на наследство.
В тексте личной доверенности указываются
доверитель, доверенное лицо и вид действий по
договоренности.

64.

Обязательными реквизитами доверенности
являются: (1) наименование жанра документа;
(2) место написания;
(3) дата написания;
(4) основной текст;
(5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью
организации.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

65.

Доверенность
г. Вологда, пятое июня две тысячи девятнадцатого года
Я, Потапова Наталья Ивановна, проживающая в Вологде
по ул. Герцена, дом 4, кв. 25, доверяю Новиковой
Екатерине Дмитриевне, проживающей в Вологде по ул.
Набережной, дом 17, кв. 2, паспорт серия ____ №
,
выдан __(кем)____,
получить причитающуюся мне за май 2018 г. заработную
плату.
(подпись)
Подпись Потаповой Н.И. удостоверяется
Делопроизводитель ЖРЭУ № 4
(дата)
(печать)
(подпись)

66.

Официальные доверенности выдаются организацией
своему представителю на получение денег, товарноматериальных ценностей или других действий от имени
организации. В тексте официальной доверенности
указываются:
должность и паспортные данные доверенного
лица; организация, в которой производятся
действия по договоренности; вид действий;
образец подписи лица, получившего доверенность;
срок действия доверенности.

67.

Деловые письма — это обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых по способу
передачи текстов (пересылка почтой, в том числе
электронной, передача по факсу). Они применяются для
решения многочисленных оперативных вопросов,
возникающих в управленческой деятельности.
Классификация деловых писем соответствует
классификации производственных ситуаций, вызывающих
необходимость в переписке.

68.

1. По функциональному признаку различают письма,
требующие письма-ответа, и письма, не требующие
письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос,
письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение
и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмонапоминание, письмо-приглашение.
2. По аспектам содержания деловых писем выделяют:
• письмо-напоминание — факт напоминания;
• письмо гарантийное — выражение гарантии;
• письмо-подтверждение — указание на достигнутую
степень согласия;
• письмо информационное — информирование об уже
проведенных или намечаемых мероприятиях;
• письмо сопроводительное — указание на факт
отправки прилагаемых к письму документов;
• письмо-предупреждение — предупреждение о
возможных ответных шагах.

69.

3. По тематическому признаку письма условно делят на
деловую и коммерческую корреспонденцию. Деловой
корреспонденцией принято считать переписку, с помощью
которой оформляются экономические, правовые,
финансовые и другие формы деятельности предприятий и
организаций. Переписку по вопросам материальнотехнического снабжения и сбыта относят к коммерческой
корреспонденции.
4. По структурным признакам различают письма
регламентированные (стандартные) и
нерегламентированные (нестандартные).
Регламентированные письма требуют жесткого
соблюдения стандарта в аспекте содержания, в
использовании языковых средств, в составе реквизитов, в
оформлении всех элементов письма.
Нерегламентированные письма содержат элементы
стандартизации, но требования к их содержанию и
структуре менее жесткие, чем к письмам первой группы.

70.

5. По признаку адресата деловые письма могут быть
обычными и циркулярными. Циркулярное письмо
направляется из одного источника в несколько адресов,
как правило, подчиненных инстанций.
Набор реквизитов для деловых писем минимальный
и включает обязательные угловой штамп или бланк,
содержащий наименование организации-адресанта, его
почтовые, телефонные, телефаксные координаты и дату;
адресат — наименование организации, ее адрес, Ф.И.О.
служебного лица; текст, который несет основную
информацию и мотивы ее сообщения; подпись
должностного лица. Необязательный заголовок к тексту
делового письма — при отсутствии наименования жанра
документа.

71.

1. Сопроводительное письмо — это письменный текст,
который информирует адресата о направлении документов,
прилагаемых к письму.
Штамп организации-адресанта
... государственный
университет (адресата)
зав. кафедрой русского языка
Ф.И.О.
В соответствии с договоренностью направляем на
рецензирование рукопись учебного пособия (автор)
«Орфография и пунктуация: Практикум»
Отзыв просим прислать до (дата)
Приложение: на 160 л. в 1 экз.
Зав. кафедрой
общего языкознания
Подпись (инициалы, фамилия)

72.

В сопроводительных письмах используются следующие
языковые формулы:
направляем, высылаем, препровождаем, отправляем
Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)
представляем на утверждение, на рассмотрение,
на подпись, для дальнейшей проработки...
высылаем наложенным платежом, заказной
бандеролью, отдельной почтовой посылкой...
В начале сопроводительного письма возможны отсылки на
предшествующие контакты:
в соответствии с Вашей просьбой, нашей
договоренностью, телефонным разговором...

73.

2. Гарантийное письмо — это документ, обеспечивающий исполнение
изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата
или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения
исследований). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию,
поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.
Штамп
организацииадресанта
... педагогический университет
Ректору _______________
Департамент образования гарантирует трудоустройство
выпускницы института _____________________(Ф.И.О.)
по специальности «Учитель начальных классов»
с 1 сентября 2019 г.
Руководитель
департамента
Подпись (инициалы, фамилия)

74.

3. Письмо-приглашение — это письменное приглашение
адресату принять участие в каком-либо проводимом
мероприятии (конференции, выставке, предварительных
переговорах и т.п.).
В таких письмах целесообразно использовать следующие
языковые формулы:
Благодарим Вас...,
Мы признательны Вам...,
Выражаем благодарность... (за что).
Например:
Мы признательны Вам за приглашение принять
участие в выставке...
Мы получили Ваше сообщение по электронной почте.
Благодарим за оперативность.

75.

Наименование организации
Адрес
____ № ___________
На № _______ от ______
Адресат
Приглашение
Глубокоуважаемый _____________________!
16 апреля с.г. в конференц-зале Университета состоится
научно-практическая конференция
«Проблемы и перспективы подготовки педагогических
кадров для сельских школ».
Приглашаем Вас принять участие в работе конференции.
Начало работы конференции — в 10.00.
Регистрация участников — с 9.00.
Проректор по научной
работе, профессор
Подпись
(инициалы, фамилия)

76.

В письмах-приглашениях используются устойчивые
языковые конструкции:
Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на...,
принять участие в..., посетить...
Мы будем признательны, благодарны, если Вы
сможете принять участие в...,
посетить...

77.

4. Письмо-благодарность содержит благодарность за чтолибо (за полученную информацию, приглашение, каталог,
оказанное гостеприимство и т.п.).
5. Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление,
информацию о предмете, представляющем взаимный
интерес. Используются стандартные выражения:
Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас...
Ставим Вас в известность...
Нам приятно сообщить...
Доводим до Вашего сведения...
В ответ на Ваш факс сообщаем...
В дополнение к нашему письму сообщаем...
Например:
В дополнение к нашему телефонному разговору
уточняем срок прибытия иностранной делегации — 15
марта с.г.

78.

Инструктивно-методические документы
Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом
государственного управления (или утверждаемый его
руководителем) в целях установления правил,
регулирующих организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные специальные
стороны деятельности учреждений, организаций,
предприятий (их подразделений и служб), должностных
лиц и граждан.

79.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и
определения порядка применения законодательных актов
и распорядительных документов (например, приказов).
Инструкция должна иметь заголовок, который очерчивает
круг вопросов, объектов и лиц, обязанных выполнять ее
требования.
Текст инструкции разбивается по определенной
логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как
правило, инструкция начинается с раздела «Общие
положения», в котором указываются цели ее издания,
область распространения, порядок ее применения и
другие сведения общего характера.

80.

Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
№___
Москва
Наименование должности
работника
подпись
расшифровка подписи
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
расшифровка подписи
Руководитель структурного
подразделения
Визы согласования
С инструкцией ознакомлен
подпись
расшифровка подписи
подпись
расшифровка подписи

81.

Текст инструкции носит характер указания, поэтому в
ней рекомендуются четкие формулировки со словами,
имеющими распорядительное значение:
должен, следует, необходимо, рекомендуется,
запрещается, не допускается, имеет право.
Текст излагается от 3-го лица или в безличной форме:
Руководители структурных подразделений несут
ответственность за...;
обеспечивают...;
анализируют...;
Повторным заявлениям граждан при их
поступлении присваивается очередной
регистрационный номер...

82.

Коммерческая корреспонденция
К коммерческой корреспонденции относятся документы,
составляемые при заключении и выполнении
коммерческих сделок. Чтобы успешно функционировать,
производственное предприятие должно приобретать
оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а
затем реализовывать ее. Все эти операции
сопровождаются оформлением контрактных
документов.
В число основных контрактных документов входят:
запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ
на предложение, договор (контракт), рекламация
(претензия), ответ на рекламацию.

83.

1. Запрос — это коммерческий документ, который
представляет собой обращение лица (организации),
желающего заключить сделку (покупателя к продавцу,
импортера к экспортеру), с просьбой представить
необходимую информацию о товаре (услугах) и/или
направить предложение на поставки (продажу) товара
или предоставление услуг.
Письма-запросы используются в тех случаях, когда не
представляется возможным решить вопрос лично или по
телефону, а также с целью инициировать адресата на
более активные действия, в частности на ответное
послание.
В запросе обычно указывается, какой товар хотел
бы приобрести покупатель и на каких условиях.
Таковыми являются количество и качество товара, его
марка и модель, цена, сроки поставки и средства
транспортировки.

84.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой
части в повествовательной форме излагается существо
вопроса, во второй части ставятся вопросы, на которые
ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В
нем необходимы ссылки на нормативные документы,
достигнутые договоренности, прежние письма.
Содержательные аспекты запроса реализуются с
помощью определенных языковых конструкций:
В соответствии с нашей договоренностью..., Вашей
рекламой..., нашим телефонным разговором...
Просим, обращаемся с просьбой выслать нам
предложение на поставку...
Мы заинтересованы в срочной поставке...
Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы
можете поставить товар... Желательно, чтобы
поставка была осуществлена в течение...

85.

Штамп торговой организации
(наименование, адрес,
телефон, расчетный счет; дата)
Директору обувной фабрики
г-ну Петрову В.В.
103257, Москва,
Флотская, 26
О посылке каталогов
В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции
просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера и
отпускных цен.
Директор
И.П. Васильев

86.

Если предприятие совершает частые закупки со стороны,
то для ускорения подготовки запроса в ходе коммерческой
переписки используется стандартизированная форма
бланка этого документа с реквизитами:
(1) наименование жанра документа;
(2) текст запроса;
(3) сведения о транспортировке;
(4) условия поставки;
(5) условия платежа;
(6) количество и род упаковки;
(7) подпись импортера.

87.

2. Ответ на запрос составляется в том случае, если
продавец не может сразу выслать покупателю
предложение. Ответ формулируется в зависимости от
конкретной ситуации и может содержать следующую
информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о
выяснении возможности поставки товара,
интересующего покупателя; об отказе поставить товар и
объяснение причин отказа; об изменении условий
запроса (изменение сроков поставки, количества товара
и т.п.); об обещании направить предложение на поставку
товара, интересующего покупателя.
Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как
обычное письмо.

88.

Уважаемые ________________________
Мы признательны вам за запрос от ______ на поставку
__________________________________________
(наименование товара)
В настоящее время мы выясняем возможности поставки
интересующего вас товара.
Коммерческий директор __________________________

89.

3. Предложение (оферта) — это коммерческий документ,
который представляет собой заявление продавца, экспортера
о желании заключить сделку с указанием ее конкретных
условий. Предложение может быть направлено импортеру в
ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.
В предложении обычно указываются наименование
предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок
доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в
зависимости от характера товара.
Различают предложения твердые и свободные. Предложение
называется твердым, если оно делается одному покупателю
на конкретный товар с указанием срока действия
предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный
срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного
предложения. Предложение считается свободным, если оно
делается не одному покупателю и без обязательств со стороны
продавца (например, реклама).

90.

Реквизиты оферты:
(1) наименование жанра документа;
(2) указание его номера;
(3) текст предложения;
(4) сведения о транспортировке;
(5) условия поставки;
(6) условия платежа;
(7) количество и род упаковки;
(8) подпись экспортера.

91.

При составлении письма-предложения целесообразно
использовать следующие стандартные выражения:
в ответ на Ваш запрос...
ссылаясь на предварительные переговоры...
мы предлагаем Вам поставить, отправить,
отгрузить...
на указанных ниже условиях...
в счет взаимных поставок...
в количестве (тонн, центнеров, единиц)...
качество товара соответствует действующим
стандартам, приложенному сертификату, образцам,
высланным Вам ранее... цена... составляет...
товар будет поставляться...,
поставка товара будет произведена в течение...
платеж производится через банк; наличными
при предъявлении счета и транспортных документов...;
сроки платежа...
настоящее предложение действительно до... с.г.

92.

4. Ответ на предложение может содержать согласие на
условия предложения или отказ от предложения.
Если покупатель согласен со всеми условиями
предложения и подтверждает это продавцу, сделка
считается заключенной. После этого заключается контракт
или выдается заказ.

93.

Благодарим Вас за запрос от ___________ и сообщаем,
что можем предложить Вам ________________________
(наименование товара)
в количестве _____________________
Качество —
Упаковка —
Цена —
Срок поставки —
Условия платежа —
Настоящее предложение действительно до _________
С уважением
Подпись

94.

4. Ответ на предложение может содержать согласие на
условия предложения или отказ от предложения.
Если покупатель согласен со всеми условиями
предложения и подтверждает это продавцу, сделка
считается заключенной. После этого заключается контракт
или выдается заказ. В таком случае следует трафаретный
ответ.

95.

Уважаемые _____________ !
Благодарим за Ваше предложение от ____ на
___________________ и сообщаем, что согласны
закупить
(наименование товара)
у Вас товар на следующих условиях:
Количество —
Качество —
Цена —
Маркировка —
Условия поставки —
Условия платежа —
Сроки поставки —
Арбитраж —
В ближайшее время вышлем Вам для подписания наш
контракт.
Подпись

96.

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями
предложения (количеством, качеством, ценой, сроками)
или не заинтересован в предлагаемом товаре, он
отклоняет предложение. В таком случае между
продавцом и покупателем устанавливается длительная
переписка или ведутся переговоры для достижения
договоренности.
Письма при этом могут оформляться следующим
образом.

97.

Уважаемые ____________________!
С благодарностью подтверждаем получение Вашего
предложения от ___ на _________________________
(наименование товара)
В ближайшее время сможем сообщить наше решение о
возможности закупки предлагаемого Вами товара.
С уважением
Подпись

98.

Уважаемые _____________________ !
Подтверждаем получение Вашего предложения от
__________ на __________________
(наименование товара)
и сообщаем, что в настоящее время в связи с
изменившимися обстоятельствами мы не имеем
возможности закупить этот товар.
С уважением
Подпись

99.

5. Контракт — это коммерческий документ,
представляющий собой договор на поставку товара
(предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом
(экспортером) и покупателем (импортером). Реквизиты
контракта: (1) наименование жанра документа; (2) номер
контракта; (3) место и дата его заключения; (4)
наименования заключающих контракт сторон; (5)
предмет контракта (наименование и количество товара);
(6) качество товара; (7) цена (за единицу товара и общая
сумма сделки); (8) место и сроки поставки; (9)
требования к упаковке и маркировке; (10) условия и
порядок платежа; (11) гарантии поставки и санкции в
случае нарушения сторонами условий контракта; (12)
арбитраж; (13) техническая документация
(представляется в случае необходимости); (14)
юридические адреса сторон; (15) подписи импортера и
экспортера.

100.

Контракт может иметь приложения: (а) дополнения к
контракту — документ, в котором содержатся изменения и
дополнения к ранее согласованным условиям контракта;
(б) заказ — документ, содержащий предложение продавца
заключить сделку с указанием се конкретных условий; (в)
подтверждение заказа — документ, который содержит
согласие покупателя на сделку без каких-либо оговорок.
Для заключения контрактов, носящих типовой
характер, используются специальные бланки с
унифицированным текстом и пробелами для заполнения
их заинтересованными сторонами.
В некоторых случаях полученная по контракту
продукция не соответствует указанным в нем параметрам.
Тогда предприятие-покупатель отправляет предприятиюпродавцу рекламацию.

101.

6. Рекламация (претензия) — коммерческий документ, в
котором содержится претензия к стороне, нарушившей
принятые на себя по контракту обязательства, и
требование возмещения убытков. Нарушения контракта
могут относиться к разным пунктам договора — качеству,
количеству товара, срокам поставки, платежам и др.
Рекламация обычно состоит из трех частей:
основания для предъявления претензии; доказательства
(акт экспертизы, акт приемки и т.д.); конкретные требования
стороны, предъявляющей претензию (например, замена
некачественного товара качественным, уценка).

102.

При составлении текста рекламации используются
определенные стандартные модели:
Мы официально заявляем Вам рекламацию на...
Наши клиенты заявили рекламацию...
К сожалению, мы должны поставить Вас в
известность, что...
К сожалению, условия нашего контракта не
выполнены...
При приемке товара были обнаружены следующие
недостатки...
При вскрытии ящиков оказалось, что количество
товара не соответствует заявленному в накладной.
Была обнаружена недостача...
Сумма причиненного ущерба составляет...
Это дает нам право возвратить товар обратно,
требовать возмещения убытков, обратиться в
арбитражный суд...

103.

Ответ на рекламацию может быть различным в
зависимости от решения принявшей претензию стороны:
(1) претензия признается справедливой и
удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к
рассмотрению — решение по ней пока не принято; (3)
претензия признается справедливой частично; (4)
претензия отклоняется полностью.
В зависимости от содержания ответа используются
различные языковые конструкции. Например:
Ваша рекламация от... получена.
В удовлетворение Вашей претензии переводим на
Ваш счет сумму...
Подтверждаем получение Вашего письма и
сообщаем, что рекламация принята к
рассмотрению...
Сообщаем, что недостающее количество товара
будет отправлено Вам...

104.

Уважаемые ___________________ !
Ваше письмо №___ от ________ нами получено.
Вы обращаете наше внимание на нарушение сроков
поставки холодильного оборудования по контракту
№______
Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры к
ускорению отгрузки оборудования.
О дате отгрузки сообщим Вам по телефону.
С уважением
Подпись

105.

Рекламные деловые письма
Информационно-рекламное письмо
Текст рекламного послания должен быть информативным и
убедительным. При этом информативность рекламного
письма должна отличаться ориентированностью на
интересы и потребности потенциального заказчика.
Следовательно, речевая тактика рекламного делового
послания — нацеленность на интересы.
Информативность должна быть полной, т.е. письмо должно
содержать всю информацию, которая может
заинтересовать потребителей.
В случае недостаточной информативности письма адресат
может обратиться к предприятию-конкуренту,
информационно-рекламное письмо которого составлено
более убедительно, в то время как фирма-адресант
заинтересована в долгосрочном перспективном
сотрудничестве.

106.

Рекламные письма имеют свою специфику. Они должны быть
запоминающимися, способными вызвать коммерческий
интерес.
Информационно-рекламные письма нередко строятся по
модели: риторический вопрос или риторическое
восклицание — информационный текст,
являющийся ответом, подтверждением, обещанием, т.е.
коммерческим предложением. Такая модель не только
иллюстрирует процесс рассуждения, но и наталкивает на
принятие решения.
Конструктивную тональность, эмоциональную
привлекательность данным и другим рекламным письмам
придает использование языковых средств выразительности:
оценочных конструкций:
неоценимая помощь, нечто ценное, искренне
рекомендуем, талант ребенка,
восклицательных по эмоциональной окраске предложений:
Каждый ребенок — талант! Что подарить?!

107.

Что подарить?!
Выбрать не только подарок, но еще и очень полезный —
непросто. Каждый из нас ищет своим родным и близким
нечто ценное. Если Вы согласны, что здоровье — самый
ценный подарок, мы искренне рекомендуем подарить
аппарат «Витафон». Мы приведем аргументы и ответим на
вопрос, почему «Витафон» окажет неоценимую помощь...
Каждый ребенок — талант!
Школа искусств «Аккорд» выявит и вырастит талант
Вашего ребенка.
Для детей 4—9 лет: живопись, рисунок, композиция,
скульптура, иностранный язык.
Для детей с 10 лет: живопись, рисунок, история искусств,
экономика, компьютерная грамотность.

108.

При подготовке рекламных текстов следует соблюдать
основные принципы и нормы Международного кодекса
рекламной практики, принятого в 1987 г.
Международный кодекс рекламной практики
Основные принципы
Любое рекламное послание обязано быть юридически
безупречным, благопристойным, честным и правдивым.
Любое рекламное послание обязано создаваться с
чувством ответственности перед обществом и отвечать
принципам добросовестной конкуренции, обычной в
коммерции.
Никакое рекламное послание не должно подрывать
общественное доверие к рекламе, которая неизменно
отвечает общепринятым нормам Рекламного кодекса.

109.

Благопристойность. Рекламное послание не должно
содержать утверждений или изображений, идущих вразрез
с принятыми в обществе правилами благопристойности.
Честность. Рекламное послание должно быть таким,
чтобы не злоупотреблять доверием покупателя и не
использовать его неопытность и недостаток знаний.
Правдивость. Рекламное послание не должно содержать
каких-либо утверждений или изображений, которые прямо
или косвенно, путем недомолвки и двусмысленности, а
также преувеличения могли бы ввести покупателя в
заблуждение.
Объективность. Сравнение достоинств товаров должно
быть честным и основанным на доказательных фактах. Оно
должно соответствовать принципу конкуренции.

110.

Общечеловеческие ценности:
1) рекламное послание не должно без веских оснований
играть на чувстве страха;
(2) рекламное послание не должно играть на суевериях;
(3) рекламное послание не должно содержать ничего, что
могло бы вызвать насилие или поддержать его;
(4) рекламное послание не должно поддерживать
дискриминацию по признаку расы, религии или пола;
(5) рекламное послание не должно внушать, что обладание
данным товаром или его использование способны дать
физическое, умственное или социальное превосходство.

111.

Доказательность. Рекламное послание не должно
содержать доказательств и свидетельств, являющихся
сомнительными или не связанными с квалификацией и
опытом того лица, которое дает такие свидетельства, а
также не должно содержать ссылок на такие
доказательства и свидетельства.
Недопустимость очернения. Рекламное послание не
должно очернять никакую промышленную или
коммерческую деятельность или профессию, а также
никакой товар, высказывая прямо или косвенно презрение,
насмешку или что-либо подобное.
Ответственность. Рекламодатель, исполнитель
рекламного послания или рекламное агентство, издатель,
владелец СМИ (средств массовой информации) или иной
участник рекламного процесса должны нести полную
ответственность за то, что именно они предлагают
обществу.

112.

Резюме
К числу рекламных деловых бумаг относится резюме. Это
скорее самореклама, которую должен уметь составлять
каждый, кто ищет работу.
Цель резюме — показать себя как успешного
потенциального работника, предоставив этому максимум
доказательств.
Задачи резюме:
(1) продемонстрировать свои профессиональные знания,
умения, навыки — показать себя успешным кандидатом
на предлагаемую должность;
(2) сформировать адекватное восприятие работодателем
ваших способностей и опыта;
(3) как следствие — добиться собеседования с
представителем работодателя.

113.

Структура резюме включает:
(1) персональные данные соискателя (фамилия, имя,
отчество, дата и место рождения, адрес проживания);
(2) контактные данные (телефоны, адрес электронной
почты);
(3) сферу деятельности и наименование позиции
(вакансии), на которую претендует автор резюме;
(4) основной текст, включающий в себя перечень мест
работы и/или учебы в хронологическом порядке с указанием
полного официального наименования организаций, периода
времени пребывания в них, наименования занимаемой
должности (наименование учебной специальности);
(5) дополнительные сведения (профессиональная
переподготовка, опыт внештатной работы, общественная
деятельность);
(6) прочие сведения (сопутствующие знания и навыки:
иностранные языки, владение компьютером – указать
программы);

114.

(7) отличия и награды, ученые степени (раздел не
является обязательным);
(8) личностные качества, интересы, имеющие отношение к
предполагаемой профессиональной деятельности
соискателя (содержание — на усмотрение соискателя;
раздел не является обязательным);
(9) иную вспомогательную информацию (на усмотрение
соискателя: семейное положение, наличие водительских
прав и автомобиля, готовность к командировкам);
(10) возможность предоставления рекомендаций;
(11) дату составления резюме;
(12) подпись соискателя.

115.

Три правила составления резюме:
(1) краткость (не более двух страниц);
(2) объективность;
(3) аккуратность.
При оформлении этого вида делового письма слово
«резюме» в качестве заголовка писать не принято.

116.

Что нужно знать при составлении резюме
Заголовок. Вместо заголовка печатается (крупным шрифтом)
фамилия, имя, отчество претендента на вакантную
должность. Далее, слева: домашний адрес, телефон, адрес в
электронной почте (e-mail); справа — адрес организации,
учебного заведения, где в данный момент работает или
учится соискатель; его служебный телефон; время, удобное
для связи.
Наименование вакансии должно точно совпадать с
указанным в объявлении. Размещается через интервал после
персональных данных.
Основной текст включает сведения об образовании и
имеющемся опыте работы. Специалисты предлагают учесть,
что слишком долгий и однообразный перечень мест работы с
сопутствующими датами и названиями организаций может
произвести неблагоприятное впечатление на работодателя.
Лучше не указывать все места работы, а подытожить общий
стаж работы в сопоставимых должностях. Эта информация
размещается на интервал ниже наименования вакансии.

117.

Дополнительная информация. Указываются обзорные
сведения об опыте внештатной работы, общественной
деятельности, основных мероприятиях по профессиональной
переподготовке. Размещается интервалом ниже основного
текста.
Прочая информация. Указываются конкретные сведения об
имеющихся сопутствующих знаниях и навыках.
Содержание раздела следует интервалом ниже
дополнительных сведений.
Иная вспомогательная информация (раздел не является
обязательным). Содержание зависит от характера и
некоторых специфических условий работы.
Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии
письменных рекомендаций они прилагаются к резюме. В
другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и
при необходимости могут быть представлены».

118.

ИВАНОВА Ирина Николаевна
Домашний адрес:
Адрес учреждения:
Контактная информация:
Рабочий
телефон:
Дата и место рождения
Гражданство
Семейное положение
Цель: трудоустройство в сфере образования.
Позиция: логопед в образовательном учреждении.

119.

Сведения об образовании и имеющемся опыте
работы:
Московский государственный открытый педагогический
университет им. М.А. Шолохова, дефектологический
факультет, студентка заочного отделения — сентябрь
2009 — настоящее время.
Калужский государственный педагогический университет
им. К.Э. Циолковского, факультет дошкольной педагогики
и психологии – 2004-2008.
Работаю воспитателем в дошкольном образовательном
учреждении № 40 г. Калуги.
Стаж работы — 5 лет.

120.

Профессиональные навыки и знания:
Имею опыт работы в логопедической группе дошкольного
учреждения.
Окончила педагогический университет с отличием.
Пользователь ПЭВМ (владею программами Word, Excel).
Интересы, склонности: увлекаюсь психологией.
Иная вспомогательная информация: по характеру
общительна, коммуникабельна, доброжелательна. К
порученному делу отношусь ответственно.
Сведения о рекомендациях: рекомендации имеются и при
необходимости могут быть представлены.
«...» июня 2019 года _________________ Иванова И.Н.

121.

Правила оформления документов
Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен
быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной
категории документов, т.е. в соответствии с совокупностью
реквизитов. От полноты и качества оформления документов
зависит их юридическая сила, так как они служат
свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений.
Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ 7.0.972016 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации». Стандарт носит рекомендательный характер.
Стандарт распространяется на организационнораспорядительную документацию, относящуюся к
Унифицированной системе организационно-распорядительной
документации (УСОРД), — постановления, распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в
состав Общероссийского классификатора управленческой
документации (ОКУД).

122.

Документы оформляются на бланках трех видов:
(1) бланке служебного письма,
(2) бланке для конкретного вида документа и
(3) общем бланке для всех других документов.
По расположению реквизитов, предваряющих
текст письма, бланки делятся на угловые и
продольные. В угловых бланках реквизиты
располагаются в верхней части листа, обычно — в
левой. Особенно удобен этот вид бланка для писем и
факсов, поскольку правый верхний угол используется
для указания адреса получателя.

123.

Реквизиты документа
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации,
герб субъекта Российской Федерации,
герб (геральдический знак) муниципального образования):
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора
документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;

124.

14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат:
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении:
20 — гриф согласования документа;
21 — виза,
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать,
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.

125.

Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Министерство Российской Федерации
по делам печати, телерадиовещания
и средств массовых коммуникаций
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
«ИЗДАТЕЛЬСТВО "ВЫСШАЯ ШКОЛА"»
127994, г. Москва, ГСП-4, Неглинная ул., 29/14
телефон (495) 694-31-47
E-mail: V.Shkola@reicom.ru, http://www. v-shkola.ru
№ ______ на № ______________

126.

Образец бланка с продольным расположением
реквизитов
(Герб РФ)
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ
ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
119991, Москва, Малая Пироговская ул., д. 1.
Тел. (499) 246—22—84
№ _____________________ на № _____________

127.

Оформление реквизитов документов
Государственный герб Российской Федерации. Право
использования организациями изображения герба
определяется распорядительными документами высших
органов государственной власти и управления. Бланки с
изображением герба являются полиграфической
продукцией и подлежат особому учету.
Эмблема организации — символическое графическое
изображение, зарегистрированное в установленном
порядке. Состоит либо из графически оформленных
начальных букв названия фирмы, либо из рисунка,
отражающего основное направление деятельности. Если
на бланке воспроизведен герб, эмблема уже не
размещается.

128.

Код формы документа указывается по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД);
состоит из семи цифровых знаков и контрольного числа.
Код организации — автора документа — проставляется по
Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО); включает восемь цифровых знаков.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, когда оно закреплено в уставе организации. Это
наименование располагается ниже наименования на
русском языке.
Справочные данные об организации включают сведения,
важные для организации при информационных контактах:
почтовый адрес, номера телефонов и другие данные
(номера факсов, телексов, кодов, адрес в электронной
почте

129.

Дата документа — дата его подписания или
утверждения, для протокола — дата заседания, для акта —
дата события. Дату документа оформляют арабскими
цифрами в следующей последовательности: день месяца,
месяц, год. Например: 02.04.2003. Допустим словесноцифровой способ оформления: 2 апреля 2003 г. В
соответствии с международными стандартами возможно
оформление: 2003.04.02.
Регистрационный номер документа — условное
обозначение документа, придаваемое ему при
регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату
документа включает регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ.

130.

Адресат — это организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
Наименование организации указывается в именительном
падеже, должность лица, которому адресован документ, —
в дательном падеже. Например:
Администрация Тульской области
Департамент социальной политики
Ведущему специалисту А.С. Смирнову.

131.

Адрес — оформление его элементов определено
«Правилами оказания услуг почтовой связи». Если письмо
адресовано организации, указываются ее наименование,
затем почтовый адрес. Например:
Редакция журнала
«Новый мир»
103806, ГСП, г. Москва, К-6
Малый Путинковский
переулок, 1/2.

132.

При адресации документа должностному лицу указывается
его должность, фамилия, инициалы, затем адрес
организации. Например:
Директору фирмы «Элекс»
г-ну Костину А.К.
ул. Кирова, д. 44, оф. 12
Самара, 443081

133.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала
указывается почтовый адрес, потом инициалы и фамилия
получателя. Например:
248001, г. Калуга
ул. Театральная, 20, кв. 50
О.А. Артемовой.

134.

Заголовок к тексту отражает краткое содержание
документа. Он должен быть максимально емким и четким,
точно передавать смысл текста. Заголовок должен
грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
решение (чего?) Коллегии министерства...
протокол заседания (чего?) Ученого Совета...
приказ (о чем?) О мерах по улучшению работы
жилищно-коммунального хозяйства.
Заголовок содержит две части: тему и действие, которое
должно быть произведено:
О подготовке педагогических кадров
Об организации выставки
Заголовок в кавычки не заключается; пишется с прописной
буквы; располагается слева под реквизитом «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа».

135.

Текст — основной реквизит документа, передающий его
главное содержание. Связный текст состоит, как правило,
из двух частей. В первой указываются мотивы, причины,
цели создания документа, во второй — решения, выводы,
просьбы, рекомендации. Текст может содержать только
заключительную часть без констатирующей (например,
справки, докладные записки — оценку фактов,
выводы).

136.

В распорядительных документах (распоряжениях, приказах)
организаций, действующих на принципах единоначалия, а
также документах, адресованных руководству организации,
принято изложение текста от 1-го лица единственного числа
(приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных
документах коллегиальных органов текст излагается от 3-го
лица единственного числа (постановляет, решил). Текст
протокола излагается с помощью глаголов прошедшего
времени множественного числа (слушали, постановили). В
письмах возможны формы изложения от 1-го лица
единственного и множественного числа и 3-го лица
единственного и множественного числа (направлено на
рассмотрение, просим подтвердить, Министерство доводит
до Вашего сведения, МГТУ не возражает...).
Текст официального письма может содержать этикетные
формулы приветствия и заключительного этапа (Уважаемый
господин! С надеждой на дальнейшее сотрудничество...).

137.

Отметка о наличии приложения. Приложения могут
быть названы и не названы в тексте. Если документ имеет
приложения, названные в тексте, отметка о них
оформляется так:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, перечисляется их
название, количество листов и экземпляров каждого.
Например:
Приложение:
1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз.

138.

Подпись. В состав этого реквизита входят наименование
должности лица, подписывающего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке, и сокращенное на
документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее
расшифровка. Например:
Директор Института
управления и бизнеса
Подпись
А.И. Поляков
Подпись
А.И. Поляков
или
Директор института

139.

Если документ подписывается несколькими должностными
лицами, их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой
должности. Например:
Главный бухгалтер
Кассир
подпись
подпись
И.А. Мельникова
Н.В. Ильенкова

140.

При подписании документов, подготовленных комиссией,
указывают не должности лиц, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель Государственной
аттестационной комиссии
Подпись
Члены комиссии
Подпись
Подпись
Подпись
Т.М. Соколова
В.Н. Зайцев
Г.А. Матвеева
И.Ю. Филиппенко

141.

Когда документ подписывается несколькими лицами
равных должностей, их подписи располагаются на одном
уровне. Например:
Директор школы
(подпись) В.А. Иванов
Зав. детским
дошкольным учреждением
(подпись) М.А. Малахова

142.

Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя
(составителя) и номер его телефона располагаются на
лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной
стороне последнего листа документа. Например:
Андреева 57—60—90
Или
Андреева Галина Викторовна 57—60—90

143.

Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело включает: (а) краткие сведения об исполнении
или, при наличии соответствующего документа, ссылку на
его дату и номер; (б) слова «В дело»; (в) номер дела, в
котором будет храниться документ.
Отметка о поступлении документа проставляется от
руки или в форме штампа в нижней части лицевой
стороны первого листа документа или на его обороте. Эта
отметка включает сокращенное наименование
организации-адресата документа, дату поступления
документа, его индекс.

144.

Языковые средства и стиль
изложения в документах
Основное требование письменного делового
общения — ясное, четкое, логичное изложение
информации.
Этому подчинены и требования, предъявляемые к
языковым средствам и стилю изложения в
документе: однозначность используемых слов,
соблюдение лексических, грамматических,
стилистических норм, обеспечивающих ясность и
точность изложения.

145.

Смысловая точность деловых бумаг во многом
определяется точностью словоупотребления, т.е.
использованием слов в том значении, в каком они
должны употребляться в данном стиле и жанре. В связи
с этим затруднения в употреблении могут вызвать словапаронимы (гарантийный — гарантированный), словасинонимы, различающиеся стилистической окраской
(предъявить претензию — высказать претензию),
профессионализмы (их употребления в документе
следует избегать), термины (их употребление должно
быть понятно и адресанту и адресату). Не следует
злоупотреблять использованием заимствованных слов,
которые не всегда могут быть известны адресату
(превентивные меры, консенсус и др.).

146.

При построении словосочетаний следует иметь в виду,
что в официально-деловой речи сочетаемость большинства
слов ограниченна и ее нарушение воспринимается как
стилистическая ошибка. Например:
указ — издается;
акт — составляется;
рекламация — предъявляется;
оплата — производится;
доверенность — заверяется;
платеж — наложенный;
расчеты — предварительные, окончательные;
скидки — значительные, незначительные.

147.

В предложении предпочтение отдается
страдательным, а не действительным конструкциям.
Например:
не мы получили, а нами получено;
не мы произвели платеж, а платеж нами произведен.
Правила расположения определений в предложениях
деловой речи: препозиция для согласованных
определений (перед определяемым словом),
постпозиция — для несогласованных определений
(после определяемого слова). Например:
наши договоренности — договоренность сторон;
служебное расследование — расследование по
факту;
телефонный разговор — разговор по телефону.

148.

Документ должен быть информационно насыщенным,
реализовывать определенную коммуникативную задачу —
убедить, побудить, привлечь внимание, выразить
согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество
информации должно быть необходимым и достаточным.
Разнородность и избыточность включаемой в документ
информации затрудняют восприятие, а значит, снижают ее
убедительность.
Структура текста должна быть легко воспринимаемой, поэтому
специалисты рекомендуют, как правило, двухчастную
структуру: в первой излагаются мотивы, факты, события,
побудившие адресанта к написанию деловой бумаги, во второй
— выводы, решения, распоряжения, просьбы.
Тон изложения должен быть нейтральным. Однако в
последние годы наметилась тенденция к экспрессивности
деловых бумаг за счет большего возможного выбора языковых
средств, стремление к личностному (персонифицированному)
стилю изложения.

149.

Речевые формулы делового этикета
Этикет — это установленный порядок поведения,
следование моральным, общественным нормам.
Речевой этикет — это нормы речевого поведения,
принятые в данном обществе; это национальноспецифичные правила речевого поведения, применяемые в
ситуациях вступления собеседников в контакт и для
поддержания общения в избранной тональности
соответственно обстановке общения, социальным признакам
коммуникантов и характеру их взаимоотношений. Речевой
этикет составляет систему устойчивых формул общения.
В разных сферах общения существуют свои нормы и
правила этикета.
Деловой этикет — это порядок поведения, принятый в
сфере делового общения. В письменном деловом общении
этикет проявляется в форме и содержании документов. Он
требует соблюдения регламентированности официальноделовых отношений.

150.

В деловой переписке между адресатом и адресантом
регламентированность официально-деловых отношений
выражается с помощью формул речевого этикета и общей
фоновой тональности учтивости и корректности. В
деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм,
оскорбления.
Адресантам не рекомендуется: побуждать адресата к
срочному принятию решения; навязывать адресату
решение вопроса в пользу адресанта; начинать послание
с отказа в тех случаях, когда положительное решение
вопроса не представляется возможным.
Для адресата официальной корреспонденции с точки
зрения этических норм обязательным является
оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие
ответа могут быть расценены отправителем как нежелание
сотрудничать.

151.

Обращение к адресату
Обращение — это апелляция к адресату, его наименование в
процессе коммуникации. Обращение — обязательный
элемент коммерческой корреспонденции. Оно используется
также в служебной переписке при коммуникативной ситуации,
требующей обращения к должностному лицу, и при ответе
организации частному лицу.
Наименование адресата в документе может быть
универсальным и профессиональным. Универсальные
наименования используются как формы вежливого обращения
к адресату и обобщенно характеризуют его как члена
общества, включенного в систему социальных отношений и
наделенного определенными правами и обязанностями:
господа, господин, госпожа, граждане, гражданин,
гражданка, коллеги, товарищ. Такие наименования
адресата часто сочетаются с фамилией, именем, отчеством
адресата и прилагательными уважаемый, уважаемые.

152.

Наиболее общая формула обращения:
Уважаемые господа! Уважаемый господин Васильев!
Уважаемая госпожа Иванова!
В зависимости от степени близости с адресатом
обращение может начинаться словом:
Дорогой Иван Петрович.
Следует помнить, что пофамильное обращение подразумевает
дистанцию.
К высокопоставленным чиновникам, заслуженным
деятелям науки, известным общественным деятелям принято
обращаться со словами Глубокоуважаемый или
Многоуважаемый. К судьям обращаются со словами Ваша
честь.
При обращении к должностным лицам органов
государственной власти и управления, президентам компаний,
фирм возможно обращение с указанием должности и без
фамилии: Уважаемый господин председатель!
Обращение по имени и отчеству также допустимо в
письмах-приглашениях: Уважаемая Ольга Андреевна!

153.

Нарушение правил речевого этикета — обращение по
следующей формуле:
Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество).
В официальных документах возможно обращение к
адресату по профессии, должности, воинскому званию.
Например: Уважаемый профессор... При этом название
профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского
рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При
апелляции к лицам одной профессии распространено
обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!
Обращение к адресату — это самая употребительная
языковая единица, связанная с этикетными знаками.
В официальном общении, в том числе в деловой переписке,
свою специфику употребления имеют личные
местоимения. Из местоимений 2-го лица (ты — вы)
допустима только форма множественного числа, при
обращении к одному лицу — вы.

154.

Просьбы, запросы, предложения
При формулировке просьб, запросов, предложений, благодарностей
и т.п. используется форма 1-го лица множественного числа
(представительское «мы»): Мы рады приветствовать вас... Мы
предлагаем свою продукцию... Мы обращаемся к Вам с
просьбой... Мы были бы Вам очень признательны...
Местоимения 3-го лица (он, она, оно, они) используются в
официальной переписке редко. Это объясняется их универсальностью
(указывают на лицо и предмет), что может привести к обезличиванию
и фамильярности, к отстраненности адресанта от активной роли в
речевом акте, к демонстрации превосходства, нарушающих нормы
делового этикета.
Глаголы в деловых письмах употребляются в форме
изъявительного наклонения, редко — повелительного наклонения
(Позвольте поблагодарить Вас...). Преобладают формы глаголов
1-го лица множественного числа: Сообщаем Вам, что...
Напоминаем... Направляем в Ваш адрес... Форма 1-го лица
единственного числа используется в документах, оформленных на
бланках должностных лиц: Прошу дать ответ... Предлагаю...
Приглашаю...

155.

Из глагольных форм действительного и страдательного
залога чаще выбирается страдательный залог, поскольку
для деловой переписки важнее факт совершения действия,
а не указание на субъекта: Ваш заказ выполнен (а не Мы
выполнили Ваш заказ) Запрос рассмотрен (а не Мы
рассмотрели запрос).
В функции речевых этикетных средств могут
выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие
принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно
в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать
вводные слова типа: На наш взгляд... К сожалению..., а
также синтаксические конструкции типа: Несмотря на
предпринятые нами усилия... Мы рассматриваем
возможность предоставления Вам... Надеемся на
долгосрочное сотрудничество... Желаем успехов!

156.

С помощью формул речевого этикета можно снять
чрезмерную официальность, придать высказыванию при
необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам
приятно сообщить, что... Мы обеспокоены
отсутствием... Мы полагаем, что оптимальное
решение...
Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета
зависит от конкретной коммуникативной ситуации
(благодарность, просьба, извинение и т.д.). Учитываются
также экстралингвистические факторы: адресант, адресат,
канал общения (в документе — опосредованное, а не
непосредственное общение), форма общения (в документе
— письменная) и др. От того, как отражается в деловой
переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие
для этого выбраны языковые средства, зависит не только
понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее
развитие их отношений.

157.

Контрольные вопросы
1. В какой сфере коммуникации функционирует официально-деловой
стиль? Чем объясняется его жанровое разнообразие?
2. В чем заключаются лексические, морфологические,
синтаксические особенности официально-делового стиля? Приведите
примеры.
3. Что такое документ? Назовите основные реквизиты документов.
4. Какие виды служебных документов принято выделять? Какие
реквизиты свойственны распорядительным документам?
5. Охарактеризуйте язык и стиль инструктивно-методических, информационно-справочных и справочно-аналитических документов.
Приведите примеры.
6. На какие группы делятся деловые письма в зависимости от их
содержания и объема? В чем состоят особенности языка и стиля
коммерческой корреспонденции? Приведите примеры.
7. Какие аспекты содержания документов могут быть переданы с
помощью языковых формул?
8. Что такое унификация и стандартизация документов? Назовите
приемы унификации языка служебных документов.
9. Какие правила речевого этикета должны соблюдаться в
документе? Приведите примеры.

158.

Благодарю за внимание!